Как я автоматизировал Inbox в Dropbox с помощью Sortbox

Папка Downloads — обычно самое злачное место на компьютере, где всегда царит хаос. Автор данной статьи рассказывает, как ему удалось автоматизировать обработку сохраненных файлов с помощью переноса Downloads в облако с последующим подключением плагина для автоматической сортировки новых закачек. Особое внимание уделено двум способам быстрой и простой транспортировки электронных книг и документов через облако на iPad.
Приблизительный размер статьи ≈ 5 страниц.

1. Перемещаем папку Downloads в Dropbox и синхронизируем эту папку между всеми браузерами и девайсами

Старый добрый принцип Inbox из GTD пригодился нам снова — превращаем папку Downloads в единый центр обработки и временного хранения входящих файлов.

Очевидные преимущества:

• автоматическая синхронизация всех загрузок в едином центре, который доступен с любого устройства;
• автоматическое сохранение истории версий каждого файла (за предыдущие 30 дней) с возможностью отката;
• автоматический бэкап;
• восстановление удаленных файлов — удаленные из Dropbox файлы попадают в виртуальную корзину, откуда их можно восстановить (также в течение 30 дней).

Чтобы переместить папку Downloads в Dropbox, нужно просто изменить расположение этой папки в настройках всех используемых браузеров.
Например, для Chrome это делается так:

Настройки → Дополнительные → Загрузки

На какую именно папку будем изменять, я расскажу в следующем пункте.

2. Учим Dropbox автоматически переправлять файлы из Downloads в другие папки

Для этого нам понадобится Sortbox — расширение для автоматической сортировки файлов внутри Dropbox (бесплатное и открытое).

Принцип работы Sortbox проще понять, если вспомнить, как работают фильтры входящей почты, например, в Gmail. Sortbox создает внутри Dropbox свою папку. Именно эту папку мы будем использовать в качестве папки Downloads. Когда в эту папку попадает новый файл, Sortbox автоматически перемещает его в нужное место (в рамках Dropbox), согласно установленным заранее правилам.

Какие возможности для сортировки файлов предлагает Sortbox? Как видно из скриншота, файлы можно сортировать по расширению, по названию и по паттерну в названии.
О последних двух вариантах чуть подробнее можно почитать в FAQ, а я поделюсь тем, как я настроил сортировку файлов по расширению.

Итак, переходим на сайт Sortbox и открываем расширению доступ к Dropbox.

3. Создаем правила автоматической сортировки в Sortbox

Для того, чтобы понять, какие правила вам нужны, достаточно взглянуть на свою текущую папку Downloads. Файлы какого типа вы загружаете чаще всего? Что их объединяет? Какие сложности возникают с их обработкой?

Для себя я выделил несколько групп таких файлов, после чего создал для них правила (по возрастающей актуальности):

Картинки. Сюда я отношу всякие «временные» изображения, которые сохраняются для того, чтобы по-быстрому кому-то отослать, прикрепить к письму или вставить в пост. Такая ситуация возникает довольно часто, и эти картинки быстро захламляют папку для загрузок. К тому же, 99% из них можно отправлять в корзину сразу же после использования, но постоянно возвращаться в Downloads для удаления каждого мелкого изображения — не продуктивно. Оптимальным решением будет группировка таких изображений в специально отведенном месте с последующей периодической очисткой.

Правила в Sortbox простейшие:

Все временные изображения отправляются в специальную папку Картинки. Они занимают так мало места, что их можно не удалять годами. Я настроил, чтобы все скриншоты тоже попадали в эту папку.

Торренты. Ситуация, схожая с картинками. Вышла новая серия сериала — считай +1 .torrent файл в Downloads. У меня настроено автоматическое открытие таких файлов в uTorrent, так что добавленные на закачку торрент файлы мгновенно превращаются в ненужный хлам.
Правила похожи:

Инсталлеры и архивы. К сожалению, я пока не придумал, что можно сделать с этими двумя типами файлов. Хотелось бы научить инсталлеры удаляться сразу после установки и чтобы загруженные архивы автоматически распаковывались. Не уверен, что это возможно, но помечтать не вредно.

Электронные книги и документы. Проблем с ними несколько: чаще всего я загружаю такие файлы на настольном компьютере для последующего чтения на планшете. Казалось бы — после загрузки файл на компьютере больше не нужен, а значит, его можно сразу же переносить на iPad. Но процесс транспортировки назвать простым никак нельзя — он требовал определенных временных затрат. Ради каждого скачанного файла заводить эту шарманку не будешь — лучше подождать, пока книг подсоберется несколько. А значит, книги в Downloads накапливались, терялись в горах мусора, их нужно было не забывать удалять, чтобы избежать дубликатов и т.д.

