Интервью Скотта Хансельмана о его системе продуктивности. Вторая половина

Заключительная часть интервью Скотта Хансельмана о различных системах продуктивности.
Начало здесь.
Приблизительный размер поста? 7 страниц.
 
 
 
 
 
 
Хансельман: В общем, я использую четыре различные системы в своей жизни.

Во-первых, это “Семь навыков высокоэффективных людей” Стивена Кови, в которой описывается концепция квадрантов. Упрощенно, Кови предлагает разделять все дела по степени важности и срочности:

• важные и срочные,
• не важные и не срочные, например, Twitter,
• срочные, но не важные и
• важные, но не срочные.

Он разделяет все дела на эти 4 квадранта и объясняет, почему нужно стремиться как можно больше работать над важными, но не срочными делами. Такие дела вращают мир, они принадлежат к квадранту лидерства. Итак, Кови помогает мне классифицировать время.

GTD учит тому, что нужно создать систему, которой вы будете доверять. Поместите в нее все дела, которые вам нужно выполнить. В роли такой системы может быть что угодно: OneNote, Evernote, Outlook, Omni Draft или ваш любимый сервис. Листочек бумаги. Главное — это в буквальном смысле опустошить свой разум от всего, что потенциально может вас напрягать. Например, как я могу нормально работать над новой книгой или постом, если в это же самое время думаю о том, что мне нужно позвонить маляру насчет покраски дома? А если эта информация зафиксирована внутри системы, то мне не приходится постоянно о ней вспоминать.

Итак, Кови для классификации, Дэвид Аллен для системности, далее идет Pomodoro для конкретных спринтов, и, наконец, четвертая система, автором которой является мой приятель J.D. Meier, тоже сотрудник Microsoft. У него есть сайт, который называется Agile Results.
Вкратце, он взял систему организации Agile и применил этот подход к отдельной личности. Если я не ошибаюсь, адрес сайта — gettingresults.com. Там можно найти и скачать очень крутую бесплатную книгу. Книга учит тому, что каждый день нужно выделять 3 главных дела, которые вам нужно выполнить. Я помню, в мою бытность менеджером мы так и поступали.

Банго: Ага.

Хансельман: Помнишь эти три пункта, которые мы отсылали в начале и конце недели?

Банго: Да, я до сих пор это использую.

Хансельман: Идея заключается в том, что в начале дня вам нужно записать три дела, которые вы сегодня хотите выполнить. Вы записываете их и решаете: “Ок, если ничего непредвиденного не случится, к концу дня я должен завершить эти три дела”. И потом вы приступаете к ним с мыслью: ”Вот три вещи, которые я реально могу выполнить сегодня”. Подобное планирование вы проводите отдельно для каждого дня, недели, месяца.

Я делаю это в OneNote. Именно там я храню список дел, которые очень хочу выполнить сегодня и которые способны заставить меня чувствовать себя успешным. Это самый важный момент, потому что противоположностью того чувства вины и безрезультативности, о котором мы говорили, является: ”Ого! Сегодня реально хороший день! Пацан сказал — пацан сделал”.

J.D. советует проводить планирование утром в понедельник, а в пятницу подводить итоги недели, и мне кажется, что очень многие пренебрегают этим советом. Они не оглядываются на прошедшую неделю, чтобы спросить себя, удалось ли им завершить запланированное. Понимаешь? Они считают, что пришла пятница, а значит работа закончена.

Банго: После того как все члены нашей команды начали составлять этот еженедельный список из 3-х дел… Это способствовало тому, что мы не забывали оглядываться на составленный план и сравнивать его с итоговыми достижениями и их совокупным эффектом, а также определять причины, по которым что-то не удалось. Это совсем не означало, что мы должны во что бы то ни стало выполнить эти три пункта.

Хансельман: Верно.

Банго: Это было очень хорошим упражнением, и я продолжаю его использовать и по сей день.

