Как я постиг Дзен в работе с Gmail. Система фильтров и другие фишки

В статье предлагается интересная система фильтров, с помощью которых обрабатываются все новые сообщения в Gmail. Узнайте, как обрести уверенность в том, что ни одно важное письмо не будет пропущено, а все остальные не будут отвлекать понапрасну.
Кроме этого статья интересна множеством других полезных фишек и настроек для продуктивной работы с электронной почтой. Желающих постичь Gmail-дзен :) приглашаем под кат.
Приблизительный размер статьи ≈ 5 страниц.


Gmail Дзен
1. Замените слово «ум» на слово «инбокс» в изречении мастера Сун Сана и осознайте глубину проблемы.
2. Прочтите эту статью, чтобы перейти на высшую ступень Gmail-мастерства :)

Три кита дзенского спокойствия
Методом проб и ошибок я определил для себя три универсальные категории, обозначающие различную степень срочности и важности входящих писем.
Gmail Дзен
Эти ярлыки — основа организации писем в моем ящике. Цель состоит в том, чтобы каждому новому письму была присвоена одна из трех этих категорий.

Это достигается с помощью фильтров. О фильтрации входящих писем написано много, но «Пустой Inbox» еще не значит «Ясный Inbox». Мои фильтры упрощают обработку Входящих по принципу Inbox Zero, оставляя в этой папке только самое важное и временно убирая из нее все остальное (для прочтения в специально отведенное время).

«1. Срочно»
Самый важный фильтр — письмо с таким ярлыком означает, что его нужно прочитать немедленно. Стоит ли говорить, что такого внимания удостаиваются только избранные письма и отправители. Не пропустить ни одно подобное сообщение помогают всплывающие уведомления (см.ниже).

Следует пояснить, что «срочно» для электронной почты в моем понимании — это «в течение часа-двух». Для экстренной связи лучше подходит телефон.
Если вам все же необходимо узнавать о некоторых письмах быстрее, то можно настроить смс-уведомления о новых письмах. Как это сделать, мы рассказывали здесь.


«2. Раз в день»
Менее срочные, но все равно важные письма. Помечаются ярлыком «2. Раз в день» и автоматически архивируются (исчезают из входящих). Таким образом, чтобы прочесть эти письма, нужно кликнуть по ярлыку «2. Раз в день» на боковой панели. Я делаю это один раз в начале рабочего дня.

«3. Выходные»
Сюда попадают всевозможные рассылки, google alerts, «интересные» ссылки от друзей и т.д. Все это просматривается и обрабатывается одним махом в спокойной обстановке, когда на это не жалко ни времени, ни внимания. Письма с этим ярлыком тоже автоматически архивируются, чтобы не отвлекать мое внимание в рабочее время.

Как только я замечаю, что в мои Входящие попало письмо, которому не присвоен ярлык «1. Срочно», я сразу же задаю себе вопрос: «К какой из трех основных категории оно относится? Хочу ли я в будущем узнавать о таких письмах сразу же, или они всегда могут подождать до утра? А, быть может, будет достаточно просмотреть их раз в неделю?»

Самый быстрый и простой способ создать фильтр — открыть всплывающее меню «Еще» над конкретным письмом и выбрать «Фильтровать похожие письма».
Gmail Дзен
Затем останется скорректировать условия фильтрации и нажать «Создать фильтр».

Освоиться с операторами расширенного поиска по Gmail поможет эта страница справки.
А еще недавно вычитал на Лайфхакере, как научить Gmail искать с учетом морфологии русского языка — крутая фишечка.


Взаимные договоренности с контактами
Но как быть, если письма от определенного отправителя трудно назвать однотипными? Если один и тот же человек может с равной долей вероятности прислать вам как ссылку на свежий мем («3. Выходные»), так и важный вопрос по рабочему проекту («1. Срочно»)?

Я решил эту проблему, договорившись с самыми важными в моей жизни людьми о правилах оформления заголовков. В основе этих простых правил лежит взаимное уважение к чужому времени:

  1. Если вы считаете, что мне необходимо прочитать это письмо как можно скорее, поставьте в начале темы письма цифру 1.
  2. Если вам достаточно, чтобы я прочитал это письмо завтра утром, поставьте в теме письма цифру 2.
  3. Если это что-то не очень важное, но отправить это все равно необходимо, то поставьте в теме письма цифру 3.

Останется только настроить фильтры по шаблону:
Если от {адрес отправителя} приходит новое письмо, в теме которого есть {цифра}, то присвоить {ярлык} и {архивировать (кроме «1. Срочно»)}
Вот и все! Такая простая договоренность способна поднять качество общения на совершенно иной уровень, поверьте. А лучше проверьте!

