Система продуктивности Personal Kanban. Основные идеи одноименной книги

GTD

Пару дней назад я завершил чтение книги "Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life". Книга о том, как настроить и эффективно использовать канбан для управления личными делами.

Саму книгу я оцениваю максимум на 4 балла по причине низкой концентрации полезных идей на страницу текста и соответственно высокой концентрации пассажей в духе “Personal Kanban позволяет...”
Конечно же, это субъективно, но конкретно для меня многие рассмотренные в книге околоканбанные концепции достаточно банальны т.к. прекрасно знакомы еще по GTD (контекст, продуктивность vs эффективность, инбокс, Pomodoro и т.д. и т.п.).
Правда, авторы сразу честно предупреждали: «В этой книге мы описываем не только механику Personal Kanban, но и принципы, лежащие в его основе. Мы хотим, чтобы вы понимали “почему”, а не только “как”».

И тем не менее, я доволен, что прочитал "Personal Kanban". Времени ушло не много, а идеи, которые я для себя отметил, по-настоящему полезны и существенно улучшили организацию моей работы в Trello. О них я и собираюсь рассказать.
Приблизительный размер поста ≈ 6 страниц.

Основные принципы Personal Kanban


В системе Personal Kanban два главных правила:

1. Визуализируйте рабочий процесс

2. Ограничьте количество задач, над которыми вы активно работаете (work-in-progress или WIP).

И если с визуализацией все интуитивно понятно и можно прекрасно описать слоганом книги «Mapping our work allows us to navigate our life», то на концепции ограничения WIP хочется остановиться поподробнее.

WIP — это дела, работу над которыми вы начали и которые в данный момент находятся в процессе выполнения.

Зачем ограничивать WIP? Все мы — жонглеры. У нас только две руки, с помощью которых мы можем жонглировать неким ограниченным количеством предметов. Чем больше предметов мы берем в руки, тем больше вероятность, что мы что-нибудь уроним и разобьем.

Иначе говоря, у каждого из нас есть “вместимость” — максимальное количество задач, которые мы способны эффективно обрабатывать единовременно. Важно знать свою вместимость и не выходить за ее пределы. В противном случае, мы рискуем упустить важные детали, выполнить работу не достаточно качественно или вообще не довести ее до конца.

Несмотря на то, что для меня концепция ограничения WIP — находка последнего времени, ряд вопросов у меня остался. Например, как верно определить WIP лимит, если “масштаб” задач на доске разный? Задача задаче рознь — одна занимает час, другая — день.

Напомню, что для ограничения WIP в Trello существует специальный плагин, работу которого я описывал здесь.

Правила создания эффективного Personal Kanban


1. Подготовьте инструменты

Флипчарт, пробковая доска, Trello, KanbanFlow и еще миллион других тулзов в вашем распоряжении.

2. Визуализируйте поток задач (Value Stream).

Value Stream — это рабочий процесс от начала до завершения, разделенный на этапы. Самый элементарный поток задач можно увидеть на скриншоте ниже.

Personal Kanban betteri.ru
Доска разделена на 3 части, отражающие 3 состояния задачи. С помощью такой визуализации мы добиваемся 3-х основных целей:
1) Видим все задачи, которые нам еще предстоит выполнить;
2) Видим задачи, которые находятся в работе (WIP);
3) Видим, насколько эффективно мы работаем.

По мере того, как вы начнете глубже понимать особенности своего потока задач, вы сможете изменять Personal Kanban под себя, добавляя новые столбцы.

Как вариант, можно добавить такие списки как:

a) The Pen (“На карандаш” aka “Ожидание” aka “On Hold”)

Задачи, которые не завершены до конца, но дальнейшее продвижение по которым на данный момент не возможно. Эти задачи ожидают дополнительного действия, которое зачастую находится вне вашего контроля.

«Убедитесь, что задачи которые вы помещаете в список The Pen, действительно ожидают дополнительного действия. Если вы застопорились на задаче, которой не требуется внешнее воздействие, постарайтесь избежать соблазна переместить ее в этот список. Правильнее будет продолжить работу над ее завершением».

