Agile Results + Mind Maps. Пример реализации

GTD
Как конкретно можно внедрить технику майнд-мэппинга в методику Agile Results? Подробный ответ на этот вопрос вы найдете в сегодняшнем руководстве.
Статья будет легко читаться благодаря обилию поясняющих скриншотов. А еще шаблоны всех используемых в ней интеллект-карт доступны для свободного скачивания.
Приблизительный размер статьи ≈ 4 страницы (со скриншотами ≈ 8 :).


Мне часто задают вопрос: «Можно ли реализовать Agile Results с помощью одних только интеллект-карт?» Конечно, можно, и в этой статье я собираюсь показать, как это сделать.

Все интеллект-карты для этой статьи созданы в программе Mindjet Mindmanager, которой я пользуюсь на Windows и Mac.

Архив с шаблонами всех карт, которые вы увидите в этой статье, можно скачать, нажав на эту кнопку:

Для просмотра вам понадобится программа MindManager.

Структура ваших интеллект-карт
Сперва вам нужно организовать структуру папок для хранения интеллект-карт. Я использую такую:

  • /карты
  • /карты/неделя
  • /карты/год
  • /истории
  • /задачи

Еще вам понадобятся единые правила нейминга файлов. У меня это выглядит так:

  • Карты недели: картанедели-2012-нд20.mmap
  • Карты года: картагода-2012.mmap
  • Истории: истории-2012.mmap
  • Задачи: задачи-20120518.mmap

Все элементарно: порядковые номера недель, месяцев и дней.
Теперь давайте подробнее рассмотрим каждую карту.

Карта года
Во-первых, необходимо создать шаблон ежегодной карты. Карты года должна включать в себя следующее:

  • Результаты года
  • Результаты месяца
  • Результаты недели
  • Спринты улучшений
  • События
  • Заметки

Поместите номер года в центр новой карты. После этого создайте ветки для каждого месяца, вот так:
Agile Results + Mind maps
Внутри каждого месяца расположите:

  • Результаты.
  • События. Любые важные предстоящие события, например, загранкомандировка или путешествие.
  • Спринт. Ваш ежемесячный Спринт улучшений для этого месяца.
  • Заметки. Любые другие заметки для этого месяца.
Agile Results + Mind maps
Потом внесите в карту 3 результата этого года (см. руководство по Agile Results):
Agile Results + Mind maps
Обратите внимание, что результаты года расположены внутри месяца, на который назначен крайний срок их достижения. Если сомневаетесь, ставьте на декабрь.

Далее распишите каждый результат в подробностях:

  • Зачем? Причины, по которым вы хотите добиться этого результата. Причины могут быть общими или конкретными, как угодно. Главное, чтобы они были. Это поможет расставить приоритеты для будущих задач.
  • Как? Мини-план достижения результата. Старайтесь быть поконкретнее — это сильно поможет в дальнейшем.
  • Результат. Опишите, как выглядит завершенный результат. Вы должны понимать, при наступлении каких условий результат можно будет считать завершенным.
Agile Results + Mind maps
Когда вы закончите с результатами года, повторите весь процесс для результатов текущего месяца:
Agile Results + Mind maps
Еще можно распланировать Спринт улучшений этого месяца с помощью структуры цели («Goal framework»).

Если вы все сделали правильно, ваша карта года будет выглядеть примерно так:
Agile Results + Mind maps
Карта Недели
Теперь нам нужно проделать нечто похожее и для еженедельных карт.

Начните с создания центральной темы, вида «Карта 20-ой недели 2012 г.». Потом создайте подтемы, соответствующие вашим Сферам Влияния:

  • Личные проекты. Нерабочие проекты, например, ремонт дома. Включает обзор, управление задачами и организацию.
  • Финансы. Все, что касается денег, карьеры и бизнеса.
  • Отношения. Взаимоотношения с супругом, семьей, друзьями.
  • Здоровье. Физическое и психологическое здоровье.
  • Интеллект. Все, что касается получения знаний, образования и обучения.
  • Отдых. Развлечения и отдых.
  • Спринт. Ваш Спринт Улучшений для текущего месяца.

Agile Results + Mind maps
Следующим шагом будет внесение результатов текущей недели следующим образом:

Agile Results + Mind maps

Как и для Карты Года, убедитесь, что указали «зачем?», «как?» и конечный «результат».

Agile Results + Mind maps

И не забудьте перенести результаты недели в карту года, чтобы между ними была понятна взаимосвязь:
Agile Results + Mind maps
Таск-менеджмент с помощью интеллект-карт
Возможно ли организовать управление задачами с помощью одних интеллект-карт, без использования специализированных приложений вроде OmniFocus или Things?

Можно, хотя я и не считаю такое решение идеальным.

