Реформируем понятие контекста в GTD: новая система из 7 контекстов

GTD
«Контекст» в GTD — привязка задачи к определенному месту, времени или условию («домашние дела», «на компьютере», «звонки»), которая является основным критерием для выбора оптимального Следующего Действия.
Автор данной статьи объясняет почему «классические» контексты больше не работают и предлагает попробовать разработанную им систему из 7 качественно новых контекстов.
Приблизительный размер статьи ≈ 5 страниц.


Как известно моим фолловерам, последние две-три недели я много эксперементировал с новой системой контекстов в OmniFocus. Поскольку я доволен результатами моего нового подхода, я решил, что стоит поделиться подробностями и объяснить причины, по которым я решил изменить свою старую систему.
Всё написанное ниже будет полезно не только пользователям OmniFocus, но вообще любому, кто пользуется GTD.

Эволюция не прекращается (верно и для GTD систем)

Когда Дэвид Аллен впервые представил GTD общественности, экономика находилась в стадии перехода от традиционной к информационной. Сегодня большинство приверженцев GTD являются теми, кого принято называть работниками интеллектуального труда. За последние несколько лет в технологиях произошли существенные эволюционные изменения, и любая система продуктивности, которая опирается на технологии, должна принимать это во внимание и адаптироваться соответствующим образом. В частности, из-за постоянной и всесторонней доступности техники, интернета и онлайн инструментов для совместной работы изменились контексты, в которых мы работаем.

Контексты стали вездесущими

Сегодня большинство ваших инструментов доступны всегда, где бы вы не находились.
Ваш телефон всегда рядом и позволяет не только звонить, но и просматривать почту, лазить в интернете, иметь доступ к командным и корпоративным сервисам и даже управлять банковскими операциями. Значительную часть времени у нас с собой есть еще и ноутбук или планшет, что открывает еще больше возможностей. А благодаря 3G-сетям и Wi-Fi точкам доступа, которые сегодня есть чуть ли не на каждом углу, доступность интернета давно перестала ограничиваться офисом и домашним компьютером.

На самом деле, сам «офис» для многих из нас стал лишь вариантом рабочей среды. FaceTime и Skype позволяют нам проводить (видео) конференции с сотрудниками, а Dropbox, SharePoint и другие сервисы позволяют расшаривать документы и легко работать в группах.
Естественно, часть задач по-прежнему жестко привязана к определенному месту, например, по-прежнему невозможно покосить газон с помощью айфона.

Время и внимание — новые ограничители

Как следствие, разделять задачи по контекстам на основе среды, в которой мы находимся, или инструментов, которые нам доступны, больше не является лучшим решением.
Наши возможности больше не ограничены, все что нас ограничивает — это лишь собственный выбор. Вы можете проверять почту 24 часа в сутки, но вы решаете этого не делать. Говорить по телефону можно когда угодно и где угодно, но это ваш выбор — сейчас позвонить этому сотруднику.
Решения, принимаемые насчет Следующего Действия сегодня, определяются количеством доступного времени и уровнем внимания. Внимание это сумма энергии и приоритета. Иногда приоритеты не зависят от нас, но чаще всего они тоже являются нашим выбором: «Что для меня является самым важным?».

Реформируем систему контекстов

На основе таких рассуждений и повседневного опыта, я сделал вывод, что система, в которой есть такие контексты как «email», «компьютер», «интернет» и т.п., перестает отвечать современным требованиям.
Пришло время найти новый способ организации задач, способ, который бы учитывал наши самые ценные ресурсы: время и внимание. Вот как выглядит моя новая система контекстов, которая отлично себя зарекомендовала:

