Философия GTD. Взгляд члена сообщества GTD Connect

Заблуждения о GTD, подробное толкование Горизонтов Фокуса и связки c GTD workflow от члена сообщества GTD Connect.
Приблизительный размер поста ≈ 6 страниц.
 
 
 
 
 
 
Главная идея методологии Getting things done, созданной Девидом Алленом (рус. — «Приводить дела в порядок»), – освободить свой мозг от необходимости постоянного напоминания последующих действий и использовать его для генерации идей и принятия решений.

Для реализации принципов GTD необходимо создать внешнюю систему для управления своими мыслями – в бумажном либо электронном виде.

Head is for having ideas, not for holding them. ©

Моя первая система реализации GTD была далека от идеала, и я так же испытывал сомнения, описанные в этой статье http://habrahabr.ru/post/149878/.

Прочитав книгу «Make it all work», я решил стать GTD connect member. Годовое членство в этом сообществе стоит 480 долларов (300 для студентов и представителей некоммерческих организаций), и я считаю что это грамотная инвестиция. Сообщество GTD connect дает возможность получить информацию из первых рук — как от самого Девида Аллена, так и от тренеров по GTD. Это отличная возможность понять, что ты не один в своем стремлении навести порядок в жизни – тут можно услышать успешные истории реализации GTD, получить ответы на свои вопросы.

Если вам нужно освежить знания о GTD, рекомендую этот слайдкаст (http://www.slideshare.net/Cartmendum/gtd-dev-labs2010-part-i), а так же хорошо написанную статью в википедии — http://ru.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done.

Типичные ошибки в понимании GTD и его истинная суть

Getting things done — это не техника тайм-менеджмента.

Нельзя управлять временем. Оно просто есть. Вы не можете с помощью неких шаманских действий получить из 5 минут 6, либо, не сделав эти действий из 5 минут получить 4.

Чем же тогда является GTD?

Дэвид Аллен дает такое толкование понятию управление времени:

«Управление временем – это на самом деле управление обещаниями. В конце дня ваше отношение к тому, что вы сделали (и к тому, что не сделали) напрямую связано с тем, выполнили ли вы обещания, данные самому себе. Сделали вы то, что собирались сделать? Достигли вы того, что должны бы достигнуть? Впустую потратить день — это когда вы считаете, что вы должны были заниматься чем-то другим вместо того, чем вы занимались. Сон – это не трата времени, если вы считаете, что он вам нужен. Пойти на прогулку вместо корректирования вашего стратегического плана – это не трата времени, если вы считаете, что прогулка – самое подходящее из того, что вы можете сделать в этот момент. Если же вы закончили день не сделав того, что вы обещали себе сделать – вот тогда начинаются проблемы».

GTD – это система управления обещаниями. В первую очередь обещаниями, данными себе.

Ни одна из книг и техник по тайм-менеджменту (Архангельского, Кови, Трейси) не прижилась у меня потому, что они рано или поздно приводили к внутреннему напряжению. У каждого из нас есть встроенные механизмы психики по избеганию стресса, и часто мы неосознанно саботируем следование этим техникам, просто переставая их использовать.

Методология GTD снижает стресс, именно поэтому я использую её уже больше 3 лет.

Девид Аллен долго занимался восточными боевыми искусствами. Поэтому высшую стадию владения навыком GTD он сравнивает с владением черным поясом.

Владельцем черного пояса по GTD основатель системы, считает человека, «у которого всегда горят глаза, чем бы он ни занимался».

Другими словами – человека, который постоянно переживает состояние потока. GTD – это действенный способ достигнуть потокового состояния, о котором пишет Михай Чиксентмихайи в своей книге «Поток. Психология оптимального переживания».

В самой системе есть простой критерий проверки насколько верно она работает. Если вы постоянно испытываете поток, довольны своей жизнью, вы с удовольствием и эффективно выполняете работу – ваша система GTD работает хорошо. Если же вы чувствуете напряжение либо стремление его избежать (то есть лень) – значит, GTD дала сбой и сейчас самое время подумать, что и почему пошло не так.