Checker Plus for Gmail
Это мега расширение для Хрома (не знаю, есть ли аналог для Firefox)
с кучей настроек. Но самая главная его возможность это гибкие оповещения о новых письмах.
Gmail Дзен
Я настроил Checker Plus таким образом, что оповещения на рабочий стол приходят только для ярлыка «1. Срочно» и не исчезают (закрыть их можно только вручную). Таким образом я всегда спокоен и уверен, что не пропущу ничего важного.

Еще я советую выключить push-уведомления на телефоне и всегда закрывать вкладку с почтой, если вы не работаете с ней в данный момент. По началу будет тяжеловато, но когда привыкнете — назад к этому дерганью по пустякам возвращаться не захочется.

Напоминания в таск-менеджере
В работе с почтой важна дисциплина. Об этом, кстати, есть хороший пост у Свена Фечнера (Simplicity is Bliss).

Дисциплина опирается на правила, о которых я рассказывал выше. А еще для ее поддержания нужна уверенность в том, что все под контролем и вы не забудете обработать почту, когда будет необходимо.

Для этого нужно заручиться поддержкой таск-менеджера. Что касается меня, то это, конечно, Remember The Milk. Я не стану описывать все особенности интеграции RTM с Gmail, так как об этом будет отдельный пост, расскажу лишь о конкретных задачах в моих списках:

  • «Расчистить inbox Gmail + проверить „2. Раз в день“» (ежедневно в 9:00).
  • «Просмотреть папку „Выходные“» (каждое воскресенье).
  • «Проверить „Спам“» (каждые три недели).

О спаме чуть подробнее. Проблема в том, что изредка, но в спам Gmail попадают письма, которые попадать туда не должны. Поэтому проверять эту папку все равно приходится. Но делать это каждый день противоречит всем канонам дзен-буддизма:)

Поэтому я настроил напоминание: проверять папку «Спам» раз в три недели. Это не дает ему удалиться автоматически (в Gmail это происходит через 30 дней) и экономит время и спокойствие (просмотр десяти писем одним махом занимает в несколько раз меньше времени, чем просмотр каждого по отдельности).

Функциональный минимализм в Gmail
Внешний облик вашего ящика и отдельных его функций тоже влияет на качество вашей работы. Ничто не должно отвлекать понапрасну! Расскажу о своих успехах в этой сфере.

Меняем тему. Во-первых, рекомендую попробовать минималистичную «Светло-серую» тему (Настройки → Темы). Она похожа на дефолтную, только в ней отсутствуют все эти кричащие красные кнопки. Мне очень нравится! Из приемлемых альтернативных вариантов могу посоветовать «Высокий контраст» или «Android».
Gmail Дзен

Заменяем иконки на текст.
Было
Gmail Дзен
Стало
Gmail Дзен
Я пробовал работать и с иконками, но так понять, куда кликать, реально проще.
Настройки → Общие → Ярлыки кнопок → Текст

Устанавливаем плагин Better Gmail для Chrome и для Firefox. Это расширение умеет много чего, но самое главное:
Убирает футер:
Gmail Дзен
Убирает рекламу из писем:
Gmail Дзен
Делает понятными иконки прикрепленных файлов:
Gmail Дзен

Улучшаем внешний вид переписки. Область просмотра — крутейшая фича из Лаборатории Gmail, которая в корне меняет восприятие переписки, делая ее похожей на форумную ветку или ленту комментов.
Gmail Дзен
Это очень удобно, особенно если переписка выдалась длинная, и вы участвуете сразу в нескольких.
Настройки → Лаборатория → Область просмотра

Скрываем ненужные ярлыки. Наконец, совершенно необходимо выключить отображение всех не используемых регулярно ярлыков на боковой панели.
Сделать это просто в Настройки → Ярлыки.
Вот как это настроено у меня:

Gmail Дзен
Ничто не отвлекает моего внимания без надобности. Зачем мне постоянно видеть «Чаты» или «Важные», если я ими вообще не пользуюсь? Все скрытые ярлыки всегда доступны в один клик по кнопке «Еще».

Кстати, в ходе написания этой статьи я подумал: «А почему бы не скрыть ярлык „3. Выходные“, чтобы снизить соблазн случайно заглянуть в него?» А то, честно говоря, бывали ситуации: «Ух ты, в „Выходных“ уже 30 непрочитанных, интересно, чего это там?» И залип на час, ну вы понимаете…

Это мы прошлись по минимализму. Теперь давайте добавим ему функционала.

