Свежее Молоко - моя система использования Remember The Milk (GTD + Agile Results)

Данная статья представляет собой объемное руководство по использованию планировщика Remember The Milk для реализации методик GTD и Agile Results.
Автор подробно описывает свой опыт использования основных инструментов Remember The Milk, необходимых для построения подобной системы. Многие идеи и способы применения являются достаточно нестандартными и интересными, например отметим необычное использование функции приоритета.
Приблизительный размер статьи ≈ 7 страниц.

Введение, плюсы и минусы Remember The Milk

В этой статье я подробно опишу мой текущий конфиг для работы в таск-менеджере Remember The Milk.
Долгое время закончить работу над обещанной ранее статьей не давал старина Перфекционизм. Все наладилось лишь после принятия того факта, что любая живая система не стоит на месте, а постоянно развивается и адаптируется, так что «идеальной» она все равно может пробыть лишь на каком-то конечном промежутке времени.
В статье суммируется мой опыт работы (с 2009 года) с сервисом Remember The Milk и приводится полностью рабочая, продуманная (ох, уж поверьте) и, как мне кажется, достаточно универсальная система.

Я решил, что если в нее будут вноситься существенные изменения, то буду описывать их в комментариях, ну а если дополнений накопится на новую статью — значит, так тому и быть. Статья подразумевает, что вы хотя бы приблизительно знакомы с основным функционалом Remember The Milk, а также методиками GTD и Agile Results. Если это не так, лучше бегло просмотреть две эти ссылки.

Главным плюсом Remember The Milk для меня является нереальная гибкость и возможность тончайшей настройки. RTM не заточен изначально под одну определенную методику (как, например, ряд сервисов, созданных специально под GTD) и позволяет любому человеку настроить систему под свои нужды.
Например, когда-то я начинал с простых списков «Работа» и «Дом», позже легко реализовал в RTM GTD, а не так давно добавил к этому основные приемы Agile Results.
Из минусов RTM я хочу отметить слабоватую… визуальную составляющую.
Я имею в виду почти полное отсутствие цветовых и специальных меток, невозможность перетаскивать задачи, отсутствие подзадач как класса, отсутствие классического календаря и пр.
От некоторых из этих минусов мне удалось избавиться с помощью определенных хитростей, о них и поговорим.

Моя система Приоритетов в Remember The Milk

Начну с описания моей системы использования приоритетов в RTM, так как она достаточно нестандартна и необходима для общего понимания моей работы со списками.
Как я уже говорил, RTM не богата на визуальные эффекты. Приоритеты с их тремя цветами — вот почти все, что нам дано.
Что именно могут приоритеты? Задачи с выставленным приоритетом выделяются соответствующим цветом, так что их всегда легко визуально отличить при беглом просмотре списка. Плюс списки по приоритету можно сортировать, тем самым поднимая задачи с выставленным приоритетом вверх списка.
При построении системы моей целью было найти максимально эффективное применение этим свойствам.
Вот что я получил в итоге, так выглядит мой типичный список на день (смарт-список *Сегодня):


1-ый Приоритет (красный) — у меня это цвет Результатов (по Agile Results). У каждого проекта есть свой результат (конечная желаемая цель). Благодаря 1-му приоритету результаты в иерархии RTM легко отличимы и всегда находятся выше, чем задачи.

2-ой Приоритет (синий) — цвет основных, жизненно важных, повторяющихся (рутинных) задач.
Важно пояснить мое понимание рутинной задачи. Для меня это не просто любая регулярная повторяющаяся задача, вроде какой-нибудь «выбросить мусор», это именно фундаментальная задача, составляющая «каркас» жизни, вроде регулярных занятий спортом, еженедельного планирования и т.п.
Причисляя задачу к рутинным (основным) я выделяю ее среди других, подчеркиваю ее особую важность. Когда я вижу невыполненную «синюю» задачу в своем списке на день, мне не нужно размышлять о ее приоритетности — я уже определил ее ранее как очень важную, так что лучше поскорее приступать к ее выполнению.

3-ий Приоритет (голубой) — с его помощью я реализовал в RTM собственную систему напоминаний.
Выделение напоминаний в отдельную категорию сильно облегчило мою работу. Об особенностях напоминаний для каждого конкретного списка я расскажу ниже, но гипотетическим примером будет «ДР друга через неделю, подумай, что дарить».
Благодаря 3-му приоритету все напоминания на день всегда удобно сгруппированы вместе, располагаются над задачами и не путаются среди конкретных дел.

Как я использую теги

Теги — мощнейший инструмент RTM. По большому счету, планирование в RTM можно полностью построить вокруг одних только тегов. Пример организации такой системы уже описывался на betteri. Там описывается реально крутая система, которая сильно продвинула меня в понимании работы с RTM, но в плане тегов мне чуть более эффективным кажется их использование в связке с обычными списками, причины я объясняю ниже.

