Agile Results + Mind Maps. Пример реализации

Как конкретно можно внедрить технику майнд-мэппинга в методику Agile Results? Подробный ответ на этот вопрос вы найдете в сегодняшнем руководстве.
Статья будет легко читаться благодаря обилию поясняющих скриншотов. А еще шаблоны всех используемых в ней интеллект-карт доступны для свободного скачивания.
Приблизительный размер статьи ≈ 4 страницы (со скриншотами ≈ 8 :).

Мне часто задают вопрос: «Можно ли реализовать Agile Results с помощью одних только интеллект-карт?» Конечно, можно, и в этой статье я собираюсь показать, как это сделать.

Все интеллект-карты для этой статьи созданы в программе Mindjet Mindmanager, которой я пользуюсь на Windows и Mac.

Архив с шаблонами всех карт, которые вы увидите в этой статье, можно скачать, нажав на эту кнопку:

Для просмотра вам понадобится программа MindManager.

Структура ваших интеллект-карт

Сперва вам нужно организовать структуру папок для хранения интеллект-карт. Я использую такую:

• /карты
• /карты/неделя
• /карты/год
• /истории
• /задачи

Еще вам понадобятся единые правила нейминга файлов. У меня это выглядит так:

• Карты недели: картанедели-2012-нд20.mmap
• Карты года: картагода-2012.mmap
• Истории: истории-2012.mmap
• Задачи: задачи-20120518.mmap

Все элементарно: порядковые номера недель, месяцев и дней.
Теперь давайте подробнее рассмотрим каждую карту.

Карта года

Во-первых, необходимо создать шаблон ежегодной карты. Карты года должна включать в себя следующее:

• Результаты года
• Результаты месяца
• Результаты недели
• Спринты улучшений
• События
• Заметки

Поместите номер года в центр новой карты. После этого создайте ветки для каждого месяца, вот так:

Внутри каждого месяца расположите:

• Результаты.
• События. Любые важные предстоящие события, например, загранкомандировка или путешествие.
• Спринт. Ваш ежемесячный Спринт улучшений для этого месяца.
• Заметки. Любые другие заметки для этого месяца.

Потом внесите в карту 3 результата этого года (см. руководство по Agile Results):

Обратите внимание, что результаты года расположены внутри месяца, на который назначен крайний срок их достижения. Если сомневаетесь, ставьте на декабрь.

Далее распишите каждый результат в подробностях:

• Зачем? Причины, по которым вы хотите добиться этого результата. Причины могут быть общими или конкретными, как угодно. Главное, чтобы они были. Это поможет расставить приоритеты для будущих задач.
• Как? Мини-план достижения результата. Старайтесь быть поконкретнее — это сильно поможет в дальнейшем.
• Результат. Опишите, как выглядит завершенный результат. Вы должны понимать, при наступлении каких условий результат можно будет считать завершенным.

Когда вы закончите с результатами года, повторите весь процесс для результатов текущего месяца:

Еще можно распланировать Спринт улучшений этого месяца с помощью структуры цели («Goal framework»).

Если вы все сделали правильно, ваша карта года будет выглядеть примерно так:

Карта Недели

Теперь нам нужно проделать нечто похожее и для еженедельных карт.

Начните с создания центральной темы, вида «Карта 20-ой недели 2012 г.». Потом создайте подтемы, соответствующие вашим Сферам Влияния:

• Личные проекты. Нерабочие проекты, например, ремонт дома. Включает обзор, управление задачами и организацию.
• Финансы. Все, что касается денег, карьеры и бизнеса.
• Отношения. Взаимоотношения с супругом, семьей, друзьями.
• Здоровье. Физическое и психологическое здоровье.
• Интеллект. Все, что касается получения знаний, образования и обучения.
• Отдых. Развлечения и отдых.
• Спринт. Ваш Спринт Улучшений для текущего месяца.

Следующим шагом будет внесение результатов текущей недели следующим образом:



Как и для Карты Года, убедитесь, что указали «зачем?», «как?» и конечный «результат».



И не забудьте перенести результаты недели в карту года, чтобы между ними была понятна взаимосвязь:

Таск-менеджмент с помощью интеллект-карт

Возможно ли организовать управление задачами с помощью одних интеллект-карт, без использования специализированных приложений вроде OmniFocus или Things?

Можно, хотя я и не считаю такое решение идеальным.

