Временные контексты в OmniFocus

Временные контексты в OmniFocus


Давайте поговорим о контекстах и автоматизации в OmniFocus.

Приблизительный размер поста ≈ 7 страниц.

OmniFocus: процесс работы и заметки


Содержание

Обзор
Моя система тайм-менеджмента опирается в своей работе на два приложения:
  1. OmniFocus, если позволите аналогию с «Трансформерами», – Гримлок
    • Мощный
    • Медлительный
    • Не всегда понятный
    • Примеры задач:
      • Долгосрочные
      • Имеющие конкретную цель
      • Задачи в рамках конкретных проектов
  2. DueДжазз
    • Быстрый
    • Зависимый
    • Стильно и умно разработанный
    • Примеры задач:
      • Напоминание о повторяющихся действиях
      • Напоминание о заданиях, обозначенных в OmniFocus
      • Простые задачи, которые нужно выполнить в ближайшее время

Хочу сразу честно сказать
  • Я вовсе не испытываю сказочного блаженства от использования OmniFocus.
    • Я начал пользоваться программой исключительно из уважения к Мерлину Манну. Это было пять прекрасных лет тому назад.
  • Приложения типа «на все случаи жизни» — не лучший выбор для людей с синдромом гиперактивности и дефицита внимания.
  • От сочетания слов «Оптимизация базы данных» меня аж трясет.
  • Я перестал рекомендовать программу друзьям еще два года назад.

Структура проектов
  • Ритуалы – Повторяющиеся задачи/проекты
    • Чеклисты – набор списков простых односложных повторяющихся дел.
      • Задачи, которые необходимо выполнять раз в неделю
      • Задачи, которые необходимо выполнять раз в две недели
      • Задачи, которые необходимо выполнять раз в месяц
      • Задачи, которые необходимо выполнять раз в квартал
      • Задачи, которые необходимо выполнять раз в год
      • Задачи, повторяющиеся без строгой периодичности – Закупка лекарств для гиперактивности и анкилозирующего спондилоартрита
    • Семья – Проекты, связанные с родными.
    • Дом – Проекты, связанные с работой по дому.
    • Диссертация – Проекты, связанные с моей магистерской диссертацией.
  • Фонд знаний – Проекты связанные с обучением
    • Проекты, связанные с подготовкой документации, которая может понадобиться при прохождении собеседований.
    • Проекты, связанные с изучением новых программ и приложений.
    • Проекты, связанные с изучением новых языков программирования.
  • Личные – личные проекты
    • Программирование
    • Tetris pattern analysis
  • Кипа – куча списков простых неповторяющихся заданий.
    • Первостепенные простые задачи – мой основной список односложных действий. В нем не может быть более 15 задач.
      • Скрипт оповещает меня, если лимит превышен
    • Список покупок
      • Скрипт дублирует списки необходимых покупок в общие списки программы Напоминания.
      • Когда задачи выполнены, другой скрипт синхронизирует списки в Напоминания и OmniFocus
    • Модификации системы – Мысли насчет того, как можно улучшить мою систему. К слову, 95% этих идей – полное говно.
    • Обсудить – Напоминания о вещах, которые мне нужно с кем-либо обсудить.
    • Разработка проектов – Сложные проекты, которые в данный момент находятся на стадии планирования. Планирование в основном проводится в OmniOutliner или iThoughts.
    • Шаблоны – Папка, содержащая часто используемые образцы структуры проектов.
  • Может быть/когда-нибудь – Список возможных проектов. Поместив сюда новую идею, я не возвращаюсь к ней как минимум сутки – это помогает позднее принять правильное решение. Большинство проектов удаляется в течение недели. (На недостаток ужасных идей я никогда не жаловался)
    • Возможные Семейные проекты – Список потенциальных проектов категории «Семья».
      • Проекты не задерживаются здесь более двух недель
      • Дефолтный статус: Заморожен
    • Потенциальные личные проекты – Список возможных сайд-проектов
      • Решение по проектам из этого списка должно быть принято не позднее чем через две недели с момента помещения.
      • Дефолтный статус: Заморожен

