Научитесь составлять лучшие списки дел, поняв, почему обычно они не выполняются

Команда сервиса для ведения лога достижений iDoneThis некоторое время назад прекратила поддержку возможности составления ToDo-списков. Они приняли такое решение, проанализировав пользовательскую статистику, согласно которой:

• 41% поставленных задач никогда не были выполнены
• 50% задач были выполнены в течение первого дня
• 18% задач были выполнены в течение первого часа
• 10% задач были выполнены в течение первой минуты
• 15% от всех выполненных задач изначально являлись пунктом в списке

В блоге iDoneThis была сделана попытка разобраться в существующих проблемах списков дел, а также предложены варианты решений.
Приблизительный размер поста ≈ 7 страниц.

Список текущих дел – это неизбежный, старый как мир инструмент для повышения продуктивности труда. Он отражает присущее человеку стремление к порядку в нашей беспорядочной жизни и проявление нашей способности к самоконтролю. Большинство из нас, в том числе и те, кто ненавидит списки дел, всё равно пользуются ими, и, в соответствии с исследованием LinkedIn, опубликованным в мае 2012-го года, так поступает 63% профессионалов.

Тем не менее, научиться создавать списки – задача не из простых. Раньше в нашем сервисе iDoneThis была функция для создания списка дел, и у нас получились интересные цифры, демонстрирующие общие сложности с их созданием и выполнением:

• 41% поставленных задач никогда не были выполнены
• 50% задач были выполнены в течение первого дня
• 18% задач были выполнены в течение первого часа
• 10% задач были выполнены в течение первой минуты
• 15% от всех выполненных задач изначально являлись пунктом в списке.

Иными словами:

• люди не так уж хороши в выполнении задач из своих списков;
• задачи, которые действительно выполняются, выполняются быстро; и
• выполненные задачи на практике имеют мало общего с запланированными.

В таком случае, популярные списки дел оказываются неэффективными, и это тот парадокс, которым, возможно, объясняется такая сильная любовь/ненависть по отношению к ним. Так что же такое список дел – всего лишь бесполезный инструмент, который пытаются использовать для повышения личной продуктивности? Или же проблема кроется глубже, в нас самих, в людском стремлении к порядку и контролю?

Самое простое решение – списать получившиеся результаты на несостоятельность списков и/или всего человечества, однако мы всё же решили более глубоко разобраться в причинах того, почему люди не справляются с претворением своих списков дел в жизнь.

Проблема №1: слишком много задач

В первую очередь, большинство из нас вносят в списки дел слишком много задач. Социальный психолог Roy Baumeister и журналист John Tierney, авторы книги «Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength», сообщают в ней о том, что обычно у каждого человека имеется как минимум 150 задач для выполнения, а также о том, что у руководителей высшего звена список задач лишь на понедельник может занять неделю на выполнение. Похоже на фейл еще до старта.

Чрезмерное количество задач в списках влечёт за собой непрерывное чувство беспокойства, и это постоянное волнение негативно отражается на выполнении этих самых задач, которые так нас беспокоят. В книге «Willpower» описывается, как психологи Robert Emmons и Laura King обнаружили, что волнение, возникающее в результате наличия большого количества конфликтующих задач, негативно влияет как на нашу продуктивность, так и на наше физическое и психическое здоровье.

Таким образом, список текущих дел что-то даёт, а что-то берёт взамен. У нас всегда есть масса задач, которые необходимо выполнить, а список дел помогает нам ничего не забыть. В то же время, это инструмент, который может побуждать нездоровое, гнетущее беспокойство.
В таком случае, если мы постоянно не выполняем все задачи до единой, значит ли это, что аргументы против списков дел перевешивают аргументы за них?

Проблема №2: как мы составляем списки дел

Выявив истинное назначение списков дел, мы обнаружили, что серьёзная проблема заключается в том, что мы не умеем правильно их составлять.

