Google Calendar как инструмент управления проектами

GTD
Календарь Google — удобный сервис для управления расписанием встреч и мероприятий, но этим его возможности не ограничиваются. Совместное использование, внутренний поиск и неограниченное количество календарей позволяют использовать Google Calendar в качестве простейшего, но тем не менее мощного инструмента управления проектами.
Andrea Vascellari, CEO digital-агентства itive.net, делится личным опытом в этой статье.
Приблизительный размер статьи ≈ 3 страницы.


Отдельный календарь для каждого проекта. См. скриншот ниже. Чтобы сохранить конфиденциальность клиентов, я временно изменил названия своих календарей. Но способ нейминга должен быть понятен: сначала мы указываем год (12-2012, 11=2011 и т.д.), а после него “название проекта”. Использование подобной системы названий помогает сохранять порядок календарей и упрощает поиск по ним.
Google Calendar как инструмент управления проектами
Совместное использование. Вы можете открыть доступ к календарю участникам команды, которые задействованы в проекте. Можно даже открыть доступ к календарю для клиента, если он считает необходимым следить за развитием проекта. Несколько раз у меня возникала такая необходимость.

Google Calendar как инструмент управления проектами
Уведомления и оповещения. После внесения новой записи кликните по ней и выберите “Изменить мероприятие”. После этого вы сможете “Добавить гостей”, введя адреса электронной почты тех участников команды, которых хотите оповестить о своей записи. Можно сразу добавить несколько адресов, но убедитесь, что предварительно вы открыли им общий доступ к календарю. Удобно, что “информация о мероприятии” автоматически включается в ваше сообщение.
Google Calendar как инструмент управления проектами
Хронология проекта. Внося задачи в календарь, вы автоматически превращаете его в детальный план проекта. Мне больше всего нравится просматривать календари в виде “Повестка дня”, так очень четко видны все предстоящие дедлайны.

Google Calendar как инструмент управления проектами
Управление доступом клиента. Как я уже писал выше, иногда бывает необходимо открыть доступ к проекту для клиента. С опытом пришло понимание того, что в этом случае лучше вести два отдельных календаря. В одном будут содержаться технические детали для работы вашей команды, а во втором — вся существенная информация для клиента (текущие результаты, дедлайны, ключевая информация, встречи и т.д.). Для еще более крупных проектов можно создавать специальные календари для различных подразделений/команд.

Принятие решений. В ходе каждого проекта возникает множество проблем и спорных вопросов. Зачастую эти проблемы возникают во время работы над собственными задачами.
Как в этом случае может помочь Google Calendar? Участник нашей команды, у которого возникла проблема, вносит ее в календарь как “событие на весь день” и ставит в начале свое имя. Это позволяет остальным членам команды, которые знают как/могут решить эту проблему, обратить на нее внимание и оказать помощь либо подсказать что-то, отредактировав запись. В случае успешного решения, запись помечается как «РЕШЕНО». Если в конце дня решение проблемы все еще не найдено, то ее можно перенести (кликнуть и перетянуть) на следующий день или иную дату.
Возможно, на первый взгляд все это покажется сложным, но я гарантирую, что как только вы попробуете, скорость и качество вашей командной работы выйдут на новый уровень. Вы словно получаете в свое распоряжение всегда доступный канал взаимопомощи. Естественно, внутренняя организация работы в вашей компании может иметь свои особенности, которые нужно учитывать.
Google Calendar как инструмент управления проектами
Хэштеги #. Я уже упоминал использование хэштегов для организации информации в нескольких своих постах, теперь остановлюсь на этом подробнее.
В Google Calendar есть возможность внутреннего поиска (я никогда не устану это повторять). Это так важно потому, что функция поиска превращает календарь в базу данных. А использование хэштегов в записях облегчает их поиск и отслеживание. Мы создаем уникальный хэштег для каждого проекта и используем его везде: в твитах, общих документах и т.д. Зачем? Когда я выполняю поиск по конкретному хэштегу, я получаю полный список выполненных задач с указанием даты и времени. Вот здесь все становится действительно интересно, см. следующий пункт…

Google Calendar как инструмент управления проектами
Экспорт данных. Каждый календарь, результат поиска или способ просмотра (день, неделя, месяц, 4 дня, повестка дня) можно распечатать или сохранить в PDF. Это весьма полезно, когда нужно получить сводку результатов о проделанной работе (с помощью поиска по определенному хэштегу) или получить список предстоящих задач по проекту (лично я предпочитаю для этого распечатывать/сохранять в PDF “Повестку дня”).
Поверьте, все еще попадаются клиенты, которые просят данные в PDF. Это особенно актуально для работы с государственными и публичными организациями, которым нужно обязательно иметь бумажную копию всех документов.
Google Calendar как инструмент управления проектами
Всегда под рукой. Я все время в бегах и мне нужно иметь постоянный доступ к своим календарям. Лучшим способом добиться этого, из тех, что я знаю, является синхронизация календарей с айфоном через iCal. Преимущества такой синхронизации:
  • все изменения в календарях отображаются в реальном времени;
  • автоматический бэкап всех данных на случай проблем с телефоном или компьютером;
  • доступность календарей с любого устройства, даже если своего компьютера или телефона нет под рукой (один раз я попал в такую ситуацию, и эта возможность в прямом смысле “спасла меня”).
Google Calendar как инструмент управления проектами

Google Calendar является отличным инструментом благодаря своей доступности и простоте. В этом посте я рассказал о своих секретах и советах по использованию этого сервиса, но уверен, что существует и множество других — поделитесь ими в комментариях!

Источник: How to Use Google Calendar as a Project Management Tool

Еще полезно прочитать по теме:
«Как Agile и Google календарь изменили мою жизнь»

«Как настроить бесплатные смс-напоминания о событиях в Google Календаре»

«Практический опыт тонкой настройки и использования Gmail для совместной работы»

«Популярные “рецепты” IFTTT.com для использования с Google Calendar»

«Пошаговое интерактивное руководство по синхронизации сервисов Google с мобильными устройствами»

6 комментариев

avatar
Есть же туча специально созданных сервисов для управления проектами. Какой смысл использовать не приспособленный для этого Calendar?
  • DVF
  • +1
avatar
Мне кажется, идея в том, что аккаунт гугл есть у большинства, и очень многие используют календарь для планирования личных встреч и т.п. А здесь показано, как можно добавить к этому некоторые простейшие функции для управления небольшими проектами и командами, т.е. статья позволяет увидеть гугл календарь с новой перспективы. Главное, что не приходится осваивать новый инструмент. Получается такое управление проектами для начинающих.
avatar
А толку? Уж проще в Evernote задачи бросать — и то больше гибкости.

Лет 5 назад или даже раньше пытался использовать таким образом Google Cal, после недели таких извращений открыл для себе GTD и настроил первый Workflow в Remember The Milk :)
avatar
В Evernote хуже с совместной работой, хотя вроде бы тоже можно через общие блокноты что-то наладить. Правда скорее всего получится тоже «извращение».
avatar
Спасибо, надо попробовать
avatar
С успехом использую именно в таком виде, как описано. Только проект — один. Расшарено между несколькими сотрудниками.
Поиск в календаре — изумительная вещь!

Оставить комментарий