Супер Email-приложение: Email+Dropbox+Contacts+Calendar+ToDo



Наверное, не менее 30% рабочего времени уходит на получение, обработку и написание email. Причем большая часть уходит на поиск части текста письма, или какого-то вложения в каком-то из писем, или на поиск контакта, указанного в одном из писем.

Уже сейчас есть реализованные связки
  • Email+ToDo=Mailbox
  • Email+Contacts+Calendar+ToDo=Gmail

И тем не менее, в данном посте я хотел бы отразить свое видение, какая программа для работы с Email действительна была бы очень полезна.



Если у вас есть рабочий Email, то в нем обязательно есть папки, в которых вы группируете ваши письма по проектам или контекстам. И часто, получив письмо, вы сохраняете вложение себе куда-то в папочку, контакт возможно сохраните в адресную книгу, а дату, время и место встречи перенесете себе в календарь, и еще какие-то действия отразите в своем ToDo-листе.

Наиболее продвинутые знают такие сервисы как BaseCamp, Evernote, Papirus, которые предоставляют вам некий ваш личный технический email, пересылая на который свою почту, вы фактически архивируете свои письма и вложения в этих облачных сервисах (как в Dropbox). Причем, ВНИМАНИЕ, в отличие от Evernote, в Basecamp и Papirus вложения из РАЗНЫХ писем одного проекта (папки) сохраняются в одном месте.

Осталось совсем немного, и, наверное, мы получим идеальную почтовую программу для ведения сразу нескольких проектов. На мой взгляд, этот Email-WorkArea должен быть таким.
Если есть коррективы, давайте обсуждать в комментариях.

Inbox — не меняем. Туда сваливается все, как обычно.
Далее вы переносите (или пересылаете) письма в одну папку (на другой технический email).
А перейдя туда вы видите не список писем, а некое рабочее пространство папки-проекта.

Попытаюсь описать подробнее, почти эскиз для тех.задания.
1) Timeline-обсуждение.
В этой части рабочего пространства проекта, мы как обычно видим заголовки и даты email-писем, как обсуждение в смс-переписке. Мы что-то отправили, нам что-то ответили. Это есть в каждом Email, только отображать список писем можно по разному и в идеале полученные и отправленные письма должны быть отцентрированы по разному — как сейчас в смс-переписке, или хотя бы иметь возможность раскрашивания в разные цвета.

2) Единое хранилище всех вложений цепочки писем.
Внизу под Timeline мы видим объединенное Хранилище, список ВСЕХ файлов из всех писем в данной папке. Т.е. эти файлы приходили нам как вложения к письмам, и когда мы письмо перенесли в папку/проект, все вложения сохранились автоматически в этом ЕДИНОМ хранилище проекта. Причем эти файлы должны быть синхронизированы с какой-нибудь папкой в облачном сервисе, типа Dropbox, и хранится там всегда, даже когда мы перенесем эту папку-проект в архив.

И естественно должна быть возможность удалять ненужные мусорные вложения (вроде всяких иконок и картинок из подписи). А также должна быть возможность группировать эти файлы-вложения по подпапкам.

В любом случае, это очень удобно! Когда мы будем отвечать на письмо в n-ой итерации, все файлы-вложения из всей цепочки писем будут всегда под рукой.

3) Справа от этого списка писем и единого хранилища файлов мы видим 3 окна

а) Все email-адресаты цепочки писем.
В верхнем боковом окне справа автоматически сохраняются email-адреса всех от кого мы получали письма, сохраненные в папке-проекте, и всех тех, кто стоял в копии. И более того (думаю это не сложно), также все email-адреса, которые могли бы быть перечислены в теле письма.

Причем какие-то адресаты могут быть отмечены нами звездочкой, с кем мы чаще переписываемся по данному проекту, а остальные как правило наблюдатели (молчаливые читатели, но их нужно всегда ставить в копию, чтобы они были вкурсе). Напротив каждого email-адреса подтягиваются имя и фамилия из адресной книги. Если этого email-адреса в контактах нет, то должна быть возможность указать некий комментарий рядом с данным email адресом и/или возможность быстрого создания контакта на основании данного email-адреса.

б) Календарь событий данного проекта.
под списком email-адресов размещается календарь проекта, к дням которого можно быстро прикрепить ссылку на то или иное email-письмо из Timeline-переписки, которая располагается рядом, слева (описали в пункте 1).

в) ToDo проекта
а под этим месяцем обычный ToDo без жесткой привязки ко времени.
Задачи создаются вручную с нуля, либо перетаскиванием письма. Тогда задача — это заголовок письма, плюс ссылка на письмо.