Это не так просто, как кажется. Список дел – это внешний помощник вашей памяти, напоминающий обо всем, что вы намереваетесь сделать. Хорошо, вы это и так знали. То, что действительно поражает (в исследовании, представленном в «Willpower»), — это то, что напоминание, которое представляет собой список, служит, в действительности, не для того, чтобы заставить вас что-либо сделать.

Это назойливое, докучливое чувство того, что у вас имеются какие-то незавершённые задачи и нереализованные цели, засевшее у вас в голове, известно как эффект Зейгарник.

Логично, что «вылечить» эффект Зейгарник можно путём завершения задач и достижения целей. Однако, Baumeister и E.J. Masicampo в своих исследованиях [pdf] обнаружили, что эффект Зейгарник – это «просьбы подсознания к активному сознанию разработать план», в противоположность просьбам к активному сознанию поднять попу и выполнить пару дел.

В одном из таких исследований, одна группа студентов должна была думать о важном итоговом экзамене, в то время как другая группа должна была составить подробный учебный план с деталями того, что они будут делать, где и когда. (На самом деле, во время эксперимента никто не учился). Когда им раздали задание, в котором было необходимо вставить пропущенные слова, студенты, просто думавшие о предстоящем тесте, вставили слова, связанные с экзаменом, в то время как группа, работавшая над составлением учебного плана, этого не сделала. Несмотря на то, что студенты, составлявшие план, потратили в действительности больше времени, обдумывая своё задание, с самим заданием они не справились. Baumeister и Tierney объясняют это тем, что «после того, как они записали свой план, их ум, очевидно, очистился от записанной информации».

Получается, что списки текущих дел не так уж эффективны, если вы воспринимаете их как обычный «узелок на память». Многие из нас не могут грамотно сформулировать задачу на бумаге, продумать шаги и планы, так что, когда мы сталкиваемся со слишком большим количеством задач и слишком малым количеством их решений, мы не выполняем эти задачи. Запомните, что если вы используете список дел как «узелок на память», то на самом деле вы используете его, чтобы улучшить планирование, а не выполнение.

Проблема №3: мы даём себе слишком много времени

В таком случае, логично, что наша статистика показывает, что если люди выполняли свои задачи, они делали это быстро. Если разбить конечную цель на определённое количество осуществимых шагов, на то, чтобы вычеркнуть эти меньшие задачи из списка, уйдёт меньше усилий, энергии и времени.


Если к недостаточному планированию добавить ещё и нашу склонность относиться весьма снисходительно к срокам выполнения задач, увеличивается вероятность того, что мы никогда не выполним задуманное. Как знают многие коллеги-прокрастинаторы, чем больше времени ты даёшь себе на выполнение чего-либо, тем меньше вероятность того, что ты вложишься в эти временные рамки. К примеру, бихевиористский экономист Dan Ariely обнаружил [pdf], что студенты, у которых было больше времени на завершение трёх документов, выполняли это задание хуже, чем те, у которых, по тем или иным обстоятельствам, сроки выполнения этого задания были короче.

Проблема №4: будущее неопределённо, полно препятствий и перемен

Лишь 15% выполненных нашими читателями задач изначально значились пунктом в их списках. Это поразительно малое соотношение.

Выполненные задачи не совпадают с задачами из списков в том случае, если мы не сильны в формулировании задач, с которых необходимо начинать выполнение в первую очередь. Если, как говорилось выше, мы не уделяем время планированию конкретных действий для наших целей и задач, а сразу предпринимаем последующие шаги, эти шаги никак не будут связаны с исходной задачей. Вы не можете отметить галочкой такую задачу, как выполненную.

