Как я избавился от всех бумаг за два дня


Глядя на накопившиеся за долгие годы кипы бумаг, сложно поверить в то, что от них можно избавиться и полностью перейти на цифру. Ведь для этого придется их не только отсканировать, но и каталогизировать. Я хочу рассказать, как портативный сканер Doxie в сочетании с бесплатной Evernote могут значительно облегчить выполнение данной задачи.
Приблизительный размер поста ≈ 5 страниц.


На протяжении двух лет я постоянно откладывал процесс оцифровки своих бумаг на потом, пока не стал пользоваться этими двумя инструментами. После небольшой настройки я всего за два дня полностью избавился от всех своих бумаг и с тех пор без труда разбираюсь со всеми новыми.

Теперь вместо того, чтобы складировать их у себя в комоде или машине, я пропускаю их через сканер Doxie и отправляю в мусорное ведро. Несколько раз в неделю я, используя софт, поставляемый вместе с Doxie, скрепляю скопившиеся документы в один PDF файл и отправляю в Evernote.
Благодаря встроенной в Evernote функции оптического распознавания символов (ОРС) в дальнейшем я смогу осуществлять поиск по всему тексту любого отсканированного документа. Кроме того, все мои электронные документы находятся не только на моём компьютере, но и доступны для просмотра и работы с ними через любой веб-браузер или смартфон.
Вообще-то, идея синхронизировать личные данные по сети вряд ли бы мне понравилась, если бы Evernote не использовал SSL (протокол защищённой связи через интернет). Именно поэтому я спокойно храню в ней свою личную информацию.

В общем и целом, если вы хотите перейти на электронные носители безопасно и без особого труда, попробуйте комбинацию Evernote + Doxie. Вот как это работает.

Что вам понадобится

  • Doxie One или Doxie Go ($149-199): Doxie One дешевле, однако Doxie Go поставляется вместе с аккумулятором, что позволит вам работать с ним где угодно. Лично я использую модель Doxie Go, поэтому могу сканировать документы вдали от своего компьютера (например, во время просмотра фильма), хотя и та и другая модель прекрасно справится с поставленной задачей.
  • Evernote (бесплатно): пригодится для хранения и упорядочивания ваших новых цифровых документов. Скачайте программу и создайте учётную запись (если у вас её ещё нет).
  • Карта Eye-Fi X2 (по желанию, $30): Если вставить карту Eye-Fi X2 в сканер Doxie, она будет по Wi-Fi отправлять сканы на ваш компьютер. Карта требует небольшой дополнительной настройки, однако с ней Doxie работает намного эффективнее. Всё, что вам необходимо будет сделать, – это отсканировать документ, а позже проверить свой компьютер и найти полученный файл.
Настройка Doxie и процесс сканирования

Чтобы начать работу с Doxie, его необходимо настроить, однако этот процесс занимает всего несколько минут. Необходимо сделать следующее:

  1. Скачайте последнюю версию программного обеспечения Doxie и установите ее.
  2. Откройте программу и подключите Doxie к компьютеру. Если вы используете Doxie Go, полностью его зарядите.
  3. Пропустите калибровочную карту через сканер, следуя инструкциям по установке.
  4. Если вы собираетесь использовать карту Eye-Fi, вставьте её в компьютер и следуйте инструкциям по установке, чтобы подключить её к вашей беспроводной сети. Закончив установку, вставьте карту Eye-Fi в слот для карт SD в Doxie.
  5. Возьмите любой документ, чтобы протестировать сканер. Вставьте лист в Doxie лицевой стороной вверх и позвольте сканеру захватить его. Через мгновение Doxie отсканирует документ, и он выйдет с другой стороны сканера.

Это всё, что необходимо для начала работы. Повторите процесс сканирования со всеми своими документами. Так как в Doxie есть слот для карт SD и внутренняя память, вы в любом месте можете отсканировать достаточно большое количество документов. Если вы используете Doxie One, вам необходимо будет подключить его к сети переменного тока при помощи сетевого USB адаптера. При сканировании более 100 страниц вам необходимо будет подключить к сети и Doxie Go, так как его батарея разрядится прежде, чем вы успеете закончить сканирование.

В любом случае, я советую вам брать его в ту комнату, где вы сможете посмотреть телевизор или пообщаться с кем-либо, чтобы не тратить несколько часов исключительно на сканирование. Если вам позволяет род вашей деятельности, вы можете взять его с собой даже на работу и сканировать документы, одновременно выполняя другие задачи.