Реформируем систему контекстов в GTD.
  • Быстрые Дела. Все дела, которые можно выполнить за короткий промежуток времени (обычно 5-10 минут). Сюда относится поиск, написание писем (какое-то время в ходе своего эксперимента я держал письма отдельным контекстом, но потом понял, что в большинстве своем это тоже Быстрые Дела), банковские операции или покупка нового софта.
  • Не Соображаю. Во времена, когда мой общий уровень энергии низок, что случается как минимум раз в день, мне нужны задания, которые можно выполнять без особых умственных усилий. Например, подготовить карту учета времени, рассортировать и расставить метки на документах, заполнить какую-нибудь тупую экселевскую таблицу или загрузить фотографии с последней поездки.
  • Рутина. Задачи, на которых основано мое движение вперед. Задачи вроде Еженедельного Обзора требуют специально отведенного времени и особого уровня внимания.
  • Полный Фокус. Очень важный контекст, сумма «качественного и беспрерывного времени» и «высокого уровня энергии». Именно сюда относятся задачи, которые являются определяющими в моей работе. Это может быть написание делового предложения, поста в блог или длинного письма, анализ сложного экселевского документа, подробное исследование, создание сайта или презентации в PowerPoint. Я выделяю как минимум 90 минут в день для того чтобы поработать над одной-двумя задачами из этого контекста, и обычно для этого я полностью перехожу в «оффлайн» режим.
  • Обдумать. У всех есть такие проекты, над которыми необходимо хорошенько поразмыслить, не важно как именно — составив майнд мэп или просто сидя на лавочке и созерцая природу. Опять же, для этого вы в первую очередь должны располагать определенным количеством времени и внимания.
  • Звонки. Я выделил их в отдельный контекст, несмотря на то, что их тоже можно отнести к категории «Быстрые Дела». Все-таки видеоконференции, как вид переговоров, являются довольно качественным взаимодействием, ведь в этом плане они уступают только живому общению. И я хочу быть уверенным, что уделяю такому общению правильное время и должную степень внимания, т.к. люди, с которыми я общаюсь, не заслуживают меньшего.
  • Болтаюсь без Дела. Когда у вас есть довольно много времени, но уровень энергии относительно низок. В этом случае я обычно перехожу в «режим потребления» и предпочитаю посмотреть образовательные видео, прочесть пару статей или открыть сохраненную WebEx конференцию. Чаще всего я просматриваю этот контекст вечером, лежа на диване с моим Ipad'ом.

Эти 7 контекстов включают 80% моих задач и отлично работают для меня. Кроме них я оставил только несколько традиционных контекстов, которые либо описывают физическое местоположение, такое как дом (покосить газон!), офис (забрать почту!) и порученное мне (купить краску для кухни!) либо относятся к людям (делегированное, ожидание).

Работаем с новыми контекстами

После введения новых контекстов многое в моей работе стало на свои места.
Во многом это произошло благодаря осознанию того факта, что в 90% случаев я располагаю всем необходимым для выполнения любого дела (телефон, ноут/ipad и интернет). Все, что может отсутствовать в определенный момент, это нужное количество времени и должный уровень внимания.

Если у меня есть 20 минут до начала следующей видеоконференции, обычно я делаю два или три задания из моих «Быстрых Дел».
Когда я нахожусь на пике способностей, уровень моей энергии высок и в ближайшее время не предвидится никаких отвлекающих перерывов (такое время я, как правило, специально планирую в календаре), я погружаюсь в задачи из «Полного Фокуса».
Располагая всего 30 минутами, но высоким уровнем энергии, я занимаюсь «Обдумыванием» дел, а отходя после рабочего дня, я обычно немного «Болтаюсь без Дела».
«Звонки» и «Рутина» выполняются по обстоятельствам, но ключевые рутинные задачи планируются заранее, например, Еженедельный Обзор в пятницу.
Когда уровень энергии очень низок, и я начинаю тупо пялиться в монитор, я приступаю к задачам из контекста «Не Соображаю».

Вот так выглядит мой взгляд на систему контекстов в эпоху интеллектуального труда, и мне любопытно узнать, какие решения в этой области используете в своей жизни вы.
Поделитесь ими в комментариях, plz.

Об авторе
Sven Fechner — менеджер Cisco Systems Services в Европе и автор блога "Simplicity Is Bliss".
Большинство постов блога посвящено продуктивной работе в лучшем планировщике для Mac — программе OmniFocus.
Также с автором всегда можно пообщаться в Twitter.
Ссылка на оригинальный пост

Еще полезно прочитать по теме:

«Свежее Молоко — моя система использования Remember The Milk (GTD + Agile Results)»

«Подробное описание моей системы использования Evernote на основе GTD»

«Свежий опыт использования Remember The Milk для GTD. Продвинутая система»

17 комментариев

avatar
Спасибо за статью. Как всегда интересно.
Полностью согласен, что контексты нужно сатарться определять в зависимости от имеющегося времени и внимания.
Непонятно, что на скриншоте определяет контекст Zuhause, Errands?
Также эта система как-то не учитывает работу в команде… Где хранить то, что делегировано и на контроле? На контроль поручений тоже нужно время. Наверное это подпункт контекста Рутина?
И еще, наверное имеет смысл заводить сквозные контексты с названиями проектов, как например это описывалось в статье про RTM. Ведь задачки из предлагаемых 7 контекстов могут быть объединены единой целью или проектом.
avatar
Непонятно, что на скриншоте определяет контекст Zuhause, Errands?
Zuhause — «физическое местоположение, такое как дом (покосить газон!)»
Errands — «порученное мне (купить краску для кухни!)»

