Организация GTD-системы с помощью Trello

GTD
После того, как я несколько лет назад узнал о GTD, я испробовал, пожалуй, все до единой системы таск-менеджмента: текстовые файлы, Remember the Milk, Toodledoo, Evernote, OneNote, Outlook, бумага, КПК и пр. У каждого из этих средств есть неоспоримые плюсы, но в каждом из них не хватало чего-то очень важного, и я все время продолжал искать более исчерпывающий инструмент.

Теперь же могу сказать, что поиск окончен. Для меня Trello – это практически идеальная платформа, которая позволяет воплотить все принципы GTD.

Почему Trello?


Основной механизм Trello заимствован у системы канбан, она же – обычная пробковая доска на стене в офисе. Задачи представлены в виде листочков бумаги, распределенных по колонкам.

Создавая Trello, компания Fog Creek сохранила в нем простоту и гибкость прототипа, но при этом добавила целый ряд удобных функций.

Система, подобная канбану, идеально подходит для того, как я организую рабочий процесс. GTD включает много мелких задач, а в большинстве популярных тайм-менеджерах они все сваливаются в большую кучу, и мне сложно во всем этом разобраться.

Доски в Trello добавляют некий пространственный аспект в работе с задачами. Благодаря этому я легче усваиваю информацию, и перемещая карточку по столбцам я лучше ориентируюсь в ситуации.

Еще один плюс Trello – это возможность многоуровневой организации задач: доски, карточки, контрольные списки. Таким образом легче контролировать группы связанных задач и объединять их в масштабных проектах.

В карточки можно вносить большое количество метаданных. Помимо названия есть поле описания (можно вбить текст, форматированный посредством Markdown), чек-листы, лейблы, а также область для комментариев. Такая система позволяет хранить всю информацию, непосредственно относящуюся к проекту (документация, мысли, ссылки), поместив ее в самой карточке.

Моя система GTD на основе Trello


Вот rак на данный момент выглядит моя GTD система в Trello. Цифрами обозначены доски, точками – колонки на соответствующих досках.

1) @Следующие_действия
  • Inbox
  • @дом
  • @работа
  • @командировка
  • Ожидается

2) @Проекты
  • В процессе
  • Ожидаются
  • Уточнить (для проектов, которые необходимо перепланировать и подкорректировать)

3) Цели на год
  • Личные
  • Профессиональные
  • Семья

4)Цели на ближайшие 3-5 лет

5) Может быть/Когда-нибудь

6)Отдельные доски для отдельных проектов
  • На подходе
  • В процессе
  • Завершенные

Каждый новый задуманный мной проект первым делом отправляется в Inbox. Несколько раз в неделю я стараюсь разделаться с его содержимым под ноль. Из Inbox-а карточки отправляются в «контекстные» списки – если они заключают в себе одну задачу, многоэтапные же отравляются в «Проекты». По завершении работы, карточка с задачей/проект отправляется в архив.

Если я планирую небольшой проектец, я набрасываю список задач и оформляю их в виде чек-листа на «обратной» стороне карточки. В ходе еженедельного разбора полетов я просматриваю карточку проекта и переношу следующий пункт в чек-листе на доску «@Следующие_действия», в виде новой карточки.

Если работа над проектом выходит за рамки нескольких операций, я оформляю отдельную доску под этот проект.

Советы бывалого


Вот несколько полезных моментов, которые я обнаружил, работая с Trello:

Шаблоны. Команда Trello ввела возможность копировать доски. Это позволяет с легкостью создавать однотипные доски. Я всегда хотел иметь в распоряжении чек-лист, который я мог бы повторно использовать во время еженедельного обзора, и теперь у меня есть такая возможность. Каждую неделю я копирую шаблон, который содержит несколько карточек с чек-листами. К примеру, есть карточка, которая называется «Почистить», ее чек-лист содержит, что именно почистить (электронная и обычная почта, всякие там закладки и т.д.). Я помещаю карточки в столбец «В процессе» и, соответственно работаю с ними, после я перемещаю их в «Завершенные», и двигаюсь дальше.

Доски, посвященные конкретным проектам. Раньше я старался ограничиваться одной карточкой на каждый проект, но теперь, когда передо мной возникает сложная задача, я создаю под нее отдельную доску. Для таких случаев у меня существует шаблон, состоящий из трех колонок: «На подходе», «В процессе», «Завершенные». Предстоящие проекты я закидываю в очередь («На подходе»). Также я ограничиваю количество карточек в колонке «В процессе» до одной-двух и активно над ними работаю.

Информативные карточки. В карточки можно заносить большое количество дополнительной информации – не только название. В случае небольшого проекта на одну карточку, я заношу в поле описания промежуточные цели, а также идеи, которые появляются в ходе планирования и непосредственно работы. Этапы работы оформляю в виде чек-листа. Поскольку к моим доскам имею доступ только я, поле обсуждения я отвожу для собственных прозрений и полезных ссылок.

Управление досками. Я стараюсь сводить количество «прикрепленных» досок (тех, которые появляются при нажатии на кнопку «Boards» в верхнем правом углу экрана) к минимуму. Я «отцепляю» все доски, которым не уделяю ежедневное внимание и, естественно, те которые я вообще не использую. При необходимости, такие доски можно легко найти в списке или на страничке All Boards.
Вы также можете дописывать в названиях определенные префиксы, чтобы в общем списке самые важные доски были на первых местах. Для меня такая доска, к примеру –«@Следующие_действия», отсюда и префикс @. Чтобы опустить доску в конец списка, – как я, например, поступаю с шаблонами – допишите в начале названия подчеркивание _.

