Практический опыт тонкой настройки и использования Gmail для совместной работы

Автор статьи делится опытом нестандартного использования одного аккаунта Gmail для командной работы четырех человек. В подробностях описываются все используемые расширения, дополнения и настройки, которые необходимы для организации совместной работы в Gmail.
Статья будет полезна каждому пользователю Gmail, так как раскрываемые фишки способны во многом улучшить работу с сервисом, сделать ее более простой и удобной.
Примерный размер статьи ≈ 7 страниц.
 
 
 
Немного вводной информации о нашей компании: четыре человека, небольшой оффлайновый бизнес в сфере услуг, пока работаем без офиса, удаленно. Почтой пользуемся для обработки обращений потенциальных клиентов, регулярного общения с текущими а также переписки с партнерами.

Решения, к которым мы пришли за год совместной работы, во многом, как мне кажется, являются не стандартными. С радостью делюсь нашим опытом: 
 

Gmail как оболочка для почты на нашем домене 

Использование gmail как оболочки позволяет по максимуму использовать все удобства сервисов Google, при этом имея «солидный» адрес электронной почты на собственном домене в глазах клиентов и партнеров. Достигается это путем создания бесплатного аккаунта Google Apps и прикрутки почты на вашем домене к сервису gmail. Для дальнейших инструкций гуглите «gmail на вашем домене».

Кстати, до этого мы долгое время решали данную задачу автоматической пересылкой всех писем с name@domen.com на name@gmail.com. Т.е. официальный адрес, который мы печатали на визитках, размещали на сайте, выглядел как name@domen.com, хотя мы сами заходили и работали через name@gmail.com.
Чтобы наши клиенты получали ответ с того же адреса, на который они отправляли сообщение (а не с name@gmail.com), мы пользовались следующими настройками gmail:

Настройки почты → Аккаунты и импорт → Отправлять письма как → Добавить другой свой адрес электронной почты → Назначить там же этот адрес используемым по умолчанию → При ответе на сообщение всегда отвечать с адреса, используемого по умолчанию
 

Принцип Inbox Zero

Все просто: во «Входящих» находятся только актуальные письма, требующие какой-либо реакции.

Что-то типа рабочего стола, на котором хранится только то, что необходимо для работы в данный момент. Обработанные, прочитанные всеми письма, выполняющие музейно-архивную функцию, убираются в папку «Вся почта». Это легко сделать если после прочтения снять с сообщения ярлык «Входящие», нажав на крестик рядом с ним.
          
Как вариант можно нажать кнопку «Архивировать». Кому как удобнее.

Замечу, что архивирование — это не удаление. Архивированная почта постоянно доступна через поиск и просто по клику на папку «Вся почта».
 

Персональные ярлыки

Любое присланное нам письмо автоматически помечается 4 различными ярлыками с именами наших сотрудников.
          
Прочитав сообщение, человек снимает с него ярлык со своим именем, тем самым давая понять остальным членам команды, что он его прочел. Делается это тем же способом, что и удаление ярлыка «Входящие» в предыдущем пункте. Реализован данный функционал с помощью фильтров:

Настройки почты → Фильтры:

Совпадения: to:(name@domen.com) Действия: Применить ярлык «Денис»
Совпадения: to:(name@domen.com) Действия: Применить ярлык «Юра»
Совпадения: to:(name@domen.com) Действия: Применить ярлык «Маша»
Совпадения: to:(name@domen.com) Действия: Применить ярлык «Даша»

Например, приходит важное сообщение от Дашиного клиента, которое требует от нее каких-то срочных действий. Я только что заметил его и теперь мне необходимо понять узнала ли об этом сообщении Даша или еще нет. Раньше я видел, что кто-то уже прочитал сообщение, но не был уверен, что это была именно Даша.

          
С использованием же персональных ярлыков все становится абсолютно прозрачным: данное сообщение Даша пока не прочитала,

          
а вот это уже прочла.

          
Кстати, настроить какие папки и ярлыки будут отображаться на левой панели всегда, какие только в случае если есть непрочитанные письма в данной папке или с этим ярлыком, а какие всегда будут скрыты, можно если перейти в

Настройки почты → Ярлыки.
 

Персональные звездочки

              
Также у нас существует еще один способ обратить внимание нужного человека на то или иное сообщение: звездочка в цвет личного ярлыка (Дашина — зеленая, Дениса — оранжевая, Машина — красная, Юрина — синяя). К тому же это удобный способ отметить определенное письмо как задачу для самого себя.

