Подробное описание моей системы использования Evernote на основе GTD

GTD

Из данной статьи вы узнаете о готовой системе использования Evernote на основе методологии GTD. Примечательно, что для ее реализации автор использует всего один блокнот в связке с комбинацией тегов. Особое внимание автор статьи уделяет детальному описанию этапов сбора и организации входящей информации. Холивар «теги vs блокноты» раскрыт полностью. Фишки, полезные идеи, примеры из практики  — все для вас!
Примерный размер статьи ≈ 11 страниц.


 
Вступление
«Как ни странно, одна из самых серьезных проблем в системах личной организации большинства людей состоит в том, что они объединяют немногочисленные задачи, требующие активного решения, с большими объемами данных и материалов, которые, несомненно, полезны, но не предполагают никаких действий с их стороны. Создание хороших, согласованных структур сортировки материала, который не требует активных шагов, в вашей работе и в жизни так же важно, как и управление вашими действиями и напоминаниями о проектах.» 
Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»
 
Чистая правда. В моей системе личной организации дела стали налаживаться только когда я разграничил функции, выполняемые todo-менеджером, в моем случае RememberTheMilk, и системой хранения информации — Evernote. Эта статья посвящена моему опыту работы с Evernote, содержит советы и выводы, к которым я пришел за несколько лет использования программы.
 
Моя система основана на методологии GTD, хотя не могу сказать, что я очень строго соблюдаю абсолютно все ее принципы. Основная прелесть GTD как раз в универсальности, в том, что любой человек может найти в ней конкретные решения проблем личной продуктивности. За годы, прошедшие с первого прочтения книги "Как привести дела в порядок", условия жизни и сферы приложения моих усилий много раз кардинально менялись, но принципы GTD неизменно помогали мне оставаться продуктивным при любых обстоятельствах. Вообще, о том как правильнее всего стоит воспринимать GTD, точнее всех сказал Армен Петросян: «Величие системы Дэвида Аллена в том, что он облёк в систему GTD здравый смысл. Поэтому я люблю перечитывать его книги. С каждый прочтением ты просто лучше понимаешь себя и свои потребности. Это для меня показатель хорошей книги. Если ты анализируешь свой опыт, то с каждым разом книга позволяет тебе глубже заглянуть в себя.»

Сила Inbox

В процессе работы с Evernote я понял, насколько важно разделять стадию сбора и стадии обработки и организации информации. Общая логика работы с Evernote однозначно должна строиться вокруг инбокс-принципа. В процессе работы во «Входящие» Evernote, не отвлекаясь на обработку, сохраняется все, что может пригодиться в дальнейшем. В процессе обработки все, оказавшееся по итогу не нужным, удаляется, а все ценное раскладывается по полочкам. Вообще, однажды поняв полезность основного принципа GTD, у меня уже давным-давно "Инбокс везде", прямо как у Ильи Бирмана.

Способы сбора входящей информации и ее классификация

Очень важно, чтобы добавление новой информации в программу происходило максимально быстро и не требовало особых усилий. В данном разделе статьи я опишу все способы, которыми активно пользуюсь и считаю оптимальными на сегодняшний день.

«Цитата»

Самый частый вид информации в моем блокноте. Если во время чтения или просмотра интернет-страницы какая-то ее часть кажется мне интересной, полезной или требует активных действий, она незамедлительно добавляется в мой инбокс. 
Во время работы за настольным компьютером для добавления «цитат» я использую приложение Click.to. Эту небольшую утилиту я установил несколько месяцев назад, и она прекрасно прижилась в моей системе. Click.to позволяет отправлять инфу из буфера обмена в различные программы и сайты. Как только вы копируете что-либо на своем компьютере, прямо в том месте где находится ваш курсор, выскакивает менюшка с выбором приложения, в которое необходимо отправить скопированную информацию.
          click.to → evernote
Как видно из скриншота, наряду с добавлением инфы в Evernote, я использую Click.to для отправки выделенного текста прямиком в строку поиска гугла, которая открывается в новой вкладке, для отправки сообщения по Gmail или в Twitter и вообще много для чего. Замечательно, что в Click.to можно добавлять свои собственные сайты и приложения. Например, я настроил быстрый поиск по kinopoisk.ru, и теперь, выделив название фильма на любом сайте, я в один клик могу открыть страницу этого фильма на кинопоиске и узнать его рейтинг.
Само сочетание клавиш Cntrl+C я «повесил» на одну из программируемых кнопок мышки, после этого процесс добавления «цитаты» в Evernote с помощью Click.to стал еще проще: выделяю нужный текст, тут же жму кнопку мышки, отвечающую за копирование и выбираю иконку Evernote. Заметка в Evernote создается в фоновом режиме и на деле занимает примерно две секунды.
Во время использования Ipad и Iphone «цитаты» попадают в Evernote в основном сообщением по электронной почте. Все приложения, которыми я активно пользуюсь на мобильных устройствах, поддерживают данную функцию.
Напомню, что каждому аккаунту Evernote присваивается персональный адрес внутренней электронной почты, который позволяет отсылать любую информацию прямиком в блокноты. Удобнее всего добавить свой адрес в контакты, чтобы не запоминать и не печатать его каждый раз.
Cуществует вариант добавления «цитат» с помощью сочетания клавиш по умолчанию WIN+A, который отправляет любой выделенный (даже не скопированный) фрагмент страницы в Evernote. Раньше я активно им пользовался, но со временем он уступил место Click.to.

«Статья»

Изредка попадаются настолько интересные и полезные тексты, что делить их на цитаты кажется преступлением, а хочется сохранить целиком. На десктопе для этого я опять же использую Click.to, а на Ipad кнопку сохранения статьи в Evernote, которая, опять же, присутствует в постоянно используемых мной Reeder и Instapaper.
 
