Em@il-манифест. Если бы каждый придерживался этих правил, на земле воцарилась бы Inbox-нирвана


  • Пожалуй, главная проблема электронной почты в том, что люди считают, что это обычная почта, только в электронном виде.
  • На самом деле, это не так. Когда вы составляете имейл, вы пишете не обычное письмо.
  • Немногие умеют отправлять действительно эффективные сообщения.
  • К примеру, имейлы нужно разбивать не на абзацы, а на пункты.
  • Также вы не всегда должны помещать свой ответ сверху над полученным письмом.
  • Многие из следующих советов уже давно широко используются в научном сообществе, где дискуссии с помощью электронной почты ведутся не первое десятилетие.

Краткость


  • Имейл должен быть максимально кратким.
  • Чтобы привыкнуть к этому, попробуйте хотя бы неделю придерживаться правила пяти предложений.
  • Оттачивайте мастерство написания кратких и точных сообщений в Твиттере.

Тема письма


  • Тема письма должна быть информативной, но в то же время постарайтесь уложиться в 72 символа.
  • Если смысл письма целиком умещается в тему, просто оставьте тело письма пустым.
  • В этом нет ничего грубого или некультурного.
  • Если вы настаиваете, что это грубо, просто добавьте «Спасибо!» в тело письма.
  • Если ваше письмо поместилось в тему, адресат сможет обработать его одним кликом, что увеличивает вероятность ответа.
  • Если адресат получает сотни писем в день, лишний клик имеет значение.
  • Если содержание имейла не умещается в тему письма, в нее рекомендуется включить наиболее важные детали, такие как дата, время и место встречи, ключевая задача или дедлайн.
  • Например, не пишите в теме «Не забудьте о совещании».
  • Напишите «Совещание с X. Дата: 23.06.2013».
  • Одним словом, тема письма должна быть достаточно информативной, чтобы увидев ее, адресат мог сразу оценить приоритет и отреагировать.

Пункты вместо абзацев


  • Абзацы полезны при написании эссе.
  • При составлении имейла гораздо эффективнее разделять текст на пункты.
  • После каждой важной мысли или вопроса стоит оставлять пустую строку.
  • К примеру, не отправляйте такое сообщение:

У меня появилась пара идей относительно использования X для Y.
Как вы думаете, это возможно? Кажется, сделать X без помощи W не
получится. Также я считаю, что мы могли бы попробовать A. Я просмотрел
документ об B. А вы читали его? Мне понравился Q, потому что R, S и 
T.

  • Лучше напишите это письмо следующим образом:

У меня появилась пара идей относительно использования X для Y.
Как вы думаете, это возможно?
- Кажется, сделать X без помощи W не получится.

Также я считаю, что мы могли бы попробовать A.

Я просмотрел документ об B. А вы читали его?

Мне понравился Q, потому что
(1) R; 
(2) S; и 
(3) T.


  • Так, ваш текст приобретёт четкую структуру.
  • Стратегические пробелы помогают не отпугнуть адресата и способствуют его вниманию.

Отвечайте по пунктам


  • При ведении дискуссий по электронной почте не следует сразу, в самом начале своего сообщения, отвечать на все вопросы из полученного письма.
  • Лучше цитируйте отдельные пункты письма и пишите свои ответы непосредственно под ними.

  • Не пишите так:

Вы не сможете использовать X для Y, но у вас получится
Y с помощью U и V. По поводу X и W, вы, скорее всего, правы. 
Решено, мы попробуем A. Я не видел этого документа. Не могли бы 
вы его прислать? Q действительно неплох, но R слишком дорого 
нам обойдется, а S займет слишком много времени. T вполне 
выполнимо.
Ваш собеседник написал:
> У меня появилась пара идей относительно использования X для Y. Как
вы думаете, это возможно?
> Кажется, сделать X без помощи W не получится. Также 
я считаю, что мы могли бы попробовать A. Я              
> просмотрел документ о B. А вы читали его? Мне понравился Q, потому
что R, S и T.

  • Лучше попробуйте такой формат:

> У меня появилась пара идей относительно использования X для Y.
Как вы думаете, это возможно?
Нет, но вы можете использовать U и V вместо X.

> Кажется, сделать X без помощи W не получится.
Совершенно верно.

> Также я считаю, что мы могли бы попробовать A.
Договорились.

> Я просмотрел документ о B. А вы читали его?
Нет. Не могли бы вы его прислать?

> Мне понравился Q, потому что
Мне тоже понравился.

> R, 
Слишком дорого.

> S и 
Это займет слишком много времени.

> T.
Вот это вполне выполнимо.

Исключения

  • Если ваш ответ относится к письму в целом, а не к какой-то конкретной части, то пишите его прямо над полученным имейлом.
  • Если вы хотите ответить на определенный фрагмент письма, просто удалите весь лишний текст, который не относится к тому, на что вы отвечаете.

