Как избавиться от бумажных носителей информации. FAQ

Paperless
Вот уже год я публикую посты на тему «Как избавиться от бумажных носителей информации», и все это время мне продолжают задавать одни и те же вопросы. Я в очередной раз убедился в этом во время своего появления на проекте “Ask an Expert” сайта lifehacker.com в качестве эксперта по «безбумажному» ведению дел. Те же вопросы я услышал позже и на Google Hangout с ребятами из Evernote. Тогда я подумал: ведь есть люди, которые уже долгое время следят за моими публикациями, и в то же время есть немало тех, для кого эта тема нова. Поэтому я решил, что выходом из этой ситуации могло бы быть создание популярного FAQ’а, который был бы в равной степени полезен как постоянным читателям, так и новичкам. Последние могут пользоваться им как руководством к действию, а те, кто имеют кое-какое представление, могут использовать его в качестве справочного материала, чтобы отвечать на вопросы начинающих. В любом случае, я решил собрать воедино ряд вопросов, которые чаще других интересуют людей, решивших перевести свою документацию в электронный формат.

1. Что нужно, чтобы начать?
Я считаю, есть четыре главных инструмента, которые помогут вам начать переход к «безбумажной» жизни:

  1. Аккаунт Evernote. Evernote – это как мой второй мозг. Это место, где я храню всю информацию. Существует несколько видов аккаунтов, в зависимости от ваших целей. В первую очередь, это базовый, бесплатный аккаунт с ограничением ежемесячного аплоуда. Вы также можете выбрать премиум аккаунт (45 $ в год), — тогда вы можете заливать до 1Гб информации в месяц, а также расширить объем заметок. (Я вот уже два года пользуюсь премиум аккаунтом). Evernote также предлагает бизнес аккаунт, который предоставляет возможность расшаривать те или иные записи для своего бизнес-окружения.
  2. Хороший, надежный сканер (см. следующий вопрос).
  3. Расшиватель для удаления скоб степлера.
  4. (По желанию) Бумагоуничтожающая машина.

2. Какой сканер вы рекомендуете?
В данный момент я использую 2 сканера.

Fujitsu Scansnap s1300i

В моем домашнем офисе стоит Fujitsu Scansnap s1300i. Это небольшой аппарат, что отнюдь не мешает ему качественно выполнять необходимую работу. Он оснащен механизмом подачи бумаги, что позволяет мне сканировать документы стопками. Он также может снимать разворот за один прогон. И что наиболее важно, всего одно нажатие кнопки – и вся отсканированная информация отправляется напрямую в Evernote.

Doxie One

Также в своей сумке я всегда ношу еще меньший аппарат – Doxie One. С его помощью я сканирую документы, которые попадают ко мне за пределами офиса. Он небольшой, легкий по весу и в использовании.

Существует огромное разнообразие сканеров – смотрите сами, выбирайте то, что подходит вам. Лично я более чем доволен вышеперечисленными агрегатами.

3. Какими еще инструментами вы пользуетесь?
Для меня, подобная практика – это стиль жизни, поэтому в моем арсенале целый ряд инструментов, которые служат этой цели. Ниже – некоторые средства и программы, которые обслуживают мой цифровой архив и делают мою жизнь немного проще. Однако прошу заметить, что я в основном пользуюсь продукцией Mac/iOS/Google Chrome. Итак, вот мой список:
  • Evernote Web Clipper (для Google Chrome). Плагин, который позволяет захватить буквально любую информацию из браузера и поместить ее в Evernote. Включая изображения и PDF файлы. Я прибегаю к нему по десять раз на дню.
  • Evernote Clearly. Этот плагин приводит веб-страницы в удобный, легко читаемый формат, а также позволяет делать пометки в документе. Затем результат отправляется в Evernote. Здесь можно почитать более подробно, как я использую Evernote Clipper и Clearly в своей повседневной деятельности.
  • Skitch. Это – программа для захвата скриншотов. Она позволяет вам создавать изображения, добавлять к ним пометки и сохранять их во все том же Evernote. Я использую ее постоянно – как для блога, так и на основной работе. Я разработчик программного обеспечения, при Skitch я делаю скриншоты программ, над которыми я работаю.
  • Penulimate. Это приложение избавило меня от необходимости носить с собой бумажный блокнот. Если мне нужно нацарапать что-нибудь от руки, я открываю блокнот в Penultimate и просто записываю что надо. Penultimate можно синхронизировать с Evernote, поэтому все всегда под рукой, плюс в программе есть функция поиска.
  • Kindle App для iPad. Вот уже несколько лет из всех возможных способов, я предпочитаю чтение в Kindle App. Мои полки забиты книгами до отказа – места элементарно нет. К тому же, я считаю, что электронные книги гораздо удобнее бумажных, за исключением пары моментов.
  • Zinio для iPad. Zinio – это своего рода Kindle для журналов. Я – постоянный читатель Scientist, Rolling Stone, Esquire и других – все через Zinio. Благодаря этой программе кипы журналов исчезли с моего рабочего стола.

