Система работы в OmniFocus на основе матрицы Эйзенхауэра

GTD
Я хочу рассказать о том, как я использую OmniFocus в своей профессиональной деятельности.

Скорее всего, ту абра-кадабру, которую я здесь накатал, поймут только мои коллеги-друзья – гики и любители лайфхакинга. Но поверьте, абра-кадаброй (в самом плохом смысле этого слова) была бы моя жизнь, если бы я в свое время не открыл для себя GTD и, в частности, OmniFocus.

Базовый принцип работы с папками и проектами


В моей жизни – три, скажем так, сферы ответственности: семья; адвокатская палата, членом которой я являюсь и собственно юридическая практика. Этот пост я посвящу последней. Но прежде я скажу, что для каждой из этих трех сфер у меня имеется папка в OmniFocus, а уже в них я складываю соответствующие подпапки и проекты. Но, как я уже говорил, сосредоточить внимание я хотел бы на своей основной работе юриста.

Я создаю Проект для каждого клиента или дела. Называю проекты по схеме «Имя клиента – суть дела», поэтому у меня будет отдельно проект «Иван Петров – договор купли-продажи» и отдельно «Иван Петров — развод».

Сейчас у меня в производстве ровно 50 открытых проектов – списочек внушительный, не так ли? Такой списочек нужно как-то организовать, чтобы окончательно не запутаться. И мне кажется, что я нашел решение.

Не так давно Literature and Latte (авторы-разработчики Scrivener) выпустили великолепное приложение Scapple, которым я пользуюсь еще со времен бета-версии. Так вот, в Scapple я построил свою версию матрицы Эйзенхауэра.

Одну ось я назвал «Срочность», вторую – «Уровень требовательности». На этой оси я отмечаю требовательность клиента или степень сложности самого дела. Таким образом, я разделяю проекты на срочные и сложные, срочные но легкие, несрочные но сложные, несрочные и легкие. Каждая новая задача попадает в один из четырех квадратов, хотя, по сути, я использую лишь три из них, которые я назвал следующим образом: «Срочные и Текущие»; «Держать в поле зрения»; «Приостановлено».
Я создал соответственные папки под каждую из категорий, и каждый проект отправляется в одну из них.

Этот метод помогает мне определить, за что браться в следующую очередь («Срочные и Текущие»), при этом я не забываю о делах, которые пока в режиме ожидания, но могут вскоре потребовать активного участия («Держать в поле зрения»), а также те, которые в данный момент находятся в подвешенном состоянии или заморожены («Приостановлено»).

Перспективы и контексты


Следующий шаг – использование Перспективы по отношению к каждой из основных папок. Здесь все очень просто – перспектива относится к конкретной папке (скажем, «Срочные и Текущие»), и отображает следующее действие для каждого проекта в данной папке. Не более того – только одно следующее действие.

Я назначил горячие клавиши для каждой из Перспектив, поэтому могу моментально переходить к той или иной из них.

Еще одна перспектива — в ней находятся отмеченные флажком пункты хронологически упорядоченные в соответствие с датой исполнения. Об этом мы поговорим ниже.

Что касается контекстов, я использую лишь немногие из них и только чтобы описать задание или действие. Чаще всего я использую такие: @изучить, @написать, @позвонить, @имейл. А вообще я крайне редко прибегаю к их помощи, разве что в моем плотном графике намечается лишних полчаса и я решаю сделать несколько телефонных звонков.

Еженедельный обзор и постановка задач на день


Что ж, вот таким образом я работаю с папками и проектами, а теперь постараюсь объяснить, как я всю эту систему воплощаю в жизнь.

Каждую неделю, обычно в воскресенье вечером, я провожу ревизию своих проектов. Для начала я прибегаю к Scapple и матрице Эйзенхауэра, о которой говорилось выше. Я определяюсь, какие проекты наиболее срочные и сложные, а какие я могу поместить в сектора «Держать в поле зрения» и «Приостановлено».

Затем я раскидываю свои задачи по соответствующим папкам в OmniFocus, после чего еще раз прохожусь по папкам всех проектов, подчищаю и дополняю задания, связанные с каждым конкретным делом. Таким образом, в понедельник передо мной – четкая картина: что, когда и как.