Управление отсканированными документами

После того, как вы отсканировали свой первый пакет документов, вернитесь к своему компьютеру и откройте программу Doxie. Если вы используете карту Eye-Fi, то сразу же должны увидеть свои новые документы. Если вы обходитесь без нее, подключите Doxie к компьютеру, и он сам начнёт импортировать все документы.

Вы увидите, что все ваши документы имеют типовые имена и разбиты на отдельные страницы, но это легко исправить. Найдя документ, состоящий из нескольких страниц, выберите нужные страницы в программе Doxie и нажмите кнопку «Staple». После этого кликните по названию объединенного документа, чтобы изменить его. Переименуйте документы, состоящие из одной страницы, по необходимости.

Настройка Evernote и систематизация
Прежде чем начать отправлять свои отсканированные документы в Doxie, вам необходимо подключить его к Evernote. Это очень легко сделать:

1. Откройте программу Doxie и зайдите в Настройки.
2. Перейдите на вкладку Local Apps.
3. Нажмите на +, чтобы добавить программу, и выберите Evernote.
4. В выпадающем меню Format выберите PDF. (Нет необходимости выбирать PDF с ОРС, так как Evernote позаботится об ОРС собственными силами).

Doxie + Evernote
Вот и всё! Теперь вы можете посылать отсканированные документы как PDF файлы, просто выбрав их, затем нажав кнопку «отправить» и кликнуть по иконке Evernote. Doxie сделает всё остальное. Однако, прежде чем вы что-нибудь отправите, давайте создадим в Evernote организационную структуру.

Создание организационной структуры в Evernote

Evernote предлагает несколько способов упорядочивания отсканированных документов (и других заметок), но два наиболее популярных – это теги и блокноты. Мы, главным образом, остановимся на рассмотрении блокнотов, однако также поговорим и о том, как теги могут упростить поиск необходимых документов.

Doxie + Evernote
Когда вы откроете Evernote, в первую очередь создайте блокнот с названием вроде «Сканы» для хранения каждого отсканированного документа из Doxie. Дело в том, что по умолчанию все отправленные из Doxie документы будут сохраняться в Evernote в вашем блокноте по умолчанию. Это не круто, так как туда сохраняется вообще вся информация, поступающая в Evernote. Именно поэтому необходимо завести отдельный блокнот для всех отсканированных документов.
В зависимости от того, какой версией Evernote вы пользуетесь, вы увидите либо не увидите свой блокнот на боковой панели. Если вы его видите, это замечательно. Если не видите, найдите свой новый блокнот и перетащите его мышкой на боковую панель, чтобы создать ярлык. Вы будете часто добавлять в него отсканированные документы, поэтому хочется, чтобы блокнот было легко найти.

В дополнение к блокноту «Сканы», вы можете создать ряд под-блокнотов для более детального упорядочивания.
Если вы сканируете документы для подачи в налоговую, назовите блокнот «Налоговые документы». Если вы сканируете старые поздравительные открытки, назовите блокнот «Поздравительные открытки, которые мне жалко выбросить». Ну, вы поняли. Конечно, нет необходимости создавать все блокноты прямо сейчас. Если вы во время работы поймете, что нуждаетесь в дополнительном блокноте, вы всегда сможете добавить его по ходу дела.

После того как вы настроите Evernote так, как вам нравится, начинайте пересылать документы из Doxie и упорядочивать их. Если вы хотите по-настоящему детальную организацию, вы можете дополнительно отметить тегом каждый отсканированный документ в Evernote. Последние версии Evernote (5 и выше) позволяют добавлять ярлыки тегов на боковую панель, просто перетаскивая на неё необходимые метки.

Что ещё вы можете делать при помощи Doxie и Evernote
Doxie + Evernote
Теперь вы знакомы с основами безбумажной жизни при помощи Doxie и Evernote, однако при желании можно пойти ещё дальше.

Для начала, вы можете скачать мобильное приложение Evernote, чтобы иметь доступ к отсканированным документам где угодно. Это особенно полезно, если вам срочно надо заглянуть в какой-либо из документов, и незаменимо, когда вам необходимо быстро переслать документ кому-нибудь.

Вместо того, чтобы посылать документы, вы можете создать общий блокнот в Evernote и разрешить конкретным людям доступ к определённому содержимому. К примеру, вы можете без проблем открыть доступ своему бухгалтеру к блокноту «Налоговые документы» и просто обновлять блокнот периодически. Теперь вам надо будет отправлять бухгалтеру всего одно электронное письмо вместо нескольких, а так же исключены любые проблемы с прикрепленными файлами.
Еще общие блокноты можно использовать для того, чтобы легко делиться отсканированными фотографиями с друзьями и родственниками.

