Руководство по продуктивной работе в Trello. Полезные расширения и настройки


Подробный пост о разных фишках Trello, которые помогут сделать работу с этим сервисом еще удобнее.
Как добавлять карточки в Trello по email и из Evernote, синхронизация с Google Calendar, учет времени, система поинтов, как установить WIP-лимит и многое другое.
Приблизительный размер поста ≈ 4 страницы.

Интеграция с Evernote и Email через Zapier.com


Начну с сервиса, о котором стоит знать, даже если вы не пользуетесь Trello. Zapier.com вполне достоин отдельного поста. Он помогает “подружить” между собой различные приложения с открытым API, создавая всевозможные связи между ними. Если вы знакомы с IFTTT, то без труда поймете о чем идет речь. Основных отличия от IFTTT два:
1) Zapier платный (есть бесплатная ограниченная версия)
2) Zapier фокусируется на бизнес приложениях.

Сегодня Zapier поддерживает более 200 приложений, цифра растет. С полным списком можете ознакомиться здесь. Вот небольшая их часть, впечатляет, не правда ли?

trello and zapier betteri.ru
Теперь конкретные кейсы, как я использую Zapier для улучшения работы Trello:

1) Создание новой карточки через email. Теперь когда я отправляю сообщение на мой внутренний Zapier email-адрес, на указанной мной доске Trello появляется новая карточка с содержимым и заголовком письма. Решает проблему быстрого\удаленного добавления карточек в Inbox.

2) Превращение заметки Evernote в карточку Trello.
Когда в Evernote-блокноте “2Trello” появляется новая заметка, то на указанной мной доске Trello появляется новая карточка с ее содержимым. Облегчает процесс сбора информации: основная нагрузка идет на Evernote с его миллионом способов добавления заметок, после чего часть обработанной информации превращается в карточки.

Эти два “запа” закрывают большую часть моих потребностей по быстрому добавлению карточек. С помощью Zapier можно подружить Trello с другими сервисами, например, Google Tasks, Dropbox и Gmail. Поле для креатива там непаханное, главное уложиться в 5 запов, если захотите больше, придется платить.

Trello Calendar и интеграция с Google Calendar



Trello Calendar — простой сторонний сервис, который умеет отображать все ваши карточки с назначенной датой.
Возможности:
  • изменение даты карточки с помощью Drag-and-drop,
  • возможность отображения только закрепленных за вами карточек,
  • отключение отображения заархивированных карточек,
  • подписка на ICS Feed всего Trello или отдельной доски через Google Calendar. Есть одby недостаток: в Google Calendar карточки видны в режиме Read-only (изменять дату нельзя).

Расширения для Google Chrome


Points for Trello

Points for trello betteri.ruPoints for Trello добавляет систему “очков” к карточкам Trello. “Вес” одного очка можно настроить, ровно как и величину измерения: дни, часы, доллары. Сумма очков всех карточек в списке выводится в заголовке каждого списка.
Существует очень похожее (и более известное) расширение Scrum for Trello. Я пользуюсь Points, т.к. в нем немного больше возможностей.

Kanban WIP for Trello

wip limit trello betteri.ruWork-in-progress limit (WIP) — важный элемент любой канбан-системы, подробнее об этом я расскажу в следующем посте. Расширение WIP позволяет установить “ограничение” на количество карточек в определенном списке Trello. Для этого нужно указать это значение в заголовке списка в квадратных скобках. Когда количество задач в списке будет равно заданному значению, список подсветится желтым, а если количество задач превысит максимум, то список покраснеет, видимо от стыда.

Boards for Trello

Простой аддон, выводит список всех ваших досок в выпадающем меню по клику на иконке расширения. Помогает экономить место на панели закладок, когда у вас большое количество досок.

Notifier for Trello

Удобные оповещения об активности в Trello. Добавляет возможность помечать отдельные\все оповещения как прочитанные\непрочитанные.

Time-tracking в Trello


Как справедливо заметил icedogas в Trello сильно не достает функции учета времени. За эту фичу на доске разработки Trello пользователи голосуют чаще всего, надеюсь это даст результат. А пока… Запущено сразу несколько сторонних проектов, призванных решить эту проблему. Вот их краткий обзор:

Harvest
Один из самых старых и популярных тайм-трекеров Harvest обзавелся собственным расширением для Trello (Chrome). Трекер платный.
Понять принцип интеграции в Trello можно из этого видео:

BoardTrail
Тайм-трекер для Trello, работающий по интересному принципу: отслеживается перемещение карточки в определенный список (“В работе”). Как только карточка помещается в этот список, запускается таймер, после того как карточка переходит в один из других списков, таймер приостанавливается. Идея, как мне кажется, очень разумная. Сервис платный.