Горячие клавиши. В Trello заложена удобная система быстрых клавиш, что упрощает управление карточками и навигацию между досками. Чаще всего я использую В, чтобы открыть список досок и С, чтобы отправить текущую карточку в архив. Чтобы вызвать, к примеру «@Следующее_действие», мне достаточно набрать @С и нажать Enter.

Пожелания команде Trello


Есть пару вещей, которые, на мой взгляд, создатели Trello могли бы добавить или доработать, а именно:

  • Улучшить систему тегов и сортировки. Было бы неплохо иметь возможность помечать объекты тегами и фильтровать их посредством этих тегов.
  • Еще полезно было бы иметь возможность трансформировать пункты чек-листа в карточки с сохранением привязки к исходному контрольному списку. При этом, когда карточка уходит в архив, в этом списке автоматически ставится галочка напротив соответствующего карточке пункта.
  • Упростить перенос карточек с одной доски на другую. В текущей версии это не совсем удобно.

Если вам известны какие-нибудь полезности, о которых я не упомянул, пожалуйста, поделитесь ими в комментариях.

Перевод

Прим. редактора: один из способов реализовать Agile Results в Trello skosovsky описывал здесь.

11 комментариев

avatar
Я бы ограничился одной доской в Trello. Первой колонкой были бы «Входящие», здесь все понятно. Вторая колонка — «Проекты», внутри ее карточки-проекты. Остальные колонки — это контексты.

Вернемся к карточкам проектов. Внутри этих карточек могут находиться сопутствующие материалы и список шагов проекта. В Trello каждый из этих пунктов может стать отдельной карточкой. Эти пункты в виде карточек следующих действий пойдут в колонки-контексты. Еще одну доску можно завести для горизонтов планирования: 50k и т.д. А можно сделать это на той же доске в дополнительной колонке, тогда ярлыки станут обозначением горизонтов.
avatar
1 доски будет мало — но проекты — я бы тоже делал 1 карточкой и чек листами — но пока везде будет 1 минус: как создать список next action?
avatar
В GTD, следующие действия делятся по контекстам. Если использовать колонки в качестве контекстов, то список следующих действий всегда будет распределен по разным колонкам. Возможен вариант, года следующие действия находятся в одной колонке, то тогда нужно использовать что-то для обозначения контекстов, например теги. Тут проявляется другой минус: ярлыков всего шесть. Отсюда вывод: один контекст, одна колонка.
avatar
Спасибо за статью! Это стало последней каплей — перевожу OF в Trello — не по описанным в статье принципам — они мне не понравились — но зерно там есть!!! Спасибо автору!
avatar
Поделюсь своим опытом, у нас небольшая фирма 6ть человек. Мы занимаемся сопровождением программного продукта.
Так вот у нас три основные доски «Заявки», «В Работе», «Сделано». Из названия все понятно В первой идут заявки клиентов их заносят все сотрудники, потом тянут каждый себе в работу, последняя колонка для меня как для руководителя приятна когда вижу сколько сделали, так и для бухгалтера так как он потом на основе этих карточек выставляет счет.
Для того что бы сортировать заявки фильтрами мы используем Сотрудников, Закладки и завели определенные #Теги по ним можно фильтровать.
Чекличты используем как раз таки копированием из месяца в месяц что бы отмечать клиентов по посещаемости, дабы каждый месяц не пропустить не кого :). Мы даже водителя приобщили, установили ему прогу на телефон и он отмечает в чеклисте кому завез акты :) Мелочь а приятно, знаем когда долбить клиента по оплате :)
Сейчас один из сотрудников пытается увязать сервис zapier и гугловский календарь, что бы когда на сотрудника заявка распределялась у него появлялась она в виде задачи на день, пока кривовато но обязательно отпишусь как доделает :)
Так же увязали sip телефонию и эту программу, когда клиент оставляет заявку на автоответчик то она появляется в соответствующей колонке.
avatar
Про последний пункт расскажете?
avatar
тут с одной стороны сложно, с другой стороны все просто :) Для начала мы заключили договор с этими ребятами Sipuni, у них есть замечательная вещь в случае не ответа включать автоответчик который все отсылает на почту, а дальше увязка GMail и ifttt
avatar
Я честно гововоря не понял про доски для отдельных проектов:
6)Отдельные доски для отдельных проектов
На подходе
В процессе
Завершенные
Это описание отдельной доски в которой перечисляются отдельные проекты, или каждая доска отдельного проекта содержит эти колонки?
avatar
Почти уверен, что это стандартные списки внутри каждого проекта-доски.
avatar
У каждой доски есть возможность отображения всех задач с датами на календаре, а есть ли возможность собирать в одном календаре задачи со всех своих досок? Я пока не нашел, либо этого нет, либо плохо искал
avatar
Сколько я не пытался пользоваться для своих проектов . на и не вышло, пока не вышло обновление для Trello. Оказалось, что все не так и плохо. Нет, он не стал удобнее, точнее, намного удобнее, но стал более приятен глазу что ли. Хотя от Вандерлиста я пока не отказываюсь, списки там классно сделаны
  • Oleg
  • 0

Оставить комментарий