Кроме того, мы не можем предвидеть все возникающие в течение дня отвлечения. Как сообщается в исследовании LinkedIn, наиболее распространённой причиной неспособности выполнить задачи из списка были незапланированные дела, такие, как внеплановые звонки, электронные письма и встречи. Разные ситуации всплывают в нашей жизни, в стенах офиса и не только, маленькие и большие «пожары», которые необходимо «тушить» — детей надо отвезти в школу, потому что они опоздали на автобус; сделка сорвалась; сослуживец болтает без умолку; тот же сослуживец напортачил с бюджетом, и теперь мне необходимо всё исправить; а сидеть в интернетах намного интересней, чем заниматься выполнением всех задач прямо сейчас.

Иногда список текущих дел просто не успевает соответствовать возникающим изменениям, потому что мы не умеем предсказывать будущее.

Почему мы избавились от функции создания списков дел

Мы постарались внедрить функцию создания списков потому, что люди говорили нам, что они хотят планировать свой день. Мы отказались от неё, так как наш основной фокус здесь, в iDoneThis, это выполненные задачи, и то, насколько их запись является мотивирующей, показательной и полезной.

Мы поняли, что, как минимум пока, мы далеки от этой области: помочь людям изменить своё поведение, лучше справляться с составлением своих списков текущих дел, вносить в них меньше задач, устанавливать себе более короткие сроки их выполнения, чтобы в конце концов, наделить свои списки поистине магической силой.

Однако, мы по-прежнему верим в то, что списки дел полезны, и что выполненные задачи помогают нейтрализовать все их проблемы и недостатки. Задачи и выполненные дела — это две стороны одной медали продуктивности.

Тем не менее, вот несколько способов, как улучшить процесс составления списков дел:

— Создавайте более конкретные, практичные планы. Облегчите себе выполнение задачи, потратив некоторое время на обдумывание того, как будет выглядеть сам процесс выполнения. Если мой список напоминает мне о чем-то общем, например «написать пост в блог», вместо чего-то конкретного, например, «сделать рисерч и провести мозговой штурм в поиске идей для поста в блог о списках дел», шансов, что я достигну поставленной цели, гораздо меньше.

В то же время, избегайте микро-менеджмента, иначе вы не сможете вносить коррективы и реагировать на возникающие изменения. Используйте уже выполненные задачи как пример для составления лучших планов в будущем.

— Используйте стратегию реализационного намерения в своём планировании. Реализационное намерение («Implementation intention») – это стратегия планирования, помогающая автоматизировать желаемое действие.
Вы планируете весь процесс по принципу «если — то», при котором определённая ситуация ведёт к желаемому действию. Заранее установив определённые характеристики переменных где и когда, вы сформируете компонент если реализационного намерения, а в соответствии с характеристиками переменной как сформируется компонент то. В результате, вы становитесь режиссёром в пьесе собственной жизни, стимулируя её развитие в определённом направлении.

— Устанавливайте более сжатые сроки. Dan Ariely в своём исследовании выяснил, что даже если короткие сроки выполнения задачи студенты устанавливали сами для себя, они справлялись с заданием лучше, чем те, у кого срок выполнения был длиннее.

— Определяйте приоритеты. Просмотрите эти 150 задач, которые вам необходимо выполнить, и выберите наиболее важные, срочные и интересные. Проще сосредоточиться на 5 заданиях и разобраться с ними, чем пытаться сбежать от целой горы срочных задач.

— Сбавьте обороты и похвалите себя. Так как наш мозг может перегрузиться до такой степени, что не будет ничего воспринимать, не судите себя строго за то, что вы не можете выполнить все 150 задач. Смотрите реально на то, что вы можете сделать за один день.

Помните, что всегда будут возникать какие-либо препятствия, и далеко не всегда завершённые дела запланированы заранее. Наверняка вы выполняете массу вещей, которых даже не замечаете. Так что записывайте и гордитесь своими достижениями, и пусть они и в дальнейшем мотивируют вас на выполнение всё новых и новых задач.

Перевод

Если вам понравился пост, не забудьте поделиться им с друзьями — специальные кнопочки ниже по курсу!