«Страница полностью»

Одной из вещей, которую я осознал не сразу, было то, что Evernote идеально подходит для хранения «закладок» и может полностью заменить большинство стандартных менеджеров закладок. С помощью функции «Копировать всю страницу» можно получить красивую полноразмерную копию-снимок страницы с сохранением форматирования, а система тегов поможет удобно классифицировать закладки так, чтобы обратить на них свое внимание именно тогда, когда вам будет это необходимо. Просматривать такие закладки — одно удовольствие: вы как будто видите сайт, открытый во вкладке браузера, сохранение дизайна страницы помогает быстрее идентифицировать закладку при просмотре.
          Копия страницы 
Для сохранения страниц целиком я использую веб-клиппер.
Веб-клиппер для Evernote  — расширение, доступное для всех популярных браузеров, которое позволяет захватывать контент с интернет-страниц. Оно неплохо справляется и с сохранением всех вышеперечисленных видов информации, но, на мой взгляд, уступает в скорости. На то есть две причины: для использования клиппера не предусмотрено клавиатурных сокращений, а тянуться каждый раз к малюсенькой иконке на более-менее большом мониторе как-то не круто. Тем не менее, с сохранением точных копий страниц клиппер справляется лучше всего остального.
Если страницу, которую нужно добавить в закладки, я нахожу во время использования планшета или телефона, то отсылаю ссылку на нее себе на email, а позже делаю полную копию с настольного компьютера клиппером.

«Мысль»

Мысли, идеи, вопросы, потенциальные задачи добавляются в новую заметку с клавиатуры. Шорткат создания новой заметки Cntrl+Alt+N я «повесил» на одну из программируемых клавиш на клавиатуре, чтобы максимально ускорить процесс фиксации мысли. Вдвойне круто, что в Evernote никогда ничего не нужно сохранять в обычном понимании этого слова (жать Cntrl+S или кнопку «Сохранить»), автосохранение работает идеально.
Кстати, рекомендую в Evernote выставить такие настройки в Сервис → Настройки, чтобы навсегда забыть о необходимости синхронизации:
          настройки синхронизации Evernote 
Если полезные мысли находятся в одном из писем в ящике электронной почты, то я просто пересылаю их на свой адрес Evernote. С мобильных девайсов я в основном также отправляю заметки такого вида по электронной почте. Или использую...

«Голосовая заметка»

Во время быстрой ходьбы или находясь за рулем, удобно наговорить парочку здравых мыслей с помощью приложения Evernote для мобильного. Иногда использую данную возможность для записи важных совещаний, чтобы ничего не упустить.

«Скриншот»

Я делаю большинство снимков экрана с помощью Evernote. Evernote не просто полностью копирует экран, а предлагает выбрать область, которую нужно сохранить. Но самое главное, что скриншоты в Evernote можно классифицировать с помощью системы тегов. В этом случае скриншоты превращаются из привычной «папки с множеством изображений» на вашем компьютере в информационные элементы вашей системы хранения информации :).
Сочетание клавиш по умолчанию WIN+PrtScn я заменил на более удобное лично мне WIN+Q. Это легко сделать в Сервис → Настройки → Сочетания клавиш. Скриншот из Evernote легко показать кому-либо с помощью встроенной функции "Поделиться" и отправки по электронной почте (как вариант в Twitter или Facebook).

«Скан»

Я не очень часто использую данный вид информации, но периодически могу отсканировать чек, гарантию, заключение врача, листовку с конференции. Многие люди хранят таким образом визитки. Капитан подсказывает, что сканы документов получают с помощью сканера и потом полученные изображения сохраняют отдельной заметкой в Evernote. Главное, что благодаря встроенной возможности текстового поиска по изображениям я могу искать необходимую информацию по своим сканам, скриншотам, да и вообще любым изображениям.
          Поиск по изображениям в Evernote
 

Обработка Inbox

В обработке «Входящих» самое важное — регулярность. У меня обычно получается раз в день, утром. 
Также важно, приступая к обработке каждой заметки, всегда принимать по ней окончательное решение, и никогда не возвращать ее обратно необработанной. Поначалу этому правилу следовать было трудно, но чем более заточенной под мои нужды становилась моя система, тем становилось легче. В идеале вы должны четко и быстро понимать, что следует сделать с каждой заметкой в вашем инбокс. Опираться это понимание должно конечно же на систему организации заметок.

Блокноты или теги?

Для меня решением классической проблемы стало использование одного блокнота в связке с множеством тегов. Я пришел к этому не сразу и долгое время полагался на большое количество блокнотов, подкрепленных несколько хаотичным собранием тегов. К сожалению, одновременное использование и блокнотов и тегов — это потенциальная дорога в хаос. 

Методом проб и ошибок я пришел к выводу, что теги почти полностью могут заменить функционал блокнотов, но при этом обладают рядом преимуществ.
— К одной заметке можно прикрепить сколько угодно тегов, в то время как находиться она может лишь в одном блокноте одновременно. 
— Тегам доступен бесконечный уровень вложенности, в то время как для блокнотов предусмотрен только один (объединение нескольких блокнотов в один набор).
— По тегам возможен быстрый точечный поиск. Например, можно, зажав клавишу Cntrl, выбрать теги «Работа» + «Срочно» + «Звонок», таким образом получив список срочных звонков по работе. С блокнотами такой трюк не пройдет. 
— При использовании связки один блокнот + теги отпадает необходимость постоянно держать под контролем, попала ли при создании новая заметка в нужный блокнот. 
 
Следует признать, что у блокнотов тоже есть уникальные особенности, они же, по сути, два единственных минуса тегов.
— Для отдельного блокнота можно открыть совместный доступ другим пользователям, чего нельзя сделать для тега.
— Блокнот может быть оффлайновым, то есть не синхронизироваться с сервером. Это может быть полезно для хранения приватной информации.
 
Тем не менее, если для вас это не критичные условия, то я не вижу причин не использовать систему с одним блокнотом и множеством тегов. Когда блокнот один, он перестает быть блокнотом, а становится вашей базой данных, хранилищем, в то время как роль усовершенствованных блокнотов начинают выполнять теги.
 

Ок, теги. Но какие и сколько?

Как говаривал старина Эйнштейн, «всё следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того». 
Первое железное правило: создавать теги только под существующие заметки, не нужно ничего придумывать заранее.
Во-вторых, следует избавиться от такого часто встречаемого подхода как «тегов много не бывает» или, иначе говоря, «беру заметку, прикидываю, какие теги максимально подробно ее характеризуют, добавляю их все, перехожу к новой заметке».
 
Дело в том, и понимание этого очень и очень важно, что 99 процентов сохраняемых в Evernote заметок делятся на:
1) одиночные заметки, которые я просто хочу быстро найти в случае необходимости
2) заметки, которые я хочу найти и просмотреть сразу вместе с другими заметками по определенной теме.
 