Я использую теги в основном только для обозначения принадлежности задачи к определенному проекту. А на основные категории задачи разделяю с помощью обычных списков. Т.е. в моей системе «возможно» это не тег, а список.

Во-первых, такая структура разделяет «зоны ответственности» между тегами и списками. Если стремиться описать все отличительные признаки конкретной задачи только тегами, то получается, что каждую задачу сопровождает 2-4 тега. В итоге кроме просмотра самой задачи нужно еще в прямом смысле слова почитать и теги. Сравните

И как у меня

Во-вторых, мне банально удобнее переместить задачу в свой список *Возможно, чем присвоить ей такой же тег — меньше кликов. Все равно для управления задачами я пользуюсь мышью (т.к. клавиатурные сочетания в RTM работают только при английской раскладке, а постоянно переключать раскладку с русской на английскую мне жутко не удобно).
В-третьих, физическое перемещение из списка в список дополнительно работает все для той же визуализации: «так-с, переношу эту задачу в *Ожидание, в среду ее проверим».

Особенности и полезные настройки тегов

Слева или справа? В настройках RTM на выбор предлагается располагать теги слева либо справа от задачи. Я долгое время пользовался расположением справа, т.к. считал, что при просмотре важнее сразу увидеть саму задачу, чем ее теги. Но с опытом я пришел к однозначному выводу, что гораздо эффективнее располагать теги слева.
Во-первых, так легче визуально выделить задачи без тегов.
Во-вторых, так задачи выглядят более структурированно.
Сравните:

и у меня


Объединение тегов. Теги можно удобно объединять и при необходимости переименовывать в Настройки → Теги.

Выделение проектов. Все теги проектов у меня начинаются с символа "+".

Облако тегов. В настройках я рекомендую включить «облако тегов» (Настройки → Общие → Показывать облако задач). Облако тегов — отличный способ пробежаться глазами по текущим проектам. Именно текущим, т.к. когда все задачи с тегом завершены, то он перестает отображаться в облаке — это очень удобно.

Структура моих основных списков

Списки — это место «физического» расположения задач (задача не может одновременно находиться в двух основных списках). У меня 7 основных списков, разделяющих задачи на основные категории.
Восьмым идет расшаренный список для совместной работы. Но командная работа в Remember The Milk — это особая тема, которой я собираюсь посвятить отдельную статью.


Входящие — инбокс GTD. Точка.

**FOCUS — сюда я переношу задачи, которые должны находиться в зоне моего внимания на текущей неделе. Кроме задач в нем содержатся все запланированные результаты (по три на год, месяц, неделю и день).

**Возможно — стандартный ToDo список потенциальных задач и результатов. Результаты расположены выше всего, чуть ниже находятся напоминания (3-ий приоритет).
Напоминания в *Возможно предназначены прежде всего для упрощения еженедельного планирования, которое я провожу каждую субботу. Если задача отмечена 3-им приоритетом и датой, то это значит, что я уже решил, когда на нее следует обратить внимание в следующий раз, а значит, просматривать «голубые» задачи во время обычного еженедельного просмотра списка не нужно.
Пример: я просматриваю этот список и вижу задачу, которой совершенно точно не буду заниматься как минимум ближайшие полгода. Чтобы в течение полугода каждую неделю не натыкаться на эту задачу, я открываю календарь, смотрю, на какое число выпадает какая-нибудь суббота примерно через полгода, назначаю задаче эту дату, а также отмечаю ее 3-им приоритетом. В указанный день при очередном планировании напоминание о задаче высветится в моем рабочем смарт-списке дня, о котором речь пойдет ниже. До тех пор я могу о ней не беспокоиться.

**Мысли — важные идеи, вопросы, мысли, заметки, в общем, все недозадачи, нещадно фиксируются в этом списке. Задачи и результаты часто рождаются именно из мыслей. Типичным примером будет «а что, если использовать приоритет в RTM для выделения результатов?».
Мысль тоже можно превратить в напоминание и заставить маячить в определенный день в списке дня. Метод тот же: 3-ий приоритет + конкретная дата. Можно отметить свежую идею по текущему проекту, можно просто повесить себе напоминалку вроде «фокусируйся на главном, не отвлекайся». Можно даже превратить мысль в «послание в бутылке» самому себе, и получить, например, через год.

*Ожидание — список делегированного, на контроле, «on hold».
Сюда помещается то, что в данный момент от меня уже не зависит, но результат чего я должен проконтролировать. А также если ожидается некое внешнее событие, только после наступления которого я смогу приступить к задаче. Всем задачам в списке *Ожидание я обязательно выставляю дату и третий приоритет.