Что нужно сделать:
1. Создайте новую карту с основными Сферами Влияния. Внутри каждой сферы влияния создайте две ветки: «активные» и «архив».

Agile Results + Mind maps

2. Используйте символы и теги для расстановки приоритетов и крайних сроков.
Agile Results + Mind maps
Создавайте новую версию этой карты ежедневно (с помощью функции шаблонов в MindManager — прим. betteri.ru).

Преимуществом использования интеллект-карт для управления задачами является возможность одним взглядом оценить общую картину дел.
К недостаткам можно отнести сложности управления картами большого объема и ограниченность функций для работы с отдельной задачей.

Ведение Дневника и запись Истории с помощью интеллект-карт
С моей точки зрения, одним из ключевых компонентов успешного применения Agile Results является ведение дневника. Рассмотрим, как нам могут пригодиться интеллект-карты в данном случае.

«История» — небольшое текстовое описание желаемых изменений в ключевых Сферах Влияния. Подробнее о том, что команда Asian Efficiency понимает под «Историей» можно почитать в их статье, прим. betteri.ru.

Для записи личных Историй я создал отдельную интеллект-карту, которую регулярно обновляю, внося новые записи. Вот как это выглядит:

Agile Results + Mind maps
Еще я рекомендую добавить дополнительную ветку для ежедневных дневниковых записей в Карту Недели:
Agile Results + Mind maps
И одну в Карту Года для ведения еженедельного дневника:

Agile Results + Mind maps
Вам также необходимо разработать собственную систему цветовых меток и научиться быстро сворачивать и разворачивать ветки ваших интеллект-карт, чтобы они всегда были аккуратными и читабельными.

Теперь, когда у вас есть базовый набор карт для работы, давайте рассмотрим, как поддерживать его в рабочем состоянии.

Процесс работы с интеллект-картами
Я использую следующие цвета для обозначения разных статусов результата:

  • Оранжевый. Активный результат.
  • Зеленый. Результат был достигнут полностью и вовремя.
  • Красный. Результат не был достигнут.
  • Розовый. Выполнено более 50% результата.

Ежедневный цикл

  1. Добавьте результаты дня в Карту Недели. Используйте Квадраты Кови для расстановки приоритетов.
    Не забудьте просмотреть свою карту Управление Задачами.
  2. Вечером определите, были ли достигнуты запланированные результаты и измените их статус на соответствующий. При необходимости измените статус результатов недели/месяца/года.
  3. Внесите необходимые изменения в дневниковые ветки ваших карт.

Еженедельный цикл

  1. Создайте карту новой недели и определите результаты недели. Распланируйте каждый день предстоящей недели.
  2. На выходных сделайте Еженедельный Обзор и определите, были ли достигнуты запланированные результаты недели. При необходимости измените соответствующие результаты недели/месяца/года.
  3. Внесите необходимые изменения в дневниковые ветки ваших карт.

Месячный цикл

  1. Внесите три результата нового месяца в Карту Года.
  2. В конце месяца проведите его обзор, отмечая, были ли достигнуты запланированные результаты. Если в этом месяце был достигнут результат года, не забудьте внести изменения в вашу карту.
  3. Внесите необходимые изменения в дневниковые ветки ваших карт.

Ежегодный цикл

  1. Определите три наиболее важных результата предстоящего года. Внесите их в новую Карту Года.
  2. Отмечайте выполнение результатов в течение года.
  3. По ходу дела добавляйте заметки.
  4. Будьте гибкими — при необходимости переосмысливайте и изменяйте установленные результаты.
  5. Проведите ежегодный обзор на последней неделе уходящего года.
Заключение
Повторяем ссылку на скачивание шаблонов всех карт, использованных в этой статье:


Теперь вы знаете, как можно реализовать Agile Results, используя всего один инструмент — интеллект-карты. В нашей серии материалов об Agile Results мы рекомендуем комбинацию из интеллект-карт и дневников. Для ведения дневника мы пользуемся Evernote. Для создания карт мы советуем Mindjet MindManager для Windows и Mac.

Если есть комментарии или вопросы, обязательно пишите!

Источник: статья "Agile Results and Mind Mapping" в классном англоязычном блоге о продуктивности Asian Efficiency.

Asian Efficiency можно читать в Twitter и Facebook, а еще можно подписаться на их регулярную почтовую рассылку.