Все это делало путь электронной книги от компа до планшета долгим и сложным. Но я успешно справился со всеми этими проблемами с помощью хитросплетения Dropbox + Sortbox + GoodReader + Calibre + iBooks, о чем хочу рассказать отдельно.

Bonus: максимально упрощаем процесс переноса загруженных книг и документов на iPad

Несколько слов о том, как я читаю книги на iPad. Для чтения .epub мне больше других нравится стандартная iBooks, а для .pdf я предпочитаю GoodReader. Я бы с радостью читал в iBooks и .pdf, но мне не хватает возможности делать пометки во время чтения. К тому же, тогда бы у меня не получилось такой красивой мгновенной синхронизации pdf файлов. С ее описания и начнем.

PDF

Когда я скачиваю новый pdf документ, Sortbox автоматически перемещает его в специальное хранилище pdf — папку под названием GoodReader в Dropbox.

Синхронизацию приложения GoodReader (iPad) с этой папкой нужно настроить однократно — подключиться к Dropbox, указать общую папку и выбрать тип синхронизации. После этого для синхронизации Dropbox с iPad достаточно открыть GoodReader и нажать кнопку Sync. Бинго!

Т.е. теперь физических действий требуется всего два: кликнуть на ссылку для закачки на компе и нажать кнопку Sync на iPad. Всю изящность этого способа в полной мере оценят лишь те, кто хоть раз добавлял книги через iTunes вручную.

Преимущества этого способа

1. Автоматизация целой горы рутины:

• не нужно вручную перемещать pdf из Downloads — вместо нас этим занимается Sortbox;
• о новых закачках, которые необходимо добавить в GoodReader, невозможно забыть — они добавляются автоматически;
• не нужно запускать iTunes и вручную добавлять скачанные pdf-ки;
• не нужно синхронизировать iPad с iTunes, доставка документов происходит по Wi-Fi.

2. Взаимная синхронизация между GoodReader и Dropbox (файл измененный/удаленный на планшете будет изменен/удален и из Dropbox, и наоборот).

3. Опять же бэкап, история версий и восстановление удаленных файлов.

Все новые pdf, попавшие во входящие GoodReader, я сортирую по подпапкам уже с iPad. Устоявшаяся структура подпапок в моей библиотеке выглядит так: Читаю, Собираюсь прочесть и Книжная полка. Книжная полка разделена на папки по тематике, плюс существуют папки Прочитано и Корзина.

Когда я в последний раз читал обзоры pdf-читалок (года полтора назад), то GoodReader был общепризнанным лидером по стабильности и функционалу. Если за это время появились стоящие конкуренты — посоветуйте плс в комментах.

EPUB

Книги всех остальных форматов Sortbox перемещает в папку под названием iBooks.


Сама программа iBooks не рассчитана на синхронизацию с облачными хранилищами. Добавлять в нее книги, минуя iTunes (через приложение Dropbox для iOs), хоть и возможно, но неудобно и чревато проблемами (только поштучное добавление и дубликаты).
Поэтому для синхронизации с iPad я использую проверенную временем программу Calibre.

Calibre — это кросс-платформенный и бесплатный комбайн для управления электронной библиотекой (что-то вроде iTunes для электронных книг). Умеет конвертировать книги, редактировать метаданные, отправлять книги в большинство читалок и устройств, напрямую подключаться к iTunes для добавления книг и т.д.
Если нужны подробности: обзор возможностей, инструкция по настройке для устройств от Apple, подробнейший официальный мануал.

Настроим Calibre на постоянный мониторинг папки iBooks.
Для этого идем в

Предпочтения → Добавление книг → вкладка Автоматическое добавление

и выбираем нужную папку.


Таким образом, после запуска Calibre начинает автоматически сканировать папку iBooks. Если в эту папку были добавлены новые книги, то Calibre добавляет их в свою библиотеку, при необходимости предварительно сконвертировав в epub, и удаляет обработанный файл из папки iBooks. Сама библиотека Calibre хранится в отдельной директории Dropbox.

После остается запустить iTunes, подключить к нему Calibre, добавить новые книги в основную память iTunes и синхронизировать с iPad. Я включил появившуюся после 5-ой прошивки возможность синхронизации по Wi-Fi, которая пусть не сильно, но упрощает эту задачу.

Надеюсь, вы нашли эту информацию полезной!

Еще полезно прочитать по теме:
«Полное собрание всех способов увеличения базовой вместимости Dropbox»

«Какие рутинные задачи решает за меня сервис ifttt.com»

«Как настроить умный бэкап с помощью Genie Timeline»