Свежий опыт использования Remember The Milk для GTD. Продвинутая система

GTD
Под катом находится перевод нового варианта реализации GTD средствами Remember The Milk. На наш взгляд, это одна из лучших, если не лучшая, методика из написанных.
Наконец-то кто-то придумал и четко изложил, как грамотно задействовать весь потенциал RTM, сохранив при этом общую стройность и правильный баланс системы!
Легкого чтива не обещаем, обещаем хороший ROI вложенного времени.
Приблизительный размер статьи ≈ 7 страниц.

Ниже будет описана моя система реализации G/ZTD в RTM, в основном основанная на использовании тегов и смарт-списков. Статья предполагает, что вы довольно хорошо знакомы с терминологией и фукционалом GTD и RTM. В противном случае вам будет очень трудно за всем уследить, лучше сначала почитать ознакомительные статьи про RTM и GTD
 
Эта система в значительной степени основана на использовании тегов и смарт-списков (т.е. сохраненных поисковых запросов). Все задачи хранятся в едином списке, откуда попадают в смарт-списки благодаря соответствующим поисковым запросам. Это обеспечивает гибкость и относительно быструю обработку. 
 

Необходимость Системы 

Я просмотрел некоторые руководства о том, как реализовать GTD/ZTD, или в общем увеличить свою продуктивность при помощи RTM, ни одно из них само по себе не решило мои проблемы. Все они либо неэффективно используют возможности RTM, либо слишком упрощают G/ZTD, что для кого-то конечно может сработать...
Не поймите меня неправильно, большинство советов на форумах вполне разумны и полезны, но в части из них нет нужды, если вы хорошо понимаете GTD, а другие ведут к созданию слишком сложных систем тегов, что только вредит продуктивности, по крайней мере, моей. Объединив несколько идей из разных источников, я разработал систему, которая удовлетворяет моим требованиям.
 
Так вот, изначально идея была следующей: максимально использовать потенциал RTM в соответствии с концепциями G/ZTD.
 
Все просто. Теория в том, чтобы помечать тегами абсолютно все задачи в едином списке, откуда они будут «изыматься» в определенные смарт-списки с помощью соответствующих  поисковых запросов
 

Сама система 

В этом разделе я перечислю все базовые списки, которые необходимы для функционирования Системы. Заметьте, я предполагаю, что вы понимаете разницу между простым списком и смарт-списком.
 
Списки: Инбокс (по умолчанию), Отправленные, Задачи, Проекты
 
Я использую только эти четыре списка. Единственным просматриваемым регулярно является Инбокс (подробнее ниже в подразделе “Рабочий процесс“).
 
  • Инбокс это неудаляемый список, поэтому его приходиться использовать. Он является списком по умолчанию. Это значит, что в него поступают новые задачи, и он выполняет роль GTD-шной «Корзины для входящих». 
  • Отправленные это еще один неудаляемый список. Им я не пользуюсь, потому что у меня нет друзей, использующих RTM. 
  • Задачи — список всех задач в одном месте. В нем содержатся ВСЕ мои задачи, как активные, так и потенциальные. Здесь очень важно правильно расставить теги (см. раздел «Рабочий процесс») — ВСЕ ЗАДАЧИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПОМЕЧЕНЫ ТЕГАМИ. Этот список я просматриваю не очень часто.  
  • Проекты — список, в котором я храню формулировки целей каждого проекта.
Согласно G/ZTD, на старте каждого проекта следует сформулировать его окончательную цель.
Пример (быстрый набор):
.Убедить Боба, что я должен выиграть годовой PRO-аккаунт #+rtmgtd #goal #Projects
Точка в начале предложения гарантирует, что формулировка цели окажется в самом начале смарт-списка будущего проекта. 
 
Я использую приоритеты только в этом списке. Средним приоритетом отмечаются цели активных проектов, низшим — потенциальных (которые к тому же отмечаются тегом «возможно»).
Приоритет дополнительно обеспечивает отображение целей в начале списка.
ПРИМЕЧАНИЕ: я использую высший приоритет для отметки задач, связанных с самой Системой, например “Сделать ежедневный обзор”.
 
Смарт-списки: Проекты, Возможно, Ожидание, Контексты и Обзоры, Следующие действия
 
RTM позволяет создавать неограниченное количество смарт-списков, это очень удобно. Самая большая проблема с обычными списками состоит в том, что задача не может находиться больше чем в одном таком списке. К тому же простые списки невозможно быстро создавать (только через Настройки → Списки → Добавить список), а перемещать задачи можно только с помощью огромного (т.е. более чем одного) количества кликов.
 
В моей системе существует несколько типов cмарт-списков, которые отличаются по первому символу в названии.
Символ "+" перед названием обозначает смарт-список конкретного проекта, "." — смарт-список задач, связанных с самой Системой, "@" помечаются контекстные списки, а "!" обозначает список Следующих действий. Благодаря этим символам все списки отображаются группами и выглядят аккуратно.
 