Еще полезно прочитать по теме:
«Серия материалов об Agile Results в блоге Asian Efficiency»

«Agile Results + Evernote. Как J.D. Meier использует Evernote для управления своей жизнью»

««Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт». Конспект полезных идей»

«Agile Results — новый подход к личной эффективности. Описание основных приемов и принципов»

19 комментариев

avatar
не лучше рисовать на бумаге и вешать на стену? ватман подойдёт
avatar
Сомневаюсь. Не удобно править, а значит неудобно быть гибким, чему собственно и учит Agile Results.
Обсуждали эту тему в комментах здесь.
avatar
Огромная просьба к автору, сделать пример реализации Agile Results + Workflowy.com
Думаю этот сервис лучше подходит под эту методику.
Заранее спасибо.
avatar
Вместо Workflowy возможно лучше попробовать checkvist.com. По функциональности очень похож, но нет ограничений на количество записей в бесплатной версии.
avatar
Программа MindManager стоит каких-то не адекватных денег то ли 399$, то ли 79$ я так и не понял, что всё равно не мало.
avatar
Я для себя нашел хорошую альтернативу: xmind. Работает под windows, Linux, Mac OS X, бесплатная, разумные сочетания клавиш.
avatar
Предварительно попробовал, вроде хорошая прога, лучше freemind и похожа на Mindjet Mindmanager который стоит кучу денег, спасибо!
avatar
Все файлы из статьи открываются через www.mindmeister.com
Через xmind было много ошибок, карты выглядят не красиво, некоторые вообще не открылись. Через mindmeister карты выглядят красивее, вот лицензии, по ним можно пользоваться сервисом в Personal-подписке пару месяцев на халяву:
5myPc2rnKS
EkP5FexrIZ
1z06IO6lu4
F9hipRopD9
45WlDtWDZn
Активируются через www.mindmeister.com/account/subscription
avatar
Уважаемая команда сайта betteri хочу перевод статьи о том, что команда Asian Efficiency понимает под «Историей» :) потому что не совсем понял что это.
avatar
Ладно, придётся признаться. Мы сами не поняли, что команда Asian Efficiency понимает под «story» =)) Типа дневниково-описательная техника какая-то, но написано очень размыто…
avatar
Ну я понял, записывать истории, которые с тобой происходили, типа так называемого сторителлинга наверное, это очень хороший навык умение рассказывать истории которые с тобой произошли.
avatar
Думаю, да, типа того.
Внедряете эту технику? Как успехи?
avatar
Как таковой техникой не занимался, но слушал интересные подкасты на эту тему :) storytelling.podfm.ru/
avatar
Спасибо за статью. Только замечу, что не квадрат Кови, а квадрат эйзенхауэра
avatar
Только сейчас наткнулся на эту статью на сайте и осознал — какая печалька :(. Интеллект-карты в первую очередь используются как средства для обзора и запоминания. Почему бы не добавить в них ОБРАЗНОСТИ, вместо сухого печатного текста. Например, на месте отметки результата покупки абонемента в спортзал я ожидал увидеть отфотографированный на столе (или где-то еще) абонемент.
avatar
Есть такой момент. Другое дело, что лично у меня на практике тоже в большинстве случаев выходит просто текст. Просто тупо лень искать или загружать или рисовать изображения. Как заставить себя уделять этому время?
avatar
Тоже об этом задумывался, но опытным путём пришёл к тому, что картинки для меня не всегда обязательны. Вставлять их или нет — зависит от цели с которой создаётся mindmap.

Если для мозгового штурма или структуризации уже имеющихся в голове идей или знаний, то здесь для меня конечная цель — это или текст новой идеи или определённая разбивка темы по логическим блокам, чтобы легче видеть связи и полноту картины. Здесь картинки только отвлекают.

А если, карта создаётся «под новые знания» (например, после прочтения книги), когда нужно хорошо всё понять и главное запомнить — для ускорения перехода к действиям, то здесь уже встаёт вопрос о способах усиления памяти. И основные приёмы здесь — добавление эмоций, образование ассоциаций и продолжительность контакта с данными, как раз хорошо решаются поиском, перебором и вставкой ассоциативно-эмоциональных картинок.

Так же само и с планами в виде ментальных карт. Если «бодрящие» картинки здесь помогают усилить мотивацию достижения целей, то они полезны. А если на карте для себя всё прояснил и мотивации достаточно и так, то картинки только поглощают полезное время…
avatar
Организм не такой дурак, как мы о нем думаем. Природа гораздо умнее, чем тот интеллект, который мы и называем «Я».
Лень прекрасный защитный механизм от излишне префекционистского и глупого «Я». Если тебе лень это делать, значит не так уж это важно и нужно, чтобы тратить на эту кучу просто времени. 1 абонемент ерунда по времени, а сотня картинок — это то, когда не видно лес за деревьями. Планирование ради планирования а не результатов.
avatar
Очень красиво и информативно, но абсолютно непрактично.
Основным приемуществом методики Agile является гибкость. Тут же скорее статичная структура, нежели динамическая система.

Но в любом случае такой вариант имеет право на жизнь. ПО крайней мере — красивый.

Оставить комментарий