Философия GTD. Взгляд члена сообщества GTD Connect – 2 часть

GTD
Во второй части поста рассматриваются основные ошибки при работе со списками и календарем, вопросы ведения «to do» листов, а также описан личный опыт выбора эффективных инструментов для реализации GTD.
Первая часть.
Приблизительный размер поста ≈ 4 страницы.

 
 
 
Календарь, «Следующие действия», «Когда-нибудь, возможно»
Самая распространённая ошибка начинающих в GTD – недооценка списка «Когда-нибудь, возможно». Обычно она проявляется тогда, когда список «следующие действия» состоит из ста пунктов, а список «Когда-нибудь, возможно» из десяти. На самом деле, должно быть с точностью наоборот. В качестве проверки этой теории на точность можно провести недельный хронометраж и просчитать, сколько из запланированных действий удалось качественно сделать.

Ошибка состоит в том, что в списке не отводится времени на незапланированную работу и на планирование своей работы. Так же, как у нас есть планы на жизнь, так и у жизни есть планы на нас. И узнаем мы об этих планах лишь завтра.

В списке задач невозможно прописать все события завтрашнего дня. Звонок недовольного клиента, просьба коллеги помочь с отчетом, спонтанное собрание у шефа – это все тоже ваши задачи, для которых стоит оставлять себе «пространство для маневра». Оставлять свободное время, чтобы иметь возможность заняться свалившимися задачами без чувства вины перед собой за то, что не выполнены задачи из «to do» списка на день.

GTD выступает против ведения дневного «to do» списка. Прописанный «to do» список означает взятые на себя обязательства выполнить эти дела именно в этот день. Если вы по каким-то причинам (даже не зависящим от вас) не смогли выполнить запланированные задачи – вас ждет внутреннее напряжение. О том, как собственноручно написанный текст влияет на психику человека писал известный психолог Р. Чалдини в книге «Психология влияния».

Поэтому все задачи, которые не привязаны к определенной дате, попадают в список «следующие действия». И это не «to do» лист на день! Этот список служит подсказкой, что вам стоит делать, как только у вас появилось свободное время и энергия.

Все задачи, которые действительно привязаны к времени (поздравить друга с днем рожденья, рабочая встреча, отправка отчета) записываются в календаре. Сам формат календаря подразумевает ограниченность списка возможных дел. Эта особенность календаря позволяет сразу увидеть, если есть несколько несовместимых дел, или если ваш день перегружен.

Для того, чтобы определить как рассортировать задачи по календарю, спискам «Следующие задачи», «Когда-нибудь. Возможно» существует недельный обзор. Во время Недельного обзора вы просматриваете всю свою систему (области фокуса, проекты, «следующие действия», «когда–нибудь, возможно»), определяете свои активные проекты и действия, а остальное откладываете. Этот осознанный выбор даст вам возможность сфокусироваться на первоочередных вещах, и не думать об остальных до следующего Недельного обзора.

Моя реализация системы
В свое время я перепробовал много различных «to do» менеджеров, как с форматом списка, так и с опцией Канбан доски.

Месяц назад пришел к выводу, что «to do» менеджер не может работать с полной GTD системой. Когда во время недельного обзора я открывал MyLifeOrganized и видел экран, весь заполненный текстом, сразу хотелось в ужасе его закрыть. В итоге я попробовал перейти на ведение системы с помощью майндмап MindManager.

Плюсы:
  • Возможность графически оформлять карту на свой вкус: шрифты, изображения, стрелки и т.д.
  • Удобство обзора большого количества различных списков.
  • Удобная возможность группировать списки проектов с привязкой к «сферам фокуса» (уровню 20 000 футов).
  • Возможность использования разных меток и фильтров
Минусы:
  • Медлительность. Большая карта грузится несколько секунд.
  • Не понятно как настроить синхронизацию с google calendar.
  • При использовании фильтров все равно показываются «родительские» задачи. Это загромождает место и отвлекает, когда находишься в потоке выполнения задач.

