Хронометраж без фанатизма. Выбор оптимальной стратегии и инструментов

Хронометраж, или учет личного времени, — это бесспорно, эффективный инструмент самоорганизации. Но как не превратиться в «зомби селф-импрувмента и контрол-фрика»©? Автор данной статьи предлагает свой подход, основанный на изучении опыта многих уважаемых личностей, а также анализирует функционал современных сервисов для тайм-трекинга.
Приблизительный размер статьи? 8 страниц.

Впервые про хронометраж я узнал несколько лет назад из книги Глеба Архангельского "Тайм-драйв". Дальше краткого знакомства не дошло — перспектива годами записывать в блокнот поминутный лог всех своих действий, а потом еще переносить все это в Excel и строить безумные графики отпугнула моментально. По большому счету, я был прав, но думаю, без лени тоже не обошлось. Недавно пришлось снова вспомнить об этой технике: в управлении временем у меня накопилось столько брешей, что еще чуть-чуть и настанет глобальный Титаник.

«На дворе 2012 год, автоматизировать научились уже все что угодно, так что сейчас я быстро установлю себе софтину, которая все подсчитает и расскажет мне о моих утечках»,- подумал я. Время показало, что я ошибался — волшебной пилюли все еще не изобрели, но зато есть очень хорошие современные лекарства, только их нужно не забывать принимать. И их эффективность подтверждена самими пациентами.

И давайте я сразу объясню, почему заголовок гласит «без фанатизма».
Потому что я иллюзий не питаю: вести хронометраж всю жизнь могут только три человека — Любищев, Архангельский и Чак Норрис.
Я же верю в то, что 20% усилий могут дать 80% результата. И мне удалось найти стратегию хронометража, которая соответствует этой формуле. Но обо всем по-порядку…

Что может дать хронометраж?

Говорят, что за нежеланием вести хронометраж чаще всего скрываются три истиные причины: лень, страх и сомнения в его эффективности.

С ленью все понятно, тут говорить не о чем. Страха я коснусь чуть позже. Поговорим про эффективность. Мне стало интересно, и я стал изучать реальный опыт и отзывы людей, практикующих хронометраж. Вот самые важные цитаты:

Питер Друкер, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века, о реальной картине использования времени:

«Я заставляю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель… Я обещаю себе и обещаю ей письменно (она настаивает на этом), что я не уволю ее, когда она принесет результаты. И тем не менее, хотя я делаю это в течение пяти или шести лет, я каждый раз вскрикиваю: „Этого не может быть, я знаю, что теряю много времени, но не может быть, чтобы так много...“ Хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета!»

Макс Крайнов, предприниматель и авторитетный блоггер, о пользе для сосредоточенности и однозадачности:

«Таймер на меня действует гипнотически: мне не хочется его приостанавливать, чтобы отвлечься на прочтение письма, чтобы сбегать и наполнить кофейную кружку или чтобы сыграть партию в бильярд».

Глеб Архангельский, гуру отечественного тайм-менеджмента, о вреде прерываний:

«Если вы работаете в офисе, вас отрывают от дела в среднем раз в 8 минут. Благодаря этому только в дыру мелких отвлечений утекает до двух часов в день — 12% вашего капитала. Утекает бесполезно и безвозвратно».

Отзыв из книги "Тайм-драйв", о резервах личного времени:

«Первое: были обнаружены значительные резервы личного времени. Если бы до начала хронометража мне сказали, что у меня есть такой запас времени, который я могу использовать по своему усмотрению, я бы воспринял это как неудачную шутку, но на самом деле это оказалось реальностью. Около двух с половиной часов рабочего времени ежедневно тратилось на „обработку внешних прерываний“ и возврат к выполнявшейся ранее работе».

Генрих Альтшуллер, автор ТРИЗ (теории решения изобретательских задач), о выработке «чувства времени»:

«Перестал я вести учёт, когда увидел, что уже не надо записывать, я просто ЧУВСТВУЮ движение времени, выработалось такое качество. Знаю, сколько “стоит” та или иная работа. Чувствую полезную загруженность времени, и если она мала — это воспринимается как состояние физического дискомфорта».

Миша Субоч, автор блога LifeIdea.org, о реальной «стоимости» задач:

«С 13:05 до 16:15 я ездил на занятия в университет, это значит что примерно 3 часа необходимо для того что бы посетить одну пару. (То, что это было именно одна пара в университете, я помню и так, а вот то, что на это ушло 3 часа – я знаю только благодаря логу времени.). Эту информацию можно использовать следующий раз при принятии решения ехать на пару либо нет».

Санёк Баглай, блоггер, о том же:

«Ты понимаешь, что то, что ты думал займет 5 минут, вовсе 5 минут не занимает. Позже ты поймешь, что задач на 5 минут практически никогда не бывает — все они растягиваются на в разы и являются главным пожирателем твоего времени».

