Моя система инструментов для продуктивной работы

Система Системище Майка Шехтера — собрание проверенных программ для Mac и iOs, которые помогают автору управлять рабочим процессом. Пост объемен, но хорошо структурирован: железо, софт, бумажные инструменты и методики/приёмы. В первой части рассмотрены: железо; софт — управление задачами и проектами, блоггинг, коммуникация.
Приблизительный размер поста? 6 страниц.

Создание эффективной рабочей системы — задача не из простых. Мне лично в этом больше всего помогло изучение инструментария и техник, которые используют в своей работе другие люди, особенно те, у которых задачи и проблемы схожи с моими.
А теперь я решил сделать полный обзор своей собственной системы инструментов и программ, а также объяснить, чем обусловлен мой выбор в каждом конкретном случае. Следует учесть, что большая часть моей личной и профессиональной деятельности так или иначе связана с управлением проектами, клиентским обслуживанием и индивидуальными проектами на ниве писательства. Я заметил, что помимо конкретных задач, которые мне необходимо выполнять, есть ещё три основных фактора, влияющих на используемые мной инструменты и приёмы:

• Забывчивость – комбинация плохой памяти и огромного количества всевозможных задач способна погубить вашу продуктивность. Многие вещи банально оставались без внимания, поэтому в первую очередь необходимо было устранить эту проблему. Очень важно было иметь возможность работать над задачами, где бы я ни находился.
• Рассеянность – следить за всеми своими делами — сложная задача; но доводить их до конца – вот настоящая проблема. Поэтому с одной стороны, я стараюсь фиксировать все задачи, с другой – пытаюсь определить какие самые важные из них мне стоит выполнить в течение дня, и как при этом исключить те, которые отвлекают моё внимание.
• Простота – пожалуй это связано с рассеяностью, однако я заметил, что чем навороченней программа, тем меньше пользы я от нее получаю. Поэтому я выбираю инструменты, заточенные на выполнение одной-двух конкретных задач. А так как количество этих инструментов может быть не меньшей проблемой, чем их сложность, я трачу определённое время на то, чтобы определить, насколько хорошо они взаимодействуют друг с другом. Работа с хорошо взаимосвязанными инструментами и мощными, но никак не связанными друг с другом – это две большие разницы. Я не ищу лучший инструмент, я ищу наиболее подходящий.

Далее следует список железа, софта, физических инструментов и методик, составляющих важную часть моего рабочего процесса. То, чем пользуюсь я, совершенно не обязательно подойдёт вам, и всё же я надеюсь, что это как минимум натолкнёт вас на идею о том, как создать и улучшить ваш собственный инструментарий, особенно если чьи-либо задачи и проблемы схожи с моими.

Железо

• 13" MacBook Air (Конец 2010, 4G RAM, 256 GB SSD) – лучший компьютер из всех, которые у меня были. Быстрый, портативный — я провожу за ним большую часть своего времени.
• 27" iMac (Конец 2009, 4G RAM, 1 Tb HD) – честно говоря, можно было выбрать экран и поменьше, но время от времени он действительно приходится кстати. Я стараюсь по максимуму синхронизировать iMac и MacBook, поэтому вне зависимости от того, где я работаю, я всегда имею доступ ко всей рабочей информации.

• iPhone 5 (64 GB Black) – я пользуюсь iPhone с момента его первого релиза в 2007-ом. Последний я люблю так же сильно, как и первый. Он играет значительную роль в моём литературном творчестве, чтении и коммуникации. Я использую его как свой портативный компьютер (у многих эту роль выполняет iPad).
• iPad 2 (64 GB, 3G) – iPhone способен решить большинство моих задач, поэтому iPad в некотором смысле является изгоем. Я использую его для майнд-мэппинга, ежемесячных обзоров и редактирования фото, снятых на iPhone в Camera+. Но с учётом того, что и дома и на работе у меня по компьютеру, а большинство повседневных задач прекрасно решает iPhone, на деле iPad’ом я пользуюсь редко.
• Микрофон Blue Yeti – в будущем я хочу заменить его на на Rode Podcaster, и тем не менее Yeti это великолепный микрофон для создания скринкастов и записи моего еженедельного подкаста.
• ScanSnap 1300 и 1100 – дома и на работе у меня стоят сканеры, с помощью которых я стараюсь избавляться от как можно большего количества бумаг. Я большой фанат 1300-го — он мощный и занимает мало места на столе. 1100-ый тоже хорошо справляется со своей задачей и требует только USB подключения (1300-ому необходимо и USB, и подключение к сети), но работает он довольно медленно. Как-нибудь я хочу поменять его на 1300i.