  • Список следующих действий называется „!NextActions“.
    Это САМЫЙ ВАЖНЫЙ СПИСОК в Системе. Он заслуживает подробного описания, которое последует в следующем подразделе статьи. Поисковый запрос:
tag:.na AND NOT tag:.maybe AND (dueBefore:«2 days of today» OR due:never) AND NOT ((isRepeating:true AND tag:routine) AND NOT dueBefore:tomorrow)  
  • Списки проектов называются "+Имя_проекта", где «имя_проекта» это название или акроним конкретного проекта. Оно должно в некоторой степени соответствовать тегу проекта. Поисковый запрос:
    tag:+имя_проекта 

    ПРИМЕР: я хочу написать пост про применение GTD в RTM. Я рассматриваю несколько вариантов названия: "+Getting Things Done в Remember the milk" слишком длинное. Как насчет „+GTD в RTM“? Все еще что-то не так. А вот „+GTDвRTM“ мне нравится. И я присвою этому проекту тег "+gtdrtm“. Таким образом, сохраненным поисковым запросом для этого смарт-списка будет: 
    tag:+gtdrtm  

  • Список возможных заданий называется „.Maybe“ и содержит потенциальные дела (задачи и проекты). Поисковый запрос:
    tag:.maybe OR (list:Projects AND priority:3) 
    ПРИМЕЧАНИЕ: если вы будете следовать принципам расстановки приоритетов, описанным мною выше, вы легко сможете выделять формулировки целей, отмеченные приоритетом, среди обычных задач. Если вы используете функцию приоритета по-другому, тогда вам, возможно, понадобится завести два списка «Maybe» (один для проектов, второй для задач). Поисковые запросы в этом случае будут выглядеть так:
    tag:.maybe AND list:Tasks
    и
    tag:.maybe AND list:Projects 

  • Список ожидания называется ".Waiting_for". Поисковый запрос:
    tag:.waiting_for 

  • Контекстные списки по необходимости (я их редко использую). Называются соответствующе „@home“, „@errands“, „@to_read“ и т.д. Поисковые запросы:
    location:Home AND tag:.na
    tag:@errands AND tag:.na
    tag:@to_read AND tag:.na
    и т.п.
    ПРИМЕЧАНИЕ: Эти списки объединяют Теги и Места. (Некоторые контексты не зависят от местоположения — например, поручения, покупки — или могут включать два или более мест или их комбинацию). Это может привести к путанице.
    Если это произошло, я рекомендую решение Monk To Done. В нем описывается, как использовать в качестве контекстов исключительно Места, без тегов. Для этого пригодится и этот конвертер.  
  • Списки обзора сделанного: для ежедневного („.Dailyrev“) и еженедельного обзора („.Weekrev“). Поисковые запросы:
    completed:today
    и
    completedWithin:1 week of today
    соответственно. 




Список следующих действий
 

Самым важным списком является смарт-список „!NextActions“. Поисковый запрос:
 tag:.na AND NOT tag:.maybe AND (dueBefore:«2 days of today» OR due:never) AND NOT ((isRepeating:true AND tag:routine) AND NOT dueBefore:tomorrow) 
объясняется в таблице ниже.
Грубо говоря: показывать следующие действия, которые можно выполнить в любое время или за день до их дедлайна, но не показывать потенциальные и рутинные задачи, если рутинные задачи не назначены на сегодня или просрочены.

 
        
У меня существует несколько проектов, содержащих ежедневно повторяющиеся задачи — рутину, вроде
Exercise ^today *daily #+healthproject #routine #.na #Tasks
,
Do a daily review ^today *daily !1 #+gtd.core #routine #.na #Tasks
или
Take out trash ^tomorrow *every 3 days #+negentropy #routine #.na #Tasks
и т.п. Но как только одна повторяющаяся задача выполнена, автоматически создается и показывается еще одна, что делает список переполненным (а значит демотивирующим).
В этом случае мой запрос действует как импликация, «если рутинная задача отображается, то только в день, когда она должна быть выполнена». Таким образом рутинные задачи показываются только когда наступает их срок, не раньше.
Использование „dueBefore:tomorrow“ вместо очевидного „due:today“ необходимо, потому что иначе просроченные задачи отображаться не будут. 
 

Рабочий процесс 

Делаем дела
 
В течение рабочего дня почти все время я работаю только со списком Следующих действий. Из него мне понятно, какие задачи назначены на сегодня (самые важные задачи согласно ZTD), какие можно выполнить в свободное время (все остальные задачи) и в каком контексте.
 
Опустошаем Инбокс: назначение тегов
 
В течение дня задания поступают в мой Инбокс. Статьи и веб-страницы для чтения, заметки, идеи, задачи. В определенный момент наступает время очистить Входящие: часть сохранить в личной вики, удалить множество ненужных или устаревших материалов, и назначить теги всем задачам. Процесс расстановки тегов состоит из двух шагов: самой расстановки и перемещения задач.
 
Очень важно выставить теги для всех задач. Как минимум тег соответствующего проекта или тег «возможно». Если это одиночная раздача, я сразу же присваиваю ей тег „.na“ (следующее действие *прим. betteri.ru) и назначаю срок исполнения, если это необходимо. Если это похоже на новый проект, я ставлю тег «возможно» и «цель». После этого я перемещаю все эти задачи в списки Задачи или Проекты. И наслаждаюсь пустотой моего Инбокса.
 