И ВСЕ!
Вот так просто, а сколько времени можно было бы сэкономить при работе с почтой в такой программе-приложении.

Может быть кто-то знает такую?


Evernote не то. Все письма хранятся отдельными заметками. Вложения нужно искать по разным заметкам. Быстро создать ответное письмо не получится.

Basecamp — уже что-то. Но не так удобно все реализовано, как описано мной выше.

Тут есть и общее хранилище файлов из всех писем, отправленных в проект, но файлы удалять нельзя. А так-как в подписи есть картинки, то автоматически создается очень много «мусорных» ненужных картинок.
Также есть вкладка People on this project. Но их можно добавлять только вручную, и они скорее являются не списком контактов, а списком людей, у кого есть доступ к этому проекту. А нужно, чтобы в этой вкладке был перечень всех email адресатов, кто участвует в переписке, чтобы была возможность быстро им отвечать или добавлять в копию.

Papirus? Вот сейчас как раз изучаю. Но не совсем то…
Нет объединения всех email-адресатов-проекта.


Если кто сделает такую email почту с таким функционалом, с возможностью синхронизации с Google контактами, с Google календарем и с хранилищем Dropbox/Box/Skydrive/ЯндексДиск — КУПЛЮ!

Если кто тоже думает, что такое email приложение на мобильном устройстве и где-то в облаке ему будет полезно — ПАЛЕЦ ВВЕРХ!

24 комментария

avatar
Я предположу, что paydox, это именно то, что нужно… когда необходимо «смотреть» в разных разрезах интересующую информацию, которая взаимосвязана по адресату, проекту, входящему, дате, исходящему, и возможно какому-то событию.

Давно размышляю над темой, как получать письма, мысли, проекты, mind карты, связывать и по необходимости получать всю информацию в определенном разрезе.
avatar
Посмотрел Paydox — это просто общий файловый сервер в облаке.
Также посмотрел PayDox E-Mail Клиент — опять же, все нужно делать вручную. Не умеет объединять адресатов и вложения из разных писем в одной папке. Т.е. опять же нужно отдельно создавать структуру для хранения писем проекта, отдельно структуру папок для файлов проекта, отдельная группа в списке контактов, для контрагентов и подрядчиков проекта.

А ведь идея элементарная. Объединять данные из разных писем, перенесенных в одну папку в почтовой программе, и чтобы там же сразу в одном окне просмотра были видны все сложения из цепочки писем и все адресаты из цепочки писем. В Paydox такого не нашел.
avatar
Если сравнивать Papirus и Paydox, то Papirus позволяет на мой взгляд даже больше.
avatar
Хочу посоветовать приложение Mailbox (https://itunes.apple.com/ru/app/mailbox/id576502633?mt=8) правда пока только для gmail почт, и не знаю есть ли на андройд. Устанавливал на iPad и на iPhone — интересное, и мне кажется пока не будет идеального приложения (а его может и не быть) объединяет многие элементы и функционал, который Вам необходим
avatar
Знаю это приложение. Mailbox не умеет объединять данные (вложенные файлы, адресаты) из разных писем в одном папке.
avatar
Тогда могу еще только предложить обратиться к программистам: hackday.ru
Если идею сочтут интересной, ее реализуют бесплатно
avatar
Mailbox мне показался и так хорош, правда в Андроид-версии я не нашел связи с Dropbox? но я нашел почти его клон, Boxer (Android), с поиском среди папок (тегов)? а то у меня их под 100 (ярлыков)
Те же функц отложенных писем и напоминалок.
Теперь на смарте только этот почтовик.
avatar
По заголовку сразу подумал, что в посте речь пойдет о решении, а не о проблеме. :)

По теме: мне такое приложение не известно, но я почти уверен, что оно есть. Сервисов, обыгрывающих тему почты, тьма. Я обычно ищу альтернативные решения на этом сайте
http://alternativeto.net/software/mailbox/

Чем хорошо Mailbox, так это тем, что его купил Dropbox. Так что думаю, что глубокая интеграция с dropbox скоро будет.

Еще вспомнил про Rizzoma — что-то близкое…

А еще можно посмотреть в сторону простейших CRM, да, типа Basecamp или Teamlab. Они почти все умеют работать с почтой, файлами, контактами и календарем.

И еще вспомнил про Daylite (для Mac).

