Более эффективный шаблон рабочей недели
Лучшее, до чего я дорос в плане продуктивности с начала этого года — перевернул с ног на голову структуру рабочей недели.
Мой новый шаблон недели
- Утро понедельника — краткое финальное утверждение плана на неделю, составленного в пятницу (около 30 минут).
- Понедельник-четверг — сфокусированная работа над основными проектами. Только крупные задачи и проекты, согласно пятничному планированию и приоритетам. Концентрация и строгая однозадачность.
- Пятница — «административный день». Все, что может отвлечь меня от сфокусированной работы с понедельника по четверг — откладывается и выполняется в пятницу. Это также день планирования, завершения дел и подведения итогов недели.
- Суббота-воскресенье: выходные.
Основные отличия от того, что было раньше:
- Планирование в пятницу вместо понедельника;
- Административный день позволяет концентрироваться на главном 80% рабочего времени.
Почему в пятницу планировать лучше, чем в понедельник?
Планирование в понедельник считается нормой. Вспомнить хотя бы рекомендуемый шаблон недели из Agile Results — «План в Понедельник → Результаты Дня → Пятничный Обзор». Сам долгое время им пользовался. Not anymore.
Плюсы планирования в пятницу:
- В голове еще свежи детали рабочих дел и план составляется с их учетом, а не после выходных, во время которых ты отключался от работы.
- Позволяет «освободить голову» перед выходными, и, как следствие, отдохнуть более качественно. На выходных чувствуешь себя спокойно: все важные решения уже приняты.
- Одна из задач административного дня — рассмотрение и обсуждение новых идей, которые лучше всего включать (или не включать) в план опять же по свежей памяти, чтобы не проделывать двойную работу в понедельник.
- Планирование в пятницу дает возможность «пережить» с планом выходные и при необходимости подкорректировать его в понедельник.
- Новая неделя начинается сразу с активной работы, энергично, без раскачки. Исключается сценарий, когда ты залип в электронной почте, на новой идее или интересной ссылке, а потом чувствуешь себя виноватым.
А как вы строите свою неделю?
15 комментариев
Но вот насчёт пятницы как выделенного дня для административных задач — для меня лично сомнительная идея, потому что:
1) в пятницу у меня такой же рабочий день, как и в другие дни недели
2) лишь некоторые административные задачи можно перенести на пятницу — большинство требует реакции в течение 1-2 дней, а то и в течение нескольких часов.
Есть и ещё один важный момент: соответствие ритму организма, а не привязка к дням недели без оглядки на себя самого. Посему, я стараюсь в те дни, когда энергия на низком уровне, выполнять всякие скопившиеся мелкие задачи.
Следуя этой логике, привязку планирования к дню недели можно тоже назвать не очень хорошей идеей: ведь не каждая пятница идеальна для составления плана.
Все это вопрос шаблона, но естественно определенные отклонения от него — часть нормы.
В моем случае наличие шаблона — решение для борьбы с работоголизмом. Иначе я могу неделями убеждать себя, что сегодня мой уровень энергии высок, а значит разбирать почту я буду в другой день.
Если кто-то напротив склонен к прокрастинации, то он может начать слишком часто отлынивать от основной работы (по причине низкого уровня энергии), чтобы заниматься административными задачами, которые, как известно, всегда в ассортименте.
Таким образом, наличие шаблона это еще и защита от самообмана и хитроумных ловушек мозга.
Так у фрилансера или вольного художника за выходные может «утечь много воды» и его личная ситуация, обстоятельства вокруг и его же творческое настроение к понедельнику уже может быть совсем другим, чем он себе планировал. И пятничная структура плана будет уже не оптимальной.
Обратно у администратора крупной компании, которая работает над большими проектными задачами, планирование в пятницу будет лучшим выходом, так как в понедельник нужно будет продолжить с того места, на котором остановились на прошлой неделе. Здесь все работают в одной упряжке и уровень взаимной ответственности, собранности и организованности гораздо выше. И пятничный план на следующую неделю действительно хорошо разгружает голову и позволяет не забыть нужные детали.
Я, в этом случае, за ситуативный подход «по обстоятельствам», а не за жёсткие правила планирования
«Такой шаблон подойдет не для всех» — в обосновании не нуждается т.к. понятно априори. Мне было бы интереснее услышать, как ты строишь свою неделю?
К примеру, мой личный опыт тоже не совпадает с подходом Аленом. Я столкнулся с проблемой переполненного инбокса в Evernote, так как добавлял туда информацию сразу без добавления меток и выбора блокнотов, как и он советовал. Потом естественно или не хватало времени или желания в этом копаться и отсортировывать всё по местам.
И ещё один момент — через время уже чётко не помнишь, что и зачем бросал и с чем надо связать эту заметку. Приходилось её перечитывать и думать куда её привязать. В результате гора в инбоксе росла и закончилась тем, что я просто перестал в эту свалку добавлять информацию.
Выходом было сразу при добавлении информации клипером Evernote сразу проставлять метку и выбирать блокнот. После этого проблема свалки решилась очень просто и органично для меня. Но старая гора ещё осталась и мне нужно выделить отдельно целый день чтобы её по-умному разгрести. Пока я это сделать не могу. В результате совет, отлично работающий для Алена, стал для меня тормозом и добавил лишних проблем :)
Тут можно обвинять последователей «систем» в слабохарактерности, отсутствии силы воли и дисциплины, называть неправильными GTD-ишниками и т.п. А можно просто поставить на первый план человека и послать систему подальше, и искать действительно свой путь, что в итоге часто приводит к большей продуктивности, чем слепое последование «законспектированным» советам.
Просто до сих пор приходится встречаться с «адептами» идеальных систем, которые спорят с другими — чья же система лучше :)
Немного раскрою: пользуюсь Agile Results 210 дней. Планировал обычно в воскресенье, прямо перед началом новой недели. Также ставил себе задачи и планы на выходные, что оказалось впоследствии ошибкой. В субботу и воскресенье, вместо того, чтобы просто отдыхать и наслаждаться бездельем, мозг постоянно метался выполнить три задачи на день. Вначале, это воспринималось как норма, но потом, я обнаружил, что начал падать настроение и мотивация. Теперь я исключил вообще любые задачи на выходные и теперь доволен. Плюс начал планировать сразу же в пятницу на последующую неделю и все зашибись! :)
Попробуй еще ставить на выходные цели вроде:
1) Насладиться чтением книги (бездельем etc.)
2) Пробежать 5 км
3) Организовать поездку на шашлыки в воскресенье с друзьями
Т.е. задачи для качественного отдыха.