В итоге я пришел к выводу, что стоит вести гибридную систему. Благодаря обзору doit (http://betteri.ru/post/kak-i-pochemu-ya-ispolzuyu-task-menedzher-doitim.html) начал пользоваться этим сервисом.

На сегодняшний день я пользуюсь такими инструментами:

  • В MindManager хранится общий вид системы: все «сферы фокуса», список всех проектов, + список «Когда–нибудь, возможно». Открываю его раз в неделю во время Недельного обзора.философия GTD
  • Doit. Здесь работаю со всеми активными проектами и «следующими действиями». На сегодня у меня 8 проектов (5 рабочих и 3 личных), которые являются приоритетными на эту неделю.философия GTD
  • Evernote. Хранилище справочной информации, средство отложенного чтения, и универсальный инбокс. В качестве средства сбора информации чаще всего использую Web-Clipper, диктофон и фотозаметки в андроид клиенте для смартфона. Для организации отложенного чтения использую список «to read (view)» (например для статей с betteri) и «to view (Long)» (куда, например, попадают интересные курсы с www.coursera.org/ ) .философия GTD
  • Канбан-доска. Осталась от эпохи увлечения канбан таксменеджеров. Здесь находятся повторяющеюся задачи: занятия спортом, заучивание новых иностранных слов; а также задачи без срока выполнения: «пройти книгу Grammar progressive du francais», «пройти курсы по Labwindows, Ultrafast optics», и «прочитать Братьев Карамазовых».философия GTD
  • В Evernote я также веду дневник, куда каждый день записываю 3 вещи за которые благодарен жизни (для развития общего оптимизма), 3 вещи за которые благодарен себе (совет Радислава Гандапаса www.radislavgandapas.com) и что запомнилось за этот день. Так же есть список, что запомнилось за месяц и за год. Я использую эти списки, чтобы подводить итоги за год.философия GTD
Post Scriptum
Я не поверю в полноту описания системы, пока не указаны ее возможности и что именно ее ограничивает. На мой взгляд, методика GTD – идеальный инструмент, но ее использование часто упирается в «человеческий фактор».

Приведу несколько примеров, когда ограничивается эффективность на одном из шагов GTD workflow:
  • Первая стадия GTDworkflow – сбор. Этот пункт определяет наличие честности перед собой и определенной храбрости. Думаю, вы знакомы с 5 стадиями принятия проблемы: отрицание, гнев, торг, депрессия, принятие. Отличная статья об этих реактивных реакциях вышла на хабре habrahabr.ru/post/152955/. Пока вы не сможете дойти до стадии принятия, вы не сможете запустить процесс GTD workflow. Поэтому эффективное использование GTD подразумевает принятие утверждения: «У меня нет проблем – у меня есть проекты».
  • Вторая стадия GTD workflow – обработка. GTD может подвести вас к принятию решения, но не может подсказать какое решение будет самым эффективным. Это определяется лишь вашим опытом и мудростью.
  • Пятая стадия GTD workflow — «Сделать». Эффективность на этом шаге ограничивается вашей способностью выполнять задачи, а именно навыками и энергичностью. Какой бы хорошей ни была ваша система GTD, вы не сможете быстро писать статьи, не владея десятипальцевым методом печати.
Для поддержания энергии советую прочитать «Жизнь на полной мощности» Тони Шварца. Это поможет вам выстроить уровень сфер фокуса (20 000 футов Горизонтов фокуса).

Использование GTD напрямую связано с личностным ростом. Выполняя простые и понятные действия GTD workflow, вы развиваете свои личностные качества. Они позволяют вывести вашу систему GTD на новый уровень. На новом уровне ваша система GTD опять потребует от вас новых личностных качеств, и виток повторится снова.

Если после прочтения этого поста вы решили начать использовать GTD, то будут полезны эти три простых шага для построения личной системы GTD:
  1. Выпишите 3 вещи, которые занимают ваше внимание;
  2. Определите, что вы хотите получить в результате;
  3. Определите, какое конкретное следующее действие вы предпримете.
Повторяйте эти шаги, старайтесь их оптимизировать и уже через несколько месяцев у вас будет полноценная система.