Миша Субоч, автор блога LifeIdea.org, о пользе хронометража для планирования проектов:

«Данные хронометража могут оказаться полезными при планировании проектов. Получается, что у нас есть точные данные о том, сколько уходило времени на те или иные проектные активности в прошлом. Обладая этой информацией и учитывая результаты завершённого проекта, можно более-менее точно предположить, сколько уйдёт на выполнение данной активности в будущем».

Глеб Архангельский о Хоторнском эффекте (*под этим термином в экспериментальной психологии понимают изменения в наблюдаемом явлении, происходящие вследствие самого факта наблюдения):

«Человек так устроен, что, как только вы начали наглядно фиксировать некоторый количественный показатель, он сам начнет изменяться в лучшую сторону».

Поиск оптимальной стратегии

Существует два основных подхода к ведению хронометража:

1. Сплошной хронометраж
2. Хронометраж отдельных показателей.

В первом случае вы максимально скрупулезно фиксируете каждую смену активности в течение дня с ее последующим анализом. Есть люди, которые ведут подобные записи годами, например, знаменитый русский биолог Александр Любищев, автор собственной системы тайм-менеджмента, так называемой "Системы Любищева".

Во втором случае вы сначала определяете некий интересующий вас тип расходов времени, а потом начинаете фиксировать только этот показатель, например, «время на совещания», «время в facebook», «сколько часов в неделю я провожу на свежем воздухе» и т.д.

У каждого подхода есть свои сильные и слабые стороны.
Хронометраж отдельных показателей покажет, что «сегодня на чистую работу затрачено 6 часов», но будет непонятно, много это или мало? С чем сравнивать? Куда ушло остальное время?
Получить общую картину дня можно только путем сплошного хронометража. Вы увидите, что 6 часов получилось, потому что час ушел на мелкие перерывы и отвлечения, полчаса на facebook, полчаса на разговоры и т.д.
С другой стороны, вести сплошной хронометраж гораздо сложнее и не стоит рассчитывать, что вас хватит надолго.

Для себя я определил стратегию «золотой середины», которая объединяет сильные стороны обоих подходов.
Знаете, что такое «дисциплинарная неделя» в тренировочном процессе легкоатлетов? В эту неделю спортсмены питаются по всей строгости норм, проводят полноценные тренировки и т.д. Такая неделя проводится примерно раз в квартал и позволяет поддерживать форму, не затрачивая большого количества усилий. В остальное время требуется лишь минимальные ограничения в питании и умеренные нагрузки для поддержания тонуса.

Думаю, аналогия понятна. Вместо того, чтобы вести сплошной хронометраж постоянно, я собираюсь запланировать 1-2 «дисциплинарные недели» в год, чтобы «оставаться в тонусе и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени». В остальное время я буду иногда фиксировать время по отдельным проектам, которые меня беспокоят. Например, в последнее время меня очень интересует, сколько конкретно времени у меня уходит на работу над статьями для betteri.ru :) Я понимаю, что много, но хочу знать точную цифру, чтобы это время можно было планировать. Потому что сейчас вечер субботы, все нормальные люди отдыхают, а я все еще пишу эту статью:)

Мой опыт поиска инструментов для хронометража

Первым делом я попробовал все автоматизировать. Описания сервисов, которые будут висеть в трее, отслеживая вашу активность в приложениях, и выдавать полезные отчеты, попадаются на каждом шагу. Я сразу же установил себе две такие программы: RescueTime и ManicTime (по отзывам — они лучшие). Что я хочу сказать спустя два месяца использования? К сожалению, они не работают. И вот почему.

Эти программы активны только во время работы настольного компьютера. Но наша жизнь это не только вкладки браузера, это еще и перемещения по городу, сон, разговоры по телефону, физические нагрузки, чтение книг. Мы все больше и больше времени проводим за планшетами и мобильниками, но это время данные сервисы тоже учитывать не умеют — мобильные клиенты отсутствуют.

Эти программы подкупают тем, что якобы выполняют всю грязную работу по сбору и аналитике данных за вас. Это большая иллюзия. Это как чудо-вибромассажер для пресса из «магазина на диване», который достаточно только надеть, чтобы превратить животик в 6 кубиков. Так не бывает: это еще одна область, где автоматизация хороша в меру и еще не придумано лучшего способа, чем самостоятельно попотеть в спортзале. В автоматическом режиме такие программы способны лишь на очень обобщенные выводы, вот, например, отчет, который присылает мне каждую неделю RescueTime:

После таких отчетов мысли примерно следующие: «И что дальше?».
Софт мониторит не проекты, а «активности», т.е. он не подсчитает, сколько времени у вас ушло на составление конкретного отчета, он просто скажет, сколько времени у вас был открыт и активен Word и т.д. И опять же, вообще никак не учтет время, которое вы посвятили работе над отчетом вне своего компьютера. Проектный режим в RescueTime находится в бете, но у меня так и не получилось его активировать.

Артем Кротков, хабраюзер, о RescueTime:

«Минусы: достаточно грубо трекит время в приложениях».