Еще с Trello умеют взаимодействовать тайм-трекеры PayDirt и TimeCamp, но эти решения лично мне понравились меньше.

Trello random tips and tricks


— Если в адресной строке Chrome набрать trello.com и нажать Tab, то можно выполнить поиск по всем своим доскам и карточкам.

— Если перейти по ссылке trello.com/my/cards, можно увидеть все карточки из всех досок, которые закреплены за вами. Карточки на этой странице можно фильтровать по доскам либо по дате.

— В Chrome изображения к карточкам можно добавлять из буфера обмена. Просто скопируйте любую картинку и нажмите control/command + v.

— С помощью символа @ в комментарии можно упомянуть любого члена команды, и он получит уведомление об этом. Для символа @ работает автозаполнение, так что полностью набирать имя коллеги не придется.

— Если во время просмотра доски нажать Q, то Трелло отфильтрует и покажет только ваши карточки.

— Широкие доски удобнее всего скроллить горизонтально, потянув за фоновое изображение доски (зажмите левую кнопку мыши и потяните влево).

— Нужную карточку можно найти с помощью поиска по заголовкам. Просто нажмите F во время просмотра доски.

— Нажмите C, чтобы заархивировать активную карточку. Главный time-saver.

— Любую общедоступную доску можно закрепить в своем меню, если в Options нажать Pin to header menu.

— Чтобы быстро добавить лейбл, нажмите L.

— Нажатие N приведет к тому, что новая карточка будет создана ниже той, которая активна в данный момент.

— Нажмите пробел, чтобы назначить любую карточку себе.

— Trello запоминает фильтры. Т.е. можно включить фильтр, который будет показывать только ваши карточки, и только с красным лейблом, например. И работать с этим включенным фильтом, пока все эти дела не будут выполнены.

— Чтобы очистить фильтры, нажмите X.

Знаете, чем можно дополнить этот список? Поделитесь в комментариях!

Еще полезно прочитать по теме:

«Чем Trello лучше «обычного» таск-менеджера?»

«Planning Fallacy. Как правильно определить временные затраты на проект?»

«Краткое руководство по продуктивной работе в Google Chrome. Полезные расширения, настройки и горячие клавиши»

35 комментариев

avatar
Спасибо за интересный программный обзор! Ещё хотелось бы увидеть не только технические фишки, но и, более подробно, саму «систему продуктивности» на их основе, которая помогает тебе быть более эффективным в работе. Что-то наподобие GTD в твоей адаптации под себя и Trello :)
avatar
Ок, конечно.
avatar
А киньте, пожалуйста, ссылки на указанные запы!
avatar
Уже стоят? :)
avatar
А можно как нибудь просмотреть карточки у которых срок — сегодня?
avatar
Да, можно, через Trello Calendar.
Еще со сроком в ближайшие 7 дней можно посмотреть на странице trello.com/my/cards, но это только для карточек, на которых стоит ваша аватара.
avatar
Спасибо, разобрался. Через Google календарь хорошо получается
avatar
Круто, спасибо!

В особенности Zapier и TimeCamp (хотя ручная синхронизация последнего конечно портит удовольствие) у него есть удобное десктопное приложение. Раньше пробовал подружиться с Harvest, но он реально взрывает мозг, а тайм-трекинг необходим — вернулся на канбанфлоу. :)
avatar
Интересно, что вы тоже «променяли» корову на канбан! Как давно? Насколько успешно?
avatar
Честно говоря, корова у меня так и не прижилась. Вскоре после начала использования обнаружил, что корова и «синдром гика» несовместимы — планирование и улучшение системы стремятся превратиться в самодостаточную вещь, хоть и приносящую удовлетворение, но почти никак не помогающую на практике. Постоянно пробовал кучу всего: снова МЛО, обновленный лидертаск, асана, гуглтаскс, эвернот… даже аутлук снова ковырял. Ни один из этих инструментов в итоге не прижился. Дольше всего использовал workflowy (и сейчас его использую — правда не столько для задач, сколько затем, зачем обычно используют менеджеры майд-карт). Воркфлоуи юзал для управления задачами пока не наткнулся на трелло/канбанфлоу. Несколько месяцев пользую последний (тайм-треккинг был фактором, определивший его выбор). Сейчас благодаря Вашей статье перешел на систему: при получении письма из баг-трекекра, не входящего ни в один из существующих трэдов жемейла Zapier создает новую карточку в ту-ду Trello, затем время логируется в десктопным приложением TimeCamp. Последний раз в сутки автоматически высылает отчет на почту. Очень доволен этой структурой. Единственное неудобство — ручная синхронизация: приходится заходить в веб-интерфейс таймкампа, лезть в настройки и нажимать руками кнопку «синхронизировать с трелло» — чтобы вытянулись новые карточки и произошли апдейты существующих. Но это не критично и, думаю, рано или поздно пофиксят.
avatar
Workflowy для майнд-карт — интересно. Надо попробовать, наверное очень удобно на телефоне накидывать черновики.