*Основа — обычно этот список называют «рутина», но мне не очень нравится само это слово — для меня оно не совсем точно отражает суть находящихся в нем задач.
Как я уже говорил, для меня *Основа это прежде всего список фундаментальных задач, составляющих каркас жизнедеятельности. Их выполнение обязательно.
Все задачи в этом списке отмечены 2-ым приоритетом и повторяются с той или иной частотой. Отметка вторым приоритетом всегда группирует эти задачи вместе и не дает им затеряться в общем потоке.
*События — жестко привязанные к определенному времени события: годовщины, дни рождения, купленные заранее билеты, запланированные на определенную дату поездки. Этот список в некотором роде заменяет мне обычный календарь, позволяет обходиться силами RTM и не использовать еще один сервис вроде Google Calendar. Возможно в силу того, что в моей жизни именно «жестких» задач не очень много.
Я бы не отказался отмечать события 4-ым приоритетом, но его, к сожалению, не существует. Поэтому справляемся как можем: для того, чтобы как-то выделить события, в начале названия я ставлю "***", а также пишу его ЗАГЛАВНЫМИ буквами.

Ну, и конечно же, для событий можно и нужно выставлять напоминания. Например, на ближайшую перед 30 марта (день окончания страховки) субботу (т.е. 24 марта), у меня стоит напоминание «в след пятницу заканчивается страховка». Так что во время субботнего планирования 24 марта я увижу эту задачу и решу в какой из ближайших дней займусь продлением страховки.

Обратите внимание, что благодаря звездочкам в названии списки располагаются так, чтобы самые часто используемые из них находились в самом начале и скроллить для перемещения в другой список не приходилось.

Смарт-список *Сегодня

Смарт-списки — это сохраненные поисковые запросы. В RTM возможен суперузкий поиск по критериям задач. Например, найти все задачи, выполненные за последний месяц, которые находились в списке **FOCUS, были отмечены тегом +betteri и 1-ым приоритетом.
А смарт-списки позволяют сохранять такой поиск, чтобы в будущем не вводить параметры заново, а сразу открывать готовый список.
У меня есть основной список для ежедневной работы, а также множество специфичных смарт-списков для конкретных нужд.

*Сегодня
Мой основной смарт-список. Большую часть времени я работаю только с ним. Я просматриваю его как минимум дважды: утром и вечером в ходе планирования дел.
Это своеобразная карта дня, куда с помощью поисковых запросов выводится вся самая необходимая и важная информация из основных списков, о которых я рассказывал выше.
В начале статьи я уже приводил пример своего стандартного списка *Сегодня:


Из списка **FOCUS в смарт-список *Сегодня выводится почти все, кроме результатов месяца и года (для их анализа существует еженедельное планирование).
Часть поискового запроса, которая это реализует:

list:**FOCUS and not (name: результат года OR name: результат месяца)

В самом верху списка располагаются три запланированных результата недели, чуть ниже — три результата дня. Очень важно, чтобы результаты постоянно находились перед глазами — это служит постоянным напоминанием о самом важном, не дает свернуть в сторону и затеряться в потоке событий и дел.
Обычные задачи из **FOCUS располагаются в нижней части списка. Какой задачей я буду заниматься в каждый конкретный день, я решаю по ходу недели и только после этого назначаю задаче дату.
Кстати, выставить дату задачи на сегодня в RTM можно просто нажав кнопку «Отложить».


Из списков *Основа, **Возможно и **Мысли в *Сегодня отображаются все задачи и напоминания на сегодня, а также просроченные.

list:*Основа OR list:**Возможно OR list:**Мысли) and dueBefore:tomorrow

Из списков *Ожидание и *События, задачи и напоминания отображаются за день до, в день задачи, а также просроченные.

(list:*Ожидание OR list:*События) and dueBefore:«2 days of today»

А в самом низу списка показываются все задачи из Входящих. Мне это кажется очень удобным: не нужно постоянно переключаться между списками, чтобы обработать Входящие, можно управлять ими прямо из основного списка. Такие задачи всегда легко отличить (они внизу и без тегов).

Таким образом, полный сохраненный поисковый запрос для смарт-списка *Сегодня выглядит так:

list: Входящие OR (list:**FOCUS and not (name: результат года OR name: результат месяца)) OR ((list:*Основа OR list:**Возможно OR list:**Мысли) and dueBefore:tomorrow) OR ((list:*Ожидание OR list:*События) and dueBefore:«2 days of today»)

Перерыв

Так как статья даже по меркам betteri.ru :) выходит объемной, предлагаю на сегодня остановиться. Основная структура моей системы теперь ясна.

В следующую пятницу выйдет продолжение статьи, где основной фокус будет направлен на практический опыт ежедневного и еженедельного планирования, а также я расскажу о других хитрых смарт-списках и прочих полезностях.
Еще я планирую отдельные статьи про интеграцию RTM с Evernote, Gmail и другими сервисами и про командную работу в RTM.

Задавайте вопросы в комментах, уточняйте, о чем конкретно вам бы хотелось узнать — все будет учтено. Stay tuned!

Еще полезно прочитать по теме:
«Свежий опыт использования Remember The Milk для GTD. Продвинутая система»

«Подробное описание моей системы использования Evernote на основе GTD»

«Agile Results — новый подход к личной эффективности. Описание основных приемов и принципов»

«Реформируем понятие контекста в GTD: новая система из 7 контекстов»