При этом сама система предусматривает инструмент для самокорректирования и настройки. Если вас занимает мысль — «Моя система GTD работает с ошибками», ее нужно обработать. И как любая мысль, которая вас беспокоит, она должна быть обработана по правилам GTD workflow (записана, обдумана, и связана с конкретным действием).

Фокус GTD направлен на то, насколько легко и комфортно вы себя чувствуете. А не то, сколько дел вы записали, обработали, сделали.

Что же делать с продуктивностью и достижением результатов?

Быть довольным жизнью – это не только пассивный отдых на турецком курорте. Стиснув зубы, выжать дополнительный раз штангу – это тоже удовольствие. Проработать 3 часа подряд, и получить работающий код программы – это удовлетворение собой и жизнью.

Удовлетворенность своей жизнью во многом зависит от гордости за полученные результаты. А результаты возможны только тогда, когда вы действуете и доводите до реализации собственные планы.

Именно поэтому методология Девида Аллена называется Getting things done.

Горизонты Фокуса

Мотивация для достижения цели появляется, если одновременно выполняются два условия: достижение цели представляет собой ценность, и вы верите, что можете её достичь. Вот только чаще всего наше сознание работает только над одним из этих пунктов, упуская второй. В результате, мы либо мечтаем о красивом парке и забываем, что нужно брать лопату и высаживать деревья, либо тонем в рутине ежедневных дел, и попадаем в ситуацию когда, «за деревьями леса не видно».

Так же стоит знать, что чрезмерная концентрированность на своих целях может повредить их достижению — http://99u.com/articles/7198/How-Goals-and-Good-Intentions-Can-Hold-Us-Back.

В следующий раз, когда вам будет лень что-либо делать, подумайте над тем, какое из 2 условий мотивации не соблюдено.

Горизонты фокуса отлично поддерживают мотивацию, потому что гарантируют, что и важности ваших целей, и гарантии их достижения будет уделено должное внимание.

Следуя системе GTD, решения о ваших действиях должны приниматься на 6 разных уровнях, что помогает увидеть целостную систему. Каждый из горизонтов фокуса должен быть прояснен, при этом на разных горизонтах могут быть использованы разные подходы для их анализа.

Горизонты фокуса нужны для того, чтобы определить на каком уровне вы хотите провести беседу с самим собой, либо с окружающими вас людьми.

В качестве иллюстрации горизонтов фокуса возьмем простое желание — «Записаться на хорошие курсы английского»

0 футов. Уровень текущих действий

Это все действия, которые можно выполнить физически: пойти, написать, поговорить, прописать, обдумать. Здесь главное – иметь четкое представление, как именно выполнить это действие.

Если представить выполнение действия кажется невозможным – вероятней всего речь идет о следующем уровне фокуса — проектном.

«Записаться на хорошие курсы английского» — это не «следующее действие», потому что ваша психика не знает, как это сделать с помощью одного действия. Она знает как «найти в интернете курсы», «расспросить друзей», «снять деньги с банкомата», «пойти и заплатить», и т.д. Именно такие «одношаговые» действия и должны быть определены на этом уровне.

10 000 футов. Уровень проектов

Проект – это совокупность действий, направленных для достижения конкретного результата. Проект можно пометить как «выполненный» и это условие чрезвычайно важно.
На этом уровне вы начинаете понимать ценность своих действий, потому что видите, какой результат даст вам реализация проекта. При этом прямая связка со следующими действиями дает уверенность, что вы сможете выполнить эту задачу.

«Записаться на хорошие курсы английского» — это проект, потому что включает в себя несколько последующих действий, направлен на конкретный результат и может быть выполнен в конкретных временных рамках.

20 000 футов. Области фокуса и ответственности

Здесь речь идет о сферах жизни, за которыми нужно следить, чтобы чувствовать себя комфортно. Кови называл это «жизненными ролями».

В чем состоит разница между областью ответственности и проектом? Область ответственности нельзя завершить и пометить галочкой «выполнено». Это постоянный процесс. На этом уровне нет возможность «достичь» цели. Зато четко видна ценность действий, — осознание того, что произойдет, если вы выполните свои проекты.

