Em@il-манифест. Если бы каждый придерживался этих правил, на земле воцарилась бы Inbox-нирвана

• Пожалуй, главная проблема электронной почты в том, что люди считают, что это обычная почта, только в электронном виде.
• На самом деле, это не так. Когда вы составляете имейл, вы пишете не обычное письмо.
• Немногие умеют отправлять действительно эффективные сообщения.
• К примеру, имейлы нужно разбивать не на абзацы, а на пункты.
• Также вы не всегда должны помещать свой ответ сверху над полученным письмом.
• Многие из следующих советов уже давно широко используются в научном сообществе, где дискуссии с помощью электронной почты ведутся не первое десятилетие.

Краткость

• Имейл должен быть максимально кратким.
• Чтобы привыкнуть к этому, попробуйте хотя бы неделю придерживаться правила пяти предложений.
• Оттачивайте мастерство написания кратких и точных сообщений в Твиттере.

Тема письма

• Тема письма должна быть информативной, но в то же время постарайтесь уложиться в 72 символа.
• Если смысл письма целиком умещается в тему, просто оставьте тело письма пустым.
• В этом нет ничего грубого или некультурного.
• Если вы настаиваете, что это грубо, просто добавьте «Спасибо!» в тело письма.
• Если ваше письмо поместилось в тему, адресат сможет обработать его одним кликом, что увеличивает вероятность ответа.
• Если адресат получает сотни писем в день, лишний клик имеет значение.
• Если содержание имейла не умещается в тему письма, в нее рекомендуется включить наиболее важные детали, такие как дата, время и место встречи, ключевая задача или дедлайн.

• Например, не пишите в теме «Не забудьте о совещании».
• Напишите «Совещание с X. Дата: 23.06.2013».
• Одним словом, тема письма должна быть достаточно информативной, чтобы увидев ее, адресат мог сразу оценить приоритет и отреагировать.

Пункты вместо абзацев

• Абзацы полезны при написании эссе.
• При составлении имейла гораздо эффективнее разделять текст на пункты.
• После каждой важной мысли или вопроса стоит оставлять пустую строку.

• К примеру, не отправляйте такое сообщение:

У меня появилась пара идей относительно использования X для Y.
Как вы думаете, это возможно? Кажется, сделать X без помощи W не
получится. Также я считаю, что мы могли бы попробовать A. Я просмотрел
документ об B. А вы читали его? Мне понравился Q, потому что R, S и 
T.

• Лучше напишите это письмо следующим образом:

У меня появилась пара идей относительно использования X для Y.
Как вы думаете, это возможно?
- Кажется, сделать X без помощи W не получится.

Также я считаю, что мы могли бы попробовать A.

Я просмотрел документ об B. А вы читали его?

Мне понравился Q, потому что
(1) R; 
(2) S; и 
(3) T.

• Так, ваш текст приобретёт четкую структуру.
• Стратегические пробелы помогают не отпугнуть адресата и способствуют его вниманию.

Отвечайте по пунктам

• При ведении дискуссий по электронной почте не следует сразу, в самом начале своего сообщения, отвечать на все вопросы из полученного письма.
• Лучше цитируйте отдельные пункты письма и пишите свои ответы непосредственно под ними.

• Не пишите так:

Вы не сможете использовать X для Y, но у вас получится
Y с помощью U и V. По поводу X и W, вы, скорее всего, правы. 
Решено, мы попробуем A. Я не видел этого документа. Не могли бы 
вы его прислать? Q действительно неплох, но R слишком дорого 
нам обойдется, а S займет слишком много времени. T вполне 
выполнимо.
Ваш собеседник написал:
> У меня появилась пара идей относительно использования X для Y. Как
вы думаете, это возможно?
> Кажется, сделать X без помощи W не получится. Также 
я считаю, что мы могли бы попробовать A. Я              
> просмотрел документ о B. А вы читали его? Мне понравился Q, потому
что R, S и T.

• Лучше попробуйте такой формат:

> У меня появилась пара идей относительно использования X для Y.
Как вы думаете, это возможно?
Нет, но вы можете использовать U и V вместо X.

> Кажется, сделать X без помощи W не получится.
Совершенно верно.

> Также я считаю, что мы могли бы попробовать A.
Договорились.

> Я просмотрел документ о B. А вы читали его?
Нет. Не могли бы вы его прислать?

> Мне понравился Q, потому что
Мне тоже понравился.

> R, 
Слишком дорого.

> S и 
Это займет слишком много времени.

> T.
Вот это вполне выполнимо.

Исключения

• Если ваш ответ относится к письму в целом, а не к какой-то конкретной части, то пишите его прямо над полученным имейлом.
• Если вы хотите ответить на определенный фрагмент письма, просто удалите весь лишний текст, который не относится к тому, на что вы отвечаете.

Призыв к действию

• Если вы призываете адресата к определенному действию, то разместите такой призыв в самом начале, вместо того, чтобы запрятать его в теле сообщения.
• Дело в том, что многие сервисы для работы с электронной почтой включают функцию предпросмотра начала письма, что увеличивает вероятность того, что адресат увидит эту наиболее важную его часть.

• Таким образом, придерживайтесь следующей структуры:

Призыв к действию: Отправьте список номинантов на премию X до Y числа.
Информация о том, кто может быть номинирован на премию X.

• Вместо такой:

Информация о том, кто может быть номинирован на премию X.
Не могли бы вы прислать список номинантов на премию X до Y числа?

Расположение пунктов

• Представьте, что получатель вашего письма прочтет только первые пять строк имейла. Такое вполне может быть, поэтому вы должны подготовиться.
• Постарайтесь уместить все основные пункты именно в первые пять строк.
• Пункты письма должны быть расположены в порядке значимости, начиная с наиболее важных.

Выбор получателей

• Для составления ответа, лучше всего воспользоваться опцией «Ответить всем».
• Закончив написание письма, заново оцените список получателей, оставив только тех из них, кому действительно необходимо получить ваше сообщение.

Разделение по темам

• Когда вы пишете человеку о нескольких абсолютно разных темах, есть смысл посвятить каждой из них отдельный имейл.

Этикет

• При написании электронных писем не забывайте о таких важных словах как «пожалуйста» и «спасибо».
• И напоследок: иногда «Спасибо!» служит гораздо более искренним завершением имейла, чем «Искренне ваш, …».