«Чтобы The Pen не превратился в свалку незавершенных задач, установите WIP лимит для этого списка. Недопустимо освобождать бэклог, в то время как The Pen полон на половину законченных дел. Перед тем, как перетащить очередную задачу в Doing, cначала всегда просматривайте The Pen».

b) Today (Сегодня)

«Концепция дня — отправная точка, с помощью которой мы измеряем свои достижения. Вне зависимости от того, пришли ли мы в офис в понедельник в 7:30 утра или проснулись в субботу после обеда на отдыхе на Мауи, мы автоматически думаем про себя: “Сегодня я собираюсь …”».

3. Создайте Backlog.

Бэклог — работа, которую вы еще не сделали. Разгрузите мозг, выпишите все задачи на отдельные карточки, бла-бла-бла.

4. Создайте ограничение для списка Doing.

Со временем вы сможете более точно определить свой WIP лимит, но авторы книги предлагают начать с 3 задач. Данную цифру лучше всего поместить прямо в заголовок списка Doing.

WIP лимит может и, скорее всего, будет меняться. В те дни, когда вы замотивированы и энергичны, WIP лимит увеличивается, и наоборот.

5. Начинайте перетягивать задачи из одного списка в другой, если позволяет их вместимость.

Одним словом, приступайте к работе. Когда вы перетягиваете задачу из Бэклога в Doing, тем самым вы делаете осознанный выбор, основанный на текущей вместимости WIP.

6. Проведите ретроспективу

Ретроспектива — ритуал рефлексии, распространенный в среде Agile и Lean сообществ. Это способ сделать паузу и разобраться, что идет хорошо, что идет не по плану, и что можно улучшить (кайдзен). Ретроспектива позволяет проводить небольшие низкозатратные изменения с высокой отдачей.

«Неплохой идеей будет добавить колонку «Ретроспектива» в качестве финальной стадии вашего Personal Kanban. После того, как задачи побудут в Done, переместите их в Ретроспективу. В начале или конце каждой недели проведите ретроспективу и быстро изучите завершенные дела. Разберитесь, что было успешным и что требует улучшения. Отпразднуйте победы. Проанализируйте поражения».

Advanced: метрики Personal Kanban

Использование метрик — способ пойти дальше в освоении Personal Kanban и начать анализировать проделанную работу. На ряду с такими простыми и понятными метриками как время и интуиция, авторы предложили интересный показатель, известный в психологии как “субъективное благополучие” (Subjective Well-Being или SWB).

«Все просто. Для начала, изобразите ящик рядом с вашим PK (можно даже приспособить для этого всамделишный ящик). Если после завершения задачи вы чувствуете сильный прилив эмоций — положительных или отрицательных,- сделайте пометку об этом и попытайтесь определить причины. Потом перетяните эту задачу в SWB.

Для каждой задачи, которую вы помещаете в SWB, спрашивайте себя: “Почему мне понравилось\не понравилось выполнять ее? Повлияли ли на это вовлеченные люди или ресурсы? Стоит ли мне подумать о делегировании подобных задач в дальнейшем?”». Помните, «Happiness may be the best measure of success.»

Идеи из книги. Разное


Personal Kanban betteri.ru

«Personal Kanban обеспечивает кинестетическую, визуальную и нарративную обратную связь. Когда вы перетаскиваете стикер в DONE, вы словно даете своему мозгу конфетку. Вы удовлетворяете его потребность в завершенности».

«Полное завершение одной задачи до того, как взяться за следующую, вызывает привыкание, превращается в модель, и, со временем, в привычку».

«Неважно, насколько высока наша мотивация, мы все равно часто оставляем задачи недоделанными. Обычно мы даже не в курсе, что бросили их на полпути… Без визуализации рабочего процесса мы не способны оценить количество таких задач».

«Помните, расслабление — приемлемая и позволительная цель. Если сегодня вы планируете покататься на сноуборде и съесть пиццу, то эти цели должны быть отражены в соответствующем списке».

«Бывают дни, когда прерывания и приоритезация на ходу являются нормой. Несмотря на то, что мультитаскинг несомненно не идеален, обладать способностью к мультитаскингу, когда того требует ситуация, не повредит никому».

«Являясь неподатливой смесью из поверхностного и обременительного — to-do списки ментально перегружают нас. Они воспитывают механичный, рутинный подход к работе; не успели мы закончить одну задачу, как без раздумий переходим к следующей».

«И Personal Kanban и GTD помогают избежать аналитического паралича, часто вызываемого непомерным количеством дел. Объединенные, две эти методологии создают систему, в которой большие, долгосрочные проекты хранятся в папках GTD и объединяются с Personal Kanban, когда мы готовы приступить к работе над ними».