А у TimeCamp вообще нет мобильных приложений, я правильно понял? Если да, то для меня точно не вариант. Я вообще склоняюсь, что для хронометража пусть лучше будет только мобильное приложение, чем только десктопное.

А у kanbanflow кроме тайм-трекинга еще что-нибудь крутое есть? Стоит ли тратить время на тестирование?
avatar
Тоже в последнее время пользуюсь этим приложением, поэтому добавлю своё мнение.
Ещё из интересного — это:

1. возможность свернуть неактивные столбцы. При этом решается проблема необходимости широкого экрана, о которой ты говорил.
2. возможность свернуть всё лишнее в карточке до уровня формулировки задачи, т.е. часто до одной строки. Все дополнения при этом вываливаются по щелчку на иконке в карточке. Ориентироваться визуально более проще и быстрее.
3. заливка выбранным цветом всей карточки, а не только полосочки сверху — тоже ориентироваться быстрее, если таким образом помечаются контексты
4. строка напоминаний, где указано какому цвету какой контекст соответствует. Мелочь, но на первых порах удобно, когда ещё все цвета не запомнил.
5. удобный тайм-трекинг — ведётся подсчёт как 25 минутных помидорок, так и продолжительности выполнения задач. Причём, когда 25 минут истекает и программа показывает окончание pomodoro и необходимость перерыва, подсчёт времени на задачу продолжается. Во время pomodoro можно легко переключать тайм-трекинг между задачами. Ну и конечно, возможность анализа своего рабочего времени — выводятся диаграммы ежедневного кол-ва выполненных pomodoro и причин их прерывания. Также ведётся рабочий лог, который показывает в какое реальное время над какой задачей велась работа в рамках 25 минут pomodoro. Больше возможностей, естественно в платной версии.

Из возможных минусов я не видел синхронизации с гугл-календарём и поддержки «если-то» сервисов. Хотя я их и особо не искал, так как они мне особо и не нужны. Также нет возможности прикрепления и отображения файлов в карточках. Но мне эта опция тоже не нужна. Если есть такая необходимость всегда можно вставить ссылку на нужный файл.

Из «условных минусов» бесплатной версии — нет поиска по тексту задачи, нет возможности копирования досок, фильтрации и расширенной статистики по задачам — за это уже придётся выложить 5 у.е. в месяц за 1-го пользователя.

Но пока мне с головой хватает бесплатных возможностей. И мой выбор — это более минималистичный и чистый дизайн рабочих досок от Швейцарского сервиса kanbanflow
avatar
Спасибо за отличный коммент, сразу захотелось попробовать kanbanflow, надо будет взвесить все за и против. Кстати мог бы выйти отличный пост — сравнение Trello и Kanbanflow и почему ты все же выбрал последний, со скриншотами и пр.

Как я понял, ты совсем недавно стал им пользоваться? Если kanbanflow выдержит проверку временем, обязательно рассмотри возможность написать об этом сервисе, я бы с большим интересом прочитал, думаю, не я один.

ps Изменили прямой эфир, как заказывал:)
avatar
За аватарки в прямом эфире — спасибо! Только стало не очень удобно в другом — отображаются названия блогов, а не топиков. Не понятно к чему был комментарий и стоит ли эта тема рассмотрения.