Если поразмыслить, можно найти множество способов использования отсканированных документов, которые помогут избавиться от материального хлама в вашей жизни. Дерзайте!

Купить Doxie One, Doxie Go и Eye-Fi X2 на Amazon!

Перевод

Еще полезно прочитать по теме:
«Подробное описание моей системы использования Evernote на основе GTD»

«Как настроить умный бэкап с помощью Genie Timeline»

Если вам понравился пост, не забудьте поделиться им с друзьями — специальные кнопочки ниже по курсу!

12 комментариев

avatar
К сожалению, не все документы представляют собой листы А4 и меньше.
avatar
Все же думаю процентов 95 бумаг обычного человека попадают именно в эту категорию:) Мне вот ни разу не приходилось искать, как отсканировать что-то большее.
avatar
Идея очень хорошая. Можно например делать фото бумаги на мобильный и там немного подредактировать. Получается не хуже сканера.
Но вот документы отсканировать можно, но выкинуть — не выкинешь.
avatar
Не совсем понимаю в чем состоит избавление от всех бумаг. Допустим, какие-то распечатки или брошюры действительно можно отсканировать и выбросить, но договора с банками, трудовые договора и другая бухгалтерская документация должны быть в оригинале или потом предлагается их на цветном принтере с мокрыми печатями распечатывать? :)
avatar
согласен с вами. статья похожа на рекламу (бес)полезного устройства… :(
avatar
Про «от всех бумаг» согласен, это для красного словца… Понятно, гаджет предназначен скорее для домашних бумаг, чем для деловых. И тем не менее: визитки, корреспонденция, буклеты — не это ли на самом деле захламляет наши шкафы?
У меня вот в столе три толстенные папки с… уже не уверен с чем именно… с бумагами. Столько же в отдельных стопках в шкафу. И это при том, что сканер у меня тоже есть, только пользоваться им неудобно — он большой, медлительный и, случается, глючит.
avatar
Думаю под избавлением автор имел ввиду возможность доступа, просмотра, редактирования и пересылки любого документа из любого места и в любое время. Пользоваться электронной версией гораздо удобней, чем бумажной — факт. Например поиск нужного документа в базе Evernote — секунды, поиск в стеллаже для бумаг — гораздо дольше. Да, бумажные оригиналы хранить нужно, но к ним не приходится постоянно обращаться, это как бы бэкап такой получается ) У меня Canon CanoScan LiDE 210 — доволен как слон.
avatar
а что мешает просто отфотографировать. благо, для мобильных телефонов (ios, android и ДАЖЕ wp) есть программы, которые позволяют любой документ или чек отсканировать, распознать (при желании), архивировать, систематизировать
а отправить в Evernote что-то… ну так Степан Пачиков уже очень далеко продвинулся в плане дружественности интерфейса и удобства работы с почти всеми программами
avatar
а обычным сканером типа не модно?
avatar
Тоже подумал об обычном сканере и смартфоне.
На работе есть куча МФУ и сканеров, дома стоит МФУ 2х годичный Самсунг за 3990 руб. Сканирует отлично. Если срочно надо отсканировать что-то, а поблизости нет сканера — фоткую смартфоном, там модуль камеры от 8 мпкс, что хватает с лихвой. Не понимаю, зачем таскать с собой эту хрень? Если не таскать, то дешевле (в разы) и лучше будет обычный сканер. Допустим этот сканер будет находится в авто. Сходил в магазин, загрузил продукты в машину, включил комп и сканируешь одну квитанцию?
  • max
  • 0
avatar
Ну как бы понятно, что вещь не первой необходимости. Но мне все эти разговоры почему-то напоминают: «Зачем покупать ноутбук? Настольный компьютер дешевле! Если мне нужно в интернет, я приду домой, сяду за стол и будет мне интернет.» Или там планшеты… Прожить без них точно можно, обходились же мы без них столько лет. Но удобная зараза, и все тут.

Сказанное выше не касается мобильных приложений для фото\сканирования. Слышал о таких, но никогда сам не пользовался, поэтому не могу судить. Возможно это действительно хорошая альтернатива.
avatar
сколько времени уходит на сканирование одного листа А4?

Оставить комментарий