Ежедневный обзор: СВЗ
 
Во время ежедневного обзора я просматриваю список ".Dailyrev", чтобы увидеть, чего мне удалось достичь за день. Выполнение одних задач порождает (не всегда это происходит автоматически) новые задания. В это время я определяю самые важные задачи (СВЗ) на следующий день (подробнее об этом читайте в статье про ZTD). Я выбираю задачи, соответствующие моим планам и ближайшим приоритетам, и выставляю для них срок завершения на завтра. Срок задачи это единственный индикатор СВЗ, благодаря нему они визуально выделяются и отображаются перед всеми остальными задачами в списке "!NextActions". Теперь я ввожу в поисковую строку „isTagged:false", чтобы проверить, для всех ли задач расставлены теги, и на этом ежедневный обзор заканчивается, можно идти спать.
 
Еженедельный обзор и другие стандартные практики
 
Следует заметить, что я не буду описывать их настолько детально, насколько они того заслуживают. Еженедельный обзор и планирование проектов уже давно замечательно описаны другими. Просто отмечу, что я просматриваю свой список возможного ".Maybe", выставляю формулировки целей для новых проектов и приоритеты активных/возможных проектов. Если я хочу посмотреть, что ждет меня в будущем, я открываю список Задач, отсортированных по сроку завершения (или для более точного отображения ввожу в поиск „dueWithin:“one week of today“).
 

Заключение 

Моей целью было реализовать методику GTD с помощью инструментов RTM.
Я понимаю, что описанная здесь система субъективна и настроена под меня, однако она объединяет несколько идей, которые я счел полезными, и содержит несколько свежих подходов (свежих по крайней мере для меня), которые способны упростить работу.
 
Список следующих действий, как и все другие значимые для GTD списки, формируется из всех задач, хранящихся в едином Списке.
Плюсами моей системы являются гибкость списков, последовательная работа с тегами. Минусами — относительная сложность настройки и переход на работу с ней.

Автор Petr Kopáček
Оригинальный пост 

P.S. Обязательно прочтите комменты, в них много полезной информации, включая ответы на вопросы и дополнения от автора системы. И присоединяйтесь к обсуждению!

Еще полезно прочитать по теме:
«Свежее Молоко — моя система использования Remember The Milk (GTD + Agile Results)»

«Подробное описание моей системы использования Evernote на основе GTD»

«Реформируем понятие контекста в GTD: новая система из 7 контекстов»

«Agile Results — новый подход к личной эффективности. Описание основных приемов и принципов»

41 комментарий

avatar
Задавайте вопросы! Автор отличный парень, обещал быть на связи и отвечать на интересные вопросы. Я выступлю в качестве «связного» и переводчика, если что :).
avatar
Пробежал глазами быстро… Очень запутанно так...
Почитаю повнимательнее, но что-то мне подсказывает, что у меня этот способ не приживется, как и GTD… видимо, буду покупать обновлени MLO…
avatar
Прочитав вашу статью по Evernote, решил снова обратить (уже в который раз, если честно!) на RTM… И вот никак у меня не укладывается удобство работы в этом сервисе с проектами… ну мягко говоря, неудобно. В каком смысле. Например есть проект из 10-ти последовательных действий. В RTM (в оличие от MLO, с которой я работаю) нет возможности выставить работу со списками исходя их их последовательности или взаимосвязи. Т.е. мне не нужно даже видеть, как бы, задачу 2, если задача 1 еще висит и не выполнена. Или задача 6 и задача 7 должны «появиться» одновременно (т.к. у них параллельные пути) после выполнения задачи 5. И так далее...
Вы можете резонно заметить, что зачем мен менять MLO, если там все работает. MLO готовится к мажорному обновлению… но толи там снова нет привзяки к календарю, толи она есть, но надо будет платить деньги. В общем и целом, отношение авторов программы к пользователям частично односторонниие :(
MLO пробовал еще на заре развития ТМ движухи на 4pda. Как-то не прижился, без особых причин. Потом пару раз залазил на сайт, но приложение для ipad как обещали, так и по-прежнему обещают...

RTM очень гибкий сервис. Я такие люблю. Если хорошо поработать/подумать, то можно идеально настроить под себя. 
В вашем случае решение мне видится в хорошо организованной системе тегов. С ее помощью, а также используя смарт-списки, можно легко добиться грамотной разбивки на проекты и отображения в списках только актуальных «следующих действий». Можно попробовать использовать функцию приоритетов не так как автор этой статьи, придумать собственные обозначения для разных типов приоритета. 
Но если вам обязательно нужны прямо такие древовидные списки как MLO, этого достичь с RTM будет  наверное сложно…
avatar
Как воссоздать такую же систему в RTM за 5 минут. Пошаговое руководство

1) Создаем аккаунт на сайте Remember The Milk, логинимся.

2) Идем в Settings → General → Language и меняем язык на русский.

3) Там же в настройках идем во вторую вкладку «Списки». Нажимаем «Добавить список», копируем в поле для названия
Задачи
и жмем Enter на клавиатуре.
Еще раз нажимаем «Добавить список», копируем в поле для названия
Проекты
и жмем Enter на клавиатуре. 