Для сортировки первых достаточно только основных тегов, в моем случае четырех: «Проекты», «Справочная информация», «Когда-нибудь/может быть» и «Ожидание».
Эти теги — фундамент моей организации. Любая заметка в моем Evernote подпадает по смыслу как минимум под один из этих тегов. Так как эти категории тегов взяты из GTD, которой успешно пользуются миллионы людей по всему миру, то рискну предположить, что и большинство ваших заметок в Evernote смогут существовать в рамках только этих категорий и их подкатегорий, введенных при необходимости. Ведь для «выуживания» из базы данных «одиночных» заметок лучше всего подходят не теги, а внутренний поиск по заметкам
Вообще, внутренний поиск — одна из лучших возможностей Evernote. При нажатии сочетания клавиш WIN+Shift+F из любого приложения вы переноситесь в строку поиска Evernote, курсор уже заботливо поставлен и выбраны «Все заметки», можно сразу начинать печатать поисковый запрос. Поиск происходит мгновенно, в реальном времени, едва вы начинаете набирать первые буквы.  
 
Теперь рассмотрим заметки под пунктом 2). Для их упорядочивания нам и понадобится введение дополнительных тегов. В подавляющем большинстве заметки второго типа будут входить в подтеги отдельных проектов внутри тега «Проекты» и в некоторые подтеги трех других основных тегов.
Однако, создавая подтеги, мы должны научиться подходить к проблеме немного с другой стороны. Логика должна быть примерно такой: «Я сохраняю информацию о книгах, которые я хотел бы прочитать, в категорию „Когда-нибудь/может быть“. → При регулярном обзоре тега „Когда-нибудь/может быть“ я замечаю, что в нем уже содержится достаточно большое количество подобных заметок. → Когда в следующий раз я буду выбирать книги для покупки, я наверняка захочу быстро просмотреть все книги, накопившиеся в моем wish-листе. Ведь названия каждой отдельной книги я не помню, и поиск мне никак не поможет. → Необходимо создать отдельный подтег „будущие книги“ внутри тега „Когда-нибудь/может быть“.»
 
Таким образом, каждый новый тег должен быть введен с определенной целью, а их количество в вашей системе очень важно держать под контролем. Иначе говоря, новый тег можно создавать только когда вы четко представляете, зачем он вам нужен и как конкретно вы будете этим тегом пользоваться.
 

Практика использования основных тегов

Напоминаю, что основных тега всего четыре. Это «Проекты», «Справочная информация», «Когда-нибудь/может быть» и «Ожидание». Познакомимся с ними поближе...

«Проекты»

Проекты в моем Evernote это не совсем проекты в классическом GTD-шном определении. 
Это скорее списки вспомогательных материалов по текущим проектам. Ведь основные задачи по проектам («следующие действия»), как я уже писал в начале статьи, находятся в моем RememberTheMilk.
Каждый новый проект становится подтегом этого основного тега. Например, «статья про evernote», «нейминг сайта», «покупка клавиатуры» и т.п. 
Интересно то, что для проектов созданы подтеги в трех других основных категориях. В ходе жизненного цикла проекта он может «переезжать» из активных «Проектов» в
подтег «ПроектыЗавершено» тега «Справочная информация»,
подтег «ПроектыВозможно» тега «Когда-нибудь/может быть» или
подтег «ПроектыОжидание» тега «Ожидание».
Понятнее это станет из примеров, описанных ниже. 
 
Например, я решил выбрать и купить клавиатуру для десятипальцевой печати. Роясь в интернетах в поисках обзоров, отзывов и цен на различные модели, я сохранял самое важное в Evernote. В процессе разбора инбокса я создал подтег «покупка клавиатуры» в «Проектах» и всем заметкам, которые могли помочь мне в выборе, присваивал этот подтег. Для принятия окончательного решения о выборе определенной модели я открыл подтег «покупка клавиатуры» и просмотрел все сохраненные заметки. После решения о выборе модели я переместил тег «покупка клавиатуры» в подтег «ПроектыЗавершено» в «Справочной информации», перед этим просмотрев напоследок. В процессе финального просмотра я решил присвоить заметке, содержащей полезные сведения о драйверах моей будущей клавиатуры, тег «Ожидание» (зачем объясню ниже).

«Справочная информация»

К справочной информации относятся те заметки, которые не требуют от меня никаких активных действий, но которые я хочу сохранить по тем или иным причинам. Ключевое понятие здесь — «активное действие». Как только я научился выделять то, что не предполагает никаких срочных шагов с моей стороны, мой раздел справки превратился из сборища хлама в личную библиотеку мудрости.  
В «Справочную информацию» попадают полезные цитаты и высказывания, конспекты, ментальные карты, саммари книг, обучающие статьи, инструкции, полезные руководства, дневниковые записи, вдохновляющие изображения. Отдельным подтегом идет «ПроектыЗавершено», куда из проектов переезжает все, над чем я закончил работать.

«Когда-нибудь/может быть»

Хранилище замороженных дел и проектов, которые я собираюсь пересмотреть в будущем и возможно выполнить. Обычно это улучшения, которые можно сделать для различных сфер жизни, списки книг и фильмов, которые я бы хотел прочитать/посмотреть, wish-лист покупок, идеи для статей.

Отдельной подкатегорией идет «ПроектыВозможно». Вернемся к проекту «покупка клавиатуры». Впервые о покупке специальной клавиатуры для слепой печати я задумался около года назад. Прочитал несколько интересных обзоров, самые полезные «цитаты» сохранил в Evernote. Но на покупку тогда так и не решился по различным причинам.
Когда пришло понимание, что покупка откладывается на неопределенный срок, мой проект «покупка клавиатуры» из «Проекты» переехал в «ПроектыВозможно».
Кстати, обратите внимание, как четко здесь проявилось одно из самых полезных, с моей точки зрения, свойств и применений Evernote: вам больше не приходится проделывать одну и ту же работу повторно. Как часто до этого в порыве энтузиазма я «гуглил» по какой-нибудь теме, через некоторое время терял интерес, и при возвращении к этому вопросу в будущем приходилось заново проделывать ровно те же «поисковые работы». Теперь я никогда не теряю результаты своего труда и время на них затраченное. Evernote помогает, однажды продвинувшись на шаг вперед по какой-нибудь проблеме и вернувшись к ней через некоторое время, сразу начинать со второго шага. В наш век мультитаскинга и прокрастинации это сверхполезно.
 
