Руководство по продуктивности от Марка Андриссена, легенды Кремниевой долины. 2 часть

Вторая и заключительная часть руководства от знаменитого инвестора.
Ключевые слова: стратегическая некомпетентность, работа с электронной почтой и входящими звонками, наушники-невидимки, советы по питанию, любовь к своему делу.
Первая часть руководства.
Приблизительный размер статьи? 6 страниц.
 
 
 
 

• Следующие два ключевых слова: cтратегическая некомпетентность.

Мечтаете, чтобы к вам больше никогда не приставали с просьбой сделать что-либо? Вот проверенный способ: облажайтесь в самый первый раз, когда вас об этом попросили.

А еще лучше, заявите, что точно облажаетесь — говорите уверенно и смотрите прямо в глаза, и, возможно, от вас отстанут.

Естественно, подразумевается, что существуют более важные дела, в которых вы наоборот компетентны. Надеюсь, такие есть.

Организация корпоративного пикника, отправка факсов и посылок, переговоры со страховыми агентами — список дел, в которых вы можете проявить стратегическую некомпетентность (англ.), воистину бесконечен.

• Проверяйте почту только два раза в день — к примеру, сразу после пробуждения и в конце рабочего дня.

Уделите этому занятию полчаса или сколько потребуется, но в остальное время ваш email клиент должен быть закрыт, а оповещения выключены.

Любой, кому нужно связаться с вами так срочно, что он не сможет подождать до вечера или завтрашнего утра, всегда может позвонить вам или послать гонца, зажечь сигнальную ракету или придумать что-нибудь еще.

Или, что более вероятно, он сможет найти другого человека, который сделает то, что ему требуется от вас.

(Если вы используете email для связи с членами семьи, просто заведите для этого отдельный ящик, который можно постоянно держать открытым, главное не открывать основной ящик. И никогда не давайте адрес своего семейного мыла кому попало — это касается и вашего начальника).

Двухразовая проверка почты повышает продуктивность всего дня в целом.

Все проблемы с электронной почтой связаны с тем, что получение письма вызывает такой же выброс эндорфина, который получает лабораторная мышка, нажав на кнопку и получив съедобную пилюлю. Схожим образом действует и отправка ответа на письмо.

Химический сигнал удовольствия одурманивает ваш неокортекс, и внутри раздается неслышное “О-ееее!”, как будто вы и в самом деле сделали нечто важное.

И вот вы сидите целый день с отрытой почтой, прерываете свою работу каждый раз, когда приходит новое письмо, отвечаете на него, отправляете еще одно письмо, и чувствуете себя при этом просто отлично.

Но на самом деле вы дробите свое время, прерываете состояние «потока» и убиваете возможность сконцентрироваться на одном деле достаточно долго для того, чтобы сделать его качественно.

Этот пункт моего руководства проще описать, чем выполнить. А если вы работаете над проектом, в котором в течение дня появляется множество важных апдейтов, например, получение финансирования или закрытие крупной сделки, то выполнить его и вовсе нереально.

Что касается меня, я пока что пытаюсь снизить число проверок почты до десяти в день :-).

• Когда вы обрабатываете электронную почту, действуйте следующим образом:

Во-первых, итогом каждой из двух ежедневных сессий работы с почтой должна быть совершенно пустая папка «Входящие».

Не знаю, как вы, но я, если знаю, что в моих «Входящих» находятся необработанные сообщения, с трудом могу концентрироваться на остальных делах.

Возникает непреодолимое желание вернуться к почтовому клиенту. (По ходу я сильно подсел на эндорфин).

Во-вторых, во время обработки почты у вас два варианта: вы либо сразу отвечаете на письмо, либо переносите его в другую папку, до тех пор, пока инбокс не станет девственно чист.

Отказ от ведения расписания может здорово помочь при обработке почтового ящика: в этом случае на множество писем вы можете ответить одинаково: “Извините, я не веду расписание на этот год, поэтому сейчас я не смогу пообещать свое участие”.

В-третьих, письма, относящиеся к текущим рабочим проектам, вы переносите во временные подпапки внутри папки под названием «Действия».