Последние варианты предоставляют возможности шире, чем описанные, но тем не менее…
avatar
Да, согласен. Что Dropbox купив Mailbox научится как-то вытягивать вложения из писем в свои папки.
Но сомневаюсь, что они сразу догадаются сделать так, что если письма сохранены в одной папке на почте (перенесли из inbox в отдельную папку проекта), то чтобы и вложения, и сами письма в dropbox тоже хранились в специальной папке проекта.
Скорее всего они просто позволят нам сохранять вложения из писем в сервисе Dropbox (каждый раз выбирая где сохранить каждой вложение, и только вложения) и потом добавлять ссылки на эти файлы в email. А вот тексты email, ссылки внутри писем и email адреса они так и оставят в email. Т.е. вложения будут отдельно в dropbox, вся остальная полезная информация из письма останется в email папках.
avatar
Не удалось потестить папирус. Вылетает через шаг. На семерке. Айпед.
avatar
Да, на ios устроствах сервис сыроват. Я его тоже изучил и понял, что он не подходит… пока.
avatar
По вашему вопросу: podio.com смотрели?
avatar
Не знал о таком сервисе как podio.com.
Завел себе аккаунт, посмотрел.
Действительно — сервис интересный и заслуживает внимания.

Плюсы:
+ В сервисе реализованы интеграции со многими облачными хранилищами и даже с Evernote
+ Можно подключать уйму как бы дополнительных прилоежений, который являются своего рода карточками данных заточенных под различный форматы.
Т.е. по сути этот сервис является базой данной. Можно заводить рабочие пространства (по сути разные базы данных). Открывать к ним доступ и приглашать участников к работе с ними. Есть обширная библиотека большого количества шаблонов — как карточки с полями разных типов в базе данных. Т.е. поля могут быть такими: заголовок, ссылки на интернет-ресурсы, фото, тексты, контакты, описания, ссылки на файлы в облачных сервисах. Причем по ссылкам все открывается внутри приложения и вообще сделано все красиво, современно.

НО!
Это приложение не умеет «декомпилировать» обычное email письмо на составляющие: адресаты, заголовок, текст, ссылки в тексты, вложения. По сути, мне нужно вручную это переносить из входящих ко мне писем.
Или, что очень сложно, сказать всем поставщикам и подрядчикам, я больше не работаю через email, заходите вот в этом сервис podio.com и создавайте свои письма для меня вон там. Никто конечно так делать не будет.

Почему-то сейчас через API интегрируют все что угодно, но вот с Email интегреации толком нет. Максимум вы получаете уведомления на почту. Все равно обмен рабочими документами и текстом c внешними контрагентами идет через email. Да теперь не нужно вкладывать тяжелые файлы в письма, но ссылка на этот файл с комментариями все равно уйдет по почте.

Podio.com может быть отличным инструментом внутри команды. Но не всех внешних подрядчиков можно убедить отказаться от email пересылки и перевести на общение через свою систему. «Вы мне письма больше не шлите, вот вам логин пароль — пишите тексты и выкладывайте файлы там» Иногда это получается, но если у контрагента уже есть своя «тикет» система? А сейчас этих систем — как грибов после дождя.

Реалии таковы, что там где нет email-трафика, там включаются РАЗЛИЧНЫЕ тикет-системы:
— общение с разработчиками сайта сейчас происходит через одну тикет систему,
— общение с дизайнером и креативной командой — через другую
— общение с рекламным агентством — через третью
— отчетность и согласование перед своими вендорами — в четвертой системе

И получается, что все равно вынужден пользоваться старым добрым email, адресной книгой и файловым хранилищем, чтобы исходя из данных в одной «тикет»-системе поставить задачу или отчитаться в другой тикет-системе.
При этом, любая хорошая тикет-система умеет отправлять уведомления с письмами и ссылками на файлы по email.
Однако, не никакая другая система не умеет толково обрабатывать (декомпилировать) такие письма на составляющие: текст, заголовок, ссылки, файлы, адресаты! Вот в чем я вижу отсутствие решений на рынке IT.
avatar
Есть приблуда к нему: www.podiomail.com
Но я бы рекомендовал еще связаться с поддержкой. Сервис молодой и развивается. Возможно, учтут ваши пожелания.
Там Джона Фрода адекватный мужик.
avatar
Да, очень правильное описание сервиса.
По сути, гибкая база данных, с красивыми формочками и различными представлениями данных. Однако описанный workflow в нём реализуется крайне коряво. Вообще, workflow в этом сервисе отдан на откуп пользователю, и сделать можно действительно всё, с любой стороны, но через тысячу кликов. В результате поддержка самого себя, внутри сервиса, занимает больше времени, чем работа по существу.

