Временные контексты в OmniFocus

Временные контексты в OmniFocus

OmniFocus: процесс работы и заметки

Содержание

• Обзор
• Структура проекта
• Контексты
• Перспективы
• Внешняя поддержка и автоматизация
• Чеклисты
• Launch Center Pro
• Каскадирование задач OmniFocus
• Автоматизация
• Скрипты
• Keyboard Maestro
• BusyCal

Обзор

1. OmniFocus, если позволите аналогию с «Трансформерами», – Гримлок
• Мощный
• Медлительный
• Не всегда понятный
• Примеры задач:
• Долгосрочные
• Имеющие конкретную цель
• Задачи в рамках конкретных проектов
2. Due – Джазз
• Быстрый
• Зависимый
• Стильно и умно разработанный
• Примеры задач:
• Напоминание о повторяющихся действиях
• Напоминание о заданиях, обозначенных в OmniFocus
• Простые задачи, которые нужно выполнить в ближайшее время

Хочу сразу честно сказать

• Я вовсе не испытываю сказочного блаженства от использования OmniFocus.
• Я начал пользоваться программой исключительно из уважения к Мерлину Манну. Это было пять прекрасных лет тому назад.
• Приложения типа «на все случаи жизни» — не лучший выбор для людей с синдромом гиперактивности и дефицита внимания.
• От сочетания слов «Оптимизация базы данных» меня аж трясет.
• Я перестал рекомендовать программу друзьям еще два года назад.

Структура проектов

• Ритуалы – Повторяющиеся задачи/проекты
• Чеклисты – набор списков простых односложных повторяющихся дел.
• Задачи, которые необходимо выполнять раз в неделю
• Задачи, которые необходимо выполнять раз в две недели
• Задачи, которые необходимо выполнять раз в месяц
• Задачи, которые необходимо выполнять раз в квартал
• Задачи, которые необходимо выполнять раз в год
• Задачи, повторяющиеся без строгой периодичности – Закупка лекарств для гиперактивности и анкилозирующего спондилоартрита
• Семья – Проекты, связанные с родными.
• Дом – Проекты, связанные с работой по дому.
• Диссертация – Проекты, связанные с моей магистерской диссертацией.
• Фонд знаний – Проекты связанные с обучением
• Проекты, связанные с подготовкой документации, которая может понадобиться при прохождении собеседований.
• Проекты, связанные с изучением новых программ и приложений.
• Проекты, связанные с изучением новых языков программирования.
• Личные – личные проекты
• Программирование
• Tetris pattern analysis
• Кипа – куча списков простых неповторяющихся заданий.
• Первостепенные простые задачи – мой основной список односложных действий. В нем не может быть более 15 задач.
• Скрипт оповещает меня, если лимит превышен
• Список покупок
• Скрипт дублирует списки необходимых покупок в общие списки программы Напоминания.
• Когда задачи выполнены, другой скрипт синхронизирует списки в Напоминания и OmniFocus
• Модификации системы – Мысли насчет того, как можно улучшить мою систему. К слову, 95% этих идей – полное говно.
• Обсудить – Напоминания о вещах, которые мне нужно с кем-либо обсудить.
• Разработка проектов – Сложные проекты, которые в данный момент находятся на стадии планирования. Планирование в основном проводится в OmniOutliner или iThoughts.
• Шаблоны – Папка, содержащая часто используемые образцы структуры проектов.
• Может быть/когда-нибудь – Список возможных проектов. Поместив сюда новую идею, я не возвращаюсь к ней как минимум сутки – это помогает позднее принять правильное решение. Большинство проектов удаляется в течение недели. (На недостаток ужасных идей я никогда не жаловался)
• Возможные Семейные проекты – Список потенциальных проектов категории «Семья».
• Проекты не задерживаются здесь более двух недель
• Дефолтный статус: Заморожен
• Потенциальные личные проекты – Список возможных сайд-проектов
• Решение по проектам из этого списка должно быть принято не позднее чем через две недели с момента помещения.
• Дефолтный статус: Заморожен

Контексты

Структура контекстов

• Люди – контекст высшего уровня. Теги включают группы, отдельных людей и «ожидаемые».
• Общение – звонки, электронная почта, смс, мессенджеры.
• Дом – контекст высшего уровня. Включает один вложенный подконтекст: лужайка/двор.
• Стена — Папка для задач, связанных с планированием, обдумыванием, взвешиванием, составлением ассоциативных диаграмм. Иногда приходится просто сидеть, уставившись в стену. Могу сказать, что последнее не раз помогало мне не свихнуться.
• Утро – Дела, которые лучше всего делаются с самого утра. Обычно это программирование и техническая писанина.
• Время начала: 06:00
• День – дела, которые лучше всего делать, когда я уже потихоньку начинаю уставать и, как следствие, тупить. Обычно сюда относятся исследования и административные задачи.
• Время начала: 13:00
• Вечер – семейные и личные дела, с которыми я могу справиться уже в полусонном состоянии.
• Время начала: 17:00
• Места – контекст высшего порядка. Вложенные контексты включают в себя ряд магазинов.
• Надо подумать – сюда отправляются задачи и проекты, которые оказываются под сомнением.
• Посмотреть позже — если я не уверен на 100% в каком-либо аспекте задания/проекта, я присваиваю ему этот контекст, и откладываю до следующей ревизии. На этом принципе в значительно мере строится вся моя система.
• Дефолтный статус: Заморожен.