Также советую прочитать книгу «Make it all work» и заглянуть на GTD connect. Там можно воспользоваться 14 дневным бесплатным доступом https://secure.davidco.com/connect/free/14days

Надеюсь, что моя статья была вам полезна, и рад буду ответить на вопросы.
Также прикрепляю свой майндмап-конспект, который делал, читая книги Аллена — возможно кому-нибудь пригодится (GTD.jpg, GTD.xmind).

Wish you to win at the game of work and business of life :)

25 комментариев

avatar
GTD выступает против ведения дневного «to do» списка. Прописанный «to do» список означает взятые на себя обязательства выполнить эти дела именно в этот день.
Как часто ты думаешь, что знаешь что-то, а на самом деле заблуждаешься. Я только недавно путем проб и ошибок тоже пришел к такому разделению (хотя книгу GTD перечитывал неоднократно): следующие действия + календарь. В календаре — самый минимум, но must do. В следующих действиях — все остальное в порядке очереди по приоритету.
Вести ежедневный список дел с привязкой к дате — ОЧЕНЬ сложно, т.к. срыв дедлайнов практически неизбежен, по причинам, которые выше указал Андрей.
avatar
У меня список Today всегда так плотно забит, что список следующих практически никогда непроверяю. Плюс запланированное действие дает толчок к тому, чтобы сделать его. Стивен Кови советует в начале недели планировать несколько сложных задач, якобы спланировать изначально легко, а потом уже не отвертеться.

Спасибо за майнд карту, просматривать перед еженедельным обзор самое то :)
avatar
Evernote. Хранилище справочной информации, средство отложенного чтения, и универсальный инбокс… Для организации отложенного чтения использую список «to read (view)» (например для статей с betteri)

Недавно решил отказаться от списка «to read» в его обычном понимании. Ведь со временем этот список всегда превращатся в свалку. К тому же, когда собираешься что-то прочитать из этого списка, приходится тратить некоторое время на поиски нужной книги/статьи. И само ощущение, что прежде чем начать читать нужно для начала найти источник, избавляет от желания читать прямо сейчас. И чтение откладывается.

Что касается статей, полностью перешел на сервис Readability + плагин для Google Chrome + приложение для iPad (с автоматической синхронизацией между устройствами). Статьи, на прочтение которых уходит больше 2-х минут читаю теперь только через этот сервис (статьи не подпадающие под этот критерий стараюсь читать сразу, и не убираю вкладку из браузера, пока не прочел или осмысленно не отказался от прочтения). Если в процессе чтения в Readability статья оказалась бесполезной — сразу ее удаляю. Если полезная или интересная, но возвращаться к ней не планирую, то после прочтения перемещаю ее в архив. Если же вижу, что статья представляет собой ценность и к ней стоит еще как минимум один раз вернуться (как, например, к половине статей на betteri.ru), то помечаю ее избранной, архивирую и тут же добавляю копию в Evernote.

Что касается книг, то здесь еще проще. Завел в корне Dropbox специальную папку Books. Внутри нее — три папки: Возможно, Прочитать, Прочитал (названия не окончательные, пока провожу эксперимент). Смысл этих папок примерно тот же, что и при работе с сервисом Readability. В папку Возможно кидаю все книги, которые при очередном обзоре могут быть либо удалены, либо могут попасть в папку Прочитать. Папка Прочитать содержит то, что следует прочитать в ближайшее время. В ней желательно держать не более 5-10 книг. Чем меньше, тем лучше. В папку Прочитал, соответственно, попадают книги из папки Прочитать после их прочтения. Список прочтенных книг также важен, т.к. время от времени возникает необходимость быстро найти название/автора прочитанной книги, найти «некую полезную идею» в «какой-то недавно прочитанной книге», либо еще раз перечитать книгу.

От списка «to read» в Evernote избавился окончательно и испытываю от этого лишь чувство облегчения :) Процесс чтения стал более простым (самое подходящее слово), на фоне не висит постоянная мысль о бездонной «свалке». Получилась полуслучайная реализация GTD для процесса чтения (с инбоксом, с обзорами, с правилом 2-х минут и т.п.). Пока это эксперимент, конечно нужно оптимизировать, но результатом полностью удовлетворен.