Также эта система как-то не учитывает работу в команде… Где хранить то, что делегировано и на контроле? На контроль поручений тоже нужно время. Наверное это подпункт контекста Рутина?
Кроме них я оставил только несколько традиционных контекстов, которые либо описывают физическое местоположение, такое как дом (покосить газон!), офис (забрать почту!) и порученное мне (купить краску для кухни!) либо относятся к людям (делегированное, ожидание).
(На скриншоте это Agendas и Waiting соответственно). Просто видимо, так как целью статьи было рассказать о «новых» 7 контекстах, на подробном описании «стандартных» контекстов Sven решил не останавливаться.

Спасибо за статью. Как всегда интересно.
Рады стараться:)!
avatar
Спасибо за хороший перевод)

Но мне как-то хватает смарт-списка !NextAction в RTM.
Ради приличия заводил стандартные списки @Дом, @Работа, @Выезды, @Звонки и т.д. и ни разу в них не заглядывал, за пару недель, меня напрягало присваивать теги по этим контекстам.

Это нужно попробовать, давайте отписываться здесь о своём опыте внедрения этой системы)?
avatar
Ради приличия заводил стандартные списки @Дом, @Работа, @Выезды, @Звонки и т.д. и ни разу в них не заглядывал
В своей статье про GTD в Evernote я говорил о том, что вводить новые теги в свою систему нужно по реальной необходимости, т.е. новый тег должен решать какую-то вашу конкретную существующую проблему. Здесь то же самое. Значит у вас пока просто нет такой необходимости и это отлично.

Почему мы собственно и решили перевести эту статью — потому что сошлись во мнении, что у нас тоже никогда не работали классические контексты вроде "@Дом", "@Офис" и т.п. А система Свена отлично помогла качественно продвинуться в этом вопросе.
Это нужно попробовать, давайте отписываться здесь о своём опыте внедрения этой системы)?
Расскажу немного о своем опыте.
Для меня контексты, предложенные в этой статье, полезны по большей части для классификации «возможных» дел. Я не стремлюсь классифицировать абсолютно все задачи таким образом.

Быстрые Дела. Я отдельно помечаю дела, которые можно завершить за 10 минут (в Remember The Milk это удобно делать, выставляя «продолжительность задачи» = 10 минут в меню задачи или просто набрав знак "=" во время быстрого ввода). Я не помечаю так все задачи, просто стараюсь чтобы в этом списке постоянно что-то находилось.

Для чего это нужно? Для ситуаций, когда у меня есть пауза примерно в 10 минут и боевое рабочее настроение, а я почему-то не могу решить за какое из дел взяться. Такое бывает не часто, в том смысле что в 80% случаев я ясно понимаю, что в эту паузу лучше всего сделать, но вот для оставшихся 20%, вместо того чтобы как раньше тратить 5 из 10 минут на поиск дела или, что еще хуже, начинать дело, которое за 10 минут завершить никак не удастся, я просто открываю смарт-список быстрых дел.

Кстати предлагаю заменить в статье «Короткие отрезки» на «Быстрые дела», имхо этот вариант лучше.

Не Соображаю. Я не до конца определился как пользоваться этим списком, но очень хочу это по-скорее сделать. Это позволит более эффективно распоряжаться временем.

Приведу простой пример, я стремлюсь добиться этого в своей работе: иногда я ловлю себя на мысли, что в пиковое «творческое» время занимаюсь вроде и важной, но реально туповатой монотонной работой, вроде сортировки файлов по папкам… да или тот же разбор инбокса в Evernote — почему бы не вынести его строго на время когда я традиционно хуже всего соображаю, например сразу после сна.

В чем основная польза списка «Не соображаю» с моей точки зрения? В том, что когда я «не соображаю», я «не соображаю» не только в плане «я не могу выполнять творческую работу», но и в плане «я не могу выбрать лучшую задачу, которой стоит сейчас заниматься». А если я смогу без раздумий открыть список «Не соображаю» и приступить к делам в нем, я смогу научиться использовать даже самое не продуктивное время с пользой.

По остальным контекстам отпишу позже…
avatar
Кстати предлагаю заменить в статье «Короткие отрезки» на «Быстрые дела», имхо этот вариант лучше.
Fixed :)
avatar
я просто открываю смарт-список быстрых дел.
Скажите, какой поисковой запрос будет для такого смарт-списка?
avatar
Уже не надо, нашёл через расширенный поиск)
Вы тэг .na присваиваете Быстрым делам?
avatar
Вы тэг .na присваиваете Быстрым делам?
Не обязательно. Для меня это две разные плоскости.
Больше всего мне нравится помечать «Быстрым делом» парочку задач из категории «возможно», вроде «разобрать верхний ящик стола». Вроде и не очень срочно, но когда будет пауза, я открою список Быстрых Дел и точно буду знать чем заняться.
avatar
иногда я ловлю себя на мысли, что в пиковое «творческое» время занимаюсь вроде и важной, но реально туповатой монотонной работой, вроде сортировки файлов по папкам… да или тот же разбор инбокса в Evernote
У каждого наверное есть такая рутина, у меня это ежедневный отчёт на работе, просмотр Google Reader, папка Входящие в Evernote и т.д. Такие задачи помечаются тэгом Рутина и появляются раз в день в смарт-списке !NextAction.