По будням, я первым делом запускаю OmniFocus и открываю в нем перспективу «Срочные и Текущие». Я просматриваю, какое следующее действие необходимо для каждого из этих проектов и выбираю из них те, за которые возьмусь сегодня. Выбранные задачи я выделяю флажком при помощи комбинации клавиш Shift+Cmd+L.

Затем я захожу в перспективу «Держать в поле зрения» и проверяю, нет ли среди дел таких, которые я с легкостью мог бы сделать в этот день. Если такие есть, их я тоже выделяю. Время от времени (но не каждый день) я заглядываю в «Приостановленные», чтобы удостовериться что проекты, лежащие в папке, действительно не требуют вмешательства и находятся в долгосрочной спячке.

Ну а теперь, как и обещал, поговорим о перспективе «Отмеченные флагом». Одно нажатие быстрой комбинации клавиш, и перед нами открывается новое окно, в котором все задания, которые я только что пометил флагом. Здесь отображается само задание, Проект и Контекст, и – что самое важное – дата исполнения.

Помните, я говорил, что эта перспектива упорядочена хронологически, в соответствии с датой исполнения? Со временем я разобрался, что можно назначить не только дату, но и точное время: я сортирую дела, назначенные на конкретный день в соответствии со временем, на которое я, собственно, их запланировал.

К примеру, я думаю: «ну что, у меня на 9 назначена встреча, с 8 до 9 у меня есть время на эти три задачи, затем с 11 до 12 я изучу вот это, с 12 до часу я сделаю эти звонки».

После чего я пройдусь по датам исполнения каждого задания, вписывая «сегодня в 8», «сегодня в 10» и т.д.

Таким образом я каждый день составляю список заданий, которые поданы в хронологическом порядке. На выходе имеем день, расписанный от и до, и мне не нужно решать, чем заняться в следующую очередь, ведь я уже все решил заранее.

Синхронизация сроков исполнения с календарем (aka iCal)


Последний секрет этого волшебства – синхронизация Mac OS X's Calendar и OmniFocus. Следуя инструкциям на странице поддержки OmniFocus, я добился того, что все мои задания, наряду с прочими делами (встречами, собраниями и т.д.) теперь отображаются в календаре и таким образом вся система приобретает законченный и вполне рабочий вид.

По крайней мере, для меня.

Напоследок, хотел бы поблагодарить Дэвида Спаркса (сайт, твиттер) и Бретта Терпстру (сайт, твиттер) за вдохновение. Я думаю, они поняли, о чем я. Если нет – готов им все объяснить. Лично. За обедом, кружкой пива, или как им будет удобно. Вот вырвусь в Штаты, но это будет еще не скоро… Эх.

Перевод

26 комментариев

avatar
Автор, переводя — хоть проверяй, что пишешь, информация в последнем разделе устарела на пару лет, начиная с 10.8 — OmniFocus больше не поддерживает синхронизация с iCal — об этом указано и по ссылке, которая приведена в этом разделе.
avatar
Спасибо за ремарку, если бы еще другим тоном…