Софт

Все приложения для iOS и мультиплатформенные приложения помечены соответственно. Сервисы и приложения, работающие только на Mac’е, я оставил непомеченными.

To-do менеджмент

• OmniFocus (Mac, iPhone и iPad) – мой мозговой центр для проектов и задач. OmniFocus облегчает процесс создания и организации задач практически из любого источника, будь то электронная почта, сайты или файлы.
• Due (Mac и iPhone) – хотя я и пользуюсь этим приложением по минимуму, оно из разряда обязательных. Due — программа для создания напоминаний. У меня есть тенденция пропускать напоминания, но данное приложение гарантирует, что я не забуду обо всех этих на первый взгляд неважных мелочах (которые часто оказываются очень важны для моих детей, жены и начальника).
• Listary (iPhone) – я пока не нашёл идеального приложения для ведения своих списков (покупки, книги, фильмы), а Listary использую для одной конкретной цели. Жена может составить в нём список покупок и отправить мне, каждую отдельную строку можно определить как новую задачу.
• Fantastical – я абсолютно не умею пользоваться календарём. Для меня организация встреч в календаре всегда была ужасно обременительным занятием, иногда доходило до того, что я пропускал некоторые важные встречи. Fantastical устраняет все эти проблемы, позволяя мне пользоваться разговорным языком для создания записей (например: Обед с Дэном завтра в 12.30 в Chipotle). Fantastical запускается универсальной командой с клавиатуры, в нем есть возможность добавлять встречи в личный или общий календарь, а также, в качестве бонуса, оно сделано так, что мне практически не приходится лазить в стандартный календарь.
• Agenda (для iPhone и iPad) – это восхитительное приложение-календарь для iOS, как внешне, так и функционально. Несмотря на то, что в нём нет возможности использования естественного языка, как в Fantastical, оно отлично продумано и позволяет мне с лёгкостью просматривать рабочую неделю.
• GeekTool – в календаре нет никакого смысла, если вы в него не заглядываете. GeekTool позволяет поместить список важных встреч на два ближайших дня прямо на рабочий стол, благодаря чему их практически невозможно не заметить. Это приложение имеет намного больше функций, но я использую только самые простые, чтобы показывать дату и ближайшую намеченную встречу.

Справочная информация

• Dropbox (Mac, iPhone и iPad) – моей целью является полная синхронизация всех девайсов (Mac, iPhone и iPad), и это задача не из простых. Dropbox не только позволяет это осуществить, но и делает этот процесс легко контролируемым. Он одновременно служит и универсальной файловой системой, и используется многими моими приложениями для хранения системных настроек.
• Evernote (Mac, iPhone и iPad) – держать бумаги в порядке — моя вечная проблема. Мне никогда не удавалось обзавестись нормальной картотекой. Evernote вместе со ScanSnap помогли создать файловую систему моей мечты. В то время как многие используют Evernote вообще для всего, я использую его исключительно для хранения справочной информации.