Все отмеченные персональной звездочкой сообщения всегда доступны на личном рабочем столе (подробнее см. следующий пункт).

Настроить, какие звездочки из 12 возможных будут доступны и главное, в каком порядке они будут появляться при нажатии на звездочку, можно с помощью drag and drop в

Настройки почты → Общие → Звезды.

         

Индивидуальный рабочий стол внутри общего inbox

Реализовано с помощью расширения из лаборатории gmail «Несколько папок входящие».

Настройки почты → Лаборатория → Дополнительные папки

Это расширение позволяет выводить во «Входящих» несколько дополнительных настраиваемых с помощью стандартных операторов поиска gmail папок. Можно настроить их расположение справа, под или над «Входящими». Первый вариант будет полезен для владельцев широкоформатных мониторов. У нас же настроено отображение снизу от «Входящих», т.к. очень часто почта обрабатывается с нетбуков.

Сейчас объясню, как конкретно мы это используем. Наши дополнительные папки настроены следующим образом:

Настройки почты → Несколько папок входящие

          

Теперь у каждого из нас есть свой персональный ящик, рабочий стол или рабочая зона, называйте как хотите. Все письма, помеченные персональным ярлыком, попадают в личный ящик. Также туда попадают и письма, помеченные звездочкой вашего цвета. Все рабочие столы видны каждому. Вот как выглядит наша главная страница «Входящие»:

          

Один из не очевидных моментов: содержимое личного рабочего стола НЕ равно содержимому общего ящика «Входящие». На личный рабочий стол легко выносятся даже архивированные письма простым применением к ним соответствующего ярлыка или звездочки.
 

Улучшенное отображение значков прикрепленных файлов

По умолчанию в gmail значки прикрепленных к письму файлов отображаются довольно странно. Во-первых, узнать, прикреплено ли что-либо к сообщению можно только посмотрев в левую часть экрана, что неудобно при беглом просмотре. А во-вторых, этот значок всегда выглядит одинаково в виде скрепки:

          
вне зависимости от типа прикрепленного файла, т.е. не открыв сообщение, вы не узнаете, прикреплен к нему вордовский документ или например фотография.
Мы нашли решение обеих проблем:
       1. Расширение Better Gmail (ссылка для Chrome и для Firefox) 

          

Во-первых, в настройках Better Gmail ставим галочку перед «Add attachment icons». Кстати в нем же можно скрыть футер, убрать гаджет рассылки инвайтов, настроить звуковое оповещение при получении нового сообщения и сделать многое другое.
       2. Расширение «Переместить столбец значков»

          
Во-вторых, перемещаем значок в левую часть экрана, так гораздо удобнее. 

Настройки почты → Лаборатория → Переместить столбец значков     
 

Шаблоны ответов

Как я уже говорил, мы работаем в сфере услуг и одной из основных функций электронной почты для нас является ответ на сообщения потенциальных клиентов. Естественно, вопросы, на которые приходится отвечать, часто повторяются. Ранее мы пытались решить вопрос шаблонных ответов с помощью составления черновика и присвоения ему ярлыка «Шаблон». Такое решение оказалось неудобным: приходилось лазить в черновики, искать нужный, копировать текст, потом возвращаться в сообщение, вставлять...

Позже мы нашли расширение, которое невероятно упрощает работу с шаблонами. Включите его 

Настройки почты → Лаборатория → Шаблоны ответов

Теперь при составлении письма под строкой темы сообщения отображается меню «Готовые ответы», которое позволяет сохранять, изменять и вставлять шаблонные ответы в два клика.
          

Профессиональная подпись

          
Красивая, функциональная подпись помогает подчеркнуть профессионализм вашей службы поддержки и может привлечь трафик на ваш сайт.

Из всех опробованных способов создания подписи самым функциональным и одновременно простым решением для нас оказалось расширение для браузера WiseStamp (Chrome, Firefox, Safari). С его помощью в подпись можно вставить логотип, фото, различные социальные кнопки-иконки и даже отображение последнего твита из корпоративного твитера. Можно составить несколько различных подписей и быстро переключаться между ними.
Примеры подписей можно посмотреть на этой странице.

Совет: чтобы использовать подпись, составленную в WiseStamp, данное расширение должно быть установлено на компьютере, с которого вы собираетесь отправить сообщение. Это не всегда удобно. Чтобы избежать данного ограничения, скопируйте и вставьте составленную в WiseStamp подпись в

Настройки почты → Общие → Подпись в gmail.