4) Идем из Настроек в Задачи. Копируем, вставляем в строку быстрого ввода (на ней написано «Добавить новую задачу»), и жмем Enter после каждой задачи:
.настроить RTM систему как в статье на betteri #Проекты #+rtmgtd !2
.посадить дерево #Проекты #.maybe !3
создать тестовые задачи в RTM ^сегодня #Задачи #+rtmgtd #.na
купить молоко ^завтра #Задачи #@покупки #.na
поделиться с друзьями полезной статьей про RTM #Задачи #.maybe
Cделать ежедневный обзор ^Сегодня *каждый 1 день !1 #.na #routine #Задачи
 
5)Теперь создаем смарт-списки. Сначала вводим в строку поиска в правом верхнем углу поисковый запрос, потом нажимаем на кнопку «Сохранить» чуть ниже строки поиска и называем смарт-список соответственно.

tag:.na AND NOT tag:.maybe AND (dueBefore:«2 days of today» OR due:never) AND NOT ((isRepeating:true AND tag:routine) AND NOT dueBefore:tomorrow)
!NextActions
tag:+rtmgtd
+rtmgtd
tag:.maybe OR (list:Projects AND priority:3)
.Maybe
tag:.waiting_for
.Waiting_for
tag:@покупки AND tag:.na
@покупки
completed:today
.Dailyrev
completedWithin:1 week of today
.Weekrev

6) Профит!
avatar
И еще важный момент: RTM не правильно распознает символ " (ковычки), если просто скопипастить его в строку поиска из этой статьи (например, dueBefore:«2 days of today»). Поэтому, если возникнут проблемы, просто наведите курсор на ковычки в RTM, удалите символ и тут же напечатайте заново с клавиатуры. Это решает проблему.
avatar
У вас в смарт-списке !NextActions написано tag:routine а вы добавляли задачу с тегом #+рутина это разные теги?
avatar
«Символ „+“ перед названием обозначает смарт-список конкретного проекта»
Почему тег +рутина с плюсом, это же не конкретный проект?
avatar
Все верно, исправил, спасибо!
avatar
И главное не стоит опасаться, что в RTM для ввода каждой задачи нужно вручную набирать такие сложные запросы.
Наоборот, RTM потрясающе заточен под быстрый ввод задач. Если вы наберете в строке быстрого ввода символ "^" — моментально подсветятся даты завершения, "#" — теги и блокноты, останется только выбрать нужный и т.д. А можно и вообще расставлять параметры мышкой. 

Статья написана для тех, кто уже хорошо знаком с возможностями Remember The Milk, да автор этого и не скрывает. Новичкам, вникать придется дольше, но имхо это того стоит.
avatar
Автору респект. Давно использую RememberThe Milk (Корову ПРО) (платный аккаунт). В этой статье нашел много интересных идей, некоторые идеи конкретизировали то, что уже использовал. Из минусов Коровы: не работает оффлайн на РС (только на смартфоне, поэтому подумываю о покупке планшета с клавой), не хранит сопутствующую проектам информацию и файлы, только текстовые заметки. Из-за этого приходится использовать другой софт, как дополнение, благо в Корове есть возможность вставлять ссылку на сторонний web-ресурс. Например на Слона (Evernote). Вот и работаю с этим зоопарком :) Постоянно переключаюсь с одной софтины на другую: в Корове задачи по проектам, а сами проекты и сопутствующие файлы в Слоне.
Кстати по поводу Next Action: есть такой автор — Вася Кислый, в сети можно найти его статью о его опыте GTD, если убрать весь хлам и нравоучения, которыми он намеренно замаскировал излагаемую суть, и перевести его разработку на платформу Коровы, то получится интересная методика. Рекомендую для прочтения тем, кто в поиске (а здесь, я уверен, только такие и собрались). Так вот, он, Вася, доходчиво излагает, что не просто Next Action, т.е. не просто Следующее Действие, а Следующее Элементарное Действие следует записывать, используя идеи GTD. Лично для меня это стало серьезным прорывом, может до него еще кто то об этом писал, не нашел ничего подобного, поэтому Васю Кислого считаю родителем сей идеи. Там еще много чего интересного. Сам лично перевел его статью на нормальный русский язык и приспособил для своих нужд, используя Корову и Слона, а из инструментов небольшой лаптоп (экран 12") с батареей на 5-7 часов (удобно таскать с собой), плюс карманный инструмент, без которого я даже в туалет не хожу (идеи часто настигают в тот самый момент, когда ты расслабляешься, и это не только в медитации) — смартфон на базе Андроид 2.3 с огромным монитором на 4.5" (подумываю о Самсунге с моником 5.3"). Лаптоп на 12" выбрал потому, что имеет клаву, а я много печатаю, пробовал нетбук на 10" — экран маловат для работы со Слоном, а в Корове еще куда ни шло. Из сматфонов пробовал только Андроиды начиная с экрана 3.2" и постепенно дошел до 4.3" — самое то, когда под рукой нет лаптопа — всегда с собой списки дел в Корове и заметки в Слоне, плюс смартфон умеет фоткать и посылать фотки сразу в Инбокс, делает голосовые заметки и тоже посылает сразу в Инбокс, естественно и текстовые заметки умеет делать. И что важно и мегаудобно — при подключении смартфона к сети всё хозяйство автоматически синхронизируется с сервером, а оттуда заливается в РС, это супер реализовано и в Корове, и в Слоне. И уже на лаптопе можно все не спеша удобно разгрести и снова синхронизировать со смартфоном.
   Автор YuraYu обмолвился про собственный опыт использования связки Коровы и Слона в своей практике GTD. Я уже облизнулся — почитать бы об этом, а лучше одним глазком посмотреть, хотябы скриншоты.  Еще раз благодарю Автора за время и щедрость (опыт дороже всего).
avatar
Из минусов Коровы: не работает оффлайн на РС
Вот тут  (*англ.) описано решение этой проблемы после запрета Google Gears. Если кратко, то установить версию Хрома, в которой разрешена поддержка Gears (v11) и заблокировать для Хрома обновления.