«Если вам пять раз в неделю необходимо связываться с тремя клиентами, то глупо создавать пятнадцать карточек, напоминающих о об этом. В подобных ситуациях рассмотрите возможность отделить повторяющиеся задачи. Изолируйте их в специальную область вашего Personal Kanban. Когда задача выполнена, просто поставьте галочку напротив сегодняшнего дня».

«Иногда мы сталкиваемся с крупными проектами, на завершение которых могут уйти месяцы и которые включают множество взаимосвязанных задач. Такие проекты требуют независимого потока задач. И вот почему».

«К примеру, вы пишите книгу. Если у вас в Doing месяцами будет висеть одна карточка «Работа над книгой», то поток задач этого проекта не будет визуализирован: не виден общий прогресс, прогресс по главам, где и почему работа застопорилась и есть ли в ней повторяющиеся элементы. В идеале вам стоило бы измерять прогресс каждой отдельной главы по стадиям: Черновик, Чистовик, Редактирование, Финальная версия».

Personal Kanban betteri.ru
«На скриншоте выше сам проект представлен в виде отдельной карточки в Doing. “Work on book” находится в WIP как полномочный представитель всех задач, которые относятся к написанию книги. Непосредственный прогресс в написании книги измеряется с помощью отдельного потока задач (внизу рисунка). В этом конкретном проекте главы двигались от одной стадии к другой, пока книга не была завершена».

«Если из чтения этой книги вы вынесете всего две вещи, мы хотим, чтобы ими были:
1) Невидимая работа есть неуправляемая работа и
2) Мы не можем (и не должны!) выполнять больше задач, чем на то способны».

Обсудим?

Еще полезно прочитать по теме:

«Блог Personal Kanban»

«Презентация с кратким изложением некоторых Advanced-техник Personal Kanban»

«Хэштег в Twitter #pkflow»

«Знакомьтесь: Trello, мой новый менеджер задач»

«Agile Results — новый подход к личной эффективности. Описание основных приемов и принципов»

9 комментариев

avatar
Юра, отличная статья! Наверное, наиболее полезная для меня в этом году на betteri.ru
avatar
Нужно больше упоминаний kanbanflow.com обожаю их :D Кстати, пока читал сравнивал со своей доской в этом сервисе — WIP как раз 3, 4 таблицы — задачи, сегодня, в процессе, сделано) всё как надо :)
avatar
Юра, всегда забываю спросить:) Реквестирую статью о том, как ты читаешь, а именно какие инструменты ты используешь, как конспектируешь и куда записываешь мысли и максимы с книги. Думаю, это будет также интересно :)
avatar
Хорошая идея, пометил!
avatar
А как лучше — для каждого проекта создавать свою доску? Но тогда нам придется бегать от доски к доске. Или хранить все дела в одной доске, но тогда нам сложно будет отследить прогресс по каждому проекту.
avatar
Есть несколько решений:

1. Для действительно больших проектов нужно создавать отдельную доску, иначе канбан уже не канбан будет

2. Небольшие проекты, которые состоят из несколько шагов, наподобие как описывал Дэвид Ален, удобно трансформировать в подзадачи с чек-боксами в рамках одной карточки.

3. Есть ещё один вариант для небольших проектов, когда каждому проекту назначается какой-то цвет, и карточки, которые принадлежат этому проекту заливаются соответствующим цветом. Тогда на общей доске сразу видно, в каком состоянии находится каждый проект.
avatar
Юрий,

Спасибо за интересную статью! Опубликовали ссылку на ваши идеи из книги у себя на bookideas.ru. Мы занимаемся примерно тем же самым — выбираем лучшие нон-фикшн книги и концентрируем их, создаем сообщество вокруг этого движения и т.д. Если будете еще готовить идеи из книг, дайте, пожалуйста, знать, мы поделимся и с нашими пользователями.

Александр
avatar
Интересный проект и спасибо за ссылку! :)
avatar
Юрий, интересная статья. Я думал о работе со спринтами из скрам. Причина проста. Там проще ориентироваться по оставшемуся времени. И от управления проектами это далеко не ушло. Просто взгляд род разными углами на мой вкус.
С наилучшими!
AlexeyR

Оставить комментарий