Подпапки в «Действиях» нужно создавать только для наиболее важных текущих проектов.

Сообщения в этих папках вы будете обрабатывать во время работы над соответствующими проектами в ходе своего рабочего дня.

В-четвертых, кроме временных подпапок в «Действиях», я рекомендую иметь только три другие папки: «Ожидание», «Перечитать» и «Архив».

Письма, к которым вам нужно будет вернуться в будущем, например, кто-то что-то вам пообещал, и вы хотите вовремя вспомнить об этом, попадают в «Ожидание».

Письма, содержащие информацию, которую вы хотите тщательно изучить, когда времени будет больше, попадают в «Перечитать».

Все остальное направляется в «Архив».

Время от времени просматривайте свои подпапки в «Действиях» и скидывайте в «Архив» всё, что можно.

(То же самое проделывайте и с папкой «Ожидание» — большинство писем в ней вам никогда не понадобится. На самом деле, это верно и для «Перечитать»).

Современные почтовые сервисы обладают отличным внутренним поиском, так что нет никакого смысла раскладывать письма больше чем по четырем этим папкам.

Естественно, вам могут понадобится дополнительные папки для важных вещей вроде контактов или писем от вашего врача, но это скорее исключение из правила.

• Не поднимайте телефон.

Настройте перенаправление всех входящих звонков на голосовую почту. Проверяйте ее раз в пару часов и делайте нужные ответные звонки сериями. Скажем, дважды в день.

Сотовая связь в наши дни стоит копейки, так что оптимальным я считаю наличие двух телефонов с разными номерами — один для семьи, близких друзей, начальника и пары коллег по работе, и второй для всех остальных.

На первый вы отвечаете, как только слышите звонок, а на второй не отвечайте вообще.

• Наушники-невидимки

Один из самых простых и эффективных способов добиться того, чтобы вас не отвлекали на рабочем месте — вставить в уши эти клёвые маленькие наушнички от iPod (или любые другие, на ваш вкус).

По неизвестной науке причине, люди гораздо менее охотно будут обращаться к вам в наушниках, чем к вам же, но без них.

Меня это всегда радует — человек подходит, начинает что-то говорить, потом замечает наушники, извиняется на языке жестов и уходит.

Радует меня это еще и потому, что в половине случаев стоящей причины для обращения ко мне у него не было, а во второй половине случаев он всегда может отправить мне письмо, которое я прочитаю в конце рабочего дня во время второй сессии работы с почтой.

Кстати, самое главное: вам вовсе не обязательно слушать что-либо в своих наушниках. Да их даже подключать никуда не обязательно!

• Завтрак

Я не стану давать советы о времени пробуждения или отхода ко сну, потому как все люди разные. Например, я постоянно мечусь между режимом совы (99% времени) и жаворонка (1%), но я делаю всё возможное, чтобы довести этот показатель до 2%.

Я расскажу о правиле, которое больше других влияет на качество моего дня: не важно, во сколько ты проснулся, начни день с настоящего, “сидячего” завтрака.

Во-первых, завтрак — это энергия будущего дня. Исследование за исследованием доказывает, что завтрак это, да, самый важный приём пиши за день. Он архиважен, как источник энергии, и он не менее важен для регулирования веса. (Люди, которые пренебрегают завтраком, обычно съедают слишком много слишком вредной пищи в обед).

Во-вторых, завтрак дает шанс спокойно собрать все свои мысли и подготовиться ментально и эмоционально к предстоящему дню.

Идеальным я считаю постараться лечь пораньше, чтобы встать пораньше и позволить себе спокойный основательный 45-минутный завтрак. Это стоит любых затраченных усилий.

• Давайте своё согласие только когда “Да!” говорят и разум и сердце.

Этому я научился у великого Роберта Эванса. (Лучше покупайте аудиокнигу — поверьте мне).

Слишком часто на предложение поучаствовать в чем-то новом, например, новом проекте, некоммерческой акции, мероприятии, ваш разум отвечает “Да!”, ваше сердце отвечает «Нет!» и потом ваш голос отвечает “Да!”.

