Интервью Скотта Хансельмана о его системе продуктивности

Скотт Хансельман — один из самых известных и уважаемых специалистов по веб-технологиям Microsoft в мире, влиятельный блоггер с шестизначным числом фолловеров, автор нескольких книг, спикер и постоянный ведущий двух подкастов.
Недавно один из выпусков подкаста Hanselminutes был целиком посвящен вопросам продуктивности, в котором Скотт подробно рассказал о техниках и инструментах, которые помогают ему управлять делами и добиваться успеха.
Под катом текстовая версия этого эпизода на русском с незначительными сокращениями.
Приблизительный размер первой части? 7 страниц.

Хансельман: Всем привет, в эфире Скотт Хансельман и вы слушаете очередной эпизод подкаста Hanselminutes. Сегодня я пригласил поучаствовать в записи своего приятеля Рея Банго из Microsoft jQuery Team, потому что хочу поделиться кое-чем важным, и мне нужен помощник. Как дела, Рей?

Банго: Отлично, спасибо. Итак, Скотт, у меня к тебе есть несколько вопросов. Ты работаешь удаленно и так много успеваешь — участвуешь во множестве самых разных проектов, включая очень серьезные. Так вот, я хочу узнать о твоей системе личной организации: как тебе удается управлять всеми этими проектами?

Хансельман: Отлично, я давно хотел об этом поговорить. Я тоже всегда интересуюсь опытом других людей. Когда я лечу с кем-нибудь в соседних креслах, могу спросить: “Черт возьми, у тебя, похоже, все в порядке с организованностью. Как тебе это удается?”.

Моя собственная система находится в постоянном развитии. Стабильно разве что одно: чем более хаотичной и дезорганизованной становится моя жизнь, тем чаще я обращаюсь к простому листу бумаги. Мне нравится это кинестетическое ощущение, сам процесс появления чернила на бумаге, благодаря которому я могу напоминать себе о том, что важно.

Цифровые инструменты я тоже использую, недавно перешел с OneNote на Evernote, мы поговорим об этом.

У меня два молескина: большой и маленький. Маленький всегда находится в заднем кармане вместе со Space Pen. У тебя есть Space Pen, знаешь, что это такое?

Банго:: Не-а…

Хансельман: О, друг мой… Говорят, эту ручку создали в NASA. Полное название — Fisher's Space Pen, она размером примерно со средний палец, но когда ее открываешь, она увеличивается в два раза и становится похожей на обычную ручку. Все внутренности находятся в герметичном контейнере, кажется с CO2, благодаря чему ей можно писать под водой, снизу вверх и даже на масляной поверхности. Она стоит что-то около 49$ и благодаря ей нам есть чем писать в космосе. Русские, наверное, до сих пор используют карандаш:)

Так вот, молескин и Space Pen находятся в моем заднем кармане, потому что — и я считаю это самым важным аспектом самоорганизации — это дает возможность заниматься делами и одновременно фиксировать идеи, которые приходят в голову. Как только в голову пришла умная мысль, я ее записываю.

Банго: Да, важный момент.

Хансельман: Например, что если сейчас посередине шоу тебе позвонит жена и скажет: “Купи молока”. Что ты будешь делать?

Банго: Я? Открою приложение Notes Lean на своем Windows Phone 7.0. Мне нравится, что я могу внести туда все свои дела на день и просто вычеркивать их по мере завершения. Кстати, хорошо, что ты вспомнил про жену. Моя в последнее время жутко пристрастилась к ведению списка дел в Blackberry's Task Manager. То, о чем ты говоришь, сильно напоминает мне ее подход к делу.

Хансельман: Да. Самое главное в любой системе организации — доверие к ней и то, делает ли она лично вас счастливее. Поэтому не стоит просто копировать чужую систему, если вас в ней что-то не устраивает.

Банго: У меня так случилось с GTD. Я прочитал книгу «GTD» и попробовал применять эту систему, но у меня она не прижилась. Просто она не показалась мне естественной, поэтому пришлось собирать гибрид из различных систем, который оказался эффективным конкретно в моем случае.

Хансельман: Верно. Итак, первый шаг на пути к созданию личной системы — обеспечение возможности фиксировать идеи по мере их поступления. Всегда имейте под рукой телефон, лист бумаги, ручку, что угодно. Это поможет в ситуациях вроде “я проснулся, и мне нужно записать свой сон” или “был в душе и решил проблему с кодом”. Очень, очень важный момент.

