Временные контексты в OmniFocus

Временные контексты в OmniFocus


Давайте поговорим о контекстах и автоматизации в OmniFocus.

Приблизительный размер поста ≈ 7 страниц.

OmniFocus: процесс работы и заметки


Содержание

Обзор
Моя система тайм-менеджмента опирается в своей работе на два приложения:
  1. OmniFocus, если позволите аналогию с «Трансформерами», – Гримлок
    • Мощный
    • Медлительный
    • Не всегда понятный
    • Примеры задач:
      • Долгосрочные
      • Имеющие конкретную цель
      • Задачи в рамках конкретных проектов
  2. DueДжазз
    • Быстрый
    • Зависимый
    • Стильно и умно разработанный
    • Примеры задач:
      • Напоминание о повторяющихся действиях
      • Напоминание о заданиях, обозначенных в OmniFocus
      • Простые задачи, которые нужно выполнить в ближайшее время

Хочу сразу честно сказать
  • Я вовсе не испытываю сказочного блаженства от использования OmniFocus.
    • Я начал пользоваться программой исключительно из уважения к Мерлину Манну. Это было пять прекрасных лет тому назад.
  • Приложения типа «на все случаи жизни» — не лучший выбор для людей с синдромом гиперактивности и дефицита внимания.
  • От сочетания слов «Оптимизация базы данных» меня аж трясет.
  • Я перестал рекомендовать программу друзьям еще два года назад.

Структура проектов
  • Ритуалы – Повторяющиеся задачи/проекты
    • Чеклисты – набор списков простых односложных повторяющихся дел.
      • Задачи, которые необходимо выполнять раз в неделю
      • Задачи, которые необходимо выполнять раз в две недели
      • Задачи, которые необходимо выполнять раз в месяц
      • Задачи, которые необходимо выполнять раз в квартал
      • Задачи, которые необходимо выполнять раз в год
      • Задачи, повторяющиеся без строгой периодичности – Закупка лекарств для гиперактивности и анкилозирующего спондилоартрита
    • Семья – Проекты, связанные с родными.
    • Дом – Проекты, связанные с работой по дому.
    • Диссертация – Проекты, связанные с моей магистерской диссертацией.
  • Фонд знаний – Проекты связанные с обучением
    • Проекты, связанные с подготовкой документации, которая может понадобиться при прохождении собеседований.
    • Проекты, связанные с изучением новых программ и приложений.
    • Проекты, связанные с изучением новых языков программирования.
  • Личные – личные проекты
    • Программирование
    • Tetris pattern analysis
  • Кипа – куча списков простых неповторяющихся заданий.
    • Первостепенные простые задачи – мой основной список односложных действий. В нем не может быть более 15 задач.
      • Скрипт оповещает меня, если лимит превышен
    • Список покупок
      • Скрипт дублирует списки необходимых покупок в общие списки программы Напоминания.
      • Когда задачи выполнены, другой скрипт синхронизирует списки в Напоминания и OmniFocus
    • Модификации системы – Мысли насчет того, как можно улучшить мою систему. К слову, 95% этих идей – полное говно.
    • Обсудить – Напоминания о вещах, которые мне нужно с кем-либо обсудить.
    • Разработка проектов – Сложные проекты, которые в данный момент находятся на стадии планирования. Планирование в основном проводится в OmniOutliner или iThoughts.
    • Шаблоны – Папка, содержащая часто используемые образцы структуры проектов.
  • Может быть/когда-нибудь – Список возможных проектов. Поместив сюда новую идею, я не возвращаюсь к ней как минимум сутки – это помогает позднее принять правильное решение. Большинство проектов удаляется в течение недели. (На недостаток ужасных идей я никогда не жаловался)
    • Возможные Семейные проекты – Список потенциальных проектов категории «Семья».
      • Проекты не задерживаются здесь более двух недель
      • Дефолтный статус: Заморожен
    • Потенциальные личные проекты – Список возможных сайд-проектов
      • Решение по проектам из этого списка должно быть принято не позднее чем через две недели с момента помещения.
      • Дефолтный статус: Заморожен

