Как я постиг Дзен в работе с Gmail. Система фильтров и другие фишки

В статье предлагается интересная система фильтров, с помощью которых обрабатываются все новые сообщения в Gmail. Узнайте, как обрести уверенность в том, что ни одно важное письмо не будет пропущено, а все остальные не будут отвлекать понапрасну.
Кроме этого статья интересна множеством других полезных фишек и настроек для продуктивной работы с электронной почтой. Желающих постичь Gmail-дзен :) приглашаем под кат.
Приблизительный размер статьи ≈ 5 страниц.


1. Замените слово «ум» на слово «инбокс» в изречении мастера Сун Сана и осознайте глубину проблемы.
2. Прочтите эту статью, чтобы перейти на высшую ступень Gmail-мастерства :)

Три кита дзенского спокойствия

Методом проб и ошибок я определил для себя три универсальные категории, обозначающие различную степень срочности и важности входящих писем.

Эти ярлыки — основа организации писем в моем ящике. Цель состоит в том, чтобы каждому новому письму была присвоена одна из трех этих категорий.

Это достигается с помощью фильтров. О фильтрации входящих писем написано много, но «Пустой Inbox» еще не значит «Ясный Inbox». Мои фильтры упрощают обработку Входящих по принципу Inbox Zero, оставляя в этой папке только самое важное и временно убирая из нее все остальное (для прочтения в специально отведенное время).

«1. Срочно»
Самый важный фильтр — письмо с таким ярлыком означает, что его нужно прочитать немедленно. Стоит ли говорить, что такого внимания удостаиваются только избранные письма и отправители. Не пропустить ни одно подобное сообщение помогают всплывающие уведомления (см.ниже).

Следует пояснить, что «срочно» для электронной почты в моем понимании — это «в течение часа-двух». Для экстренной связи лучше подходит телефон.
Если вам все же необходимо узнавать о некоторых письмах быстрее, то можно настроить смс-уведомления о новых письмах. Как это сделать, мы рассказывали здесь.

«2. Раз в день»
Менее срочные, но все равно важные письма. Помечаются ярлыком «2. Раз в день» и автоматически архивируются (исчезают из входящих). Таким образом, чтобы прочесть эти письма, нужно кликнуть по ярлыку «2. Раз в день» на боковой панели. Я делаю это один раз в начале рабочего дня.

«3. Выходные»
Сюда попадают всевозможные рассылки, google alerts, «интересные» ссылки от друзей и т.д. Все это просматривается и обрабатывается одним махом в спокойной обстановке, когда на это не жалко ни времени, ни внимания. Письма с этим ярлыком тоже автоматически архивируются, чтобы не отвлекать мое внимание в рабочее время.

Как только я замечаю, что в мои Входящие попало письмо, которому не присвоен ярлык «1. Срочно», я сразу же задаю себе вопрос: «К какой из трех основных категории оно относится? Хочу ли я в будущем узнавать о таких письмах сразу же, или они всегда могут подождать до утра? А, быть может, будет достаточно просмотреть их раз в неделю?»

Самый быстрый и простой способ создать фильтр — открыть всплывающее меню «Еще» над конкретным письмом и выбрать «Фильтровать похожие письма».

Затем останется скорректировать условия фильтрации и нажать «Создать фильтр».

Освоиться с операторами расширенного поиска по Gmail поможет эта страница справки.
А еще недавно вычитал на Лайфхакере, как научить Gmail искать с учетом морфологии русского языка — крутая фишечка.

Взаимные договоренности с контактами

Но как быть, если письма от определенного отправителя трудно назвать однотипными? Если один и тот же человек может с равной долей вероятности прислать вам как ссылку на свежий мем («3. Выходные»), так и важный вопрос по рабочему проекту («1. Срочно»)?

Я решил эту проблему, договорившись с самыми важными в моей жизни людьми о правилах оформления заголовков. В основе этих простых правил лежит взаимное уважение к чужому времени:

1. Если вы считаете, что мне необходимо прочитать это письмо как можно скорее, поставьте в начале темы письма цифру 1.
2. Если вам достаточно, чтобы я прочитал это письмо завтра утром, поставьте в теме письма цифру 2.
3. Если это что-то не очень важное, но отправить это все равно необходимо, то поставьте в теме письма цифру 3.

Останется только настроить фильтры по шаблону:

Если от {адрес отправителя} приходит новое письмо, в теме которого есть {цифра}, то присвоить {ярлык} и {архивировать (кроме «1. Срочно»)}

Вот и все! Такая простая договоренность способна поднять качество общения на совершенно иной уровень, поверьте. А лучше проверьте!

Checker Plus for Gmail

Это мега расширение для Хрома (не знаю, есть ли аналог для Firefox)
с кучей настроек. Но самая главная его возможность это гибкие оповещения о новых письмах.

Я настроил Checker Plus таким образом, что оповещения на рабочий стол приходят только для ярлыка «1. Срочно» и не исчезают (закрыть их можно только вручную). Таким образом я всегда спокоен и уверен, что не пропущу ничего важного.

Еще я советую выключить push-уведомления на телефоне и всегда закрывать вкладку с почтой, если вы не работаете с ней в данный момент. По началу будет тяжеловато, но когда привыкнете — назад к этому дерганью по пустякам возвращаться не захочется.