Буду рад, если расскажете по поводу того, как организованы вашие «to read» списки.
avatar
Спасибо за рассказ о Вашей системе отложенного чтения.
Хотя не очень понимаю, почему нужно искать статью (книгу) в списке to read. Ведь если пользоваться веб-клиппером Еверноут, он сохраняет ссылку на исходную статью.
Для ведения списка книг для прочтения уже давно использую обычный эксель файл. В нем книги поделены на различные тематики и находятся в разных листах. В каждом листе три колонки — автор, названия, примечания. В примечаниях обычно пишу, кто порекомендовал эту книгу и чем она интересна. Так же цветом отмечаю, находится ли она уже в моей папке Дропбокса.
В последнее время решил отказаться от чтения статей на экране монитора. Поэтому печатаю статьи в pdf файл с помощью doPDF, после собираю их вместе в один пдф файл и закидываю на киндл. Этот метод конечно не хай-тек, но амазон не оставил другого выбора владельцам Kindle DX.
avatar
Не уверен, что мой совет уместен. Тем не менее это может быть полезно. Для Kindle, я пользуюсь сервисом www.klip.me/, который раз в неделю отсылает мне на Kindle новые статьи в RSS ленте. Вот на лайфхакере статейка: lifehacker.ru/2011/12/08/klipme/
Есть возможность просто выделять нужную статью и слать на Kindle, но тогда он просто превратится в мусорку…
avatar
Я как раз от всего этого избавлялся. Чтобы были не ссылка на статьи/книги, а уже готовые исходники. И сразу в оптимизированном для чтения формате. Открываешь на любом устройстве и тут же можешь читать, с уже настроенным фоном, цветом и размером шрифта, очищенное от рекламы, элементов навигации сайта и прочей шелухи. Только чистый текст и картинки. Если у вас Kindle, то советую посмотреть на Readability, там есть возможность отправлять эти самые оптимизированные для чтения статьи и на Kindle.

С книгами чуть сложнее. Они могут быть в разных форматах, искать и покупать их приходится в разных местах. В Dropbox в папку Books кидаю, когда получается найти оригинал книги прежде всего в pdf или doc. А затем, благодаря Dropbox, могу лёжа на диване открыть любую книгу (также как и статьи) с помощью любимой именно для используемого устройства программы. И не нужно предварительно открывать Evernote, выискивать название или ссылку на книгу, затем искать ее или покупать и т.п. Все это уже проделано на предварительном этапе отбора.

Тут еще дело в том, что когда добавляешь название и автора в список в Evernote (или куда-нибудь еще), то это как раз приводит к постепенному превращению списка книг в свалку (по крайней мере у меня). Если же все предварительно обрабатывать, как я описывал в предыдущем комментарии, то количество «претендентов» попасть в папку Прочитать резко сокращается. Так получается, что отбираются только действительно стоящие прочтения книги. Этого результата я и добивался :) Еще момент: когда нахожу исходник книги, то обычно хватает 2-5 минут, чтобы открыть его и пробежаться глазами по оглавлению и по страницам. На этом этапе книги также часто отсеиваются.
avatar
Спасибо за советы, но у меня Kindle DX. А на него амазон к сожалению забил. То есть не выпускает новые версии прошивки, необходимые для работы с сервисами Readability и klipme. Взломанную прошивку ставить не хочу из-за риска убить ридер.
Делаете ли вы конспект интересной книги? Если да, то в каком виде. Я иногда делаю конспект в виде майндмап в Xmind.
avatar
Пока не делаю, но планы есть. Хорошо бы здесь на эту тему кто-нибудь статью написал. Писать отчет о каждой прочитанной книге в дневнике типа ЖЖ, как делают некоторые, считаю излишним. А вот майндмап — интересный вариант.
комментарий был удален
avatar
Отличное продолжение отличной статьи! Много читал про GTD, и от отца-основателя, и от толкователей. Но первый раз вижу такую четкую и понятную «выжимку». Приятно читать, т.к. сам буквально недавно дошел до многих вещей, о которых вы пишете.
avatar
Если я правильно понимаю, первые три абзаца разъясняют неэффективность использования ежедневного списка дел из-за возможного появления внезапных дел в течение дня, которые нельзя предугадать (поправьте меня, если это не так). Но также (если я опять-таки правильно понимаю), GTD говорит о том, что список «следующие действия» должен состоять из дел, не зависящих от времени и не имеющих приоритет.

