Agile Results + Mind Maps. Пример реализации

Статья будет легко читаться благодаря обилию поясняющих скриншотов. А еще шаблоны всех используемых в ней интеллект-карт доступны для свободного скачивания.
Приблизительный размер статьи ≈ 4 страницы (со скриншотами ≈ 8 :).
Мне часто задают вопрос: «Можно ли реализовать Agile Results с помощью одних только интеллект-карт?» Конечно, можно, и в этой статье я собираюсь показать, как это сделать.
Все интеллект-карты для этой статьи созданы в программе Mindjet Mindmanager, которой я пользуюсь на Windows и Mac.
Архив с шаблонами всех карт, которые вы увидите в этой статье, можно скачать, нажав на эту кнопку:

Для просмотра вам понадобится программа MindManager.
Структура ваших интеллект-карт
Сперва вам нужно организовать структуру папок для хранения интеллект-карт. Я использую такую:- /карты
- /карты/неделя
- /карты/год
- /истории
- /задачи
Еще вам понадобятся единые правила нейминга файлов. У меня это выглядит так:
- Карты недели: картанедели-2012-нд20.mmap
- Карты года: картагода-2012.mmap
- Истории: истории-2012.mmap
- Задачи: задачи-20120518.mmap
Все элементарно: порядковые номера недель, месяцев и дней.
Теперь давайте подробнее рассмотрим каждую карту.
Карта года
Во-первых, необходимо создать шаблон ежегодной карты. Карты года должна включать в себя следующее:- Результаты года
- Результаты месяца
- Результаты недели
- Спринты улучшений
- События
- Заметки
Поместите номер года в центр новой карты. После этого создайте ветки для каждого месяца, вот так:

Внутри каждого месяца расположите:
- Результаты.
- События. Любые важные предстоящие события, например, загранкомандировка или путешествие.
- Спринт. Ваш ежемесячный Спринт улучшений для этого месяца.
- Заметки. Любые другие заметки для этого месяца.

Потом внесите в карту 3 результата этого года (см. руководство по Agile Results):

Обратите внимание, что результаты года расположены внутри месяца, на который назначен крайний срок их достижения. Если сомневаетесь, ставьте на декабрь.
Далее распишите каждый результат в подробностях:
- Зачем? Причины, по которым вы хотите добиться этого результата. Причины могут быть общими или конкретными, как угодно. Главное, чтобы они были. Это поможет расставить приоритеты для будущих задач.
- Как? Мини-план достижения результата. Старайтесь быть поконкретнее — это сильно поможет в дальнейшем.
- Результат. Опишите, как выглядит завершенный результат. Вы должны понимать, при наступлении каких условий результат можно будет считать завершенным.

Когда вы закончите с результатами года, повторите весь процесс для результатов текущего месяца:

Еще можно распланировать Спринт улучшений этого месяца с помощью структуры цели («Goal framework»).
Если вы все сделали правильно, ваша карта года будет выглядеть примерно так:

Карта Недели
Теперь нам нужно проделать нечто похожее и для еженедельных карт.Начните с создания центральной темы, вида «Карта 20-ой недели 2012 г.». Потом создайте подтемы, соответствующие вашим Сферам Влияния:
- Личные проекты. Нерабочие проекты, например, ремонт дома. Включает обзор, управление задачами и организацию.
- Финансы. Все, что касается денег, карьеры и бизнеса.
- Отношения. Взаимоотношения с супругом, семьей, друзьями.
- Здоровье. Физическое и психологическое здоровье.
- Интеллект. Все, что касается получения знаний, образования и обучения.
- Отдых. Развлечения и отдых.
- Спринт. Ваш Спринт Улучшений для текущего месяца.

Следующим шагом будет внесение результатов текущей недели следующим образом:

Как и для Карты Года, убедитесь, что указали «зачем?», «как?» и конечный «результат».

И не забудьте перенести результаты недели в карту года, чтобы между ними была понятна взаимосвязь:

Таск-менеджмент с помощью интеллект-карт
Возможно ли организовать управление задачами с помощью одних интеллект-карт, без использования специализированных приложений вроде OmniFocus или Things?Можно, хотя я и не считаю такое решение идеальным.
Что нужно сделать:
1. Создайте новую карту с основными Сферами Влияния. Внутри каждой сферы влияния создайте две ветки: «активные» и «архив».

2. Используйте символы и теги для расстановки приоритетов и крайних сроков.

Создавайте новую версию этой карты ежедневно (с помощью функции шаблонов в MindManager — прим. betteri.ru).
Преимуществом использования интеллект-карт для управления задачами является возможность одним взглядом оценить общую картину дел.
К недостаткам можно отнести сложности управления картами большого объема и ограниченность функций для работы с отдельной задачей.
Ведение Дневника и запись Истории с помощью интеллект-карт
С моей точки зрения, одним из ключевых компонентов успешного применения Agile Results является ведение дневника. Рассмотрим, как нам могут пригодиться интеллект-карты в данном случае.«История» — небольшое текстовое описание желаемых изменений в ключевых Сферах Влияния. Подробнее о том, что команда Asian Efficiency понимает под «Историей» можно почитать в их статье, прим. betteri.ru.
Для записи личных Историй я создал отдельную интеллект-карту, которую регулярно обновляю, внося новые записи. Вот как это выглядит:

Еще я рекомендую добавить дополнительную ветку для ежедневных дневниковых записей в Карту Недели:

И одну в Карту Года для ведения еженедельного дневника:

Вам также необходимо разработать собственную систему цветовых меток и научиться быстро сворачивать и разворачивать ветки ваших интеллект-карт, чтобы они всегда были аккуратными и читабельными.
Теперь, когда у вас есть базовый набор карт для работы, давайте рассмотрим, как поддерживать его в рабочем состоянии.
Процесс работы с интеллект-картами
Я использую следующие цвета для обозначения разных статусов результата:- Оранжевый. Активный результат.
- Зеленый. Результат был достигнут полностью и вовремя.
- Красный. Результат не был достигнут.
- Розовый. Выполнено более 50% результата.
Ежедневный цикл
- Добавьте результаты дня в Карту Недели. Используйте Квадраты Кови для расстановки приоритетов.
Не забудьте просмотреть свою карту Управление Задачами.
- Вечером определите, были ли достигнуты запланированные результаты и измените их статус на соответствующий. При необходимости измените статус результатов недели/месяца/года.
- Внесите необходимые изменения в дневниковые ветки ваших карт.
Еженедельный цикл
- Создайте карту новой недели и определите результаты недели. Распланируйте каждый день предстоящей недели.
- На выходных сделайте Еженедельный Обзор и определите, были ли достигнуты запланированные результаты недели. При необходимости измените соответствующие результаты недели/месяца/года.
- Внесите необходимые изменения в дневниковые ветки ваших карт.
Месячный цикл
- Внесите три результата нового месяца в Карту Года.
- В конце месяца проведите его обзор, отмечая, были ли достигнуты запланированные результаты. Если в этом месяце был достигнут результат года, не забудьте внести изменения в вашу карту.
- Внесите необходимые изменения в дневниковые ветки ваших карт.
Ежегодный цикл
- Определите три наиболее важных результата предстоящего года. Внесите их в новую Карту Года.
- Отмечайте выполнение результатов в течение года.
- По ходу дела добавляйте заметки.
- Будьте гибкими — при необходимости переосмысливайте и изменяйте установленные результаты.
- Проведите ежегодный обзор на последней неделе уходящего года.
Заключение
Повторяем ссылку на скачивание шаблонов всех карт, использованных в этой статье:
Теперь вы знаете, как можно реализовать Agile Results, используя всего один инструмент — интеллект-карты. В нашей серии материалов об Agile Results мы рекомендуем комбинацию из интеллект-карт и дневников. Для ведения дневника мы пользуемся Evernote. Для создания карт мы советуем Mindjet MindManager для Windows и Mac.
Если есть комментарии или вопросы, обязательно пишите!
Источник: статья "Agile Results and Mind Mapping" в классном англоязычном блоге о продуктивности Asian Efficiency.
Asian Efficiency можно читать в Twitter и Facebook, а еще можно подписаться на их регулярную почтовую рассылку.
Еще полезно прочитать по теме:
«Серия материалов об Agile Results в блоге Asian Efficiency»
«Agile Results + Evernote. Как J.D. Meier использует Evernote для управления своей жизнью»
««Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт». Конспект полезных идей»
«Agile Results — новый подход к личной эффективности. Описание основных приемов и принципов»
19 комментариев
Обсуждали эту тему в комментах здесь.
Думаю этот сервис лучше подходит под эту методику.
Заранее спасибо.
Через xmind было много ошибок, карты выглядят не красиво, некоторые вообще не открылись. Через mindmeister карты выглядят красивее, вот лицензии, по ним можно пользоваться сервисом в Personal-подписке пару месяцев на халяву:
5myPc2rnKS
EkP5FexrIZ
1z06IO6lu4
F9hipRopD9
45WlDtWDZn
Активируются через www.mindmeister.com/account/subscription
Внедряете эту технику? Как успехи?
Если для мозгового штурма или структуризации уже имеющихся в голове идей или знаний, то здесь для меня конечная цель — это или текст новой идеи или определённая разбивка темы по логическим блокам, чтобы легче видеть связи и полноту картины. Здесь картинки только отвлекают.
А если, карта создаётся «под новые знания» (например, после прочтения книги), когда нужно хорошо всё понять и главное запомнить — для ускорения перехода к действиям, то здесь уже встаёт вопрос о способах усиления памяти. И основные приёмы здесь — добавление эмоций, образование ассоциаций и продолжительность контакта с данными, как раз хорошо решаются поиском, перебором и вставкой ассоциативно-эмоциональных картинок.
Так же само и с планами в виде ментальных карт. Если «бодрящие» картинки здесь помогают усилить мотивацию достижения целей, то они полезны. А если на карте для себя всё прояснил и мотивации достаточно и так, то картинки только поглощают полезное время…
Лень прекрасный защитный механизм от излишне префекционистского и глупого «Я». Если тебе лень это делать, значит не так уж это важно и нужно, чтобы тратить на эту кучу просто времени. 1 абонемент ерунда по времени, а сотня картинок — это то, когда не видно лес за деревьями. Планирование ради планирования а не результатов.
Основным приемуществом методики Agile является гибкость. Тут же скорее статичная структура, нежели динамическая система.
Но в любом случае такой вариант имеет право на жизнь. ПО крайней мере — красивый.