Напоминания в таск-менеджере

В работе с почтой важна дисциплина. Об этом, кстати, есть хороший пост у Свена Фечнера (Simplicity is Bliss).

Дисциплина опирается на правила, о которых я рассказывал выше. А еще для ее поддержания нужна уверенность в том, что все под контролем и вы не забудете обработать почту, когда будет необходимо.

Для этого нужно заручиться поддержкой таск-менеджера. Что касается меня, то это, конечно, Remember The Milk. Я не стану описывать все особенности интеграции RTM с Gmail, так как об этом будет отдельный пост, расскажу лишь о конкретных задачах в моих списках:

• «Расчистить inbox Gmail + проверить „2. Раз в день“» (ежедневно в 9:00).
• «Просмотреть папку „Выходные“» (каждое воскресенье).
• «Проверить „Спам“» (каждые три недели).

О спаме чуть подробнее. Проблема в том, что изредка, но в спам Gmail попадают письма, которые попадать туда не должны. Поэтому проверять эту папку все равно приходится. Но делать это каждый день противоречит всем канонам дзен-буддизма:)

Поэтому я настроил напоминание: проверять папку «Спам» раз в три недели. Это не дает ему удалиться автоматически (в Gmail это происходит через 30 дней) и экономит время и спокойствие (просмотр десяти писем одним махом занимает в несколько раз меньше времени, чем просмотр каждого по отдельности).

Функциональный минимализм в Gmail

Внешний облик вашего ящика и отдельных его функций тоже влияет на качество вашей работы. Ничто не должно отвлекать понапрасну! Расскажу о своих успехах в этой сфере.

Меняем тему. Во-первых, рекомендую попробовать минималистичную «Светло-серую» тему (Настройки → Темы). Она похожа на дефолтную, только в ней отсутствуют все эти кричащие красные кнопки. Мне очень нравится! Из приемлемых альтернативных вариантов могу посоветовать «Высокий контраст» или «Android».


Заменяем иконки на текст.
Было

Стало

Я пробовал работать и с иконками, но так понять, куда кликать, реально проще.

Настройки → Общие → Ярлыки кнопок → Текст

Устанавливаем плагин Better Gmail для Chrome и для Firefox. Это расширение умеет много чего, но самое главное:
Убирает футер:

Убирает рекламу из писем:

Делает понятными иконки прикрепленных файлов:


Улучшаем внешний вид переписки. Область просмотра — крутейшая фича из Лаборатории Gmail, которая в корне меняет восприятие переписки, делая ее похожей на форумную ветку или ленту комментов.

Это очень удобно, особенно если переписка выдалась длинная, и вы участвуете сразу в нескольких.

Настройки → Лаборатория → Область просмотра

Скрываем ненужные ярлыки. Наконец, совершенно необходимо выключить отображение всех не используемых регулярно ярлыков на боковой панели.
Сделать это просто в Настройки → Ярлыки.
Вот как это настроено у меня:


Ничто не отвлекает моего внимания без надобности. Зачем мне постоянно видеть «Чаты» или «Важные», если я ими вообще не пользуюсь? Все скрытые ярлыки всегда доступны в один клик по кнопке «Еще».

Кстати, в ходе написания этой статьи я подумал: «А почему бы не скрыть ярлык „3. Выходные“, чтобы снизить соблазн случайно заглянуть в него?» А то, честно говоря, бывали ситуации: «Ух ты, в „Выходных“ уже 30 непрочитанных, интересно, чего это там?» И залип на час, ну вы понимаете…

Это мы прошлись по минимализму. Теперь давайте добавим ему функционала.

Полезные скрытые функции

Удобное цитирование.

Работает это следующим образом: вы выделяете часть письма, которую хотите процитировать, нажимаете «Ответить», и в ответе уже проставлена нужная цитата.

Настройки → Лаборатория → Цитировать выбранный текст

Вставка картинок. Не знаю, по какой причине вставка изображений в текст письма отключена в Gmail по умолчанию. Но зато знаю, как это исправить.

Настройки → Лаборатория → Вставка картинок

Кнопка «Отправить и архивировать».

Если после отправки ответа вы не хотите, чтобы цепочка писем отображалась во Входящих, то с помощью этой кнопки можно одновременно отправить письмо и убрать его с глаз долой.

Настройки → Лаборатория → Кнопка «Отправить и архивировать»

Создание документов на основе писем.

Настройки → Лаборатория → Создание документов

Это расширение позволяет в один клик преобразовать одну цепочку писем в текстовый документ Google Docs. Над письмом просто появляется дополнительная кнопка, нажатие на которую открывает готовый документ в новой вкладке.

Удобно, если нужно переслать или сохранить переписку, особенно если в ней >20 сообщений.

Если вы нашли эту информацию полезной то, пожалуйста, поделитесь ей с вашими друзьями!

Еще полезно прочитать по теме:
«Практический опыт тонкой настройки и использования Gmail для совместной работы»

«25 сервисов для продуктивной работы с Gmail»

«Прокачиваем навык написания деловых писем. Законы, хитрости, инструменты»