Контексты
Структура контекстов
  • Люди – контекст высшего уровня. Теги включают группы, отдельных людей и «ожидаемые».
  • Общение – звонки, электронная почта, смс, мессенджеры.
  • Дом – контекст высшего уровня. Включает один вложенный подконтекст: лужайка/двор.
  • Стена — Папка для задач, связанных с планированием, обдумыванием, взвешиванием, составлением ассоциативных диаграмм. Иногда приходится просто сидеть, уставившись в стену. Могу сказать, что последнее не раз помогало мне не свихнуться.
  • Утро – Дела, которые лучше всего делаются с самого утра. Обычно это программирование и техническая писанина.
    • Время начала: 06:00
  • День – дела, которые лучше всего делать, когда я уже потихоньку начинаю уставать и, как следствие, тупить. Обычно сюда относятся исследования и административные задачи.
    • Время начала: 13:00
  • Вечер – семейные и личные дела, с которыми я могу справиться уже в полусонном состоянии.
    • Время начала: 17:00
  • Места – контекст высшего порядка. Вложенные контексты включают в себя ряд магазинов.
  • Надо подумать – сюда отправляются задачи и проекты, которые оказываются под сомнением.
    • Посмотреть позже — если я не уверен на 100% в каком-либо аспекте задания/проекта, я присваиваю ему этот контекст, и откладываю до следующей ревизии. На этом принципе в значительно мере строится вся моя система.
    • Дефолтный статус: Заморожен.

Причины
  • Я работаю на дому. Половину времени я посвящаю сыну, другую половину – магистерской диссертации.
    • Я постоянно нахожусь возле компьютера.
    • Если у меня нет доступа к интернету, мне есть чем заняться.
  • Можете называть контекст как угодно, но для меня – это лишь средство еще более сузить список доступных задач.
  • Задайте мне вопрос: что важно для вас?
    • Семья
    • Работа
    • Не трахать себе мозг над полями задач в OmniFocus
  • Я использую три скрипта, которые назначают время начала для моих задач если:
    • У них есть время начала
    • Для них определен один из трех контекстов: Утро, День, Вечер.
  • Я редко парюсь над тем, когда нужно выполнить то или иное задание, когда добавляю его в инбокс.
    • Я считаю что добавлять метаданные сейчас – попросту терять свое время. Как в данный момент, так и в будущем.
    • Просто прикрепляем задание к проекту и едем дальше.
  • Какая от этого польза – это заставляет меня проверять списки. Каждый день.

Все очень просто:

Обратите внимание, контексты День и Вечер появляются не ранее заданного времени начала.

Важно: Четкая система имен и функция поиска помогут быстро и эффективно объединять схожие задания в группы.

Перспективы
  • Адски важные – Связанное с семьей и домом.
  • Важные пометки (Core-Flagged) – позаимствовано из «Создай поток с OmniFocus» (книга)
  • Чеклисты – организовывает папку с чеклистами, объединяет их по контекстам
  • Люди – организовывает контекст «Люди» и «Общение», объединяет их по контекстам
  • Первостепенные простые задачи – организовывает многочисленные списки простых задач
  • Список покупок
  • Стена – организовывает контекст «Стена» в режиме проекта. Указывает статус.
  • Застопорившиеся проекты
  • Почистить завершенные задачи из категории «Ритуалы» — мне не приходится по нескольку раз архивировать одно и то же задание.
  • Нейтральные – позаимствовано из «Создай поток с OmniFocus» (книга)

Внешняя поддержка и автоматизация

Чеклисты
  • Из раза в раз, действуй одним и тем же способом, в одно и то же время.
  • Все, что следует ниже, хранится в формате OPML, поэтому может быть также открыто в OmniOutliner, CarbonFin, или iThoughts:
    • Цели
    • Не по Сеньке шапка
    • Утренний обзор (чеклист)
    • Вечерний обзор (чеклист)
    • Работа по дому: утро (чеклист)
    • Работа по дому: вечер (чеклист)
    • Выйди из дома