«Ожидание»

Если действие было делегировано или если ожидается некоторое внешнее событие, прежде чем проект может быть продвинут, то заметки или проекты попадают в категорию «Ожидание». В отличие от тега «Когда-нибудь/может быть» в этот тег попадает то, что я уже точно решил выполнить, но по некоторым причинам не могу сделать это прямо сейчас.
Помните, я писал, что после выбора клавиатуры для покупки, одну заметку о драйверах для нее я решил сохранить с тегом «Ожидание». Теперь понятно, что я поступил так потому, что не мог обновить драйвера для этой клавиатуры пока интернет-магазин не доставил мне ее.
Естественно, крайне важно регулярно просматривать категорию «Ожидание», чтобы отслеживать возможность активных действий. Я частично упрощаю себе эту необходимость путем создания напоминаний в RememberTheMilk, содержащих ссылки на соответствующие заметки Evernote. Но это уже совсем другая история :)

Я искренне надеюсь, что данная статья была вам полезна. С удовольствием отвечу на любые вопросы в комментариях. 

Еще полезно прочитать по теме:
«Agile Results + Evernote. Как J.D. Meier использует Evernote для управления своей жизнью»

«Свежее Молоко — моя система использования Remember The Milk (GTD + Agile Results)»

«Реформируем понятие контекста в GTD: новая система из 7 контекстов»

58 комментариев

avatar
Отличная статья! Для меня только одно осталось не ясным: если блокнот всего один, то как реализован Инбокс? Есть конкретный тег, которым помечаются все входящие заметки? 
avatar
Точно, совсем забыл об этом написать. Инбокс реализован с помощью функции сохраненного поиска Evernote. Ведь искать в Evernote можно не только текст, но и использовать более сложные поисковые параметры, например, поиск по тегам. Так вот, для получения всех необработанных заметок, т.е. не содержащих ни одного тега, я использовал поисковый запрос вида:
notebook:name -tag:*
Если имя вашего блокнота состоит из двух слов, как у меня, то при поиске нужно взять его в кавычки: 
notebook:«your name» -tag:*
Далее я просто сохранил данный запрос с помощью сохранения поиска, назвал INBOX и перетянул на «Панель избранного». Теперь INBOX всегда под рукой!
avatar
А можно ли сделать тег inbox всем новым заметкам??

Я очень полюбил ссылки на заметки. Таким образом для проекта необходимо создать одну главную заметку с тегом, а далее просто помещать в нее ссылки на все остальное. Это позволяет скрыть под воду огромное количество заметок. Отпадает необходимость делать бесконечные деревья из подтегов.
Для инбокса использую отдельный блокнот, куда все попадает. Честно говоря, не очень удобно. Но иного решения пока не нашел.
avatar
А можно ли сделать тег inbox всем новым заметкам??
Кажется, нет. К сожалению — потому как многим бы пригодилась такая функция…
Тут я знаю только два решения: или отдельный блокнот или сохраненный поиск.
Я очень полюбил ссылки на заметки. Таким образом для проекта необходимо создать одну главную заметку с тегом, а далее просто помещать в нее ссылки на все остальное. Это позволяет скрыть под воду огромное количество заметок. Отпадает необходимость делать бесконечные деревья из подтегов.
Согласен, это очень крутая возможность Evernote. Я ее, что называется, «держу в уме», и пока почти не пользуюсь — справляюсь тегами, но думаю о том как ее можно внедрить в свою систему.
avatar
Юрий, привет! Благодарю тебя за полезную статью!
Вопрос такой: с того времени как ты пост писал сервис изменился. Как в этой программе сейчас сохранить данный поисковый запрос и куда его добавить (не нашел понель избранного)?
avatar
Привет! Проверил: все без изменений. Вводишь запрос, сохраняешь, перетягиваешь на панельку. Что не получается?
avatar
Пока не могу понять! Если тебе нетрудно сделай скрин что именно ты делаешь, чтобы понимать что мы об одном и том же говорим. Я ввожу поисковый запрос в правом верхнем углу программы, а вот как сохранить его и куда перетащить не могу никак понять.
avatar
Статья действительно замечательная. До этого с тегами практически не работал: не знал, в каких именно случаях их нужно внедрять и каким образом.
Почти затегил все свои заметки, и уже ощущаются результаты, особенно в разрезе работы по GTD.

Пишете, что если использовать как теги, так и блокноты одновременно, то это прямая дорога к хаосу.
Но ведь такое использование исключит описанные вами минусы тегов. Ведь если все заметки будут с тегами, то, по сути, какая евернотовскому поиску разница: искать тег в одном блокноте или в нескольких? В любом случае, я попытаюсь использовать их одновременно, с бОльшим упором на теги, а там посмотрим, может приду к вашему же выводу ;)

Также очень бы хотелось узнать ваши методы работы в RTM по части To Do.
avatar
Чтобы убедиться, что я правильно понял, будет здорово, если вы уточните по каким критериям вы сейчас разделяете свои блокноты? Почему создать теги с такими же названиями и использовать в качестве блокнотов для вас не вариант? Для вас принципиальны именно сильные стороны блокнотов: возможность расшаривания и оффлайновое хранение? Ведь как я писал это единственное, чего не умеют теги.

Но ведь такое использование исключит описанные вами минусы тегов. 

Да, но вместе с этим автоматически принесет и все минусы блокнотов. Ведь все четыре плюса тегов, отмеченные в пункте статьи «Блокноты или теги?», одновременно являются и минусами блокнотов. Таким образом, вы потеряете больше чем приобретете.
 
