Ari Meisel о том, как установка чрезмерных ограничений помогает ему быть более эффективным

Ari Meisel — серийный предприниматель, человек, поборовший «неизлечимую» болезнь Крона, триатлет и Ironman, спикер TED и основатель сайта о личной эффективности LessDoing.com.
Сегодня мы представляем вашему вниманию перевод поста Ari о том, как установка (порой чрезмерных) ограничений в различных сферах жизни помогает ему оставаться гибким, а значит эффективным. Например, на рабочем компьютере Ari установлено всего две программы — Google Chrome и Dropbox. Хотите узнать, почему?
Приблизительный размер статьи ≈ 4 страницы.

В серии материалов «Fundamentals of Less Doing» я упомянул, что моя личная организованность опирается на различные ограничения, которые я сам для себя устанавливаю. Подобные ограничения являются точками отсчета для оценки моей продуктивности в общем. Поставить себя в определенные рамки и делать все возможное, чтобы в них оставаться — очень хорошее упражнение.
Что вам будет необходимо, для того чтобы:

• В вашем почтовом ящике никогда не находилось больше 10 сообщений?
• Вы стали прочитывать по книге в неделю?
• Вы смогли путешествовать по миру и управлять делами, не используя ничего кроме iPhone?
• Все ваши бумаги смогли уместиться в одной папке на 30 листов?
• Вы стали тратить на еду не больше $100 в месяц?

Список можно продолжать до бесконечности.
Заметьте, что я говорю не о том, чтобы поставить себе цель получить то, чего у вас пока нет. Я говорю о том, чтобы установить границы того, что вы уже имеете, что вынудит вас быть более гибким, а значит, более мобильным и эффективным. Ведь в конечном счете — меньше значит больше.

Приведу конкретный пример. Пару лет назад у меня дома был шкаф, доверху набитый старой электроникой. Честно говоря, почти все в нем было хламом, но я не мог заставить себя избавиться даже от части этого мусора. Хуже того, каждый раз после покупки нового гаджета или апгрейда компьютера в шкаф отправлялась новая порция хлама. Но кому в наше время нужны все эти одинаковые провода, которые идут с новыми телефонами?

И вот однажды я все радикально изменил: я взял коробку среднего размера и решил, что ее вместимость и будет пределом для хранящейся в моем доме старой электроники.
Что мне пришлось сделать для того, чтобы осуществить задуманное? Я передал часть хлама благотворительной организации, которая использует электронные платы для создания произведений искусства и ремесленных изделий. От еще одной горы отходов я избавился в день переработки электронного хлама. Я скачал электронные версии всех бумажных мануалов. И в конце концов все оставшееся стало легко умещаться в новой коробке.
Но я пошел еще дальше и решил, что теперь, если я захочу положить в эту коробку что-то новое, то буду обязан взамен достать из нее 2 вещи. С того момента, как я начал этот эксперимент, я добавил в нее только две вещи, избавившись от 4 старых.

Позже я понял, что такой подход можно применять и в других сферах жизни и бизнеса. Электронная почта всегда была для меня, как и для многих других, проблемной областью. Рассматривая свои 100 с лишним сообщений во Входящих, я стал размышлять о том, что нужно предпринять, чтобы там никогда не находилось больше 10 сообщений одновременно. Вы можете почитать о том, какие инструменты я начал использовать в моей статье «Dealing with Email Overload» на Mashable. Главное, мне была нужна лучшая система организации; вместо того, чтобы использовать сотни папок, я создал всего одну дополнительную, куда автоматически отфильтровывается все, кроме самого важного. Я настроил автоответчик, делегировал обработку части писем своему виртуальному ассистенту и приучил себя быстро отвечать на письмо и переходить к следующему.

Для закладок я пользуюсь только стандартной панелью закладок в Chrome, которая вмещает около 12 сайтов. Раньше я хранил сотни закладок в папках с подпапками. Там находилась уйма мертвых ссылок на страницы, которые мне больше никогда не понадобятся. Теперь, когда я хочу добавить новую закладку, мне приходится либо очень серьезно взвесить подобную необходимость, либо поразмыслить над тем, что можно удалить, чтобы освободить для нее место.