Launch Center Pro
  • Группа «OmniFocus»
    • Новое
    • omnifocus:///add?name=
    • Новая запись + буфер обмена
    • omnifocus:///add?name=&note=[clipboard]
    • Обсудить с женой
    • omnifocus:///add?name=Обсудить%20[prompt]%20с%20ЦЕНЗУРА
    • Спланировать новый проект
    • omnifocus:///add?name=спланировать%20новый%20проект%20к%20
    • Отменить
    • omnifocus:///add?name=отменить
    • Исследование и вопросы
    • omnifocus:///add?name=R%26Q%20%E2%80%94%20
    • Исследование и вопросы + буфер обмена
    • omnifocus:///add?name=R%26Q%20%E2%80%94%20&note=[clipboard]
  • Группа «Важное»
    • Адски важные
    • omnifocus:///perspective/Адски%20важные
    • Следующие действия
    • omnifocus:///perspective/Следующие%20действия
    • Люди
    • omnifocus:///perspective/Люди
    • Core-Flagged
    • omnifocus:///perspective/Core-Flagged
    • Чек-листы
    • omnifocus:///perspective/Чек-листы
Каскадирование задач в OmniFocus
Апдейт: Сейчас для этих целей использую Due
  • Задачи в OmniFocus могут создавать дополнительные задачи, для этого в поле заметки нужно добавить соответствующий URL
  • Это будет полезно в случае задач, не имеющих строгой периодичности повторения
  • В первом примере задача считается выполненной, если крыльцо подметать не нужно. Если крыльцо подмести-таки нужно, я нажимаю на URL и выполняю задачу.
  • Второй пример дает более развернутую иллюстрацию принципа. В итоге имеем целых два дополнительных задания
    • Проверить, нужно ли подмести крыльцо
    • omnifocus:///add?name=Подмести%20крыльцо
    • Выполнить шаг 1 проекта x
    • omnifocus:///add?name=Выполнить%20шаг%20два&note=omnifocus%3A%2F%2F%2Fadd%3fname%3dвыполнить%2520шаг%2520три

Автоматизация
Это не полный список… там сам черт ногу сломит
Скрипты
  • Мои скрипты
    • Скрипты, назначающие время начала
    • Скрипты, присваивающие задаче статус «Длительная» (время выполнения – в районе 4-х часов)
    • Скрипты, присваивающие задаче статус «Быстрая» (время на выполнение – порядка 10 минут)
    • Отправить задания OmniFocus в Due
    • Отправить OmniFocus to Напоминания
      • Расшаренный (с женой) список покупок
    • Отправить задания OmniFocus в OmniOutliner
    • Заголовок
          YYYMMMDDD_HHMMSS
          URL (если есть/необходим)
          Заметки
    • Отправить задания OmniFocus в MindManager
    • Отправить задания OmniFocus в TaskPaper
    • Заголовок
          YYYMMMDDD_HHMMSS
          URL (если есть/необходим)
          Заметки
    • Отправить задания OmniFocus в nvALT
    • Дата:     YYYMMMDDD_HHMMSS
      Проект:   OmniFocus Poject URI
          
      # Заголовок
      Заметки
      IF URL:
      Источник: URL
    • Отправить задания OmniFocus в буфер обмена в виде URL в формате Markdown
  • Скрипты других ребят

Keyboard Maestro



BusyCal
  • Запустить чеклист утреннего обзора
  • Запустить чеклист вечернего обзора
  • Запустить чеклист еженедельного обзора

Оригинал

Еще полезно прочитать по теме:

7 комментариев

avatar
Мда… Интересно, сколько у автора задач категории Next и Scheduled всего? Как мне кажется, что нужно иметь как минимум несколько тысяч, чтобы испытывать потребности в ТАКОМ.
avatar
А мне очень понравилась степень автоматизации — я даже не думал, что настолько можно автоматизировать :)
avatar
OmniFocus платная?
avatar
Да, платная, но одна из лучших.
avatar
Не только платная, но дорогая. И только для избравших экосистему Apple
avatar
Все это классно, но что делать неррациональным людям который просто не могут использовать настолько системные решения?
avatar
Если вы искали сайт, на котором спокойно можно посмотреть любимый сериал без навязчивой рекламы, то вы его нашли. Здесь вы увидите все сезоны и серии Игры престолов в HD качестве совершенно бесплатно.

Оставить комментарий