Основная проблема в том, что в Evernote в любой момент времени всегда активен (выбран) либо один блокнот, либо все сразу (режим «Все заметки»). Третьего не дано без написания каждый раз сложных поисковых запросов. 
Тег в Evernote — это по сути поисковый запрос, сужающий условия выбора заметок либо в активном блокноте либо во всех сразу. В моем случае, когда я кликаю по тегу, я сразу «веду поиск» по этому тегу во всей «базе данных» заметок, т.к. мой единственный и поэтому всегда активный блокнот — это и есть моя база данных
Например, когда я кликаю на тег-проект «статья про evernote», то сразу вижу все заметки с этим тегом. Включая заметку про сочетания клавиш Evernote, которая в это же время относится к тегу «Справочная информация», и заметку с идеями для улучшения моей системы, которая относится и к «Когда-нибудь/может быть». Как бы я добился этого, если бы «Справочная информация» и «Когда-нибудь/может быть» были блокнотами, а не тегами?
 
Я уже начал работать над статьей про RTM. Хочу чтобы по качеству она не уступала этой, поэтому не обещаю, что она выйдет скоро, но обещаю, что на betteri она обязательно появится .
avatar
Юрий, можно ли ожидать уже выхода статьи по работе в RTM?
Почему задаю такой вопрос...
Прочитав вашу статью по Evernote, решил снова обратить (уже в который раз, если честно!) на RTM… И вот никак у меня не укладывается удобство работы в этом сервисе с проектами… ну мягко говоря, неудобно. В каком смысле. Например есть проект из 10-ти последовательных действий. В RTM (в оличие от MLO, с которой я работаю) нет возможности выставить работу со списками исходя их их последовательности или взаимосвязи. Т.е. мне не нужно даже видеть, как бы, задачу 2, если задача 1 еще висит и не выполнена. Или задача 6 и задача 7 должны «появиться» одновременно (т.к. у них параллельные пути) после выполнения задачи 5. И так далее...
Вы можете резонно заметить, что зачем мен менять MLO, если там все работает. MLO готовится к мажорному обновлению… но толи там снова нет привзяки к календарю, толи она есть, но надо будет платить деньги. В общем и целом, отношение авторов программы к пользователям частично односторонниие :(
avatar
Подождите до завтра:) Как раз редактируем статью.
Она не моя, но система, в ней описанная, это пока что лучшее что я читал про RTM.
Там уже и обсудим все вопросы работы в RTM. 
avatar
о, спасибо! :) а то как раз у меня «переломный» момент: платить за новый MLO и «наслаждаться» медлительностью поддрежки в обновлениях и в улучшениях или переходить на аналоги (какие?????)
avatar
Здравствуйте!
Спасибо за статью!
Хотел задать вопрос. Я сделал четыре главных тега и подтеги. А можно сделать как-то так, чтобы когда я добавляю подтег к заметке, все теги верхних уровней добавляются к ней автоматически? 
avatar
Здравствуйте!
Насколько я знаю, нет. Каждый тег в Evernote это самостоятельная единица.
Подтег — больше визуальное отличие, функционально от главного тега он ничем не отличается.

Как хоть какое-то решение, могу предложить для каждого главного тега придумать свой символ-идентификатор.
Например "! Ожидание", "@Проекты" и т.п, и подтеги создавать тоже с учетом этого символа.
Тогда при просмотре заметки с "@построить дом" благодаря символу @ вы всегда будете понимать, что она принадлежит одному из активных проектов.
Правда при перемещении подтега из одной главной категории в другую его придется каждый раз переименовывать, чтобы избежать путаницы.
из проектов "@построить дом" → в ожидание "! построить дом"
Неудобно, согласен, но возможно вам поможет.
avatar
Здравствуйте!
Спасибо за статью!
Меня интересует как Вы поступаете с родительскими тегами при перемещении заметок. Например, какие метки получают заметки с тегом «покупка клавиатуры», при «перемещении» в раздел справочной информации, сохраняются ли у них их старые метки?
avatar
Здравствуйте!
 
«Проекты». Метки проектов почти никогда не убираются. Логика такая: тег проекта никак не мешает, а пригодится может. Например, я ищу что-то через внутренний поиск и Evernote находит заметку, которой присвоен тег определенного проекта. В этом случае мне легче идентифицировать заметку, я моментально понимаю, во время какого проекта я над ней работал.
Таким образом, тег проекта это своеобразный «след» заметки в Evernote. 
 
«Справочная информация». Справка может становиться частью проекта, но от этого она справкой быть не перестает естественно, поэтому тег не снимаем. В «Когда-нибудь/может быть» и «Ожидание» справка почти никогда не «переезжает». У нее обычно три пути: быть справкой, справкой и частью проекта, или в корзину.
 
«Когда-нибудь/может быть» и «Ожидание». Вот эти две категории носят временный характер. В процессе их регулярного обзора часть заметок действительно меняют свой статус. Главное это наличие этого самого регулярного обзора. Это конечно не инбокс, чтобы прямо каждый день, мне хватает и раз в пару недель.  
Когда вы будете просматривать эти категории, все станет интуитивно понятно. Что-то, что вы планировали сделать «когда-нибудь» уже стало активным проектом? Снимаем метку, даже если по каким-то причинам не сняли ее раньше, в процессе создания проекта. Дело из категории «Ожидание» уже выполнено? Снимаем метку или просто удаляем заметку. 
 
 
 

avatar
структура корневых тегов, приведенная здесь, подходит для работы. а если я храню в evernote вообще все — стоит ли увеличивать количество таких тегов? у меня реально получается их настолько много, что в любом случае возникнет путаница :) можете посоветовать статьи на эту тему?
кстати, в моем случае одним блокнотом никак не обойтись. для меня важны блокноты, которые можно сделать оффлайновыми на смартфоне (т.е. обычные синхронизируемые, но которые на смартфоне доступны даже без инета). ситуация, когда инета нет (или он медленный до ужаса, или он дорогой, как в роуминге), а поглядеть нужно (контакты, дисконтные карты, справочная инфа, например, разговорник по новому языку или фотокопии документов), вполне реальна. но все равно, в целом с подходом согласен, ибо, создав 60 блокнотов и 250 тегов, я запутался во всем окончательно :)
avatar
Camper, я тоже храню в Evernote вообще все:) Справляюсь с такой структурой тегов.
Я понимаю, что моя система не универсальна, не претендую на это. Но мне просто бывает сложно представить какие заметки или теги не укладываются в ее рамки. Если приведете примеры, подумаем вместе...