Хансельман: Я рад, что оно тебе пригодилось. Мы, кстати, недавно стали использовать эту методику в моей новой группе в Web Platform. Повторюсь еще раз: все подробности по адресу gettingresults.com, абсолютно бесплатно. Или, если хотите, можете купить бумажную книгу и убить дерево :).

Еще я хочу рассказать про «Правило 3-х результатов»: определите три главных результата каждого дня и три результата недели, и таким образом вы сформируете образ предстоящей недели. J.D. называет это «Планированием понедельника» и «Пятничным обзором». Вы просто определяете три дела, которые планируете закончить на этой неделе, а в пятницу оцениваете результаты своей работы. Вы говорите себе: ”В этих трех областях дела идут хорошо, а вот так я собираюсь поправить свое положение там, где это необходимо”.

Таким образом, будучи менеджером, я пытался собрать картину из трех самых важных дел, которые каждый из нас — кажется нас было 6 или 7 человек — собирался сделать. Чем я как менеджер могу помочь остальным? Ведь цель моей работы в том, чтобы вы добивались успеха.
Я оценивал ваш план и размышлял о том, чем могу оказаться полезен. А после, в конце недели, я просил каждого прислать мне всего три пункта — выделить их было очень важно. Я не просил еженедельный отчет с “за” и “против” и фотографиями. Я просто хотел знать, как успехи и что идет не так, чтобы понять, чем я могу помочь.

Банго: Да. Это был крайне полезный опыт. И опять же, я никогда не чувствовал давления как от еженедельного отчета. Я воспринимал это скорее как инструмент, который помогает мне лучше организовывать свою рабочую неделю. В Microsoft вас окружает так много движущихся и меняющихся целей, что вам просто необходима система. Вам нужно понимать, в чем состоят ваши цели, и как вы собираетесь их добиваться.

Хансельман: Да. Еще одна вещь, о которой говорит J.D., это границы. Люди всегда интересуются тем, как достичь баланса жизнь/работа. Он предлагает определить ключевые Сферы Жизни и установить границы для каждой из них. Возьмем, к примеру, ваше тело. Получает ли оно физические нагрузки как минимум три часа в неделю?

Вам нужно знать минимальные и максимальные границы. Например, J.D. советует минимум 3 часа в неделю посвящать физическим нагрузкам для тела и максимум 50 часов — карьере. Он принимает осознанное решение: “Я не буду работать больше 50 часов в неделю, чтобы ни случилось, потому что я знаю, что пересечение этой границы в конечном итоге принесет мне одни проблемы”.

С помощью установки подобных границ вы словно регулируете заполнение соответствующих индикаторов для различных Сфер Жизни. Цель состоит в том, чтобы найти золотую середину: если границы соблюдены и я не перенапрягаюсь в работе или отношениях, или где-то еще, я чувствую себя очень хорошо в каждой отдельной Сфере и во всех вместе одновременно.

Общая цель всех систем продуктивности, если по-простому, это — не чувствовать себя паршиво. Лично у меня с этим проблема. Я всегда чувствую себя неудачником, если я работал 55 часов на этой неделе и совершенно не работал на прошлой. Если система личной организации помогает не чувствовать себя паршиво, значит, это хорошая система.

Банго: Скотт, скажи, а как тот факт, что ты много времени проводишь в разъездах, влияет на твою способность быть организованным?

Хансельман: Перед любой рабочей поездкой, например, на прошлой неделе я ездил в Атланту, сначала я всегда убеждаюсь, что все домашние дела выполнены и моя жена и дети во мне не нуждаются. Это значит, сантехника, сигнализация, камеры и все в доме исправно, батареи заряжены, iPad’ы работают, у детей есть все, что нужно для школы. В общем, если существует что-то, что я могу сделать заранее, чтобы облегчить им жизнь — я делаю это в первую очередь.