Во многих комментах пользователи жалуются, что для того, чтобы получать действительно точную статистику, нужно ежедневно вручную прописывать «вес» чуть ли не каждой посещенной страницы в браузере. Это уже не «автомат», это целое дело в ежедневнике. К тому же, для кого-то FaceBook это «котики и собачки», а для кого-то инструмент продвижения бренда. Вам придется долго объяснять RescueTime, что к чему, особенно, если для вас FaceBook — это и первое, и второе одновременно.

Кроме того, теряется эффект «запущенного таймера», о котором выше говорил Макс Крайнов. Программа абсолютно не заметна, о ее существовании можно вообще забыть на несколько дней.

Марат Фасхиев, блоггер, отзыв о RescueTime:

«Без постоянного контроля начинаешь не обращать внимание на RescueTime. Необходимо постоянное ментальное усилие, чтобы следить за тем, чем ты занимаешься в рабочее время».

Но есть у этих программ одна функция, которая во время тестирования мне очень понравилась. Если ты отсутствовал у компьютера некоторое время, то по возвращению выскакивает всплывающее окно: «Тебя не было за компьютером в течение последних 34 минут, чем занимался?» И можно выбрать вид активности. Ты сразу понимаешь: «Ничего себе, сходил попить чайку на 34 минуты!» От этой функции я был в восторге и продолжил поиск инструментов для хронометража, уже не гонясь за автоматизмом.

Моя лучшая находка — сервис Toggl (краткий обзор на Лайфхакер.ру).

Toggl — это таймер на стероидах. Когда вы начинаете работу над новой задачей, вы пишете ее название и нажимаете кнопку Start, а когда заканчиваете — нажимаете Stop.

Самое главное, что больше одного раза название задачи в Toggl вводить не нужно — можно просто нажать «Продолжить» рядом с названием уже существующей задачи.
На практике это означает следующее: для того, чтобы получить, например, график сна за неделю, вам нужно за 7 дней 14 раз нажать на кнопку «Сон» в мобильном клиенте, и все. Очень просто и очень удобно. Любой задаче можно назначить проект или тег, причем можно сделать это постфактум, например, в конце дня. Можно расшаривать статы для команды, смотреть графики и отчеты.

Toggl работает во всех браузерах, есть десктопное приложение и приложения для iOS и Android. Представляете, сколько открывается возможностей? Подсчитать, сколько времени уходит на дорогу, сколько на разговоры по телефону и совещания, сколько часов вы проводите за компьютерными играми… Причем все приложения синхронизируются, например, можно нажать на настольном компьютере «Прогулка» и выключить его, после чего открыть Toggl на iPhone уже на улице и увидеть, сколько времени прошло.

Вы сами можете выбирать степень детализации, глубину своей аналитики. Для себя я определил, что, например, рабочие задачи можно трекить более детально, чем отдых. Пусть любой отдых будет просто «Отдыхом» в моих отчетах. То же самое касается разделения на рабочие дни и выходные: в выходные таймер вообще не запускаю.

Что я пытаюсь донести? У каждого человека есть вид деятельности, по которому ему нужно знать точные затраты времени. Я предлагаю каждому, кто чувствует, что он «многовато» сидит в социальных сетях, просто завести себе бесплатный аккаунт в Toggl и попробовать каждый раз нажимать на кнопку «Старт» во время открытия соц. сети. Toggl превращает любое действие в осознанное действие, что само по себе будет изменять ваше поведение.

Армен Петросян, автор блога «Жить интересно!», о Toggl:

«В наглядной форме я могу каждый день видеть во что я инвестировал свою жизнь. Простая диаграмма. Разбиение на “Проекты” и “Задачи”. Завёл себе “Проект” под названием “Шлак”. Запускаю отсчёт времени, когда сдаюсь какому-нибудь пожирателю времени: телевизор, бездумный сёрфинг, бессмысленный трёп. Взгляд на диаграмму, без всяких цифр, действует на меня как ватка с нашатыркой».

Что касается меня, то мой план таков:

1. продумать, для каких целей я хочу использовать теги и проекты в Toggl, ведя учет времени в тестовом режиме;
2. определить цели хронометража для первой «дисциплинарной недели»;
3. провести экспериментальную «дисциплинарную неделю»;
4. проанализировать результаты, найти утечки и резервы времени, сделать выводы;
5. выложить отчет с руководством по использованию Toggl и выводами на betteri.ru.

И, наконец, мотивирующая цитата по поводу страха перед хронометражем (из описания системы Любищева в «Тупичке Гоблина»):

«Но система действительно жестока. Она неизбежно показывает человеку уровень его работы. Достичь 7-8 часов чистого времени творческой работы в день достаточно трудно, не время от времени, а стабильно каждый день. Это мощный удар по самолюбию. Некоторые предпочитают отвернуться от этого жестокого зеркала и по-прежнему считать себя трудягой и ломовой лошадью, если нарабатывают, как все нормальные люди, 3-4 часа чистого времени творческой работы. Но когда видишь эти цифры, то обманывать себя становится трудно, и люди прекращают вести учет времени. Так спокойнее, и всегда можно пожаловаться самому себе и окружающим, что ты очень занятый человек».