есть такой автор — Вася Кислый, в сети можно найти его статью о его опыте GTD
Василию респект. Методику тестировал, некоторые фишки  перенял.

Лично для меня это стало серьезным прорывом, может до него еще кто то об этом писал, не нашел ничего подобного, поэтому Васю Кислого считаю родителем сей идеи.  
Да нет, мне кажется Василий просто подробнее описал то, о чем говорит Аллен в книге:

"Следующее конкретное действие» обязательно должно быть действием физическим, действием, которое подвинет дело на шаг вперед. Это одновременно легко и сложно.
Действие это должно быть предельно простым, однако, прежде чем прийти к нему, вам надо прокрутить в голове несколько возможных вариантов."
 
Уборка в гараже
…Ну, надо туда дойти и начать. Нет, там, помнится, стоит гигантский холодильник, от которого я давно хотел избавиться. Надо справиться, не нужен ли он Джону Патрику на дачу. Для этого надо…
«Позвонить Джону Патрику по поводу холодильника из гаража»
  "Помните, что ваше действие должно выполняться физически. Некоторые думали, что они определились со следующим действием когда решили «организовать встречу». Но это же вовсе не следующее действие, его ведь физически за один присест выполнить нельзя. Как вы станете организовывать встречу? Ну, наверное, позвоните кому-нибудь или напишите. Но кому? Решите это. Если не хотите решать сейчас, тогда придется решать потом, и вообще весь этот процесс направлен на то, чтобы привести вас к логическому завершению обдумывания. Если вы не примите решения насчет следующего действия, то это пробел будет подсознательно мучить вас, а вы будете стараться не замечать его".
avatar
Из девайсов у меня iphone и ipad. Выбирал из-за платформы. За что люблю ios: т.к. она популярнее (пока?), значит все сервисы стараются разработать приложения в первую очередь под нее. Много раз сталкивался со следующим: нашел какой-то крутой сервис, а приложение есть только для iphone. Не знаю, что бы я делал с андроидом в этом случае...

У RTM приложения для iOs очень крутые. Для ipad настолько, что порой мне кажется, что работать даже удобнее, чем в браузере. С андроидом правда сравнить не могу.

Свой опыт работы с RTM я обязательно опишу (попозже). Правда после этой статьи я видимо буду существенно перекраивать свою систему. Очень впечатлили некоторые разработки автора. Например, формулировки целей проектов, до этого у меня с ними было туго. А тут такое изящное решение…  
avatar
Очень красивая организация RTM! Однако воникло немного вопросов  (как обычно))  к тем кто использует такую систему и собсно к автору.
1.Создавать ли сохраненные умные списки для всех проектов? Если да, то их становиться огромное кол-во, как с этим бороться?
2. Если проект переходит в режим ожидания, переносится в тег ожидание только цель или все задачи?

Самому не хватает ума ответить на них, интересно узнать как делают остальные.  
avatar
Задал эти вопросы автору системы, будем ждать…
avatar
Дополнение к статье от автора системы
1.Создавать ли сохраненные умные списки для всех проектов? Если да, то их становиться огромное кол-во, как с этим бороться?

Да, я создаю Смарт-список для каждого проекта. (Похоже в статье я недостаточно внимания уделил описанию своего рабочего процесса).
Архивирование и разархивирование списков проектов (через Настройки — Списки) является частью моего еженедельного обзора. Решение архивировать или разархивировать я принимаю на основе состояния проекта (я хочу видеть только активные проекты, без потенциальных и в режиме ожидания). Если проект уже завершен, обычно я удаляю соответствующий Смарт-список полностью (это никак не сказывается на системе тегов, так что я по прежнему имею возможность «вспомнить» проект благодаря соответствующему поисковому запросу).
Я понимаю, что даже в этом случае количество проектов может оставаться слишком большим, но у меня просто не бывает более 20 одновременно активных проектов, и мне пока не приходилось решать эту проблему.

2. Если проект переходит в режим ожидания, переносится в тег ожидание только цель или все задачи?

Если я ставлю весь проект в режим ожидания (я работал над ним, но по некоторым причинам временно приостановил работу), я выставляю всем элементам проекта тег ".возможно" (и архивирую его во время еженедельного обзора, см. выше).

Если существует конкретная задача в проекте, завершения которой я жду, то тут существует несколько вариантов.
Часто бывает что я ожидаю пока определенная подзадача проекта будет выполнена кем-либо еще. В этом случае я помечаю именно эту задачу тегом ".ожидание". Например,
Оценка моего эссе профессором # Задачи #.ожидание # +проект_учебного_курса
,
Оплата за мою работу #Задачи #.ожидание # +рабочий_проект

Но случается, что действие другого человека завершает некий проект. К примеру, проект
.Я получу 10 баллов за свое эссе # Проекты #цель # +проект_учебного_курса
В этом случае, я помечаю тегом ".ожидание" только формулировку цели проекта. Это логично, потому что кроме самой цели больше в этом проекте мне нечего ожидать.

Обратите внимание: то, что является подзадачей для меня может быть полноценным проектом для человека, от которого я ожидаю действия. В моей системе такое различие никак не отображено. Если бы мне нужно было его отобразить (например, если бы я контролировал чью-либо работу), я бы скорее всего придумал как можно использовать возможности шаринга (которые RTM поддерживает) или использовал бы специализированное приложение для ведения проектов (Wunderкак-тотам или trello...).

