Бизнес без бумаги: автоматизируем создание заметок для совещаний с помощью IFTTT и Evernote

Отказ от использования бумаги в бизнесе имеет массу достоинств. Одно из основных заключается в возможности полностью автоматизировать многие процессы, которые никак не могли бы быть ускорены и упрощены, если бы их выполняли по-старому, письменно. Я научился автоматизировать десятки различных задач, начиная с архивирования списков дел и вплоть до создания постов для блога. В некоторых случаях можно существенно сэкономить время, в других – лишь незначительно. Но я уверен в одном: если бы все эти задачи выполнялись на бумаге, автоматизация была бы просто невозможна.

Позвольте привести практический пример.
Недавно я придумал способ, с помощью которого можно автоматически создавать новый шаблон для заметок прямо перед началом каждой встречи. На первый взгляд это может показаться мелочью, но такая автоматизация обеспечила две важные вещи:

• 1. Уверенность в том, что я всегда готов к совещанию, когда захожу в кабинет.
• 2. Экономию примерно 2-3 минут подготовки перед каждой встречей.

Конечно, пара минут – не так уж много, однако если у вас, предположим, каждый день по пять или шесть встреч, то речь идет уже об экономии более часа в неделю!

Краткое описание способа автоматизации

Вам потребуется:
1) Google Calendar, чтобы отмечать точную дату совещаний
2) Специальный шаблон в Evernote для создания заметок
3) IFTTT для самой автоматизации.

Несколько недель назад я выложил несколько своих шаблонов для Evernote в общий блокнот. Специально для этого поста я добавил туда еще один и назвал его “IFTTT Meeting Template”. HTML текст данного шаблона и будет использован при автоматизации.

Наконец, хотелось бы подчеркнуть, что в данном случае использование Google Calendar для фиксирования дат ваших встреч — это обязательное условие. К сожалению, пока это единственная календарная система, интегрированная с IFTTT.

Настройка автоматизации

Чтобы настроить автоматизацию, вам необходимо использовать IFTTT (If This Then That). Для максимального упрощения всего процесса я разработал и расшарил готовый рецепт IFTTT. Если вы еще не зарегистрировали Google Calendar или Evernote в IFTTT, от вас потребуется сделать это.

Автоматизация создания записей для совещаний работает следующим образом:

• Вы добавляете событие в Google Calendar, указывая точное время начала встречи.
• В любой части нового события вставляете “@en” (в теме, содержании, месте и т.д.).
• За 15 минут до запланированного совещания IFTTT создает заметку в Evernote по готовому шаблону.

Заголовок новой заметки будет повторять название события в Google Calendar, а в качестве тега будет использовано словосочетание «Заметки для совещания». Текстом заметки будет мой специальный шаблон, который уже упоминался выше.

Если вы на данном этапе зайдете в Evernote и убедитесь, что соединены с сервером, вы увидите новую заметку для предстоящего совещания за четверть часа до его начала.

То есть, допустим, я назначил в собственном календаре новое событие на 9:45 сегодня утром и назвал его «Записки для поста Бизнес без Бумаги (@en)».


Обратите внимание на то, что я добавил “@en” в конце заголовка. Именно “@en” является триггером для создания заметки в IFTTT. Если я забуду добавить его, то заметка в Evernote добавлена не будет.
Предположим, вы не хотите добавлять “@en” в заголовок. Нет проблем – просто вставляйте эти символы в поле «Место» или прямо в содержание. Лично я обычно включаю “@en” в название событий. Так можно с легкостью проверить, для каких из моих встреч запланировано появление заметок.

Вернемся к моему примеру. За 15 минут до запланированного события я могу открыть Evernote, удостовериться, что нахожусь онлайн и проверить, появились ли новые заметки. На iPad это будет выглядеть вот так:

Как видите, время создания заметки – 9:30, ровно за 15 минут до начала события. Также обратите внимание, что HTML шаблона превратился в аккуратно оформленную заметку для совещаний. Заметка имеет такое же название, как и мое событие – «Заметки для поста Бизнес без Бумаги (@en)». Тег заметки – «Заметки для совещаний». Заметка попадает в мой блокнот по умолчанию.

Расширение возможностей автоматизации

Такая автоматизация очень удобна, так как копировать заметки, используя iPad, достаточно сложно. Обычно для этого приходится возвращаться к компьютеру и долго мучиться с функциями вырезать-вставить. Автоматизация же избавляет от всех неудобств. Когда я добираюсь до места проведения встречи, я вижу, что заметка уже создана, и мне не о чем волноваться.

Включив фантазию, можно придумать еще несколько способов использования данной функции. Любая заметка Evernote с привязкой к конкретному времени, в основе которой лежит шаблон, может быть создана подобным образом. Это существенно расширяет возможности данного способа.
И, конечно же, ничего из вышеописанного не могло бы быть достигнуто, если бы я по-прежнему использовал бумагу.

Если вы решили протестировать данный способ, вот необходимые ссылки:

• Мой общий блокнот Evernote с шаблонами заметок
• Мой рецепт IFTTT

Кстати, если у вас есть идеи по поводу новых способов автоматизации, прошу поделиться ими в комментариях.

Из блога блога Джейми Тодд Рубина

Еще полезно прочитать по теме:

«Evernote как ToDo менеджер. Система продуктивности The Secret Weapon»

«Какие рутинные задачи решает за меня сервис ifttt.com»

«Моя GTD-система: Evernote + Doit + Google Calendar [пост обновлен]»