Дальше. Я разделяю вещи на краткосрочные — то, что я собираюсь сделать в ближайшие дни, недели и месяцы, и долгосрочные — в течение года. Мне нравится визуально представлять свое движение во времени, течение года. Это трудно объяснить, но я всегда четко “вижу”, в какой части календарного года я нахожусь. Понимаешь, о чем я? Я представляю себе нечто вроде огромного индикатора выполнения хода задания, вот, например, сейчас я знаю, что мы в мае и июнь только начинается, так что я ясно представляю, что мы находимся приблизительно посередине года, чуть левее его центра. Ты меня понимаешь?

Банго: Вполне.

Хансельман: Я к тому, что нужно четко понимать, как именно работает ваш мозг, каким образом вы мыслите, и подстраивать свою систему под это. Лично мне помогает ощущение движения во времени.
Поэтому я и не люблю цифровые часы — они показывают только то, где я нахожусь в данный момент — невозможно посмотреть на цифровые часы и увидеть, сколько осталось до 3-х часов или какова дистанция между 1:30 и 3 часами.

Банго: Никогда не думал в таком ключе, интересное замечание.

Хансельман: Мне нравится смотреть на часы, аналоговые часы, и говорить: “Так, сейчас 9:30, и я ясно вижу расстояние, количество времени, оставшееся до вечера”. После чего я разбиваю это время на короткие отрезки с помощью техники Pomodoro.

Банго: Не слыхал…

Хансельман: Pomodoro, если я не ошибаюсь, это “томат” по-итальянски. Кстати поиск быстро выведет тебя на бесплатную электронную книгу по теме.

Так вот, в Италии они используют кухонный таймер в форме помидора, вроде нашего таймера для яиц. Его можно завести на 25 минут. Pomodoro — это единица измерения времени, как минута или секунда. Один Pomodoro равен 25 минутам.

Теперь подумай о своих делах, и как много Pomodoro требуется, чтобы их выполнить. Чтобы не быть голословным, дай-ка я посмотрю, что там у меня в списке дел… Так, после записи шоу, мне нужно поработать над сайтом ASP.NET, что займет примерно час, то есть 2 Pomodoro.

Цель Pomodoro — сохранение концентрации над задачей на протяжении 25 минут. Сможешь ли ты сесть, выключить звуки, закрыть Outlook, выключить вообще все и выполнять всего одну задачу, не отвлекаясь, в течение 25 минут? В этом суть системы. После завершения Pomodoro у вас есть 5-минутный перерыв, и можно приступать к следующему. Я советую каждому попробовать заниматься всего одной задачей в течение 25 минут без каких-либо внутренних и внешних прерываний.

Важно уметь отличать внутренние прерывания, т.е. случаи, когда вы отвлекаете сами себя, от внешних. Последние это, например, стук в дверь, телефонный звонок, какой-нибудь поп-ап на экране — Skype, Twitter или Outlook.
Так вот, техника Pomodoro учит сознательному отношению ко времени — нужно учиться управлять внешними прерываниями.

Банго: Давай задержимся на этом моменте, потому что ты упомянул кое-что очень важное, с моей точки зрения.

Хансельман: Ок.

Банго: Я думаю, многие люди захотят узнать, как лично ты справляешься с внешними прерываниями.

Хансельман: Хороший вопрос, очень хороший. Для начала, попробуйте в течение нескольких дней записывать все прерывания, которые вас отвлекают. Чтобы что-то изменить, нужно сначала это измерить. Невозможно изменить себя, если вы не осознаете проблему. На самом деле, существует даже специальная форма, которую можно распечатать. Вы просто помещаете ее возле рабочего стола, и каждый раз, когда вы отвлекаетесь от работы, вы просто ставите маленькую галочку и мысленно фиксируете: “Я пробовал работать над сайтом ASP.NET в течение одного Pomodoro и отрывался от работы 7 раз.”

После того как вы поизмеряете свою работу таким образом в течение нескольких дней, проделайте простейший анализ, вроде: “Ого, я прерываюсь в среднем 10 раз в течение каждого получаса”. Как вы помните, для компьютерной системы прерывание означает замедление в обработке данных. Каждое прерывание это, по сути: “Стоп, посмотри сюда, я — важнее твоей работы”. Сначала их нужно распознать, а затем следует решить, что с ними делать.

Что мне больше всего нравится в Pomodoro, это то, что он длится всего 25 минут. Любой человек способен проработать 25 минут, не проверяя почту. Если вы не можете, значит, у вас серьезные проблемы или вы перенесли операцию на головном мозге, или что-то такое. Я просто забиваю в календаре встречу с самим собой, выключаю все, что можно и совершаю свой рывок.

Банго: Мне нравится твоя идея. Блокировать это время в календаре, чтобы люди видели и понимали, что в это время я занят — просьба не беспокоить. Супер идея.