Полезные скрытые функции
Удобное цитирование.
Gmail Дзен
Работает это следующим образом: вы выделяете часть письма, которую хотите процитировать, нажимаете «Ответить», и в ответе уже проставлена нужная цитата.
Настройки → Лаборатория → Цитировать выбранный текст

Вставка картинок. Не знаю, по какой причине вставка изображений в текст письма отключена в Gmail по умолчанию. Но зато знаю, как это исправить.
Настройки → Лаборатория → Вставка картинок
Gmail Дзен
Кнопка «Отправить и архивировать».
Gmail Дзен
Если после отправки ответа вы не хотите, чтобы цепочка писем отображалась во Входящих, то с помощью этой кнопки можно одновременно отправить письмо и убрать его с глаз долой.
Настройки → Лаборатория → Кнопка «Отправить и архивировать»

Создание документов на основе писем.
Настройки → Лаборатория → Создание документов
Это расширение позволяет в один клик преобразовать одну цепочку писем в текстовый документ Google Docs. Над письмом просто появляется дополнительная кнопка, нажатие на которую открывает готовый документ в новой вкладке.
Gmail Дзен
Удобно, если нужно переслать или сохранить переписку, особенно если в ней >20 сообщений.

Если вы нашли эту информацию полезной то, пожалуйста, поделитесь ей с вашими друзьями!
Gmail Дзен
Еще полезно прочитать по теме:
«Практический опыт тонкой настройки и использования Gmail для совместной работы»

«25 сервисов для продуктивной работы с Gmail»

«Прокачиваем навык написания деловых писем. Законы, хитрости, инструменты»

27 комментариев

avatar
Спасибо большое)))))))) Открыл для Себя заново Gmail! Статься очень полезная! разослал друзьям!)))))
avatar
Да, полезно. Добавил в свой gmail цитирование, область просмотра, поменял тему и установлю плагин better gmail.
Вставка картинок уже была, в меню иконки на текст не стал менять. С иконками приятнее, к ним нужно просто привыкнуть.
avatar
Вот спасибо. Очень рад, что познакомили меня с новым, мне не знакомым или не используемым функционалом этого замечательного сервиса. Большое спасибо. Ретвит обязателен! =)
avatar
Проблема в том, что изредка, но в спам Gmail попадают письма, которые попадать туда не должны.

Чтобы удостовериться, что больше такое письмо никогда в спам не попадет я делаю так — «фильтровать похожие письма» и потом выбрать «никогда не отправлять в спам».
avatar
Спасибо, дельный совет!
avatar
Не вижу смысла в цитировании.
Все же письма в Gmail идут цепочкой, всегда можно просмотреть предыдущее.
avatar
Цитирование полезно, если твой ответ относится не ко всему письму, а только к его части. Удобно, если письмо длинное.

Отличный пример — комментарий, который находится над вашим. NextPhenomenon процитировал одну конкретную фразу из длинной статьи, чтобы было понятно к чему относится его коммент.
avatar
Замечательная статья! Только я не могу разобраться с фильтрами, как сделать чтобы ярлыки «срочно» и «раз в день» не присваивались одному и тому же сообщению?
Для «Срочно» я поставил следующий фильтр — subject:1
А для «Раз в день» — from:(*)
И соответственно если я отправляю сообщение с заголовком «1», ему помимо ярлыка «срочно» присваивается ярлык «Раз в день», так как не хватает переменных. Вот вопрос: какие фильтры прописываете вы?
avatar
Смотрите, представьте ярлыки «Срочно», «Раз в день» и «Выходные» как конечные цели всех ваших писем. К ним ведут фильтры, но их может быть несколько разных. Т.е. это не три фильтра, это множество фильтров. Подписались вы на новый сервис и он начал вам присылать рассылку, например. Значит нужно нажать «фильтровать похожие письма» и создать фильтр для этого конкретного адреса.
Вообще у меня два стандартных типа фильтров. Покажу на примере «Срочно», но верно и для других категорий:
1) Письмам с определенного адреса всегда присваивать «срочно». From: адрес@gmail.com → Присвоить ярлык «Срочно».
2) Письмам с определенного адреса, но только если в теме письма есть цифра 1 — присваивать «Срочно».
From: адрес@gmail.com И тема письма содержит: 1 → присвоить ярлык «Срочно».
Ответил ли я на ваш вопрос? Если что — спрашивайте еще.
avatar
Спасибо, теперь все стало на свои места. betteri стал открытием для меня в этом году, я с удовольствием читаю каждую статью. Успехов в дальнейшем :)
avatar
Круто! Заходите почаще и поделитесь ссылкой с друзьями — нам будет очень приятно!
avatar
Тоже решил подправить себе фильтры. Что реально понравилось — если меняешь имя ярлыка, то в фильтре, где используется этот ярлык Gmail сам изменяет его имя на новое.