В случае с английским это может быть — «Хорошо говорить по-английски». Ценность этого навыка очевидна. При этом его нельзя «завершить». Этот навык нужно поддерживать постоянно.

30 000 футов. Цели

Что для вас значит «хорошо говорить по-английски?». Какие конкретные события должны произойти, что бы достичь этого «хорошо»?

Примером может быть сдача TOEFL на 110 баллов, прием на работу в англоязычную компанию.
Здесь поможет метод постановки целей по принципу ВОДКИ – цель должна быть Вдохновляющая, Ограниченная по времени, Дерзкая и Достижимая, Конкретная, Измеряемая.

40 000 футов. Видение того, каким должен быть ваш успех

Как выглядит ваше идеальное будущее?

Какое место в нем занимает английский язык?

В каком-то смысле видение (40 000 футов) похоже на сферы жизни (20 000 футов), а цели похожи на проекты.

Видение и сферы жизни обладают ценностью, а цели и проекты гарантируют возможность достижения.

При этом видение опирается на цели, а сферы жизни опираются на проекты.

50 000 футов. Призвание и ключевые ценности.

Призвание и ключевые ценности – это ваша миссия.

Мне лично для ощущения наполненности своей жизни хватает уровня 20 000 и 30 000 футов. На данный момент я лишь частично смог выстроить уровень видения (40 000 футов).

Пример использования связки GTD workflow и Горизонтов Фокуса

Для лучшей иллюстрации использования связки GTD workflow (сбор, обработка, организация, обзор, сделано) и системы горизонтов фокуса расскажу историю из своей жизни.

В январе я задумался над тем, чем еще я хотел бы заняться в новом 2012 году. Мне пришла мысль попробовать себя в сфере публичных выступлений. Эту мысль я зафиксировал на диктофон смартфона (Шаг 1. Сбор) и забыл о ней до конца дня.

Разбирая свой инбокс вечером, я обнаружил эту запись. Я обдумал, почему идея заниматься публичными выступлениями мне интересна (Шаг 2. Обработка).

Обдумывая это, я вспомнил о клубе Тост Мастерс, и решил найти о нем информацию. Так как действие короткое и понятное — сразу сделал запрос в Гугле (Правило 2 минут).
Я нашел информацию о местном клубе, который собирается каждую среду в 7 часов. Я решил сходить на заседание клуба и внес это событие себе в календарь (Шаг 3. Организация).

В воскресенье во время недельного обзора я просмотрел это событие еще раз и знал, что вечер среды занят (Шаг 4. Обзор).
В среду я был на встрече клуба (Шаг 5. Сделать)

Мне понравилось и я решил вступить в Тоастмастерс. В результате передо мной встала задача подготовиться к первой речи. Так как это требовало больше чем одного действия, у меня появился проект (10 000 футов). После него у меня было еще несколько других проектов в рамках клуба. Я также записался на тренинг по презентационным навыкам, который проводили в университете. Во время недельного обзора понял, что у меня уже с десяток проектов, которых можно объединить одной темой – «публичные выступления». В итоге сама собой появилась новая область фокуса (20 000 футов). При этом она отвечает 2 условиям появления мотивации:

1. Эта область важна для меня, потому что я уже с удовольствием ей занимаюсь. Уже есть события, люди, воспоминания и эмоции, которые с ней связаны. Это не просто несколько строчек на листке бумаги.
2. Эта область крепко стоит на списке проектов, которые гарантируют ее качественную реализацию. И я могу быть уверен, что смогу их выполнить.

Это все что нужно для мотивации – чувство значимости действий, и осознание их выполнимости. Именно поэтому область публичных выступлений служит для меня источником удовольствия и состояния потока.

Во второй части статьи, которая появится в ближайшие дни, я расскажу об особенностях работы со списком «Когда-нибудь, возможно», затрону тему «to do» листов и опишу инструменты, которыми пользуюсь для реализации GTD.