Хансельман: Да, так вот, это были внешние прерывания. Техника Pomodoro похожа на мини-Scrum, который длится 25 минут вместо двух недель и в котором участвует только 1 человек. Вы садитесь за рабочий стол, заводите таймер, и начинаете чувствовать движение времени.

Кстати, многие предпочитают таймеры, которые тикают — такие можно найти для Windows Phone 7.0, и абсолютно точно существует множество подобных приложений для iPhone. Так вот, с внешними прерываниями покончили. Переходим к внутренним.

Символом внутренних прерываний для меня являются большой и средний левые пальцы, потому что именно эти пальцы вечно переключают приложения, не дав мне опомниться. Ну, ты понял… Я работаю в Word’е, работа кипит, и тут бац, мои средний и большой пальцы жмут Alt Tab и переключают на Twitter, и я такой: “Это что вообще такое было? Что за высшая сила завладела моей рукой и решила, что сейчас мне стоит заглянуть в Twitter?”.

Это было внутреннее прерывание, они все похожи. Вы сконцентрировано работаете над своей книгой, и тут внезапно ваш мозг выдает: “А что это у нас вечером по телику?”.

Банго: Да, это вне всякого контроля.

Хансельман: Это серьезная проблема.

Банго: Речь идет о почти что мышечной памяти, я сам себя столько раз ловил на этом — “Эй, я уже 15 минут не проверял Twitter, это нужно исправить”. Внутренние отвлечения гораздо труднее контролировать. Как ты с ними справляешься?

Хансельман: Как всегда: “Осознай проблему и приступай к реальным действиям для ее решения”. Заметить, что это случается — это первый шаг. “Знание — половина сражения”,- говаривал GI Joe. После ведения дневника прерываний вы можете заметить, что вас прерывают около 10 раз в течение каждого получаса. На самом деле, кроме этого вы можете прерывать сами себя каждую минуту. Некоторые люди отвлекают себя по несколько раз за одну минуту. Подумайте о том, есть ли на свете CPU, который способен нормально выполнять свою работу, если его отвлекают так часто.

Вам нужно спросить себя: “Я отвлекся, я собираюсь открыть Twitter, но будет ли это шагом в направлении к моей цели?”

Я заметил, что техника Pomodoro помогает мне справляться с этим чувством вины, которое, думаю, знакомо многим людям. Бывало ли у вас такое, что вы садитесь работать в 9:00 и готовы разорвать этот день, а потом — бум — уже 11:30. «Ну, можно пообедать». Вы возвращаетесь с обеда, еще ничего толком не сделали, а уже 14:00, 15:45, 16:00. «Ладно, буду работать допоздна, все сделаю, а потом уложу детей». «Ладно, буду работать до 2 ночи». Вот о каком чувстве я говорю, чувстве, что вы ничего не сделали, и в этом абсолютно некого винить, кроме самого себя.

Банго: Я думаю, многие узнали себя.

Хансельман: Я так и знал, что я не один такой.

Банго: Совершенно точно, нет, Скотт. У меня такое бывает, и я думаю 90% людей, которые будут это слушать, скажут, что и с ними такое случалось.

Хансельман: Да, я почему решил об этом поговорить… Потому что это чувство приводит к опасным ситуациям: вы начинаете злиться, психовать, начинаете думать, что вы неудачник, ненавидеть себя и все такое.

Во-первых, любой может потерять день. Главное убедиться, что вы не теряете каждый день. И в этом помогает установка разумных пределов той работы, которую вы способны выполнить.

Это как в Scrum… Если вы знакомы со Scrum или Agile, то знаете, что никто не берет в рассчет, что у программиста 8 продуктивных рабочих часов в день. Когда мы проводим Scrum-планирование, мы предполагаем, что у вас 5 или 6 продуктивных часов в день. Все ходят в туалет или в Макдональдс, или куда-то еще.

Но почему бы не сказать себе: “Сегодня я собираюсь выполнить 12 рабочих Pomodoro”. Это 12 25-минутных дел с перерывами. Даже если вы зарезервируете 1 Pomodoro под проверку почты, то все равно вы будете удивлены, насколько более продуктивно вы будете себя чувствовать после их завершения.

Банго: После твоих слов я решил это попробовать. Как там обычно говорят? Всегда проще управлять маленькими частями целого, чем пытаться сразу взять быка за рога.

Хансельман: Точно.

Банго: Таким образом, дробление планируемой работы — крайне важный момент.

Хансельман: Совершенно верно. Вообще, я использую микс из четырех различных систем в своей жизни. Во-первых, это…

Заключительную часть интервью читайте через несколько дней. Адрес тот же:)