Могу посоветовать пробежаться по своим тегам и поискать те, которыми вы очень редко или никогда не пользовались. Я имею ввиду не обращались конкретно к этому тегу: не искали по нему, не выбирали его мышкой, чтобы просмотреть заметки с ним и т.д. Если таких тегов много, возможно следует подумать об их удалении.
Если вы год не пользовались каким-то тегом, то он с большой долей вероятности вам вообще не нужен. Если вам еще через год понадобится найти заметки, которые сейчас помечены этим тегом, вам просто придется потратить на это больше времени, чем обычно: поиск по базе заметок или перебор части заметок вручную. 

Используйте теги, как своеобразный «быстрый доступ» к определенной группе заметок или для объединения заметок, которые очень трудно «выудить» из базы данных сразу все вместе.
Например, если мне нужно найти все заметки про Google Chrome в моем Evernote, я с большой долей вероятности успешно сделаю это просто набрав в поисковой строке: «Chrome», «Google Chrome», «браузер» и т.д. Другое дело, когда мне нужно будет найти все идеи для открытия нового бизнеса, которые я собирал в течение последнего года: все эти заметки будут совершенно разными, поиском их быстро найти и объединить почти не реально. 

И последний совет: идите от большого к маленькому. Попробуйте создать сначала основные теги. Потом в процессе обработки инбокса, добавляйте заметки только в эти «корневые теги». Когда их накопится достаточное количество, просмотрите каждую категорию целиком, постоянно анализируя, не накопилось ли в этой категории заметок на определенную тематику, которые достойны создания отдельного подтега и т.д.

По поводу оффлайновых блокнотов на смартфоне. Если бы у меня была такая необходимость, я бы наверное создал отдельный блокнот специально для этих целей и просто копировал туда только самые необходимые заметки. Дублирование контента было бы в таком случае минимальным, но структуру системы это позволило бы сохранить. 
avatar
Я несколько дней подумал, пошерстил контент своего Evernote, и все-таки пришел к определенному решению. Я теперь использую предложенный в этой статье подход, но с некоторыми модификациями под свои нужды. Свои 60+ блокнотов я превратил в 4:
— ToDo — я все же решил использовать для входящих именно блокнот. Входящие приходят из разных источников, и не всегда, отправляя что-то в Evernote, можно тут же указать теги. Конечно, можно сделать поисковый запрос по заметкам без тегов (наверное), но я активно использую это решение и на смартфоне, причем порою без связи. Мне удобно иметь входящие в отдельном блокноте, который я регулярно пересматриваю и очищаю, а на смартфоне этот блокнот оффлайновый, и я могу его видеть без доступа к сети (например, по приезду в другую страну, когда вайфая еще нет, как и местной симки, а что-то посмотреть уже надо)
— Мобильный контент: тут у меня хранится то, что мне нужно без доступа к инету. Ну, или тогда, когда инет слишком медленный, а контент — с фотографиями, вложениями… К примеру, зайдя в магазин, неприятно ждать загрузки фотографий товаров, которые надо купить (и выбрать из огромного количества вариантов на витрине), если вдруг оказывается, что 3G недоступен, и максимум доступного — это EDGE. Неоднократно, встав у прилавка, приходилось идти куда-то еще, пока грузися моя заметка :) Опять же, когда я где-то в роуминге, это еще и дороговато. Еще там информация о билетах, купленных онлайн, документация, нужная даже без инета, контакты, визитки, дисконтные карты, GPS-точки (я их бэкаплю сюда, а также складываю те, к которым обращаюсь редко/один раз: geocaching, например), копии документов (паспорт, права, банковские карты)… Много всего. У меня на данный момент около 400 заметок такого рода
— Онлайн контент: все остальное, что не нужно на смартфоне в любой момент.
— Оффлайн блокнот. Здесь то, что я не синхронизирую. Такое у меня есть и тоже нужно.

Количество тегов я с 250 снизил до 150. Я думаю, буду сокращать и дальше, но все постепенно. Выяснилось по ходу дела, что у меня было полно дубликатов: находишь инфу, кладешь в Evernote, присваиваешь ей тег (казалось бы, логично). Через месяц находишь инфу по схожей тематике, присваиваешь ей тег… но другой, поскольку синонимов много для почти любого слова, а поди вспомни, что ты там придумал месяц назад (и уж точно не будешь просматривать 250 тегов на предмет наиболее подходящего).

Поиск я делаю обычно по всем заметкам, так что разделение на блокноты не мешает. Ушел бы от них совсем, если бы Evernote умел на смартфоне грузить для оффлайн просмотра не только блокноты, но и теги.

Так что огромное спасибо за статью, за толковый подход к систематизации информации, за очередное напоминание о GTD :) Все стало куда проще и удобнее.

Возможно, этот коммент поможет кому-то, у кого ситуация похожа на мою.
avatar
Класс, рад что удалось помочь!!! 
 
«Количество тегов я с 250 снизил до 150. Я думаю, буду сокращать и дальше, но все постепенно. Выяснилось по ходу дела, что у меня было полно дубликатов: находишь инфу, кладешь в Evernote, присваиваешь ей тег (казалось бы, логично). Через месяц находишь инфу по схожей тематике, присваиваешь ей тег… но другой, поскольку синонимов много для почти любого слова, а поди вспомни, что ты там придумал месяц назад (и уж точно не будешь просматривать 250 тегов на предмет наиболее подходящего).»
 
Вот, именно об этом я и говорю. Тоже самое было у меня: если присваивать теги каждой отдельной заметке по ее смыслу, «на глазок» - то 100% получится каша. Необходим обратный подход.

