Бумажное планирование на службе гика. Опыт использования Emergent Task Planner

В комментариях к моему предыдущему посту ArtemParshentsev подсказал классный инструмент для планирования на бумаге — Emergent Task Planner от David Seah. Немного погуглив, я с интересом обнаружил, что им пользуются даже те, кто не представляют своей жизни без электронных планировщиков вроде OmniFocus. Почему? Ответ в этом посте Майка Шехтера (Michael Schechter).
Приблизительный размер статьи ≈ 2 страницы.

Повысить личную организованность часто помогает создание шаблона утренних привычек и действий. Да, GTD хорошо справляется с фиксацией идей, классификацией задач (с помощью контекстов, проектов и дедлайнов), обработкой Инбокса и поддержанием актуального календаря. И хотя всё это отлично помогает понять, что и когда нам необходимо сделать, этого явно не достаточно, чтобы энергично взяться за дело, особенно если с организованностью у вас не все гладко.

Чтобы выполнить намеченное на день, мы пользуемся соответствующими инструментами: календарём, списком задач и различными электронными и бумажными тулзами для их ведения.
И хотя практика расчистки инбоксов, выбора важнейших задач на день и регулярного обзора очень сильно облегчает работу, поднять мою продуктивность на новый уровень помогла другая привычка: утром выделить время для того, чтобы собрать всю имеющуюся в разных источниках информацию и составить подробный план предстоящего дня на одном листе бумаги.

Раньше, при наличии выбора, я всегда делал его в пользу электронных, а не бумажных инструментов, особенно, когда дело касалось управления делами.
Приложение вроде OmniFocus действительно очень упрощает сбор и организацию задач по сравнению с бумажными аналогами. К тому же, в нём (с помощью Quick Clipper) я могу сразу расставить ссылки на другие программы, которые будут нужны для решения задачи.
Однако я пришел к выводу, что, когда дело касается составления полной картины отдельного дня — бумаге равных нет. Особенно хочу отметить инструмент для бумажного планирования под названием Emergent Task Planner (ETP) от David Seah, который призван помочь:

• определить ключевые задачи, которые вы собираетесь выполнить за день;
• составить расписание дня, в котором будут согласованы все задачи, встречи, а также перерывы между ними;
• фиксировать все мелкие мысли и задачи, которые возникают по ходу дня.

• Картинка кликабельна или вот PDF-инструкция How to Use the Emergent Task Planner (Draft).

Кто-то может счесть еще одно бумажное звено излишним, но я утверждаю, что ежедневная обработка всей электронной информации и создание на ее основе плана дня на бумаге — невероятно повысило мою продуктивность. Этот недолгий ритуал помогает мне реально оценить и распределить силы на день и сохранять полную концентрацию на задачах в течение дня. Ранее ни одной комбинации из электронного календаря и таск-менеджера это не удавалось. А еще теперь я трачу гораздо меньше времени на размышления о том, что мне стоит сделать, и существенно больше — на сами действия.

До ETP я приступал к делам, опираясь в основном на информацию в OmniFocus.
Я начинал утро с проверки электронной почты, чтобы убедиться, что не появилось ничего неотложного, попутно создавая с помощью Quick Clipper отдельные задачи для тех писем, которым требуется дополнительное время. Потом я проверял календарь, чтобы понять, где и когда мне предстоит оказаться сегодня. Затем я оценивал задачи в OmniFocus и приступал к их поочередному завершению, постоянно возвращаясь к OmniFocus в течение дня, чтобы посмотреть, какая задача идет следующей. Это сильно замедляло всю работу и создавало слишком много возможностей для отвлечения.

Хотя большая часть моей рутины осталась прежней, я добавил один дополнительный шаг — собрание всей информации воедино с помощью ETP.
Я по-прежнему расчищаю Инбокс и проверяю календарь, только теперь я переношу встречи в ETP и учитываю время, необходимое на дорогу. Я по-прежнему выбираю наиболее важные задачи на день, но теперь с помощью ETP заранее подбираю для них подходящие временные отрезки. По мере возникновения мелких дел по ходу дня, я сразу вношу их в ETP и, если к концу дня они остаются невыполненными, переношу их в OmniFocus.

Такой утренний процесс стоит мне нескольких минут в начале каждого дня, однако экономит бесчисленное количество моментов неразберихи по его ходу. Теперь вместо того, чтобы постоянно прыгать в OmniFocus, я обращаюсь к нему только за справочной информацией, которую сохраняю в заметках к задачам. Сегодня я сажусь за компьютер для того, чтобы сделать что-то, а не для того, чтобы решить, что мне нужно сделать.

Для кого-то структурированность ETP будет излишней, и вполне хватит и простого листа бумаги, для кого-то, кто хочет создать собственную структуру, больше подойдут инструменты вроде Aaron Mahnke's Frictionless Tools. Но для меня, легкий и простой ETP (а конкретно версия 4x6 на клейких листах) — лучший способ для работы в течение дня.

А как вы начинаете свой день?

Оригинальный пост

Еще полезно прочитать по теме:
«Личный опыт использования OmniFocus для GTD. Большое руководство по настройке эффективной системы»

«Ari Meisel о том, как установка чрезмерных ограничений помогает ему быть более эффективным»

«Реформируем понятие контекста в GTD: новая система из 7 контекстов»