Следующее. Перед тем как двинуться в путь, я распечатываю лист бумаги с четкой информацией о том, где мне предстоит оказаться. Для меня крайне важно иметь полную информацию о том, что меня ждет, и устранить любые потенциальные сложности, вроде поиска нужного автобуса или трамвая, или посадки на самолет. Я еду в командировку для того, чтобы сделать свою работу и быстрее вернуться домой. Мне не нравится тянуть резину.

Банго: Точно. Лично я предпочитаю перестраховаться и поэтому распечатываю уйму информации, которая может пригодиться в поездке. Я распечатываю детальный маршрут. Распечатываю полное расписание конференции. Подчеркиваю ключевые секции, которые хочу посетить.
В дополнение к этому, в моем телефоне сохранены все дела, которые я собираюсь выполнить — люблю всегда иметь их под рукой. Я не хочу постоянно мусолить бумажный листик. Мне нужен незамедлительный доступ к своим планам. И, конечно же, я не забываю заполнять свой календарь ключевыми событиями и встречами, на которых необходимо присутствовать.
Без всего этого во время поездок я просто не могу нормально функционировать. Когда ты находишься вдали от дома и твои обычные инструменты не доступны, тебе нужно на 100% использовать каждый доступный кусочек функциональности.

А еще я стараюсь не зависеть от облачных технологий. Думаю, сегодня многие люди слишком привыкли всё доверять облаку. Но как быть, если в дороге ваш телефон по какой-либо причине перестал ловить сеть? Я стараюсь предусмотреть это и именно поэтому предпочитаю как можно больше файлов хранить локально или в распечатанном виде.

Хансельман: Забавно, я вспомнил одну фишку, которую придумал в последней поездке. Некоторые аэропорты недавно стали предлагать возможность пройти регистрацию с помощью электронного штрих-кода.

Банго: Да, видел…

Хансельман: Это происходит так: они отправляют тебе на мыло ссылку, ты кликаешь по ней, и тебя переправляют на страницу с персональным QR-кодом. Теперь можно поднести телефон к сканеру и пройти. Проблема в том, что это работает только при хорошем соединении. Поэтому я придумал заранее делать скриншот QR-кода на телефоне. Таким образом, когда я подхожу к сканеру, я больше не прохожу всю эту процедуру, а подсовываю ему фотографию, сделанную в тот момент, когда у меня была связь.

Банго: Круто, отличная идея.

Хансельман: Да. Мой друг Скотт Кейт пошел еще дальше — он вообще везде носит с собой фотоаппарат и фотографирует все, что только можно. Он делает фотографии своих рецептов, мест, где он припарковался, этажа, на каком он остановился в отеле. Он фотографирует все, что он потенциально может забыть или потерять, и я считаю это отличной задумкой.

Банго: Да.

Хансельман: Я в последнее время тоже стал использовать телефон в этих же целях.

Банго: Подведем итоги: в современном мире все меняется слишком стремительно, и если не уделять время вопросам продуктивности, то управлять всеми аспектами своей жизни будет очень сложно. Я считаю, что идеи, которыми ты поделился, очень классные, и я совершенно определенно собираюсь начать использовать многие из них в своей работе и жизни.

Хансельман: Я рад. Пожалуй главное, что можно вынести из сегодняшней беседы — это необходимость всегда иметь некое подобие плана. Вы не обязаны использовать Agile Results, систему Дэвида Аллена, Стивена Кови или Pomodoro технику, главное -помнить, что надежда — это плохая стратегия. Героически работать больше — «я стану работать больше на 20 часов в неделю, догоню, и все будет в порядке» — плохая стратегия. Так что выбирайте свою систему и заставьте ее работать на вас. А если она не подойдет — замените ее, это нормально.

Рей, спасибо за помощь в записи шоу, я ценю это.

Банго: Тебе спасибо, это было круто.

Хансельман: Отлично. Это был очередной эпизод Hanselminutes, увидимся на следующей неделе.