Как и почему я использую таск-менеджер Doit.im

У нас достаточно много писали про популярнейший таск-менеджер Remember The Milk. Как оказалось, это действительно хороший продукт, но не мой :)
Просидев на RTM около месяца и устав от «гиковости» сервиса, я решил проверить, как обстоят дела у конкурентов. Перепробовав Nozbe, Wunderlist, Google Tasks, Todoist и MyLifeOrganized, остановился на Doit.im.
Doit.im — понятный, удобный и человечный таск-менеджер, почти полностью копирующий все достоинства RTM и исключающий многие его недостатки.
У этого поста две цели: показать выгодные отличия Doit.im от RTM и поделиться накопленным опытом работы с сервисом.
Приблизительный размер поста ≈ 7 страниц.

В RTM два основных инструмента для работы с задачами: списки и теги. Пользователю предоставляется право решать, как слепить из этих элементов проекты, контексты, настроить их фильтрацию и сортировку.

Основное отличие Doit.im в том, что встроенных инструментов здесь больше: теги, списки, проекты, контексты, календарь — все это самостоятельные единицы Doit.im, которые доступны, так сказать, в базовой комплектации, ничего изобретать не нужно.

Второе отличие — списки в Doit.im, в отличие от Remember The Milk, располагаются вертикально. С моей точки зрения, это более привычное и логичное решение.

Боксы aka Списки

Рассмотрим основные встроенные списки, именуемые в Doit.im боксами.

Inbox — для сбора идей и их обработки в свободное время.

Today — задачи на сегодня, основной список.
Задача может попасть сюда несколькими способами:
а) Можно назначить ей дату начала, и в нужный день она появится в списке Today.
б) Рядом с любой задачей в Doit.im находится потухшая звездочка. Если по ней кликнуть, то звездочка загорится, дата задачи будет изменена на сегодняшнюю, а сама задача окажется в списке Today.
Просроченные задачи остаются в списке Today, пока вы их не выполните или не измените их дату. Обратите внимание, как отображается соотношение просроченных задач к остальным.
Удобно и пропустить невозможно.

Doit Now — «сделать прямо сейчас», отдельный инструмент в рамках Today, предназначенный для концентрации во время работы. На каждой задаче в списке Today нарисован символ молнии, если по ней кликнуть, задача переедет в подсписок Doit Now.

Полученные задачи можно открыть в специальном мини-окне, где нет ничего лишнего.

Дополнительный плюс, и, как говорится, я не знаю, баг это или фича, но в Doit Now задачи можно сортировать в нужном порядке, просто перетаскивая мышкой.

Next. Список “следующих” дел. То, что уже не “Когда-нибудь”, но еще не “Сегодня”.

Tomorrow. Что здесь скажешь? Как Today, только Tomorrow). Очень удобно быстро просмотреть расписание на завтра или отложить задачу, перетянув ее на этот список — Doit.im автоматически присвоит ей завтрашнюю дату. А ровно в полночь все задачи из Tomorrow переезжают… правильно, в Today.
Опять же обратите внимание, что число на календарике левее слова Tomorrow всегда соответствует завтрашней дате. Очень круто!

Sheduled. В “Расписание” попадают все задачи со сроком исполнения позже, чем завтра, включая повторяющиеся. Если из любого списка перетянуть задачу на Sheduled, то календарь всплывает автоматически и останется только выбрать нужную дату.
Sheduled можно просматривать обычным списком и в виде календаря.


Режим календаря это претензия на киллер фичу, но, честно говоря, на полноценную замену тому же Гугл-календарю пока не тянет, особенно, если у вас, как и у меня, много повторяющихся задач.

В этом плане гораздо полезнее функция синхронизации Doit с Google Calendar. К тому же реализована она лучше, чем в RTM, где список задач отображается в отдельном окошке.

В Doit.im они отображаются как стандартные задачи гуглокалендаря.


Someday. Список “в один прекрасный день”, без дат и обязательств.

