Чем Trello лучше "обычного" таск-менеджера?

GTD

Trello в качестве инструмента для организации личных, а не коллективных задач это достаточно нестандартный выбор. В общем-то я и не собирался переходить с RTM на Trello, это произошло совершенно естественным способом: им стала пользоваться наша команда, потом туда переехал один мой личный проект, а за ним постепенно и все остальные.

Я не буду заявлять, что Trello это идеальный или универсальный инструмент, в посте я не забываю и о его слабых местах. Однако факт остается фактом: я пользуюсь им уже полгода и менять ни на что не собираюсь, ну разве что на второй OmniFocus:)

В данном посте я попытался рассказать о том, что так сильно привлекает меня в Trello. Если вы пользуетесь одним из “классических” планировщиков, вполне возможно, вам будет полезно ознакомиться с этим текстом.
Приблизительный размер поста ≈ 3 страницы.


Сильные стороны Trello

Лес среди деревьев. Пожалуй, основное преимущество Trello. На одной доске может компактно разместиться достаточно крупный проект.


Возможность работать над ним, не прыгая при этом по разрозненным спискам, решает. К примеру, чтобы проверить, какие задачи находятся в режиме Ожидание, не нужно никуда кликать и переходить, достаточно просто посмотреть на соответсвующий список. Все видно как на ладони, при этом степень детализации находится под вашим контролем. В этом плане с использованием Trello может сравниться только майнд-мэппинг.

Широкий набор инструментов. Доска, список, карточка (обложка и содержимое), чеклист — это больше, чем списки да задачи классического ТуДу планировщика. Карточка в Trello одинаково успешно может быть как двухминутной задачей, так и двухнедельным проектом, внутри которого располагаются цели, чеклисты (списки подзадач), комментарии и рабочие документы.

Поток дел vs Задача. Обычный таск-менеджер фокусируется на задачах, Trello смещает фокус на их «поток». Задачи в Trello передвигаются, а не вычеркиваются. “Выполнил и проанализировал” вместо “вычеркнул и забыл”. Простите за пафос, но это меняет все. Теперь я вижу поток своих задач, а значит, могу им управлять. Я понимаю, где поток плавный и ровный, всегда замечаю, если на каком-то участке поток замедлился или образовался затор, и точно знаю, в каком направлении (к каким результатам) он движется.

Проактивность vs Реактивность. Туду списки не способствуют проактивности. Скорее они приучают реагировать на всплывающие задачи, причем чаще всего на те, что находятся на грани дедлайна. Ситуация, когда вы заглядываете в свой туду список, чтобы узнать, что горит сильнее всего — извините, это не приоритезация. Мой workflow в Свежем Молоке грешил чем-то подобным.

Приоритеты на лету. В Trello не нужно заниматься глупостями, вроде: “Каким цветом пометить эту важную задачу, чтобы вспомнить о ней наверняка?”. Доля секунды, чтобы перетащить карточку на самый верх соответствующего списка — готово. Нет, серьезно, расставлять приоритеты в Trello это почти кинестетическое удовольствие в силу 100%-ой естественности этого процесса. И забудьте наконец про многочасовые настройки смарт-списков с помощью составных поисковых запросов. Бр-р-р-р…

1 сервис для личной и командной работы. Trello ближе остальных подобрался к моей мечте — единому приложению, которое устраивало бы меня как для персональной, так и для коллективной работы. Карточка может быть создана как черновик на закрытой личной доске и, при необходимости, спустя секунду быть доступна всем членам команды для сбора мнений.

Бесплатно и останется таковым. Об этом разработчики заявляли неоднократно. Естественно, речь идет о текущем (прекрасно работающем), наборе возможностей. Думаю, что премиум-фичи не за горами, и я их очень жду.

Над Trello трудится сильная команда. За развитием продукта любо-дорого наблюдать: регулярные обновления, улучшения, открытый процесс разработки. Все серьезно, аккуратно и очень качественно.

Слабые места Trello

Требования к размеру экрана. Вытекает из основного преимущества — в полной мере удобство работы с Trello проявляется на большом мониторе. Особенно если у вас больше 4 списков и много карточек. По большому счету это логично, ведь Trello это цифровой аналог канбан-доски. Вы когда-нибудь видели маленькие канбан-доски?