Я надеюсь, что сумел ответить на вопросы надлежащим образом.
Сообщите мне, все ли понятно!
avatar
У меня тоже появилось несколько вопросов:

1) Как происходит рутинная работа со списком «ожидание»? Как часто стоит его проверять? Обязательно ли выставлять дату-напоминание при перемещении в категорию «ожидание» (чтобы знать когда стоит проверить задачу)?

2) Почему повторяющиеся рутинные задачи автор отфильтровывает из списка "! Следующие действия?" Ведь эти «стволовые» задачи, как их называет Вася Кислый, во многом и составляют основу дня?

Спасибо.
avatar
Дополнение к статье от автора системы:

1) Как происходит рутинная работа со списком «ожидание»? Как часто стоит его проверять? Обязательно ли выставлять дату-напоминание при перемещении в категорию «ожидание» (чтобы знать когда стоит проверить задачу)?
1) Прежде всего хочу отметить, что мой список Ожидание скорее всего меньше, чем у большинства. В течение дня я работаю исключительно со списком Next actions, поэтому списком Ожидание я занимаюсь только во время ежедневного обзора. Такой подход вряд ли сгодится, если в Ожидании у вас постоянно много задач.

В принципе для задачи в Ожидании можно выставить конкретную дату напоминания, проблема тут в том, что не понятно как тогда подобные напоминания отслеживать. Я, например, не пользуюсь страницей Обзор и мне не очень удобно получать напоминания на телефон или IM. Поэтому я поразмышлял и придумал своеобразный патч для списка Next Actions.

Идея в том, чтобы напоминание о задаче из Ожидания воспринимать как Next action (ведь это по сути действие: напомнить другому человеку сделать что-то или, например, проверить поступление платежа), поэтому в принципе логично, если такие напоминания на определенную дату будут отображаться в списке Next actions.

Для достижения этого будем использовать поисковый запрос:
tag:waiting_for AND due:today

Таким образом, финальная версия списка Next Actions будет выглядеть так:
tag:na AND (dueBefore:«2 days of today» OR due:never) AND NOT (tag:maybe) AND NOT ((isRepeating:true AND tag:routine) AND NOT dueBefore:tomorrow) OR (tag:waiting_for AND due:today)

Изменить существующий поисковый запрос для смарт-списка можно в Настройках — Списки.

2) Почему повторяющиеся рутинные задачи автор отфильтровывает из списка "! Следующие действия?" Ведь эти «стволовые» задачи, как их называет Вася Кислый, во многом и составляют основу дня?
2) Боюсь меня не допоняли. Не все повторяющиеся задачи в моей системе отфильтровываются из списка, а только те, которые к тому же являются еще и рутинными.

Поясню. У меня есть ряд ежедневных и еженедельных рутинных дел, вроде зарядки, обзора RTM, выброса мусора. Я не хочу чтобы эти рядовые задачи отображались в моих списках заранее. Более того, ежедневно повторяющиеся задачи способны загромодить ваш рабочий список, потому что после их завершения автоматически генерируются их копии на завтра.

Тем не менее часть рутинных задач являются очень важными или сложными, например мой ежеквартальный финансовый отчет.
Чтобы добиться того, чтобы такие задачи появлялись в моем списке заранее, мне достаточно убедиться, что они не помечены тегом ".рутина".

Спасибо, надеюсь мои ответы были полезны. Дайте знать, если будут еще вопросы.
avatar
1.Создавать ли сохраненные умные списки для всех проектов? Если да, то их становиться огромное кол-во, как с этим бороться?
Полностью согласен с lzrv — создавать смарт списки для каждого проекта не вижу смысла, я добавляю только самые актуальные и те, где больше всего задач. А для рядовых ситуаций выбирать проекты удобно через облако всех тегов справа.
2. Если проект переходит в режим ожидания, переносится в тег ожидание только цель или все задачи?
Пока четкой логики работы в таких случаях у меня не выработалось. Но вопрос действительно важный, буду думать…
avatar
После прочтения начал пользоваться этой системой. До этого пользовался LeaderTask, но там неудобно с синхронизацией, и не бесплатно.
По сути пользуюсь тремя системами:
— Evernote — база знаний (с заметками и мыслями по проектам в том числе)
— RTM — таск-менеджер, когда нужно что-то обязательно сделать, не забыть проконтролировать
— Gmail-контакты (с синхронизайией с Lotus через Awesync и с Андроид)

В принципе, Leader Task в себе объединяет и ведение контактов, и ведение заметок/проектов и таск-менеджер с категориями и контекстами, но не хватает в нём универсальности под Android,Lotus и Mac. А сейчас — это очень важно.