Я стараюсь использовать веб-приложения всегда, когда это возможно. Если я встречаю программу, которая требует загрузки и установки, то всегда ищу альтернативный веб-сервис или иной способ повторить ее функционал, ничего нового не устанавливая.
Считаете, это слишком? Зато на моем Mac’e установлено всего две программы — Chrome и Dropbox. Все, что необходимо мне в работе, я успешно решаю с помощью одних только веб-приложений, будь это Google Docs для создания документов или SignNow для подписания контрактов. А еще это значит, что, если мой компьютер по какой-либо причине выйдет из строя, то я смогу в считанные секунды возобновить работу на абсолютно незнакомой машине без малейшего нарушения рабочего процесса.
Я снова установил ограничение: все, что я использую, должно иметь веб-версию, и стал искать системы и настройки, которые будут соответствовать этим требованиям.

С годами у меня накопилась тонна бумажных документов. Как я уже объяснял в посте «Creating an External Brain», я придерживаюсь мнения, что тут лучше “перебрать”, нежели “недобрать” — никогда не известно, что может пригодиться в будущем, и когда именно это произойдет. Побочным эффектом такого отношения стали три огромных шкафа для бумаг, забитые под завязку. Я говорю о тысячах листов бумаги, сотнях визитных карточек и даже о полноразмерных архитектурных чертежах.
Но однажды я принял решение, что допустимым для меня будет количество бумаги, умещающееся в одну папку на 30 листов. Это был серьезный вызов: пришлось отсканировать сотни бумажных листов, включая 7 лет налоговых деклараций, оцифровать все визитки, перенести их в электронные контакты и переконвертировать все архитектурные планы в pdf. После чего я с огромным чувством удовлетворения измельчил в шредере и отправил на переработку внушительную гору бумаг и больше никогда не оглядывался назад.

Не устанавливать никаких программ на компьютер это здорово, но после почти полного перехода в облако я осознал, что можно пойти еще дальше. Что, если бы я смог управлять всеми делами, используя один только iPad?
В этот же день я запрятал мой ноутбук подальше и начал размышлять о том, какие приложения мне понадобятся, чтобы осуществить задуманное. Мне был нужен FTP-доступ, VPN-сервис, возможность редактировать PDF, возможность просматривать CAD-файлы архитектурных чертежей, Skype… Для всего этого существовали специальные приложения для iPad, а если нет, то с этим мог справиться мой ассистент. В последующие 6 месяцев я больше ни разу не открывал свой ноутбук. Единственная проблема была с печатью на клавиатуре, но после того, как я попробовал через bluetooth подключить к iPad маковскую клавиатуру и убедился, что это очень удобно, я купил специальную клавиатуру для iPad и забыл о неудобствах окончательно.
Естественно процесс избавления от лишнего на этом не закончился. Два месяца назад я захотел проверить, смогу ли я сделать все то же самое, обходясь одним iPhone. Это оказалось не так сложно, как я думал, и с тех пор я совершил уже две недельные поездки без ноутбука, айпэда и без необходимости использовать компьютер в гостинице. Я могу полностью управлять своим бизнесом через iPhone, и это значит, что я абсолютно мобилен.

А какие ограничения могли бы установить вы, чтобы стать эффективнее, и что для этого будет необходимо добавить, изучить, исключить или систематизировать?

Источник: пост в личном блоге Ari. Пообщаться с Ari можно в Twitter и Facebook.

Bonus. Речь Ari на TED:
Еще полезно прочитать по теме:
«Agile Results — новый подход к личной эффективности. Описание основных приемов и принципов»

«Как я постиг Дзен в работе с Gmail. Система фильтров и другие фишки»

«Какие рутинные задачи решает за меня сервис ifttt.com»

«Как настроить умный бэкап с помощью Genie Timeline»