Waiting. Категория Ожидание, куда Doit.im автоматически перемещает задачи, которые вы отправили другим пользователям. Также задачи в Waiting можно создавать вручную и назначать им дату дедлайна. После наступления этой даты задача автоматически появится в вашем списке Today. Этот механизм я использую для всевозможных напоминаний.

Проекты в Doit.im

Проект в Doit.im это готовый инструмент — вам не придется ничего мудрить с тегами и спецсимволами, как в RTM. Если Боксы в Doit.im это универсальные категории времени, то Проекты используются для объединения задач с единой целью. Например, список Today это перечень всех сегодняшних задач из разных проектов, если же вы хотите сфокусироваться на каком-то одном, то нужно кликнуть по его названию возле задачи

или выбрать в списке проектов
1) При переходе на вкладку проекта, видно соотношение выполненных и оставшихся в нем задач.

2) К проекту можно добавлять описание, которое всегда будет перед глазами. Обычно я записываю туда ключевые цели и информацию по проекту.

3) Сортировку внутри проекта лучше всего делать по Боксам, в этом случае сразу понятно общее положение дел: какие задачи следующие, какие назначены на конкретную дату, а какие находятся в режиме ожидания.

Статус проекта в Doit.im можно быстро и легко изменять с «активного» на «неактивный» и обратно.

Изменение статуса происходит в один клик (в отличие от Remember The Milk, где нужно каждый раз переходить в настройки сервиса и кликать раз сто).

В общем списке проектов отображаются только активные проекты.
Кстати, проекты в нем сортируются по алфавиту, поэтому, чтобы поднять проект повыше, я иногда использую спецсимволы перед его названием.

Контексты и чеклисты

Контексты в Doit.im также выделены в отдельную категорию на левой панели.


Я не пользуюсь контекстами в классическом (GTD) определении, но нашел для этой функции иное применение.
Я использую “контексты” Ежегодно, Ежемесячно, Еженедельно и Ежедневно для регулярно повторяющихся задач. Чем это удобно? Проще отделить рутину от нерегулярных задач. Например, утром работу со списком Today я начинаю с сортировки по контекстам.

Получаю своеобразный чек-лист повторяющихся задач из различных проектов. Это позволяет сразу заметить, если на сегодня назначено какое-нибудь редкое (ежегодное) дело и не пропустить его.

Есть и другой тип чеклиста. Когда задачи не повторяются с четкой периодичностью, то я храню их перечень в заметках к задаче, например, список вещей, которые нужно взять на рыбалку.

Задачи и их особенности в Doit.im

Добавление задач. Быстро добавить новую задачу находясь во вкладке Doit.im можно с помощью горячей клавиши «N».


Самое приятное то, что клавиатурные сокращения работают в Doit.im даже в русской раскладке, в отличие от RTM.

Другой способ быстрого добавления задачи — клавиша «Q». Она вызывает меню быстрого ввода, которое поддерживает Smart-add, полюбившуюся многим RTM-функцию.


Однако самый быстрый из известных мне путь сбора задач в инбокс — сочетание Ctrl+Shift+N в Windows-клиенте. Независимо от активного приложения, нажатие Ctrl+Shift+N приводит к активации окошка, куда можно записать нужную мысль, нажать Enter и продолжить работу, почти не отвлекаясь. По большому счету, сам клиент у меня установлен только ради этой фичи.


Изменение срока задачи. Благодаря наличию всплывающего мини-календаря весь процесс выглядит более человечным (прописывать даты вручную, как в Remember The Milk, больше не нужно). Добавочная ценность календарика — можно посмотреть день недели интересующей даты.

Во время просмотра списка Sheduled слева от задачи можно увидеть дату ее начала, а справа — сколько дней осталось до ее дедлайна.


Повтор задачи. И снова: параметры повторения не приходится прописывать вручную, что помогает избегать ошибок и более удобно в целом.