Теперь подпись будет доступна с любого компьютера.

Совет: при ответе на сообщение ваша подпись по умолчанию будет расположена под цитируемым сообщением. Естественно это плохо: ваш собеседник чаще всего просто не увидит ее, т.к. не будет читать цитируемое сообщение. Мы используем расширение «Настройка расположения подписи» из лаборатории gmail, которое позволяет расположить подпись перед цитируемым текстом в ответном письме а также убрать строку "--" перед подписью.
 

Другие настройки

В данном пункте я кратко опишу другие мелкие настройки, которые тем не менее сильно упрощают нам работу. Почти все они обладают общим свойством: включил и забыл.
       1. Отключить «Мои подборки»                                                                                                                     
Замечали когда-нибудь странные надписи над «Входящими»? Их трудно не заметить… Что-то типа rss, но мозолит глаза не хуже рекламы.

Настройки почты → Веб-подборки → Снимите галочку с «Показывать мои веб-подборки над входящими»

       2. Множественный вход
У каждого члена нашей команды с давних времен есть личный ящик на gmail, которым он активно пользуется. Для того, чтобы иметь возможность одновременно работать с двумя gmail аккаунтами в одном браузере, мы пользуемся функцией «Множественный вход», которая кстати поддерживает до 10 аккаунтов google. При этом вы вправе выбрать, какой аккаунт будет использоваться по умолчанию. 

Страница настроек множественного входа → Войдите в свой аккаунт → Включите функцию множественного входа и поставьте все нужные галочки → Сохранить изменения

         3. Значки персональных писем
Помечать стрелкой ( › ) письма, отправленные на несколько адресов, включая ваш, и двойной стрелкой ( » ) письма, адресованные только вам.

Настройки почты → Общие → Значки персональных писем → Включить

       4. Автопереход
После удаления, архивирования или игнорирования одной цепочки писем автоматически отображается следующая, а не папка «Входящие». На вкладке общих настроек можно выбрать параметр для перехода к следующей цепочке или возврата к предыдущей.

Настройки почты → Общие → Автопереход 

       5. Начало писем в списке
 Показывать первые строчки писем после темы сообщения на странице «Входящие».

Настройки почты → Общие → Начало писем в списке → Показывать начало писем 

       6. Возможность отмены отправки сообщения
Слишком рано нажали кнопку «Отправить»? Теперь у вас будет несколько секунд (настраиваемый параметр), чтобы нажать на кнопку «Отменить отправку». 

Настройки почты → Общие → Отменить отправку → Включить функцию отмены отправки

       7. Отображать значок непрочитанных сообщений в браузере
Теперь, взглянув на значок вкладки, вы сможете узнать, сколько непрочитанных сообщений находится во «Входящих» (Chrome, Firefox и Opera).

Настройки почты → Лаборатория → Значок непрочитанных сообщений → Включить

       8. Автозаполнение поиска
Достаточно включить данную функцию в лаборатории gmail и теперь при начале заполнения окна поиска будут автоматически предлагаться варианты контактов и операторов поиска.

Настройки почты → Лаборатория → Автозаполнение поиска → Включить

         9. Гаджет «Документы Google» 
На левую панель навигации добавляется гаджет, который отображает последние открытые либо, как вариант, отмеченные звездочкой Документы Google, а также поле поиска по документам. 

Настройки почты → Лаборатория → Гаджет «Документы Google» → Включить

         10. Перемещение элементов панели навигации 
Позволяет изменять расположение элементов левой панели навигации при помощи мыши. Например, чаты можно опустить под гаджет Google Docs, или наоборот. 

Настройки почты → Лаборатория → Перемещение элементов панели навигации → Включить

         11. Сохранять историю чата 
Сохранять переписку в разделе «Чаты» аккаунта Gmail, где ее потом можно найти. В любой момент запись истории чата можно отключить.  

Настройки почты → Чат → История чата → Сохранить историю чата

       12. Всегда использовать защищенное соединение
Данная настройка позволяет всегда использовать https

Настройки почты → Общие → Безопасность соединения → Использовать только https

Еще полезно прочитать по теме:

«Какие рутинные задачи решает за меня сервис ifttt.com»
Много полезных применений IFTTT в том числе и как научить Gmail отсылать смс-оповещения о самых важных письмах.

«Краткое руководство по продуктивной работе в Google Chrome. Полезные расширения, настройки и горячие клавиши»