Так вот вот, как лучше сделать, оставить всё как есть или нужно переделывать существующую систему со сложным поисковым запросом !NextAction и просто добавить новый тэг Не соображаю и присвоить его всей рутине?
avatar
Мне кажется, не все так однозначно. Не всякая Рутина является действием, которое можно делать в состоянии «Не Соображаю». Простейший пример: Еженедельный Обзор — желательно делать на свежую голову, т.к. решения, которые принимаются в это время, во многом определяют предстоящую неделю.
Для меня рутина это скорее важное и регулярное действие, которое лежит в основе жизнедеятельности. Например, ежедневные запланированные физнагрузки — у меня это Рутина.

С моей точки зрения, предложенная в данной статье система контекстов, является дополнительным способом сортировать задачи (без которого можно и обойтись, но который может существенно увеличить чью-либо продуктивность).
Т.е. у меня есть куча проектов и задач, но какое мне до них дело, если я Не Соображаю и «тупо пялюсь в монитор»? В этом случае я могу открыть соответствующий список и немедленно приступить к выполнению какой-нибудь задачи. Или какое мне дело, что там у меня в ".na", если у меня только 10 минут времени? Естественно, если задача будет отмечена и ".na" и "=10 минут", то это только плюс — у вас моментально выбрано самая важная задача из всех 10-минутных.
avatar
@simplicitybliss: Thanks to Yury for asking permission and translating. If you speak Russian and interested in productivity you should follow @betteri_ru
(твит)
avatar
Удалил все контекстные списки и ставил только @Не соображаю и @Быстрые дела. В первый список попадают в основном задачи связанные с компьютером, например: загуглить то-то, прочитать ветку форума, поискать книги. Во втором списке: звонки, покупки :)
avatar
Тоже хочу отметить что хоть и прочитал несколько раз описание этих контекстов но все таки достаточно ясно вижу только «Не соображаю» и «Быстрые дела». Быстрые дела и так вроде был тег изначально по GTD. А вот с «Не соображаю» идея понравилась. У всех конечно бывает такое когда сидишь как растение и желание есть только карандаш наточить.
Кто нибудь может объяснить разницу у автора статьи между «Не соображаю» и «Ботаюсь без дела» (и там и там у автора уровень энергии низок), а также «Рутина» и «Полный фокус»
avatar
Кто нибудь может объяснить разницу у автора статьи между «Не соображаю» и «Ботаюсь без дела» (и там и там у автора уровень энергии низок)
Я вижу это так.

Не соображаю — это монотонная, неинтересная, но необходимая работа. Выполнять ее можно в любом состоянии, как говориться «особого ума не недо». Так вот, чтобы избежать ситуации, когда вы находитесь на пике своих «творческих» возможностей и могли бы заниматься самыми важными делами, но вынуждены выполнять какую-нибудь тупую работу, просто потому, что ее обязательно нужно выполнить сейчас, лучше выделить все это в отдельный контекст и выполнять, когда времени на нее не жалко, т.е. когда вы должны работать, но находитесь «не в лучшей форме».

«Болтаюсь без дела» это не совсем дела, а скорее варианты для досуга. Вечерком, после работы. Типа ссылок на интересные видео или статьи, посмотреть/почитать после рабочего дня.

Т.е. в первом случае уровень энергии низок, но нужно работать.
А во втором — уровень энергии низок и «как бы мне отдохнуть с пользой для дела?».
а также «Рутина» и «Полный фокус»
Основное отличие в том, что Рутина — это обязательно повторяющиеся, регулярные задачи, а Полный Фокус — нет или не всегда. Судя из описаний Свена, Полный Фокус скорее относится к текущим самым важным делам и проектам.
avatar
Roberto Mateu подхватил эту тему и написал пост о своих «новых» контекстах
avatar
«The Zombie List» — опыт Natalie Houston, про ведение отдельного списка задач из категории «Не соображаю».
avatar
В nirvanahq.com по каждой задаче можно выставить energy и time, и далее делать срезы по уровню энергии и готовности / наличию времени. Но я, если честно, только подбираюсь к этим фичам :-)

Оставить комментарий