Вернёмся к RTM. Я не создаю списик для всех проектов, только для самых важных/актуальных. Ведь все задачи по проекту можно отобразить кликнув справа в облаке меток по названию проекта. (Облако задач включается в «Настройки»/«Общее»/«Включить облако задач»)

У меня сейчас такие вкладки (перечисляю в том порядке, как они у меня упорядочены и названы):
1) Входящие — сюда помещаются задачи, которые набраны быстро в дороге, без меток
2) Все задачи — здесь всегд можно увидеть все задачи, но это редко когда нужно
3) Проекты — здесь размещаю цели по всем проектам (чтобы не забыть — для чего, и как я потом пойму, что проект удался или не удался)
4) Отправленные — пусто (не удаляемая вкладка)
5) .NOW — аналог .na (просто для меня понятнее слово NOW)
6) .Wait — задачи которые я принял решение обязательно сделать, но не сейчас. Они ждут — wait
7) @control — в этом списке все задачи, которые я делегировал и они у меня на контроле (либо просто мячки не на моей стороне, но нужно помнить об этом). В этом списке все задачи обязательно С ДАТОЙ!
8) @дома — домашние задачки. Все в одном списке. По проектам не разбиваю. Хватит проектов по работе :)
9) @работа — все задачи, связанные с работой. Какие-то задачи по работе, группируются в проекта. Тогда выношу либо в отдельную вкладку, либо пользуюсь облаком задач справа
10) @читать — так много книг хочется прочитать. Чтобы не забыть — держу здесь список книг, которые я либо купил, либо скачал. Т.е. грубо говоря — книги на полке, ждут моего прочтения. Книги, которые я еще думаю читать или нет (ожидают, когда я познакомлюсь с отзывами на них), а также книги прочтенные с выводами (чтобы не забыть) — это все уже размещается в Evernote
11) D0 — задача сделанные за день (приятно посмотреть, когда много делаешь). Это длявнутренней мотивации. Сколько я сегодня вычеркнул.
12) D7 — задачи сделанные за 7 дней
13) maybe — может быть, когда-нибудь, когда буду прибираться в RTM наткнусь и либо удалю, либо запущу в работу.

1328687298-clip-4kb

Теперь по формулам (задаются в Настройки/Списки)
5) .NOW — tag:.now OR (dueBefore:«2 days of today» AND isRepeating:false) OR ((isRepeating:true OR tag:+рутина) AND dueBefore:tomorrow)
6) .Wait — tag:.wait OR (list: Проекты AND (priority:2 OR priority:1))
7) @control — tag:@control
8)@дома — tag:@дома
9)@работа — tag:@работа
10) @читать — tag:@читать
11) D0 — completed:today
12) D7 — completedWithin:«1 week of today»
13) maybe — tag:.maybe
  • lzrv
  • +3
avatar
Еще раз спасибо) Очень помогают примеры из практики других людей. Уже переделал свой RTM, включил облако тегов, посмотрим как пойдет дальше. Правда возникло несколько вопросов:

* Ставите ли вы дату и время на какие-то задания? По идее это проще отслеживается в календаре (я использую Google Calendar). Синхронизация RTM с ним оставляет желать лучшего — задачи подгружаются отдельно в маленькие галочки. Может есть в RTM встроенный календарь?
* Помечаете ли вы тегом .now все задачи проекта или только первое действие (я это еще и из книги «GTD» не понял)?
avatar
Дату и время ставлю, но не на все задания. Google calendar у меня только, чтобы напомнить ДР и какие-то ежегодноповторяющиеся события.
Тегом .now отмечаю только первые действия, верно. Не люблю когда в списке .now накапливается много дел. Меня это напрягает.
avatar
* Ставите ли вы дату и время на какие-то задания? По идее это проще отслеживается в календаре (я использую Google Calendar). Синхронизация RTM с ним оставляет желать лучшего — задачи подгружаются отдельно в маленькие галочки. Может есть в RTM встроенный календарь?

У меня была такая задумка, она немного сыровата, но все равно напишу, может поможет: идея в том, чтобы события, которые обычно вносятся в календарь, отмечать определенным приоритетом в RTM. Это круто тем, что отмеченные приоритетом (читай цветом) задачи, визуально легко различаются.
RTM GTD приоритет
Упрощенный пример, все дни рождения помечаем первым (красным) приоритетом, теперь с первого взгляда на список дел дня или недели сразу видно, если у кого-то др в ближайшее время. Ну и естественно, выставляем дату др, и «повторять каждый год».
avatar
По поводу ответа на 2 вопрос, могу поделиться как у меня это происходит.
2. Если проект переходит в режим ожидания, переносится в тег ожидание только цель или все задачи?
Если хоxу отложить проекта «ненадолго» в .wait, то
— понижаю у цели (вкладка проект) приоритет до 2
— tag .now по всем задачам этого проекта меняю на .wait

