«30-минутные встречи» Эм Джи Сиглера, генерального партнера Google Ventures

GTD

Эм Джи Сиглер, один из основателей CrunchFund, генеральный партнер Google Ventures и колумнист TechCrunch о своем новом подходе к планированию деловых встреч.

“Я нашел способ представлять свой день в виде временных блоков. Каждый минут по 30, не больше. Час – это все-таки слишком много, а большинство дел занимает вообще около получаса.”
– Уилл Фриман, «Мой мальчик»

Признаться, я не слишком хорошо умею планировать свое время. Это совсем не значит, что я целый день сижу и ничего не делаю. Совсем наоборот – уж если взялся, мне сложно остановиться. Из-за этого я обычно ничего и никуда не успеваю. Я уже было начал бояться приступать к таким крупным предприятиям, как написание чего-либо. Иногда мне приходится выделять по несколько часов в своем расписании на то или иное занятие.

Когда я все свое время посвящал писательству, этой проблемы не было, поскольку у меня была всего одна задача – сидеть и писать. Естественно, время от времени я ходил на те или иные встречи, однако обычно их было не более одной за день. А чаще вовсе не было. Я просто целыми днями сидел за столом и делал свое дело. Мой календарь был простым.

Теперь же, когда я стал инвестором, все резко поменялось. Мой день – сплошные деловые встречи. Как вы понимаете, такое положение дел быстро обнаружило мою проблему с тайм-менеджментом. Поначалу я дико переживал. Но сейчас, спустя полтора года (не верится, что прошло столько времени), я, кажется, все разложил по полочкам.

Деловая встреча на полчаса.

Естественно, эта система подойдет не каждому. Некоторым она покажется неудобной и непрактичной. Но после того как я начал использовать фримановский подход, я стал замечать, насколько больше дел я успеваю переделать за день.

Раньше, делая запись о предстоящей встрече, я автоматически выделял на нее целый час, поскольку во многих органайзерах и еженедельниках на то или иное запланированное действие по умолчанию отводится один час. Но ведь целый час – это так много, а в сутках их всего-то 24, из них – 6-8 мы спим, остается 16-18, но мы же не будем работать все это время. И я решил, что для большинства деловых встреч один час – это чересчур.

(Здесь надо уточнить, что речь идет о встречах на начальных этапах сотрудничества. Конечно, при решении вопросов об инвестировании могут потребоваться и более продолжительные собрания.)

Часовая встреча предполагает ситуацию, когда обе стороны (и я не исключение) сделают все возможное, чтобы эта самая встреча продлилась никак не менее обозначенного времени. Это выливается в отвлеченные разговоры в начале (погода, спорт и т.д.). И необоснованно долгий ритуал прощания (необязательные вопросы типа: «куда вы теперь?» и тому подобное).

Не знаю, может мы запрограммированы таким образом, что нам кажется, что оперативно, без лишней воды, решить все вопросы и поскорей расстаться – не очень-то вежливо. Так что если было заранее оговорено, что встреча продлится час – хоть тресни, но так оно и будет.

Или еще дольше. Я часто замечал, что мои «часовые» встречи плавно перетекали в «полуторачасовые». Я же говорил, что уж если я взялся за дело, мне сложно остановиться. Стоит ли говорить, что подобный способ ведения дел не раз гробил мой рабочий день.

30 минут – совершенно другое дело. Стоит только в начале встречи обозначить временные рамки, все (включая меня) сразу же переходят к делу, и нет той бесполезной шелухи, которая только отвлекает и отнимает драгоценное время.

Возможно, кому-то такая манера покажется грубоватой. Но в следующий раз, когда у вас будет деловая встреча, понаблюдайте, сколько будет произнесено необязательных слов, сколько раз беседа будет сходить с рациональной деловой колеи. Тогда вы поймете, о чем я.

Я понимаю, что все это – часть человеческой натуры и психологии общества. Возможно, такие лирические отступления только способствуют возникновению личной симпатии к деловому партнеру. И в то же время я заметил, что получасовые встречи идут только на пользу ее участникам. Предприниматели могут скорее вернуться к работе. У меня появляется время обдумать прошедшие переговоры, вместо того, чтобы с языком на плече нестись на следующую встречу, на которую я безнадежно опаздываю.

Но даже подразделение дня не всегда помогает. Как сказал Уилл Фриман, человек который, по его собственным словам занимается «ничем» и живет на авторские отчисления за песню, которую в 1958 году написал его папа (теперь вы понимаете, насколько он занятой человек):