Этот список служит подсказкой, что вам стоит делать, как только у вас появилось свободное время и энергия.

Мне не понятно, как GTD рекомендует обрабатывать задачи, которые являются приоритетными в текущей рабочей деятельности — это те задачи, которые могут появиться внезапно во время рабочего дня и не зависят от нас (аля срочно расчитать сроки выполнения проекта по разработке ПО, или поднять багтрекер). Стоит ли выделять для такого рода задач отдельное хранилище?
avatar
Очень непростой вопрос, заставил сесть и задуматься.
Вы привели пример — «срочно расчитать сроки выполнения». Если в формулировке задачи есть «срочно», то значит у нее есть срок (то есть дедлайн), и она должна попадать в календарь.
Нет однозначного вопроса на вопрос — «Помещать ли неожиданно свалившуюсю задачу в списки?». Все зависит от конкретной ситуации, и вашего уровня доверия к системе. Цель — получить возможность спокойно сфокусироваться на одной задаче, зная что все остальные дела определены, и могут какое-то время подождать. Если на Вас свалилась одна задача — Вы можете сразу приступить к ее выполнению. Если же свалилось сразу 5 задач — тогда стоит определить самую неотложную и важную( в этом может помочь календарь + список проектов и зон фокуса), а остальные поместить в инбокс.
Если задачи помещения в инбокс недостаточно для вашего внутреннего комфорта — можно использовать списки «Аврал!», «Горим!», «Взято на контроль ставкой», и использовать различные напоминания (смс, e-mail).
avatar
Благодарю, Вас, за отклик. Ответ весьма аргументирован.
Нет однозначного вопроса на вопрос — «Помещать ли неожиданно свалившуюсю задачу в списки?»
Наверное имелся ввиду однозначный ответ :)

Вы не могли бы также развеять мои сомнения по поводу «списка следующих действий» и списка «когда-нибудь» — правильно ли я понимаю, что в «список следующих действий» следует заносить виды деятельности, обязательно несущие интерес для владельца системы и необязательно представляющие интерес для его работадателя, например? И еще, помятуя Ваши соображения по поводу того, что большинство людей «застревает» с GTD из-за неумения пользоваться списком «когда-нибудь» и «списком следующих действий» — говорит ли это о том, что перед тем, как определить дальнейшее местоположение вновь появившегося дела надо задать себе какой-нибудь вопрос, который в 80% случаев определит, что дело требуется разместить в «когда-нибудь»?
avatar
правильно ли я понимаю, что в «список следующих действий» следует заносить виды деятельности, обязательно несущие интерес для владельца системы и необязательно представляющие интерес для его работадателя, например?
Если система лично Ваша, то и все действия должны быть важны лично Вам, а не стороннему человеку. Если вы живете по принципам «экологичности» ( то есть поддержки гармонии с окружающими), то эти действия, как минимум, должны не противоречить работодателю. А идеале совпадать с его ожиданиями от вас.
avatar
еред тем, как определить дальнейшее местоположение вновь появившегося дела надо задать себе какой-нибудь вопрос, который в 80% случаев определит, что дело требуется разместить в «когда-нибудь»?
Перед тем как поместить дело в список, следует его обработать по правилам второго шага GTDworkflow «Обработка». То есть обдумать желаемый результат, соотнести со спискам текущих проектов, зон фокуса, жизненных ценностей. И это даст ответ стоит ли это дело вносить в «следующие действия» либо отложить в «Когда-нибудь»
avatar
Спасибо огромное, все очень доходчиво и обладает весьма прагматичной составляющей. Буду пробовать ))
avatar
Андрей, а не подскажешь, чем канбан удобен для повторяющихся задач? Я вот сейчас использую Trello (канбан-менеджер) и у меня именно с повторяющимися задачами там проблема: по кругу их таскать нужно или как, плюс не понятно что с датами делать… Если нетрудно, опиши чуть подробнее свой процесс работы с канбан доской и повторяющимися карточками.
avatar
Хотя идея канбан — доски мне очень понравилась, у меня не получилось настроить под себя электронный менеджер, работающий по этому принципу.
Решением стала покупка обычной доски для стикеров (с возможностью прикалывания) и превращение ее в канбан доску. В статье приведено ее фото.
Каждый пост-ит (листик бумаги) представляет собой многодневную задачу без срока выполнения. Это может быть как проект: «Прочитать биографию Вашингтона: 20% → 40% → 60 % → 80 % → 100%», так и повторяющиеся занятия: «Силовые упражнения (Ноябрь)».
Каждый раз, как позанимаюсь спортом, ставлю отметку маркером на потс-ите.
В конце месяца проверяю каждый пост-ит, считая сколько раз выполнял упражнения.
Метод конечно low-tech, но зато дает много тактильных ощущений ( ставить отметки, прикалывать новые пост-иты, перевешивать выполненнные) и визуальных: доска с разноцветными пост-итами интересно выглядит на стене и она показывает, не требуя электричества и интернет подключения :)
avatar
Твой совет натолкнул на такую реализацию в Трелло. Спасибо, в целом пока доволен!