Если хоxу отложить проект вообще «надолго», следующий квартал или при появлении каких-нибудь условий, то вообще могу поместить проект в .maybe, тогда
— понижаю у цели (вкладка проект) приоритет до 3
— tag .now по всем задачам этого проекта меняю на .maybe
Естественно что в обоих случаях все задачи проекта остаются объединёнными одним тегом #(имя проекта). И какой бы не был проект, цель по нему — ВСЕГДА должна отражаться во вкладке Проекты, только с разными приоритетами.
Т.е. вкладка Задачи — это список ВСЕХ задач
Вкладка Проекты — это список целей по ВСЕМ проектам
  • lzrv
  • +1
avatar
Спасибо большое за ответ, пока буду делать как вы, может потом что-нибудь и добавлю свое.
avatar
Здравствуйте.
RTM поддерживает напоминания по смс?
avatar
Вообще, да (Настройки → Напоминания). Но насколько я понял из выпадающего списка, снгшных сотовых операторов RTM (пока) не поддерживает.
avatar
Ещё вопрос, может кто ответит. Кто-нибудь работал в Миниплан и RTM, что из этого лучше для ведения списка дел и почему?
avatar
Скажите, допустим есть множество задач по разным проектам, где их хранить, в списке «Задачи» или в списке «Проекты»? Спасибо.
avatar
Всё, разобрался:
Проекты — список, в котором я храню формулировки целей каждого проекта.
avatar
И ещё вопрос:
.Убедить Боба, что я должен выиграть годовой PRO-аккаунт #+rtmgtd #goal #Projects
Точка в начале предложения гарантирует, что формулировка цели окажется в самом начале смарт-списка будущего проекта.
Я так понимаю в начале списка всё таки оказывается задача с выставленной датой?
avatar
С этим вопросом тоже разобрался.
Я использую приоритеты только в этом списке. Средним приоритетом отмечаются цели активных проектов, низшим — потенциальных (которые к тому же отмечаются тегом «возможно»).
Приоритет дополнительно обеспечивает отображение целей в начале списка.
ПРИМЕЧАНИЕ: я использую высший приоритет для отметки задач, связанных с самой Системой, например “Сделать ежедневный обзор”.
Подзадачам по проекту приоритеты не выставлять, только на формулировку цели. Теперь всё стало на свои места.
avatar
Верно, плюс там сверху в выпадающем меню можно выбрать по чем сортировать: приоритет, дата или название задачи.
RTM GTD приоритет сортировка
И настройки могут быть разные для разных списков кстати.
avatar
В течение рабочего дня почти все время я работаю только со списком Следующих действий. Из него мне понятно, какие задачи назначены на сегодня (самые важные задачи согласно ZTD), какие можно выполнить в свободное время (все остальные задачи) и в каком контексте.
Судя по этому тексту автор выделяет 3 самых важных дела ZTD на сегодня назначением даты, остальные задачи идут без даты. Вопрос как он их различает? Тот же пример с покупкой молока, его нужно обязательно купить сегодня, но ведь есть и более важные дела на сегодня.
avatar
Скоро переведу ответы автора на предыдущие вопросы (там материала на хорошую самостоятельную статью:)), потом задам ему этот, если никто раньше не ответит.
avatar
Буду благодарен.
avatar
tag:.na AND NOT tag:.maybe AND (dueBefore:«2 days of today» OR due:never) AND NOT ((isRepeating:true AND tag:routine) AND NOT dueBefore:tomorrow)


Грубо говоря: показывать следующие действия, которые можно выполнить в любое время или за день до их дедлайна,

Оказывается в данный умный список не попадают задания на завтра (но без тега .na)
Например:
Задание на завтра ^Завтра #Задачи

(Удобно для быстрой установки задачи в действие на завтра — кнопкой Отложить)

Я расширил данный поиск до:

tag:.na AND NOT tag:.возможно AND (dueBefore:"2 дня of завтра" OR due:never) AND NOT ((isRepeating:true AND tag:рутина) AND NOT dueBefore:завтра) OR (dueBefore:"2 дня of завтра" AND NOT ((isRepeating:true AND tag:рутина))


Т.е. добавил
OR (dueBefore:"2 дня of завтра" AND NOT ((isRepeating:true AND tag:рутина))
чтобы включить задачи истекающие завтра и исключить повторяющиеся и с тегом рутина

Или я что-то не понял в данной методике?
  • vvs
  • +1
avatar
Оказывается в данный умный список не попадают задания на завтра (но без тега .na)
Если я правильно понял (подраздел Опустошаем Инбокс: назначение тегов), то автор выставляет тег ".na" вообще всем задачам по дефолту, а потенциальные дополнительно награждает тегом ".maybe". Убрал тег ".maybe" — задача стала активной.
А так, да — ваш запрос тоже должен работать, но учитывайте вышесказанное.

Расскажите в двух словах, давно ли стали пользоваться описанной в статье методикой? Как успехи? Очень интересно…
avatar
Назначить дату на завтра (нажать кнопку «Отложить») намного быстрее, чем назначить тег.

Стал использовать после прочтения статьи. Но пока это свалка идей, мыслей. Основную идею GTD — обзор, ещё не ввёл в свою жизнь. Думаю, что вводить надо, так как свалка растёт…

Подскажите, как лучше делать обзор?

P.S. Книгу Аллена ещё не читал, всё руки не доходят… Кажется, что надо было с неё начинать :)
avatar
Подскажите, как лучше делать обзор?
Вот пожалуйста, наша статья:
"Свежее Молоко: ежедневный и еженедельный обзоры с помощью смарт-списков Remember The Milk"
Пропустили:)?
avatar
Очень интересно всё написано. Давно пользуюсь rtm, но вот до этой Конструкции (показывать задачи на день впрерёд, кроме рутинных ) я бы не додумался. Это гениально.

Одно я не понял. Что дает тег .na? Его надо всем задачам присваивать?
avatar
Вот, что пишет автор:
Очень важно выставить теги для всех задач. Как минимум тег соответствующего проекта или тег «возможно». Если это одиночная раздача, я сразу же присваиваю ей тег „.na“ (следующее действие *прим. betteri.ru) и назначаю срок исполнения, если это необходимо. Если это похоже на новый проект, я ставлю тег «возможно» и «цель». После этого я перемещаю все эти задачи в списки Задачи или Проекты.
Еще может помочь этот коммент

Оставить комментарий