Из главных минусов.

«Глупая» база контактов. В отличие от других баз и табличек, ничего не настраивается, ничего не расширяется и не управляется, по сути. Принципиальная позиция авторов. Каждый второй подписант сервиса задал вопрос — почему у вас так «странно»? Ответ — так было, есть [и будет].

Плохая интеграция с почтой.
Решается с помощью двух сторонних сервисов.
Уже упомянутый podiomail.com Пару недель провёл в переписке за решением проблем с кириллицей — решили. Заодно выявили принципиальное ограничение для gmail — поскольку всё почтовое сообщение передаётся в URL, то его длина ограничена ~1500 символов (общее ограничение сервисов Google), значит, ваше сообщение будет обрезано до ~500 символов (остальное съедает mail header плюс всё кодируется в latin1 (зачем?)). Ваша переписка становится обрезанной в прямом смысле этого слова. Для настольных клиентов (Outlook) этого ограничения не существует.

podiotools.com Пару недель провёл в переписке за решением проблем с кириллицей — решили (гм...). Использует свой собственный почтовый клиент, сделано очень хорошо, но… никаких gmail и иже с ним.

Оба сервиса имеют два ключевых недостатка.
Хотят оплаты — имеют право, но хотят много. Больше, чем сам Podio.
One man shop. И тот и другой написаны (?) и поддерживаются одним человеком каждый. Если автор заболел/умер, то отвечайте на свои вопросы сами себе.
avatar
streak.com

Изумительная интеграция с gmail. Приложение написано двумя индусами, бывшими инженерами Google, и реально знают стек и архитектуру приложений Google, иначе такое написать затруднительно (IMHO).

Workflow реализован очень неплохо, единственное, пожалуй, это отсутствие интеграции с Google Tasks, вместо которых внутри используются элементарные метки — обозначить это письмо, как task.

Мультики на сайте вполне информативные.

Встроенная обучалка вообще идеальна. В сторонний продукт (gmail) встроить контекстную обучалку — просто молодцы.

Android клиента нет.
avatar
Да, streak.com — отличная вещь.
То, что нужно! Только почему-то вложения из писем он не сохраняет (не отображает) автоматически в коробке в разделе файлы. Хотя контакты из электронной почты в одной коробке отображает вместе.

Буду пользоваться. А файлы буду скачивать из письма на рабочий стол и тут же закачивать в коробку. По крайней мере будет все вместе: письма, контакты, мои заметки касательно процессов «в коробке», задачи, а файлы буду отдельно подтягивать.

Очень удобное приложение на ios.
В общем, спасибо. В итоге нашли. Жалко что через поиск такие инструменты не находятся. Только через пост на betteri.ru
avatar
Файлы отображаются. В начале я тоже заметил «особенность» отсутствия файлов, потом как-то само собой наладилось. Отображаются и файлы с Google Disk. Возможно, проблемы с кэшированием контента писем. Письма и вложения Google хранит в разных местах, на разных серверах (думаю, на разных континентах :).
avatar
Друзья, буду очень признателен, если при наличии свободного времени, вы сможете набросать маленькую статью об использовании streak.
Сам ставил его в начале года. Но не научился пользоваться pipeline именно так, чтобы они мне помогали, а не наоборот.
avatar
Стрик не имеет никакого отношения к сабжу — это задачник и месенджер для коллективной работы.
avatar
Кстати, вспомнил что когда-то копался в asana — и там был похожий функционал. Во всяком случае, письма с приложениями точно адекватно распознавал.
Сейчас с планшета не могу нормально проверить.
avatar
Коллеги, советую попробовать IQtell www.gtd-review.com/2013/05/iqtell.html
iqtell.com
Очень подробный видео курс обучения.
avatar
Раньо сыро. Пока разбирался — закончился триал. Решил вернуться через полгода-год, но просит заплатить. Изгаляться с другим ящиком пока не захотелось.
avatar
Тоже пока безрезультатно ищу такую веб-софтину.
Не веб знаю, это Аутлук 2007.
В нем есть функция Изменить письмо
Фактически он удаляет старое и записывает назад заново созданное по протоколам SMTP/IMAP.
Так, вручную, мне удавалось проименовать как мне надо
и собрать все файлы как вложения к письму и всю инфу как тело всего одного письма. Кажется даже всех участников я собирал в полях Сс или Bcc…
Минус ОЧЕНЬ медленно работал на закачку измененного письма — не знаю это особенности Outlook или IMAP/SMTP.

Оставить комментарий