Причины

• Я работаю на дому. Половину времени я посвящаю сыну, другую половину – магистерской диссертации.
• Я постоянно нахожусь возле компьютера.
• Если у меня нет доступа к интернету, мне есть чем заняться.
• Можете называть контекст как угодно, но для меня – это лишь средство еще более сузить список доступных задач.
• Задайте мне вопрос: что важно для вас?
• Семья
• Работа
• Не трахать себе мозг над полями задач в OmniFocus
• Я использую три скрипта, которые назначают время начала для моих задач если:
• У них есть время начала
• Для них определен один из трех контекстов: Утро, День, Вечер.
• Я редко парюсь над тем, когда нужно выполнить то или иное задание, когда добавляю его в инбокс.
• Я считаю что добавлять метаданные сейчас – попросту терять свое время. Как в данный момент, так и в будущем.
• Просто прикрепляем задание к проекту и едем дальше.
• Какая от этого польза – это заставляет меня проверять списки. Каждый день.

Перспективы

• Адски важные – Связанное с семьей и домом.
• Важные пометки (Core-Flagged) – позаимствовано из «Создай поток с OmniFocus» (книга)
• Чеклисты – организовывает папку с чеклистами, объединяет их по контекстам
• Люди – организовывает контекст «Люди» и «Общение», объединяет их по контекстам
• Первостепенные простые задачи – организовывает многочисленные списки простых задач
• Список покупок
• Стена – организовывает контекст «Стена» в режиме проекта. Указывает статус.
• Застопорившиеся проекты
• Почистить завершенные задачи из категории «Ритуалы» — мне не приходится по нескольку раз архивировать одно и то же задание.
• Нейтральные – позаимствовано из «Создай поток с OmniFocus» (книга)

Внешняя поддержка и автоматизация

Чеклисты

• Из раза в раз, действуй одним и тем же способом, в одно и то же время.
• Все, что следует ниже, хранится в формате OPML, поэтому может быть также открыто в OmniOutliner, CarbonFin, или iThoughts:
• Цели
• Не по Сеньке шапка
• Утренний обзор (чеклист)
• Вечерний обзор (чеклист)
• Работа по дому: утро (чеклист)
• Работа по дому: вечер (чеклист)
• Выйди из дома

Launch Center Pro

• Группа «OmniFocus»
• Новое

• omnifocus:///add?name=

• Новая запись + буфер обмена

• omnifocus:///add?name=&note=[clipboard]

• Обсудить с женой

• omnifocus:///add?name=Обсудить%20[prompt]%20с%20ЦЕНЗУРА

• Спланировать новый проект

• omnifocus:///add?name=спланировать%20новый%20проект%20к%20

• Отменить

• omnifocus:///add?name=отменить

• Исследование и вопросы

• omnifocus:///add?name=R%26Q%20%E2%80%94%20

• Исследование и вопросы + буфер обмена

• omnifocus:///add?name=R%26Q%20%E2%80%94%20&note=[clipboard]

• Группа «Важное»
• Адски важные

• omnifocus:///perspective/Адски%20важные

• Следующие действия

• omnifocus:///perspective/Следующие%20действия

• Люди

• omnifocus:///perspective/Люди

• Core-Flagged

• omnifocus:///perspective/Core-Flagged

• Чек-листы

• omnifocus:///perspective/Чек-листы

Каскадирование задач в OmniFocus

• Задачи в OmniFocus могут создавать дополнительные задачи, для этого в поле заметки нужно добавить соответствующий URL
• Это будет полезно в случае задач, не имеющих строгой периодичности повторения
• В первом примере задача считается выполненной, если крыльцо подметать не нужно. Если крыльцо подмести-таки нужно, я нажимаю на URL и выполняю задачу.
• Второй пример дает более развернутую иллюстрацию принципа. В итоге имеем целых два дополнительных задания
• Проверить, нужно ли подмести крыльцо

• omnifocus:///add?name=Подмести%20крыльцо

• Выполнить шаг 1 проекта x

• omnifocus:///add?name=Выполнить%20шаг%20два&note=omnifocus%3A%2F%2F%2Fadd%3fname%3dвыполнить%2520шаг%2520три

Автоматизация

Скрипты

• Мои скрипты
• Скрипты, назначающие время начала
• Скрипты, присваивающие задаче статус «Длительная» (время выполнения – в районе 4-х часов)
• Скрипты, присваивающие задаче статус «Быстрая» (время на выполнение – порядка 10 минут)
• Отправить задания OmniFocus в Due
• Отправить OmniFocus to Напоминания
• Расшаренный (с женой) список покупок
• Отправить задания OmniFocus в OmniOutliner

• Заголовок
      YYYMMMDDD_HHMMSS
      URL (если есть/необходим)
      Заметки

• Отправить задания OmniFocus в MindManager
• Отправить задания OmniFocus в TaskPaper

• Заголовок
      YYYMMMDDD_HHMMSS
      URL (если есть/необходим)
      Заметки

• Отправить задания OmniFocus в nvALT

• Дата:     YYYMMMDDD_HHMMSS
  Проект:   OmniFocus Poject URI
      
  # Заголовок
  Заметки
  IF URL:
  Источник: URL

• Отправить задания OmniFocus в буфер обмена в виде URL в формате Markdown
• Скрипты других ребят
• Today, Tomorrow, Snooze
• Cycle Task States
• Display Projects as Flat Lists (RobTrew)

Keyboard Maestro

• Архивируй устаревшие данные каждую неделю
• Мои функции OmniFocus в Keyboard Maestro:

BusyCal

• Запустить чеклист утреннего обзора
• Запустить чеклист вечернего обзора
• Запустить чеклист еженедельного обзора

• Личный опыт использования OmniFocus для GTD. Большое руководство по настройке эффективной системы
• Система работы в OmniFocus на основе матрицы Эйзенхауэра