Успехов! 
avatar
В десктопной версии при редактировании родительской метки исчезают все метки, содержащиеся в ней, хотя в WEBе эти метки видны.
  • lzrv
  • 0
avatar
Как все-таки неодинаково работают десктопная версия Evernote и WEB-версия.
В WEB версии нет возможности создавать запросы или пользоваться созданными запросами в деск-версии.
Как вы находите заметки без меток в онлайн версии Evernote? каждый раз прописываете запрос заново в строке поиска? 
avatar
Прошу прощения. Не обратил сразу внимание — запросы в web-версии сохраняются и доступны через клик по поисковой строке. Просто в десктоп версии можно выносить запросы в меню, или видеть их в левом боковом меню сразу под метками. В web версии этого нет, это и ввело в заблуждение.
avatar
Замечал такое, но это просто глюк, по крайней мере у меня. При перезапуске Evernote или перезагрузке компьютера, подтеги снова нормально отображаются. Видимо это как-то связано с синхронизацией…
avatar
Отличная статья! У меня возник вопрос, может быть он уже был в комментариях, но я, к сожалению, не нашел. Вы присваиваете все родительские теги к материалам? С одной стороны удобно просматривать какой-нибудь один раздел, с другой очень медленно происходит сортировка информации. К каждому материалу нужно прикрепить его тег и еще все родительские, и еще медленне наверно будет происходить перенос заметки в другой раздел. Что вы можете посоветовать? 
avatar
Нет, в основном присваиваю только подтег. А зачем? Например есть заметка про книгу, которую я хочу прочитать когда-нибудь. Есть тег «Когда-нибудь/может быть», а в нем подтег «Будущие книги». Я просто перетаскиваю заметку мышкой на тег «Будущие книги» и он ей присваивается. То, что «Будущие книги» входят в тег «Когда-нибудь/может быть» я и так знаю, а даже если не знаю, то это легко заметно («Будущие книги» визуально находятся внутри «Когда-нибудь/может быть»). 
Надеюсь, я правильно понял вопрос, если нет, уточните. 
Еще вам может быть полезен вот этот мой коммент.
avatar
Понял, спасибо за разьяснение)
avatar
Здравствуйте. Передел свою систему на основе блокнотов и меток и перешёл только на метки. Стало действительно удобнее переключаться между метками. У меня такой вопрос: информация которая мне может пригодиться в будущем, она тоже может по смыслу соответствать тегу «Когда-нибудь», ведь она реально «Когда-нибудь» мне пригодиться, как правильно разделять теги «Справочная информация» и «Когда-нибудь» ведь и там и там она по сути и справка и когда-нибудь может-быть пригодиться?
avatar
Здравствуйте, Игорь!

Как я и писал в статье, ключевое различие — наличие активного действия. «Когда-нибудь/может быть» — это больше списки того, что вы хотите сделать. «Справочная информация» действий в обозримом будущем не предполагает, это просто вспомогательная информация к вашим проектам и делам, можно сказать «на всякий случай».

Объясню на примере. Вы находите отличную инструкцию о том, как правильно переустановить операционную систему. Вы понимаете, что в ближайшие несколько недель вам нужно этим заняться. Помечаете статью тегом «Когда-нибудь/может быть».
Через несколько недель, вы успешно переустанавливаете операционную систему, воспользовавшись сохраненной инструкцией. Т.к. в будущем вам легко может пригодится данная информация (если придется снова переустанавливать систему), то вы не удаляете инструкцию, а меняете тег на «Справочная информация».
Стало ли понятнее?
avatar
Вполне, спасибо.
avatar
Добрый день, Юрий. Подскажите, возможно ли вставить в Click.to автоматический поиск в словаре Lingvo Online? И если да, то как? Заранее благодарен!
avatar
Привет, Константин! Да, возможно.

Options → Add → Add a web action → В поле webcite call вводим: lingvopro.abbyyonline.com/ru/Translate/en-ru/[TextURL]

А вообще вот инструкция, как настраивать подобное.

Я вообще пользовался встроенным гуглопереводчиком, советуете Лингво?
avatar
Четыре основные тега сортируют информацию по отношению действия к ней. Но как быть с сортировской по тематике?
Конкретный случай. Я студент и у меня есть дисциплины Вычислительная техника, Математика, Физика, Программирование. Например, лабораторная работа по физике является проектом и я отправляю ее в тег «Проекты». Также я поступаю со всей учебной нагрузкой: домашние задания, курсовые, типовые расчеты — все это проекты с несколькими этапами выполнения, которые я как бы курирую. При этом руки очень чешутся пометить каждый вид работы тегом с соответсвующей ему дисциплиной.
Но куда мне вложить этот тег? Если я делаю в теге «Проекты» подтег «Программирование» и вкладываю в него подтеги с проектами, то по завершении проекта я должен перенести проект в тег «ПроектыЗавершено». При этом визуально проект уже как бы не является вложением тега «Программирование». А я хочу в дальнейшем просмотреть все сделанные мною проекты по этой дисциплине. Как мне поступить? Просто переносить проекты в «ПроектыЗавершено», но оставлять тег с дисциплиной? Кроме того тегом программирование я хочу помечать не только проекты, связанные с учебой, но также справочную информацию. Или же мне создать подтеги с дисциплинами сразу в теге «Справочная информация»?
avatar
Рамиль, ну и задачку вы мне подкинули:) И так, и эдак думал… Кажется придумал.

Если я правильно понял, то у вас две цели:
1) возможность обзора сделанных по конкретному предмету проектов
2) отдельное хранение справки по этому же предмету

Предлагаю такое решение:

К корневому тегу «Программирование» вы прикрепляете нужную справочную информацию по дисциплине, а в подтеге «Завершено П» вы всегда можете получить обзор всех сделанных проектов по программированию.
Т.е. теперь выполненные проекты по этим конкретным предметам, вы перетаскиваете не в «ПроектыЗавершено», а сразу в «Завершено» конкретной дисциплины.

ps Был еще такой вариант, но он мне нравится гораздо меньше:
avatar
Спасибо. Извините за позднюю благодарность.

Ваш совет помог мне отчасти, однако Evernote не прижился в этой роли. С тех пор я много чего еще попробовал для упорядочения процесса своего обучения.
avatar
И на чем остановились, если не секрет?
avatar
Для сбора информации — простой блокнот. По ходу дня, когда поступает какая то информация, которую надо обработать, я просто записываю ее в блокнот, два-три слова. Есть возможность делать заметку Evernote на смартфоне, но это слишком долго. Evernote на телефоне — для фотозаметок.

Для обработки я использую ментальные карты. В частности — бесплатную версию Xmind. Мой майндмэп — это таск-лист. Сердце — «Задачи». И только три ответвления — «Универ», «Personal», «Google». «Универ» — все задания, которые надо сделать. «Personal» — все остальное. «Google» — то, у чего еще нет следуюещего действия, и чтобы его определить надо загуглить. Да, каждой «задаче» (на самом деле я называю их «единицей зуда») должно быть определено следующее действие. В карте оно подкрашивается, в итоге я визуально могу оценить объем работы.