Призыв к действию


  • Если вы призываете адресата к определенному действию, то разместите такой призыв в самом начале, вместо того, чтобы запрятать его в теле сообщения.
  • Дело в том, что многие сервисы для работы с электронной почтой включают функцию предпросмотра начала письма, что увеличивает вероятность того, что адресат увидит эту наиболее важную его часть.
  • Таким образом, придерживайтесь следующей структуры:

Призыв к действию: Отправьте список номинантов на премию X до Y числа.
Информация о том, кто может быть номинирован на премию X.

  • Вместо такой:
Информация о том, кто может быть номинирован на премию X.
Не могли бы вы прислать список номинантов на премию X до Y числа?

Расположение пунктов


  • Представьте, что получатель вашего письма прочтет только первые пять строк имейла. Такое вполне может быть, поэтому вы должны подготовиться.
  • Постарайтесь уместить все основные пункты именно в первые пять строк.
  • Пункты письма должны быть расположены в порядке значимости, начиная с наиболее важных.

Выбор получателей


  • Для составления ответа, лучше всего воспользоваться опцией «Ответить всем».
  • Закончив написание письма, заново оцените список получателей, оставив только тех из них, кому действительно необходимо получить ваше сообщение.

Разделение по темам

  • Когда вы пишете человеку о нескольких абсолютно разных темах, есть смысл посвятить каждой из них отдельный имейл.

Этикет


  • При написании электронных писем не забывайте о таких важных словах как «пожалуйста» и «спасибо».
  • И напоследок: иногда «Спасибо!» служит гораздо более искренним завершением имейла, чем «Искренне ваш, …».

Из блога Мэта Майта

Еще полезно прочитать по теме:

«Прокачиваем навык написания деловых писем. Законы, хитрости, инструменты»

«Как я постиг Дзен в работе с Gmail. Система фильтров и другие фишки»

«Практический опыт тонкой настройки и использования Gmail для совместной работы»

5 комментариев

avatar
Спасибо за перевод. Ряд очень полезных рекомендаций, статья — отличная систематизация практик email-общения.
В то же время, некоторые рекомендации накладывают большие ограничения. Если их принять буквально и не раздумывая, они могут снизить эффективность переписки.
К примеру, далеко не всю информацию можно запихнуть в five.sentenc.es, как и далеко не все твиты информативны из-за своей краткости. Дзен-подход five-, two-, no.sentenc.es может распугать своей продуктивностью партнеров и клиентов.
avatar
Присоединяюсь к благодарности за перевод.
По сути статьи:
1. Безапелляционность автора статьи — улыбает :) (призыв уложиться именно в 72 (а не в 68 и не в 140) без последующих объяснений — особого доверия не вызывает)
2. Как говаривал один мой знакомый: «универсальный инструмент всегда хуже специального». И если автор статьи не потрудился дифференцировать инструменты/рекомендации по типам е-мейлов… Это, ИМХО, характеризует статью не с лучшей стороны.
3. Отдельные «фишки» — безусловно, приму на вооружение. И пересмотреть/переосмыслить мои стандарты (шаблоны) е-мейлов — статья мне помогла.
Еще раз спасибо переводчику :)
avatar
Спасибо за перевод.

К этому я бы добавил некоторые идеи, в том числе, почерпнутые при обучении на Стратоплане:

— на письма нужно отвечать; один день это нормальный срок для ответа, больше – уже невежливо;
— еще мне кажется полезным совет – сначала написать текст письма, потом тему, и лишь затем адресатов, чтобы не отправить случайно недописанное письмо;
— еще хорошей практикой может быть договоренность о тэгах в начале темы, связанных с проектом, над которым идет работа – так легче их сортировать и искать нужные письма – вне зависимости от используемой системы GTD;
— просто перечитайте письмо перед отправкой – опечатки в деловых еще никому не прибавили очарования;
— внимательней стоит относиться к шуткам и метафорам в письмах. далеко не всегда они адекватно воспринимаются. Пример: на мой запрос “Можете в двух словах сказать – как дела с системой”, начальник программистов ответил “Система существует” (правда это было в скайпе, а не в письме);
— ну и еще- никогда не отправляйте ругательных писем сразу, на эмоциях; надо дать таким письмам отлежаться.

Еще о письмах:

— В свое время меня поразило, что Льюис Кэрол когда писал письмо (а написал он их ого-го) он сначала придумывал тему письма, потом выбирал подходящий лист бумаги и исписывал его полностью. Вот некоторые его советы, в юмористическом ключе.

— Из более свежих классиков, понравилось не вполне очищенные от мата правила пользования электронной почтой от Влада Балина

Заметка в моем блоге.
Последний раз редактировалось
avatar
Спасибо за отличное дополнение!
На советы Льюиса Кэрола ссылка битая
Вы пытаетесь сделать что-то не вполне верно.
Вот, точно:
Такого дневника не существует
avatar
Да. Можно поправить?
mag---charodey.diary.ru/p61315508.htm

Оставить комментарий