Что нужно сделать:
1. Создайте новую карту с основными Сферами Влияния. Внутри каждой сферы влияния создайте две ветки: «активные» и «архив».



2. Используйте символы и теги для расстановки приоритетов и крайних сроков.

Создавайте новую версию этой карты ежедневно (с помощью функции шаблонов в MindManager — прим. betteri.ru).

Преимуществом использования интеллект-карт для управления задачами является возможность одним взглядом оценить общую картину дел.
К недостаткам можно отнести сложности управления картами большого объема и ограниченность функций для работы с отдельной задачей.

Ведение Дневника и запись Истории с помощью интеллект-карт

С моей точки зрения, одним из ключевых компонентов успешного применения Agile Results является ведение дневника. Рассмотрим, как нам могут пригодиться интеллект-карты в данном случае.

«История» — небольшое текстовое описание желаемых изменений в ключевых Сферах Влияния. Подробнее о том, что команда Asian Efficiency понимает под «Историей» можно почитать в их статье, прим. betteri.ru.

Для записи личных Историй я создал отдельную интеллект-карту, которую регулярно обновляю, внося новые записи. Вот как это выглядит:


Еще я рекомендую добавить дополнительную ветку для ежедневных дневниковых записей в Карту Недели:

И одну в Карту Года для ведения еженедельного дневника:


Вам также необходимо разработать собственную систему цветовых меток и научиться быстро сворачивать и разворачивать ветки ваших интеллект-карт, чтобы они всегда были аккуратными и читабельными.

Теперь, когда у вас есть базовый набор карт для работы, давайте рассмотрим, как поддерживать его в рабочем состоянии.

Процесс работы с интеллект-картами

Я использую следующие цвета для обозначения разных статусов результата:

• Оранжевый. Активный результат.
• Зеленый. Результат был достигнут полностью и вовремя.
• Красный. Результат не был достигнут.
• Розовый. Выполнено более 50% результата.

Ежедневный цикл

1. Добавьте результаты дня в Карту Недели. Используйте Квадраты Кови для расстановки приоритетов.
   Не забудьте просмотреть свою карту Управление Задачами.
2. Вечером определите, были ли достигнуты запланированные результаты и измените их статус на соответствующий. При необходимости измените статус результатов недели/месяца/года.
3. Внесите необходимые изменения в дневниковые ветки ваших карт.

Еженедельный цикл

1. Создайте карту новой недели и определите результаты недели. Распланируйте каждый день предстоящей недели.
2. На выходных сделайте Еженедельный Обзор и определите, были ли достигнуты запланированные результаты недели. При необходимости измените соответствующие результаты недели/месяца/года.
3. Внесите необходимые изменения в дневниковые ветки ваших карт.

Месячный цикл

1. Внесите три результата нового месяца в Карту Года.
2. В конце месяца проведите его обзор, отмечая, были ли достигнуты запланированные результаты. Если в этом месяце был достигнут результат года, не забудьте внести изменения в вашу карту.
3. Внесите необходимые изменения в дневниковые ветки ваших карт.

Ежегодный цикл

1. Определите три наиболее важных результата предстоящего года. Внесите их в новую Карту Года.
2. Отмечайте выполнение результатов в течение года.
3. По ходу дела добавляйте заметки.
4. Будьте гибкими — при необходимости переосмысливайте и изменяйте установленные результаты.
5. Проведите ежегодный обзор на последней неделе уходящего года.

Заключение

Повторяем ссылку на скачивание шаблонов всех карт, использованных в этой статье:


Теперь вы знаете, как можно реализовать Agile Results, используя всего один инструмент — интеллект-карты. В нашей серии материалов об Agile Results мы рекомендуем комбинацию из интеллект-карт и дневников. Для ведения дневника мы пользуемся Evernote. Для создания карт мы советуем Mindjet MindManager для Windows и Mac.

Если есть комментарии или вопросы, обязательно пишите!

Источник: статья "Agile Results and Mind Mapping" в классном англоязычном блоге о продуктивности Asian Efficiency.

Asian Efficiency можно читать в Twitter и Facebook, а еще можно подписаться на их регулярную почтовую рассылку.

Еще полезно прочитать по теме:
«Серия материалов об Agile Results в блоге Asian Efficiency»

«Agile Results + Evernote. Как J.D. Meier использует Evernote для управления своей жизнью»

««Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт». Конспект полезных идей»

«Agile Results — новый подход к личной эффективности. Описание основных приемов и принципов»