Все, что завязано на конкретном времени — календарь Google с напоминаниями по почте.

Вечером заношу в карту все новое, удаляю сделанное, с оглядкой на календарь составляю примерный план на неделю, конкретный — на завтра.

Почему не прижилось другое? 1) Я понял, то у меня не так много дел. Не так много контекстов. 2) Система тегов, которую я пытался построить, отличалась от того, как все хранилось у меня в голове.

Можно сказать, что описанная в посте система избыточна и сложна для моей не столь сложной жизни:)

Карта содержит все, что мне нужно сделать. И особенно здорово, что я могу увидеть это все сразу и ничего не упустить.
avatar
Очень разумное решение, я считаю. Важно идти от своих реальных потребностей, а не придумывать красивую теорию, а потом пробовать подгонять реальность под нее.
avatar
Если не возражаете, этот пример я также включу в общий блог Evernote:)
avatar
в общий блог Evernote
Блокнот?
Не возражаю, если источник будет виден.
avatar
Добрый вечер. Отличная статья, именно с её подачи перешел полностью на теги:)
С временем я понял необходимость запросов, подскажите есть ли возможно создавать запрос с 2мя и более тегами, заметки по которым бы выводились по принципу ИЛИ, а не и.
avatar
Если я не ошибаюсь, то нет.
Вот что я нашел:
Как использовать расширенные возможности поиска Evernote?
avatar
Дождался официального ответа в сообществе русской поддержки:
Да, можно: any: tag:Tag-1 tag:Tag-2
Увидеть условия можно включив «Вид» -> «Показывать пояснения поиска».
avatar
Отлично! Не знал, спасибо.
avatar
Например, я настроил быстрый поиск по kinopoisk.ru, и теперь, выделив название фильма на любом сайте, я в один клик могу открыть страницу этого фильма на кинопоиске и узнать его рейтинг.
c Вашей подачи открыл для себя click.to — это удобно, но как Вы настроили, что открывается нужная страница на кинопоиске?
avatar
Options → Add → Add a web action → В поле webcite call вводим:
www.kinopoisk.ru/index.php?first=no&what=&kp_query=[TextURL]
Несколькими комментами выше давал ссылку на инструкцию…
avatar
спасибо, сработало)
на firefox стоит плагин autocopy. В связке с click.to = cool)
avatar
может быть кому-то будет интересно аналогичный поиск по порталу об играх ag.ru
Options → Add → Add a web action → В поле webcite call вводим:
www.ag.ru/?act=search&s=[TextURL]&x=0&y=0

тоже работает)
avatar
Использую тег * (можно и другой придумать) для непрочитанных статей. Прочитав удаляю.
avatar
Я кинопоиск использую для ведения списка фильмов — которые хочу посмотреть, которые уже посмотрела, которые любимые… Очень удобно, и дополнение для ФФ мне в этом помогает, да =)
avatar
Будет неправильно (и не честно:), если не поделюсь информацией в дополнение к данной ТЕМАТИКЕ… В кратце: намечается событие, которое пройдёт 23 октября в виде вебинара, главная цель которого — дать необходимый набор знаний, а главное инструментов для эффективного управления своими делами/проектами/сотрудниками, основываясь на систему GTD (систему разработал и описал в своей книге известный американский эксперт, консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности Дэвид Аллен). Вебинар проведёт признанный в деловом интернет-сообществе эксперт в управлении проектами и процессами при помощи карт ума (диаграмм связей) Сергей Росс. Более подробно о плане вебинара: rumapping.ru/Trenings/webinar_gtd.html
avatar
Интересная система, пришёл к похожим идеям, описал тут
effytools.blogspot.ru/2012/11/blog-post.html (К вопросу о рационалах и иррационалах.)
avatar
Спасибо за статью, снова изменил структуру тегов.
Может кому то так будет легче.
За основу взял продуктовую декомпозицию работ (WBS). Уровень нумерации структуры доходит до 3. Дальше не считаю нужным нумеровать.
Например:
1 Кафе
1.1 Помещение
1.1.1 Зал приема пиши
1.1.2 Кухня
1.1.3 Служебное помещение
Система тегов
  • voss
  • 0
avatar
Спасибо, что поделились! Красота:)
avatar
Нзч, без статьи я бы и не додумался о такой красоте. Удобно тем что не надо запоминать или вспоминать, достаточно помнить всего 4 тега. и по нумерации можно определить какой тег лучше всего назначить. )))
avatar
в споре «блокноты vs метки» крупный недостаток варианта меток в том, что нельзя сделать доступ к заметкам по данной метке другим людям. А блокнот можно спокойно расшарить. У меня зачастую блокнот — это какой-то проект, причем совместный. В этом случае проект=метка не получится реализовать.
Второй недостаток варианта использования меток как основы — нельзя включить оффлайн-режим, как в случае с блокнотами.
Ну а недостаток варианта с блокнотами — максимум 2 уровня организации блокнотов, а это очень мало. Любой более менее серьезный проект требует больше уровней иерархии блокнотов.
avatar
Спасибо большое, великолепная статься, все очень подробно и по большей части понятно, а самое главное легко читать. Хорошая подача!
Так же спасибо за утилиту Click.to, действительно полезная штука!
На основе этой статьи начал организовывать свою систему.

Есть некоторые непонятки, подскажи пожалуйста!

Внимание вопросы:
— Ты до сих пор используешь эту систему или она претерпела изменения в концу 2014 года?;
— Каким образом ты обрабатываешь проекты и задачи (простые действия)?
Я поясню. Допустим у тебя есть проект «Купить неоригинальную краску для принтера» в нем есть подзазачи
— выбрать краску
— проанализировать цены и найти где купить
— позвонить и уточнить о наличии
— съездить купить
— заправить картриджи
а также есть просто задачи, например «купить хлеба» и «пойти погулять»
Так вот сам вопрос. Как ты с ними поступаешь? Просто каждый проект, задачи и подзадачи переносишь в ? В стираешь а в RTM записываешь или как то иначе?
А как ты поступаешь с теми задачами которые не могут быть осуществлены без готовых подзадач?

Опиши пожалуйста подробнее этот процесс, спасибо!

Оставить комментарий