Вскоре после этого вы обнаруживаете, что по уши в делах, которые когда-то казались хорошей затеей, но заниматься которыми сейчас вам совершенно не нравится.

Всё это отвлекает вас от действительно важных дел. И делает вас злым, резким, угрюмым и недружелюбным. Ой, это же я себя описал.

По моему опыту, нужно время, чтобы научиться различать “Да!”, идущее от разума, и “Да!” от сердца.

Самый важный критерий — ощущение, что это дело вас по-настоящему увлекает.

Если вы ощущаете такой лёгкий укол адреналина (в хорошем смысле), когда думаете о нём, это значит, что ваше сердце говорит “Да!”.

Ну и само собой, когда ваш разум говорит «Нет!», но ваше сердце говорит “Да!”, ваш голос, как правило, тоже должен отвечать “Да!” :-).

Главное не наоборот: когда ваш разум говорит “Да!”, а ваше сердце говорит «Нет!».

• Занимайтесь тем, что любите

Как вы скорее всего уже заметили, большинство техник в моем руководстве направлены на то, чтобы стать максимально свободным и иметь возможность посвятить своё время своим истинным интересам и мечтам.

Если большую часть своего времени вы не занимаетесь тем, что любите, но у вас есть запас личной свободы и гибкости, определённо пришло время что-то менять.

И я говорю не о том, что вы любите в теории, я говорю о важнейших вещах, которыми вы любите заниматься на самом деле.

Конец.

• Ответы на комментарии читателей:

Оказалось, что Роберт Бенчли писал о структурированной прокрастинации еще в далеком 1949. Отличное эссе — очень рекомендую.

Самая резкая реакция последовала на мою теорию отказа от расписания. Я хочу внести ясность.

Во-первых, я согласен, что работа и обязанности многих людей никогда не позволят им провернуть подобное. Ну или позволят лишь частично. И что есть люди, которым нравится структурированная жизнь, и этот подход для них не годится.

Но. Если после прочтения ваша реакция была “Дааааа, мне бы так..!”, то это отличный повод пересмотреть свой подход к карьере.

Из личного опыта я могу сказать, что жить структурированной жизнью, но постоянно чувствовать, что ты ничего существенного не делаешь, это не лучший способ стать профессионалом в своем деле или получить максимальное удовлетворение от своей работы.

Во-вторых, я не советую проецировать этот подход на свою личную жизнь :-).

Насчет техники фиксации от 3 до 5 дел на карточке... Многим людям она показалась слишком простой.

Может, это и так, но я не могу передать, сколько раз я добирался домой ночью и не мог понять, что же я сделал за день, несмотря на тот факт, что был на работе весь день.

А еще я не могу сосчитать, сколько раз я пялился в огромный, сложный список дел со 100 пунктами и был парализован им или попадал во власть структурированной прокрастинации.

Поэтому день, когда я выполняю от 3 до 5 конкретных, имеющих значение дел в дополнение ко всем тем делам, которые я обычно совершаю в течение дня — я считаю хорошим днем.

Некоторые заметили, почему бы просто не использовать GTD?

GTD кажется мне очень вдохновляющей, но на практике я считаю её ужасно сложной. По крайней мере, в том случае, если ваша работа связана с проектами, а не сильно структурирована, как, например, у главы отдела продаж.

Для меня система продуктивности, которой требуется существенное время на самообслуживание, уже не оптимальна. Гораздо лучше, на мой взгляд, сконцентрироваться на устранении ненужного и освобождении как можно большего времени для самых важных вещей.

И наконец, я обнаружил, что Пол Грэм немного размышляет о роли времени и концентрации для личной продуктивности в своём эссе "The Power of the Marginal".

Спасибо за комментарии!

Оригинальный пост

Еще полезно прочитать по теме:
«Самое полезное из биографии Стива Джобса. Личности, идеи и книги, оказавшие влияние на легенду»

«Один день из жизни Дэвида Сакса, одного из основателей PayPal и CEO Yammer»

«Один день из жизни Джейсона Фрайда, основателя 37 signals и соавтора Rework»