Неудобное мобильное приложение. Ну как неудобное… Вряд ли оно сильно хуже того же приложения Remember The Milk. Правильнее сказать, что оно не такое удобное, как браузерная версия Trello. Причина все та же — см. пред. пункт.
В этой связи лично я возлагаю большие надежды на приложение для iPad, которое сейчас находится в активной разработке.

Невозможность повторения задач. Карточки можно копировать вручную, но привычного и удобного автоматического повторения нет. Из-за этого приходится идти на хитрости, вроде интеграции с Google Calendar.

Невозможность быстрого добавления. Такая привычная для любого таск-менеджера функция, как добавление задачи по мылу или с помощью клиппера или иным быстрым и удобным способом у Trello на данный момент отсутствует. Добавим сюда не самое удобное и медлительное мобильное приложение и в итоге мы получаем серьезную зависимость от браузера. Однако! С помощью нескольких хитрых приблуд, мне удалось найти решение этой проблемы.

Собственно об этом и будет мой следующий пост в серии: настройки, плагины, полезные дополнения и удобства.

А пока буду рад узнать ваше мнение.
Основные сильные стороны Trello лежат в области общих ощущений от процесса работы. Я постарался передать некоторые из них словами, но не уверен, насколько убедительно у меня получилось. Если что-то из сказанного мной вас зацепило, советую просто попробовать Trello в деле — возможно, это ваш инструмент.

Еще полезно прочитать по теме:
«Знакомьтесь: Trello, мой новый менеджер задач»

«Моя GTD-система: Evernote + Doit + Google Calendar»

«Научитесь составлять лучшие списки дел, поняв, почему обычно они не выполняются»

17 комментариев

avatar
Мое описание, как синхронизировать Trello, Google Calendar и iPhone (англ.) webapps.stackexchange.com/questions/37626/trello-google-calendar-iphone-calendar
avatar
Да, кажется как-то так и настраивал. Точно через Trello Calendar.
avatar
Спасибо за интересный обзор.
Использую Трелло для командной работы. И для этого она замечательно подходит.
Но перетащить туда свою систему ГТД не смогла. Мне было не удобно.
avatar
А что именно было неудобно?
avatar
Спасибо!

А можно все-таки статью с конкретными кейсами реализации agaile results?
avatar
Погодите, все будет. Решил, что сначала логичнее рассказать про сам инструмент, его особенности, как им пользоваться, почему я собственно предпочел его и кому еще он может быть полезен.
avatar
Я очень люблю Trello, но зачем его испольщовать для личных задач? Неужели они у тебя так сильно завязаны на поток?

Кстати, чтобы чтобы не забывать о главных задачах в туду-листах нужно себе просто выработать четкую схему планирования. Я, например, каждое утро:
1. Разгребаю инбокс
2. Просматриваю список задач в статусе waiting (не актуальные, которые могут скоро стать актуальными)
3. Просматриваю календарь
4. Выбираю главные задачи на день.

В итоге не испытываю описаных тобой проблем.
avatar
Я очень люблю Trello, но зачем его испольщовать для личных задач?
А почему бы и нет? :) Собственно пост выше и есть моя попытка ответить на вопрос «почему». Мне кажется аргументы там есть.

Неужели они у тебя так сильно завязаны на поток?
Не уверен, что мы говорим об одном и том же, но я думаю, что наблюдение и контроль за потоком задач в любом проекте способно сильно увеличить его шансы на успех. Мне нравится наблюдать эту движуху слева-направо, в ней есть логика. И к тому же это очень мотивирует — видеть как твои Идеи регулярно превращаются в Done.

Конечно, как и во всем, это дело вкуса. Я знаю одно: в моем случае Trello работает лучше, чем любой другой инструмент до этого, а уж я их перепробовал… Собственно поэтому я и решил рассказать о нем.
avatar
Ну так в том то и дело, что я из поста не понял, зачем использовать Trello для личных задач :) Потому что почти все, описанные тобой преимущества Trello на мой взгляд являюттся не его преимуществами, а скорее некорректной работой с GTD-шными планировщиками :)

Например,
Туду списки не способствуют проактивности. Скорее они приучают реагировать на всплывающие задачи, причем чаще всего на те, что находятся на грани дедлайна. Ситуация, когда вы заглядываете в свой туду список, чтобы узнать, что горит сильнее всего — извините, это не приоритезация. Мой workflow в Свежем Молоке грешил чем-то подобным.

