Руководство по продуктивной работе в Trello. Полезные расширения и настройки

Подробный пост о разных фишках Trello, которые помогут сделать работу с этим сервисом еще удобнее.
Как добавлять карточки в Trello по email и из Evernote, синхронизация с Google Calendar, учет времени, система поинтов, как установить WIP-лимит и многое другое.
Приблизительный размер поста ≈ 4 страницы.

Интеграция с Evernote и Email через Zapier.com

Начну с сервиса, о котором стоит знать, даже если вы не пользуетесь Trello. Zapier.com вполне достоин отдельного поста. Он помогает “подружить” между собой различные приложения с открытым API, создавая всевозможные связи между ними. Если вы знакомы с IFTTT, то без труда поймете о чем идет речь. Основных отличия от IFTTT два:
1) Zapier платный (есть бесплатная ограниченная версия)
2) Zapier фокусируется на бизнес приложениях.

Сегодня Zapier поддерживает более 200 приложений, цифра растет. С полным списком можете ознакомиться здесь. Вот небольшая их часть, впечатляет, не правда ли?


Теперь конкретные кейсы, как я использую Zapier для улучшения работы Trello:

1) Создание новой карточки через email. Теперь когда я отправляю сообщение на мой внутренний Zapier email-адрес, на указанной мной доске Trello появляется новая карточка с содержимым и заголовком письма. Решает проблему быстрого\удаленного добавления карточек в Inbox.

2) Превращение заметки Evernote в карточку Trello.
Когда в Evernote-блокноте “2Trello” появляется новая заметка, то на указанной мной доске Trello появляется новая карточка с ее содержимым. Облегчает процесс сбора информации: основная нагрузка идет на Evernote с его миллионом способов добавления заметок, после чего часть обработанной информации превращается в карточки.

Эти два “запа” закрывают большую часть моих потребностей по быстрому добавлению карточек. С помощью Zapier можно подружить Trello с другими сервисами, например, Google Tasks, Dropbox и Gmail. Поле для креатива там непаханное, главное уложиться в 5 запов, если захотите больше, придется платить.

Trello Calendar и интеграция с Google Calendar

Trello Calendar — простой сторонний сервис, который умеет отображать все ваши карточки с назначенной датой.
Возможности:

• изменение даты карточки с помощью Drag-and-drop,
• возможность отображения только закрепленных за вами карточек,
• отключение отображения заархивированных карточек,
• подписка на ICS Feed всего Trello или отдельной доски через Google Calendar. Есть одby недостаток: в Google Calendar карточки видны в режиме Read-only (изменять дату нельзя).

Расширения для Google Chrome

— Points for Trello

Points for Trello добавляет систему “очков” к карточкам Trello. “Вес” одного очка можно настроить, ровно как и величину измерения: дни, часы, доллары. Сумма очков всех карточек в списке выводится в заголовке каждого списка.
Существует очень похожее (и более известное) расширение Scrum for Trello. Я пользуюсь Points, т.к. в нем немного больше возможностей.

— Kanban WIP for Trello

Work-in-progress limit (WIP) — важный элемент любой канбан-системы, подробнее об этом я расскажу в следующем посте. Расширение WIP позволяет установить “ограничение” на количество карточек в определенном списке Trello. Для этого нужно указать это значение в заголовке списка в квадратных скобках. Когда количество задач в списке будет равно заданному значению, список подсветится желтым, а если количество задач превысит максимум, то список покраснеет, видимо от стыда.

— Boards for Trello

Простой аддон, выводит список всех ваших досок в выпадающем меню по клику на иконке расширения. Помогает экономить место на панели закладок, когда у вас большое количество досок.

— Notifier for Trello

Удобные оповещения об активности в Trello. Добавляет возможность помечать отдельные\все оповещения как прочитанные\непрочитанные.

Time-tracking в Trello

Как справедливо заметил icedogas в Trello сильно не достает функции учета времени. За эту фичу на доске разработки Trello пользователи голосуют чаще всего, надеюсь это даст результат. А пока… Запущено сразу несколько сторонних проектов, призванных решить эту проблему. Вот их краткий обзор:

— Harvest
Один из самых старых и популярных тайм-трекеров Harvest обзавелся собственным расширением для Trello (Chrome). Трекер платный.
Понять принцип интеграции в Trello можно из этого видео:

— BoardTrail
Тайм-трекер для Trello, работающий по интересному принципу: отслеживается перемещение карточки в определенный список (“В работе”). Как только карточка помещается в этот список, запускается таймер, после того как карточка переходит в один из других списков, таймер приостанавливается. Идея, как мне кажется, очень разумная. Сервис платный.

Еще с Trello умеют взаимодействовать тайм-трекеры PayDirt и TimeCamp, но эти решения лично мне понравились меньше.

Trello random tips and tricks

— Если в адресной строке Chrome набрать trello.com и нажать Tab, то можно выполнить поиск по всем своим доскам и карточкам.

— Если перейти по ссылке trello.com/my/cards, можно увидеть все карточки из всех досок, которые закреплены за вами. Карточки на этой странице можно фильтровать по доскам либо по дате.

— В Chrome изображения к карточкам можно добавлять из буфера обмена. Просто скопируйте любую картинку и нажмите control/command + v.

— С помощью символа @ в комментарии можно упомянуть любого члена команды, и он получит уведомление об этом. Для символа @ работает автозаполнение, так что полностью набирать имя коллеги не придется.

— Если во время просмотра доски нажать Q, то Трелло отфильтрует и покажет только ваши карточки.

— Широкие доски удобнее всего скроллить горизонтально, потянув за фоновое изображение доски (зажмите левую кнопку мыши и потяните влево).

— Нужную карточку можно найти с помощью поиска по заголовкам. Просто нажмите F во время просмотра доски.

— Нажмите C, чтобы заархивировать активную карточку. Главный time-saver.

— Любую общедоступную доску можно закрепить в своем меню, если в Options нажать Pin to header menu.

— Чтобы быстро добавить лейбл, нажмите L.

— Нажатие N приведет к тому, что новая карточка будет создана ниже той, которая активна в данный момент.

— Нажмите пробел, чтобы назначить любую карточку себе.

— Trello запоминает фильтры. Т.е. можно включить фильтр, который будет показывать только ваши карточки, и только с красным лейблом, например. И работать с этим включенным фильтом, пока все эти дела не будут выполнены.

— Чтобы очистить фильтры, нажмите X.

Знаете, чем можно дополнить этот список? Поделитесь в комментариях!

Еще полезно прочитать по теме:

«Чем Trello лучше «обычного» таск-менеджера?»

«Planning Fallacy. Как правильно определить временные затраты на проект?»

«Краткое руководство по продуктивной работе в Google Chrome. Полезные расширения, настройки и горячие клавиши»