Блоггинг

• nvALT – это мой хаб для текстов любого рода. За исключением больших проектов (см. Scrivener), всё, что я пишу на своём Mac’е, рождается в этой программе. Я могу задавать поиск по своей библиотеке — она служит для меня большим электронным блокнотом с набросками. Также она построена таким образом, что хорошо взаимодействует с другими программами.
• Notesy – если nvALT это программа для двух моих Mac’ов, то Notesy – аналог для iPhone и iPad. Хотя она не так богата функциями, как некоторые другие редакторы текста для iOS, она очень хорошо выполняет несколько конкретных задач. Notesy быстрая, ни разу не подвела меня при синхронизации, и хорошо работает с Markdown — синтаксической структурой, которую я использую во всех своих письменных проектах.
• Byword – nvALT мощная программа, но слабая по части оформления. Byword помогает решить эту проблему. Если начинается написание любого текста почти всегда в nvALT или Notesy, то продолжается оно всегда в Byword, намного более приятной среде для письма, редактирования и особенно хорошей для форматирования Markdown.
• iThoughts HD (для iPad) – обычно я просто открываю текстовый файл и начинаю работать. Однако если я застреваю над каким-нибудь текстом или крупным проектом, то иногда начинаю составлять майндмэп в iThoughts. Это отличная среда для наполнения любого проекта конкретикой. Программа позволяет экспортировать текст в Markdown или OPML (подробнее буквально через секунду).
• Scrivener – я не нашёл ничего и близко похожего на Scrivener, когда дело касается больших писательских проектов. В Scrivener есть все необходимые инструменты для структурирования, реорганизации и фокусировки, полезные при работе с крупными проектами. Также он позволяет импортировать OPML, что позволяет преобразовывать майндмэпы в OPML, закидывать их в Scrivener и начинать писать.
• Marked – я люблю Markdown, но иногда требуется убрать синтакс, чтобы увидеть как текст будет смотреться на сайте. Еще бывает необходимо, чтобы кто-то, кто не имеет ни малейшего представления о Markdown, почитал вашу работу. Marked делает это возможным вне зависимости от текстового редактора (будь то nvALT, Byword или Scrivener). Его также можно использовать для работы с шаблонами CSS, то есть я могу увидеть, как будет выглядеть мой текст на сайте прямо в процессе работы.
• Day One (Mac, iPhone и iPad) – хорошо продуманная программа для ведения дневника, работающая как на Mac, так и на iOS, с помощью которой очень удобно помечать мысли, не предназначенные для чужих глаз.

Коммуникация

• Google Apps – существует множество программ для управления контактами, календарём и электронной почтой. Я выбираю gmail по нескольким причинам: он надёжный; не помню, чтобы он хоть раз завис или потерял данные; он оптимизирован для клавиатуры; и хотя другие сервисы понемногу догоняют Gmail, с ним все еще мало кто может сравниться по скорости работы. Gmail позволил мне объединить все мои емэйл аккаунты в один, при этом не создавая никакой путаницы для тех, кто мне пишет. Также он ни разу не подводил меня при синхронизации контактов или календаря.
• Mailplane – единственная проблема Gmail состоит в том, что для максимального использования всех его функций надо переходить на их сайт. Mailplane решает эту проблему, сворачивая веб-интерфейс gmail в программу. Также он предлагает массу других дополнительных функций, включая интеграцию с OmniFocus. Это позволяет намного проще вытаскивать информацию из входящих сообщений и закидывать её в таск-менеджер.
• Skype – хотя большинство моих повседневных задач решаются с помощью почтового приложения, я всё равно во многом завишу от Skype, который использую для записи подкастов и связи со многими людьми из своего окружения.
• Tweetbot (для Mac, iPhone и iPad) – другого стоящего клиента Twitter как для Mac, так и для iOS просто не существует. Tweetbot – это хорошо продуманная и богатая на функции программа.
• Netbot (для iPhone и iPad) – я всё чаще ежедневно заглядываю на App.net, и я был страшно заинтригован, увидев, что Tapbots, создатели Tweetbot, разработали клиент для нового, но постоянно растущего сервиса.
• Wedge – Tapbots пока не выпустили клиент Netbot для Mac (хотя всё говорит о том, что они собираются это сделать), так что пока что, томясь в ожидании, я пользуюсь этой программой.

Во второй части будут рассмотрены приложения для чтения, публикации, работы с изображениями, утилиты, бумажные инструменты и основные методики.

Из блога Майка Шехтера