Напоминания. Doit.im поддерживает напоминания на мыло, попапы и пуш в мобильных приложениях. В RTM этот список шире и включает бесплатные смс и работу с мессенджерами.
Но с другой стороны, в Doit.im можно настроить напоминания для отдельной задачи, а в RTM — только массовые напоминания вида “за 5 минут до начала любой задачи”.
Напоминания в Doit.im я использую только для самых важных задач — для подстраховки.

Приоритеты. Здесь разработчики Doit.im снова в точности скопировали RTM. Приоритета три: красный, синий, голубой. Быстро изменить приоритет помогает клавиша «P».
Интересен может быть мой способ использования этой функции:
1 приоритет. Я отмечаю им все задачи в боксе Waiting. Когда наступает дедлайн такой задачи и она появляется в моем Today, я сразу понимаю, что эта задача прибыла из Ожидания (т.к. она отмечена красным).
2 и 3 приоритеты. Я использую эти приоритеты для отображения “калибра” задачи, условного времени ее выполнения. 3 приоритет я называю «задача-минута», а второй — «задача-час». Отметив таким образом все задачи в списке Today, я визуально лучше понимаю загруженность дня: сколько на сегодня задач, занимающих минуты, а сколько — часы.
Теги. Еще один независимый способ классификации задач в Doit.im. Если в активном списке есть задачи с тегами, то облако тегов будет видно сверху списка.
Я использую теги только для классификации задач в списке Someday: “купить”, “прочитать”, “найти” и т.д.

Передай другому. Совместная работа реализована чуть лучше, чем в Remember The Milk, но все равно подходит разве что для отправки списка покупок.
Задача, отправленная другому пользователю, перемещается в список Waiting.
Удобно, что когда приходит новая задача, в центре уведомлений появляется заметное оповещение. Оно же появляется и в том случае, когда отправленную вами задачу завершают.

Комментарии к задаче. К задаче можно добавлять комментарии. Я никакого применения этой функции не нашел, но теоретически это может сгодиться для хронологических записей, т.к. возле коммента видна дата его добавления.

Описание задачи. Как я уже говорил, я использую описание для составления чеклистов или просто для добавления любой ценной информации по задаче. Описание можно просмотреть, наведя курсор на иконку блокнотика — мелочь, а приятно.

Любую задачу в Doit.im можно быстро сконвертировать в проект.

Поиск. Поиск по словам в Doit.im мгновенный: вы вводите часть слова, и страница результатов моментально изменяется.

Есть и расширенный поиск, результаты которого, как и в RTM, можно сохранить в виде особых списков — Фильтров.

Параметров для расширенного поиска в Doit.im хоть и немало, но все же не так много, как в RTM. Хотя большинству пользователей должно хватить с лихвой.


Я фильтрами почти не пользуюсь, разве что у меня есть фильтр для отображения всех незавершенных задач, которым не назначен ни проект, ни контекст.

Заключение

Клиенты для Doit.im есть под Windows, Mac, Linux, iPhone, iPad, Android и Web.
Несколько слов об общем качестве: сервис китайский, но развивается. Апдейты выходят, новые функции добавляются, но косяки бывают.

Недавно версии продукта разделили на платную и бесплатную. Платная стоит $20 в год или 2$ в месяц и позволяет отсылать задачи в инбокс по мылу и синхронизировать мобильные клиенты с веб-версией в реальном времени (для бесплатной версии синхронизация раз в 24 часа).

Если бы меня попросили кратко сравнить Doit.im и Remember The Milk, то я бы вспомнил об автоматической и ручной коробках передач в автомобилях. Я предпочитаю автомат :)

Если вдруг я кого-нибудь убедил попробовать данный сервис, пожалуйста, оставьте комментарий, чтобы я знал, что это было не зря.
А если вы знаете таск-менеджер лучше — тогда вам тем более зеленый свет.
Спасибо за внимание!

Еще полезно прочитать по теме:
«Свежее Молоко — моя система использования Remember The Milk (GTD + Agile Results)»

«Evernote как ToDo менеджер. Система продуктивности The Secret Weapon»

«Личный опыт использования OmniFocus для GTD. Большое руководство по настройке эффективной системы»