Что TODO-списки, что задачи в Trello или где-либо еще сами по себе не способствуют проактивности :) У меня почему-то задачи выполняются тогда, когда это мне надо, иногда это «на грани дедлайна», чаще — нет. Просто заранее нужно планировать. Более того, за счет использования контекстов (такого, как популяризируют Asian Efficiency, а не как было в старой книге Девида Аллена) ты очень удобно можешь подьирать себе не критичные задачи, когде появилась «свободная минутка», например.
Если у тебя задача в GTD-инструменте постоянно висит открытая и находится в процессе — значит это уже не задача, а целый проект (последовательность задач) скорее всего. Значит и записывать, наверное, стоит не только конечную цель, а и промежуточные, чтобы легко было планировать время.

Ну а в остальном согласен, что дело вкуса… Ну и еще очень зависит от характера задач. Например, я управленец — у меня очень много задач и, в основном, достаточно мелких. В то же врмя у сисадмина, например, задач скорее всего не очень много, но многие из тех кто есть — длинные и может быть удобнее отмечать их статус, вместо того, чтобы бить на более мелкие.
avatar
скорее некорректной работой с GTD-шными планировщиками
Принимается. Возможно я косячу именно в плане понимания GTD — надо освежить в памяти конспект. Хотя с другой стороны, вроде бы в том, как я пользовался Remember The Milk, не было откровенных прорех в плане GTD..?

Возможно кстати и другое. Может быть я в последнее время закрыл некие дыры в продуктивности иными средствами и методами, но переложил «вину» за это на Trello.
Или просто во мне все эти годы скрывался такой латентный Визуал:)
Так или иначе, для меня главное то, что у меня давно не было такой ясной головы в плане оперирования всеми проектами.

Что TODO-списки, что задачи в Trello или где-либо еще сами по себе не способствуют проактивности :)
Твоя правда. Это я пожалуй преувеличил. Аргумент снимается.

Но «лес среди деревьев», «приоритеты на лету» и все прочее остаются:) Я не говорю, что это возможно только в Trello, я говорю, что в Trello это именно удобнее и лучше.

Спасибо за коммент и советы!
avatar
Попробовал Trello, очень понравилось! Приятно пользоваться, всё очень наглядно плюс широкие возможности карточек. В общем, готов был даже на него перейти, но отсутствие оффлайн-режима в мобильном приложении Android зарубило эту идею на корню. Как только и если такая возможность появится, сразу перейду.
avatar
Пробовал как Trello так и kanbanflow.com — в итоге остался на последнем — более чистый(аккуратный что ли) дизайн и возможность использовать помодоро прямо в системе со статистикой по нему — перекрыли все плюшки трелло на корню, но наверно всему виной то что я использую его только для своих задач, в команде скорее всего удобнее трелло.
Спасибо за обзор)
avatar
Скажу честно, пробовал только Trello — до kanbanflow руки не дошли, хотя на сайт к ним заходил. Кстати онлайн канбан-досок довольно много — вот хороший краткий обзор многих из них, правда за 2011 год.

Согласен, если бы в Trello еще помидорки добавили — цены бы ему не было. Кстати на доске проекта активно обсуждают эту возможность.
avatar
Замечательная статья!

А я как раз искал альтернативу MyLifeOrganized, так как переехал на Mac OS.
Изначально смотрел в сторону OmniFocus и Things, однако прочитал статью и решил попробовать.

Сервис однозначно понравился, спасибо!
avatar
Вопрос: есть ли впечатления от iPad-версии, она уже доступна.
avatar
Да, мне все очень нравится, только очень не хватает возможности перемещать карточки между досками, как в веб-версии. Как только это реализуют будет вообще идеально.
avatar
Привет всем! Спасибо за комменты! Подскажите, пожалуйста, как вы делаете: сотрудник, который «берет» задачу, копирует или переносит её к себе на борд «сегодня» с борда проекта? Или он просто смотрит на все задачи, которые ему заасайнены?

Оставить комментарий