avatar
Коллеги! :)
А разве наличие today папки в системе doit не противоречит принципу only next steps without dates? Дело, помещенное в сегодня — это же обязательсто дня! И стресс в случае невыполнения.
А папка tomorrow что значит!?
Не GTD way!

Я перепробовал целую кучу всевозможных систем GTD, и вот уже более года использую nirvanahq.com. Она единственная смогла дать нужные мне тотальные срезы по area и она true GTD :) Я просто помечаю самые важные или срочные дела звездочкой (срез Focus) и в первую очередь стараюсь делать их. А еще там есть три режима показа next.
До нирваны использовал nozbe.com, но нирвана его сделала :)
Нирвана не руссифицирована, но это не должно быть проблемой.
avatar
Помню, тестировал нирвану перед Doit.im. Не остановился на ней, потому как было глухо с мобильными приложениями. Ситуация изменилась? Бегло просмотрев блог, нашел инфу о наличии аппа для iOS.
А еще там есть три режима показа next.
Это как? :)
avatar
1) Группировка next actions по проектам и показ всех next на проект
2) Вывод списка next по одному из проекта, подталкивает делать по одному шагу по каждому проекту
3) почти такой же как втрой, но без разбивки на standalone / projects.
В нирване есть понятие параллельных и последовательных проектов, это оказывает влияние на вывод next actions.

Уже есть нирвана под андроид и iphone.
avatar
Согласен насчет вкладки Today — Нирвана получается действительно ближе к тру GTD.

А как у нее с тормозами? На doit многие в комментах жаловались на лаги постоянные.
avatar
Странно слышать про тормоза. Нирвана — html5 приложение, использует local storage. Я открываю ее в браузере, работаю в оффлайн, и она делает потом синхронизацию. Интерфейс у меня не тормозит.
avatar
А разве наличие today папки в системе doit не противоречит принципу only next steps without dates? Дело, помещенное в сегодня — это же обязательсто дня! И стресс в случае невыполнения.
А папка tomorrow что значит!?
Не GTD way!
Принцип «only next steps without dates»? А как вы живете без календаря?
Система действий GTD состоит из next actions (списка следущих действий без дедлайна) и событий в календаре. Если есть действие по проекту, у которого есть дедлайн — например «отправить во вторник отчет шефу» — то оно должно показываеться в календаре.
Doit показывает это так же в папках Today и Tomorrow. На мой взгляд удобно — не нужно каждый раз открывать календарь, можно задачи на сегодня/завтра видеть и в task manager.

Оставить комментарий