Пост, который мы перевели, в оригинале был опубликован 11 мая 2013 года. С автором поста всегда можно связаться и уточнить, каким образом он добился синхронизации с iCal, возможно какие-то пути решения все же существуют. Может быть подскажет и кто-то из читателей этой статьи.
avatar
Извини за тон — не хотелось бы превращать данный ресурс в свалку устаревшей информации.
Решений нет — forums.omnigroup.com/showthread.php?t=25012 — прямых. У меня добавление идет через iPad версию OmniFocus. Может быть это исправят в OmniFocus 2.
avatar
Пользую omnifocus 2 beta
iCal sync
В его настройках синхронизации есть кнопочка Subscribe in iCal, после нажатия на которую, запустится iCal со следующим диалогом:
Subscribe in iCal
avatar
Здорово, что в OF2 — пофиксили. Ну и как OF2 стабильно работает?
avatar
Вообще нестабильно работает, на данный момент не юзабельная штука только для самых отчаяных. Лагает прокрутка, вылеты и все такое, регулярно апдейтю, жду когда будет более менее стабильной.
avatar
Жаль, что-то долго они её пилят(
avatar
Ну, первый то омнифокус стабилен, пользуйтесь им пока, второй пилят до стабильного состояния, глючный выпускать не будут… Везде просят упоминать что это бета и она может глючить. Первая версия параллельно установлена.
avatar
Я на Trello+Agile Result перешел — не удобен OF1 на Mac. Omni использую только как хранилище теперь. OF2 уже и не сильно жду — врядли ведь там добавили множественные контексты и возможность делегировать действия другим пользователям. + OF2 — это закрытый API + он отсутствует как web. Всё это делает его локальным приложением — что уже не уместно в наше время. ИМХО!
avatar
На счёт локального не соглашусь, есть и мобильные клиенты, а вот персональное, это да. Работать в команде он не предназначен. Это не PM приложение, плюс работает локально когда нет связи.
avatar
Персональное, сделанное по GTD идеологии — в которой говорится о важности делегирования!!! Но сам OF — не считает нужным сделать делегирование и проверку выполнения удобным способом.
Если OF не повернется в сторону открытого API и web-клиентов — через год я от неё откажусь полностью.
avatar
Соглашусь, еще напрягает очень долгая синхронизация на мобильных клиентах, которая убивает саму идею мобильных приложений, пока дождешься свежих данных, уже сам все вспомнишь, что сделать надо. Причем по всей видимости, скорость синхронизации не увеличиться.
avatar
А как развернули Agile Result на Trello?
Если не сложно.
avatar
AR меня сильно впечатлило, но всю книгу я еще не дочилал — читаю по 1 дню в 1 день и внедряю. Поэтому не претендую на полноту еще + AR для всего и 7 дней в неделю, кроме того есть ряд личных особенностей: я использую не месячную систему исчисления, а 4-х недельную (период) — тогда месяцев в году 13 :)
В Trello выглядит так: 1 доска на которой 5 списков:
1. Сферы влияния — одной строкой (+ потом думаю картинку добавлю), т.к. они стабильны — думаю стоит их оформить красиво.
2. 3 победы периода [5] (по вашему, месяца) и номер периода
3. 3 победы недели — в этом списке 5 карточек:
— Создать план на неделю [24] и внутри список из 4 недель по номерам — чеклист — установлена и передвигается дата — чтобы не забывать.
— 3 победы собственно;
— «Пятничный» обзор — внутри чек лист: какие дела прошли хорошо, какие улучшить. Кстати — обзор я включил в победы воскресенья.
4. 3 победы дня.
— Создать план на день [24] — чек лист 7 дней, меняю дату на следующий день.
— Сами победы с пометкой [24:1 №1] — 24 неделя, 1 день, победа №1
5. Победы — сюда помещается всё выполненное, в архив по воскресеньям.
avatar
Здравствуйте, я не совсем понимаю, что значат цифры в []-скобках, уже всю голову сломал =) Может можно увидеть скриншот Вашей системы или описать ее более подробно? Большое спасибо!
avatar
Для простоты:
В списке 3 победы месяца — [5] — означает номер месяца — т.е. май
В списке 3 победы недели [24] — означает номер недели
В списке 3 победы дня [24:1 №1] — 24 — номер недели, 1 — номер дня в недели, т.е. понедельник, №1 — номер победы.
— Сейчас адаптирую Trello для GTD + AR — как закончу выложу постом со скриншотом.
avatar
Большое спасибо! Буду ждать
avatar
А и еще использую Labels — фактически это Сферы влияния наглядно.
avatar
Первый OF не работает на OS X 10.9 кстати(
avatar
там и Things не работает, и ваще много всего, заранее не рекомендую ставить, придется откатываться, пока все сыро :)
avatar
Ага — уже откатился :) Но кроме OF и аддонов к Mail — всё остальное работало.
avatar
Как мне кажется будущее за системой, по принципам Agile Result и Кови, с наглядностью и открытостью Trello. Наличие десктоп, мобильных и веб версий — обязательна. Должна быть бесплатной — монетизация по принципу Dropbox.
avatar
В отношении сервисов для ГТД — нашел вот этот iqtell.com/. Есть приложение и для Андроида и для Яблока
avatar
Перспективный сервис на самом деле, судя по описанию. Надо будет следить за ними.

Давно пользуетесь? Полностью ли юзабельна бета?
avatar
Распределение папок с проектами по матрице это понятно, но у меня часто бывает, что именно действия следует распределить по матрицы, а не проекты, т.к. в проектах может быть и более 100 задач и выполнить их за день не реально.
avatar
Подскажите, можно ли посмотреть занятость в на определенный день? Например, обращается к вам клиент с просьбой о консультации месяца через два, а вы не знаете свободен у вас это день или нет.

Оставить комментарий