Кanbanflow действительно пользуюсь не так долго — около месяца. Начал его юзать после переписки с тобой по поводу статьи о прокрастинации. Нужен был удобный инструмент, чтобы потестить описываемую систему. Выбирал между Todoist и Кanbanflow. Последний победил по удобству и наглядности бесплатных версий. Да и сам канбан приглянулся после твоих намёков на Trello :)
avatar
Ура, для любителей Kanbanflow. В нём появилась возможность проставлять каждой задаче теги (label). :)

К сожалению, пока полноценно ими пользоваться (проводить поиск и фильтровать задачи по меткам) можно только в платной версии :(
avatar
Про канбанфлоу уже ответили. Хочу добавить, что в целом создается впечатление более дружественного интерфейса в случае одиночной работы (хотя и есть некоторые мелкике, но досадные огрехи, напр., выполненные подзадачи не отличаются ничем, кроме галочки в чекбоксе, отсутствует общий прогресс-бар их выполнения етц.).

По поводу мобильности тайм кампа не задумывался — мне незачем, все что необходимо строго логировать, происходит за дектопом. Сходил, посмотел. Вроде бы есть андроид-приложение (https://play.google.com/store/apps/details?id=com.TimeSolutions.TimeCamp). Для айфона предлагают использовать мобильный веб-нитерфейс (http://www.timecamp.com/mobile) смысла которого, честно говоря, не понял — он состоит всего из двух сугубо информативных разделовЖ Today at work (имя юрера, время старта работы, общее время) и Productivity this month.
avatar
в целом создается впечатление более дружественного интерфейса в случае одиночной работы
тоже сложилось такое впечатление, хотя поначалу минималистичный дизайн немного отпугивал. Но потом понял, что главное «ехать, а не шашечки» :)
avatar
Кто-то сумел в трелло добиться какого-то подобия отчетности? Есть решения?
При работе с более-менее большой организацией в 20 и более человек отчетность больное место…
avatar
какая именно отчетность? По трематодозами?
avatar
*трудозатратам
avatar
Юрий, будет ли обещанное продолжение? :) Или kanbanflow отвлёк?
комментарий был удален
avatar
Привет! Не, канбанфлоу даже не попробовал еще. Отвлекла работа:) Да и вообще мне тут тонко намекнули, что не многовато ли у нас про Trello статей стало… Решили сделать перерыв.

Но вообще — будет продолжение обязательно.

Лучше расскажи, как идет бетатестинг второго омнифокуса? — помню твой happy tweet:)
avatar
Ох, бэта 2.0 — это сейчас неповоротливый кастрированный зверь, с которым трудно управляться. Честно говоря, я даже не готов его «тестировать», ибо функционала там не хватает. Решил заходить раз в неделю-две, чтобы он апдейтился на новый билды — может, постепенно обрастёт фичами. Но пока совсем никак. :-/
avatar
Ясно, а я думал, что там конфетка — тамошние блогеры нахваливали, хотя возможно это они нахваливали презентацию, а не бету:)
avatar
Вот зря Вы так. Как раз завершающей статьи по Trello очень не хватает — практика использования
avatar
А вот еще под Андроид и сайт.
Никто не пробовал? Скоро у них будет Evernote, RTM…
Я пока для себя делаю общий обзор «Трели», и присматриваюсь к возможностям.
А как с RTM перетащить задачи, вот ещё какой вопрос…
avatar
Интересная штука, спасибо, не пробовал.

ИЗ RTM скорее всего экспорт не получится, готовьтесь к ручному труду:)
avatar
вопрос:
а что насчет архивации?
вот начал грузить своими данными и ужаснулся — что будет если все это слетит?
avatar
Знаю, что есть экспорт любой доски в .json формат, сам правда не пользовался.
avatar
По нажатию цифр 1-6 можно быстро выставлять лейблы.
avatar
спасибо за пост, продолжать отправлять такие виды пост, он имеет некоторые важные моменты, которые я искал. посетить для нашего блога здесь
avatar
На тему отличных разширений для , возможно кому-то будет интересно это приложение:
chrome.google.com/webstore/detail/trello-list-wizard/mkbinjaoeonjpjojkkabokgmiljodmip?utm_source=betteri

Мне оно удобно тем, что можно гибко настроить списки + разние виды тегов в заглавиях задач, например можно оценить задачу в часах, а потом посмотреть общую сумму времени по каждому списку отдельно.
avatar
Thanks for the post. I really appreciate all your points. Moreover, your idea will be very helpful to my business.
Best MLM software
avatar
И еще есть набор сервисов для быстрой работы в сети Полезные интернет инструменты и конвертеры

Оставить комментарий