А еще, чтобы расположить ярлыки в нужном порядке можно использовать в начале имени спецсимволы (Gmail расположит их в следующем порядке):
! Exclamtion mark / Bang
~ Tilde
' Single Quote
" Double Quote
@ At sign
$ Dollar
£ Pound (British Currency)
* Asterisk
& Ampersand
# Hash / Pound Sign
+ Plus sign
0-9
A-Z
avatar
И еще забыл: в лаборатории есть расширение для импорта/экспорта фильтров в файл. Может пригодится чтобы перекинуть фильтры с одного аккаунта на другой, чтобы восстановить настройки.
avatar
Еще Checker Plus for Gmail умеет быстро отправлять ссылку текущей страницы по почте. Нужно нажать иконку расширения на панели и выбрать там символ «ссылка». Можно быстро и удобно делиться ссылками.

И еще… Может я кэп, но узнал недавно: приаттачивать файлы к письму можно просто перетаскивая их на страницу сообщения. Причем можно перетаскивать сразу несколько файлов
avatar
Спасибо за Checker Plus. Для меня самое главное, что можно настроить проверку сразу нескольких аккаунтов Gmail и только отдельных ярлыков в них. Настроил на проверку самых важных ярлыков и сплю спокойно.
avatar
Еще мне нравится, что заархивировать, удалить или отметить как прочитанное письмо можно прямо из всплывающего напоминания. Не надо открывать вкладку, серьезно ускоряет процесс.
avatar
Спасибо за пост. Настроил и наслаждаюсь. Вот еще неплохая статья про настройку Gmail www.businessinsider.com/26-year-old-who-sold-a-70-million-company-explains-how-you-can-use-your-inbox-better-2012-5
avatar
Спасибо! Добавил в Instapaper.
avatar
Здорово, в ящик стало приятней заглядывать.

У меня такой вопрос, применяете ли вы «подпапки» или «подярлыки»? Или же у вас только три ярлыка Срочно, раз в день и выходные? Имеет ли смысл делить письма по темам вроде «Саморазвитие», «Маркетинг» и т.д.? Скажем, если я подписался на тематическую рассылку, ставлю фильтр на «раз в неделю», а далее подпапка «Саморазвитие».

И еще один вопрос, когда приходит письмо, которое требует от вас действия или принятия решения. Как вы с ним поступаете? Создаете задачу в другом сервисе или что-то еще?

Спасибо.
avatar
У меня такой вопрос, применяете ли вы «подпапки» или «подярлыки»?
Я советую поступать так: если писем в определенной папке становится слишком много, и их не комфортно обрабатывать за один раз, т.е. возникает ощущение, что они «слишком перемешаны», то тогда стоит выделить определенную группу писем в отдельный ярлык. Главное не создавать «ярлык ради самого ярлыка». Категории не нужно выдумывать, они должны сами возникать на основе вашей работы.
У меня тоже есть подпапки. Например для твитера, для автоматических рассылок «не от людей».

И еще один вопрос, когда приходит письмо, которое требует от вас действия или принятия решения. Как вы с ним поступаете?
Или делаю сразу, вот например отвечаю на ваш коммент :) или переношу в Remember The Milk, о том как я пользуюсь этим сервисом я подробно рассказывал.
avatar
Я в firefox юзаю вот этот плагин gmail watcher, и настроил себе звуковое оповещение о новых письмах в инбоксе, чтобы узнавать о них, когда я не за компом. Можно ставить свою мелодию, ее я брал отсюда
Плагин очень простой, но со своей задачей справляется на все 100. Теперь ни одного пропущенного письма)
avatar
К сожалению, плагин Better Gmail не работает (либо ссылка не верна).

В лаборатории есть ещё одна классная штука — Предварительный просмотр сообщения. Кликаешь правой клавишей и видно содержание :)
avatar
Да, действительно. Видимо этот плагин убрали из магазина — я не нашел. Надеюсь временно.
avatar
он называется теперь Gmelius или просто с похожими функциями
avatar
Да, похоже на то, спасибо. У меня столько плагинов установлено, что я даже не смог понять, что за что отвечает. Главное, что все работает как прежде:)
avatar
В Gmail при ответе челу, должна создаваться цепочка писем при ответе на входящие, но у меня она рвется, когда отвечаю на новое письмо, выходит так как будто, я отправил отдельное письмо. При повторном ответе, на тоже самое письмо с входящих, для теста, цепочка создается только для моих отправленных, а под входящим пусто. В настройках: цепочка писем вкл. wtf?
avatar
Попробуйте вот этот плагин deskun.com/
Упрощает работу с Gmail в разы.

Оставить комментарий