4. Да уж, предприятие не из простых. С чего же мне начать?
Когда я начал «безбумажную» кампанию, я четко понимал следующее:
  1. Даже если я перестану использовать бумажные носители, они все равно будут мне попадаться, поскольку другие продолжают использовать бумагу.
  2. У меня был шкаф, полный документов, но я не собирался его трогать до тех пор, пока у меня не появится налаженная система работы с новой, поступающей «бумажной» информацией.

Тогда я решил, что первейшей задачей было отсканировать и избавиться от новой документации, которая появлялась, а потом уже позаботиться о старых бумагах. Я разработал алгоритм, который отлично работал. Я поставил задачу посвящать по 10 минут каждый вечер на работу с бумагами. Я начинал, как только получал почту за день. Вот этот алгоритм:

Как избавиться от бумажных носителей

По прошествии некоторого времени я уже справлялся не за 10, а за 5 минут. И знаете что? Я до сих пор не отсканировал бумаги, которые лежат в моем шкафу. Почему? Да потому, что за 2 года мне ни разу не понадобился ни единый документ оттуда. И раз мне они не нужны, зачем тратить время на сканирование? Итак, если вы думаете, что избавиться от бумажных носителей – пугающе сложная задача и вы не знаете с чего начать, я предлагаю вам следующее:
  1. Начинайте исключительно с новых бумаг (к примеру, ежедневной корреспонденции).
  2. проделывайте это каждый вечер на протяжении месяца, и сами увидите, часто ли вам приходится обращаться к старой документации.
  3. Если вам действительно полезны старые бумаги, отсканируйте лишь те, которые вы используете в течение месяца.

К концу месяца у вас будет набор актуальных отсканированных документов, а также более четкое представление о том, как двигаться дальше.

5. Как организовать записи?
То, как вы организуете свои записи, зависит от ваших требований. В первую очередь, я посоветовал бы вам определиться, зачем вам необходимо избавиться от бумажных носителей. Чего вы этим хотите добиться? Как только вы поймете это, у вас появится более четкий план организации записей. Вот некоторые общие рекомендации по поводу структурирования:

  1. некоторые данные, как то дата создания и дата редактирования, фиксируются автоматически. Дата создания особенно полезна, поскольку позволяет вам выстраивать записи по времени.
  2. Когда я сканирую документы, я меняю дату создания таким образом, чтобы она соответствовала дате, обозначенной в документе. Благодаря этому мне не приходится писать в названии заметки дату, что только усложнило бы поиск. Если у меня есть выписка с банковского счета за 31.01.13, и я при создании заметки указываю эту дату, потом эту выписку будет гораздо легче найти.
  3. Чем проще название заметки – тем лучше. Я не люблю сложные названия. Я просто пытаюсь быть последовательным. Так, к примеру, моя заметка о выписке может носить название «Ежемесячная выписка со счета в [Название банка]». Да, у меня может быть с два десятка заметок с одинаковым названием, но у каждой из них своя дата создания.
  4. Используйте теги только если без этого никак, либо с какой-то конкретной целью. Лично я использую теги для построения списков (вроде прочитанных мной романов, или рассказы, которые я отправляю в ту или иную редакцию). Я также помечаю тегами заметки, касающиеся определенных людей (к примеру, моей дочери, жены и т.д.)
  5. Складывайте заметки, которые существенно отличаются друг от друга тематически, в разные блокноты. Каждой сфере моей жизни посвящены отдельные блокноты: Работа, Писательство, Дом, плюс еще несколько дополнительных блокнотов, как то Дневник и Общее куда помещаются вещи, касающиеся нескольких сфер одновременно.
  6. Рекомендую помещать в одну заметку одну единицу информации. Обособленные заметки означают большую функциональность. Что имеется в виду? Не нужно запихивать в одну заметку все ваши PDF-ки с балансом счета – на каждую заводите отдельную заметку. Затем вы можете немного подправить метаданные, и дело в шляпе. В отличие от бумажных собратьев, электронные заметки не занимают так уж много места.
  7. Я написал несколько статей об организации заметок:


6. Вас не волнует безопасность? Какие меры стоит предпринять?
Как и система организации записей, вопрос безопасности – дело вашего выбора и зависит исключительно от уровня вашего комфорта. Evernote делает многое для того, чтобы защитить вашу информацию. Если вы не читали «Три правила защиты данных Evernote» на сайте Evernote, обязательно прочтите.

Одно из главных достоинств Evernote – возможность доступа к своим записям буквально отовсюду. Все потому, что заметки хранятся в облаке. У некоторых людей это вызывает опасения, и это, конечно, можно понять. Evernote предоставляет возможность создавать «локальные» блокноты, которые хранятся не в облаке, а локально, т.е. на вашем компьютере. Неудобство заключается в том, что такие записи доступны исключительно на машине, на которой они хранятся.

Зачастую людей, спрашивающих «а вас не волнует безопасность?», на самом деле интересует следующее: что будет если Evernote упадет? Что будет со всеми моими записями?

Мне с трудом в это верится, но в рамках мер предосторожности, я ежемесячно провожу бэкап своих записей в Evernote, экспортируя их в EXEN файл. По сути, это XML файл, который содержит все мои записи и прикрепленные файлы. Его можно легко конвертировать обратно в Evernote или локальный блокнот. Так что даже в маловероятном случае падения Evernote, все ваши данные остаются в безопасности.

Дело в том, что Evernote многократно спасал меня. Бывали ситуации, когда он предоставлял доступ к таким данным, которые я не смог бы достать никаким другим способом, и это не раз заставляло меня благодарить судьбу за то, что я избрал этот путь.

Опять же, каждый человек решает за себя, что хранить в Evernote. Определитесь с этим, и вперед.

7. Каковы преимущества «безбумажного» образа жизни?
Для меня, существует три основных преимущества такого подхода:

  • Я могу найти все, что угодно, вне зависимости от моего местоположения, за считанные секунды.
  • Каждый день я экономлю кучу времени, поскольку мне не нужно рыться в документах в поисках нужного.
  • Я могу автоматизировать множество процессов благодаря возможности интеграции Evernote с другими приложениями и системами.

Я уверен, есть еще масса преимуществ. Вы чувствуете себя более организованными. А также избавляетесь от ненужной суеты и бардака.

Ссылка на оригинальную статью — Going Paperless: The Going Paperless FAQ

4 комментария

avatar
Нравится концепция paperless, хотя автор слишком категоричен, не говоря о грубой рекламе продукции компании evernote.

Скажите лучше, что у нас есть из небольших сканеров в России? Я нашел только market.yandex.ru/model.xml?modelid=7012560&hid=91112, но согласитесь, что 9 тысяч за сканер крутовато, когда можно МФУ за 6 купить.
avatar
Мне кажется камеры какого нибудь айфон или андройд более чем хватит для сканирования, советую обратить внимание на FineScanner приложения, само обрезает контуры листа и возможность превратить в дурацкое качество как будто на копире сделали.
avatar
Зачем совсем избавляться об бумаги, главное не создавать бумаги самому и всё :)
Года 3 как не использую бумагу, оборот сейчас примерно 90%/10% — всё устраивает :) При чем 10% бумаги — это бухгалтерские документы (счета и акты) и кадровые (табели, заявления)…
avatar
У меня какая то кипа бумаги, забил все три ящика тумбочки, так что туда 1 листик А4 всунуть тот еще квест… Банальная лень, тратить на это время, сканировать складировать, бэкапить… Времени на ревизию раз в несколько лет уйдет не болше чем мы потратим на организацию paperless процесса. С доступностью конечно бывают проблемы, но основные документы к которым мне нужен доступ переодически держу в криптоконтейнере на дропбоксе и рядом executable прогу для открытия контейнера. В интернете есть статьи по систематизации данных, действительно очень грамотно если все это вести, гарантийки в папку по пригодности документов 1-3 года, документы личности отдельно, на машину отдельно, страховки и т.п. так же по срокам, но опять же вопрос затраченного времени в соотношении с поиском.

Оставить комментарий