Контексты
Структура контекстов
  • Люди – контекст высшего уровня. Теги включают группы, отдельных людей и «ожидаемые».
  • Общение – звонки, электронная почта, смс, мессенджеры.
  • Дом – контекст высшего уровня. Включает один вложенный подконтекст: лужайка/двор.
  • Стена — Папка для задач, связанных с планированием, обдумыванием, взвешиванием, составлением ассоциативных диаграмм. Иногда приходится просто сидеть, уставившись в стену. Могу сказать, что последнее не раз помогало мне не свихнуться.
  • Утро – Дела, которые лучше всего делаются с самого утра. Обычно это программирование и техническая писанина.
    • Время начала: 06:00
  • День – дела, которые лучше всего делать, когда я уже потихоньку начинаю уставать и, как следствие, тупить. Обычно сюда относятся исследования и административные задачи.
    • Время начала: 13:00
  • Вечер – семейные и личные дела, с которыми я могу справиться уже в полусонном состоянии.
    • Время начала: 17:00
  • Места – контекст высшего порядка. Вложенные контексты включают в себя ряд магазинов.
  • Надо подумать – сюда отправляются задачи и проекты, которые оказываются под сомнением.
    • Посмотреть позже — если я не уверен на 100% в каком-либо аспекте задания/проекта, я присваиваю ему этот контекст, и откладываю до следующей ревизии. На этом принципе в значительно мере строится вся моя система.
    • Дефолтный статус: Заморожен.

Причины
  • Я работаю на дому. Половину времени я посвящаю сыну, другую половину – магистерской диссертации.
    • Я постоянно нахожусь возле компьютера.
    • Если у меня нет доступа к интернету, мне есть чем заняться.
  • Можете называть контекст как угодно, но для меня – это лишь средство еще более сузить список доступных задач.
  • Задайте мне вопрос: что важно для вас?
    • Семья
    • Работа
    • Не трахать себе мозг над полями задач в OmniFocus
  • Я использую три скрипта, которые назначают время начала для моих задач если:
    • У них есть время начала
    • Для них определен один из трех контекстов: Утро, День, Вечер.
  • Я редко парюсь над тем, когда нужно выполнить то или иное задание, когда добавляю его в инбокс.
    • Я считаю что добавлять метаданные сейчас – попросту терять свое время. Как в данный момент, так и в будущем.
    • Просто прикрепляем задание к проекту и едем дальше.
  • Какая от этого польза – это заставляет меня проверять списки. Каждый день.

Все очень просто:

Обратите внимание, контексты День и Вечер появляются не ранее заданного времени начала.

Важно: Четкая система имен и функция поиска помогут быстро и эффективно объединять схожие задания в группы.

Перспективы
  • Адски важные – Связанное с семьей и домом.
  • Важные пометки (Core-Flagged) – позаимствовано из «Создай поток с OmniFocus» (книга)
  • Чеклисты – организовывает папку с чеклистами, объединяет их по контекстам
  • Люди – организовывает контекст «Люди» и «Общение», объединяет их по контекстам
  • Первостепенные простые задачи – организовывает многочисленные списки простых задач
  • Список покупок
  • Стена – организовывает контекст «Стена» в режиме проекта. Указывает статус.
  • Застопорившиеся проекты
  • Почистить завершенные задачи из категории «Ритуалы» — мне не приходится по нескольку раз архивировать одно и то же задание.
  • Нейтральные – позаимствовано из «Создай поток с OmniFocus» (книга)

Внешняя поддержка и автоматизация

Чеклисты
  • Из раза в раз, действуй одним и тем же способом, в одно и то же время.
  • Все, что следует ниже, хранится в формате OPML, поэтому может быть также открыто в OmniOutliner, CarbonFin, или iThoughts:
    • Цели
    • Не по Сеньке шапка
    • Утренний обзор (чеклист)
    • Вечерний обзор (чеклист)
    • Работа по дому: утро (чеклист)
    • Работа по дому: вечер (чеклист)
    • Выйди из дома

Launch Center Pro
  • Группа «OmniFocus»
    • Новое
    • omnifocus:///add?name=
    • Новая запись + буфер обмена
    • omnifocus:///add?name=&note=[clipboard]
    • Обсудить с женой
    • omnifocus:///add?name=Обсудить%20[prompt]%20с%20ЦЕНЗУРА
    • Спланировать новый проект
    • omnifocus:///add?name=спланировать%20новый%20проект%20к%20
    • Отменить
    • omnifocus:///add?name=отменить
    • Исследование и вопросы
    • omnifocus:///add?name=R%26Q%20%E2%80%94%20
    • Исследование и вопросы + буфер обмена
    • omnifocus:///add?name=R%26Q%20%E2%80%94%20&note=[clipboard]
  • Группа «Важное»
    • Адски важные
    • omnifocus:///perspective/Адски%20важные
    • Следующие действия
    • omnifocus:///perspective/Следующие%20действия
    • Люди
    • omnifocus:///perspective/Люди
    • Core-Flagged
    • omnifocus:///perspective/Core-Flagged
    • Чек-листы
    • omnifocus:///perspective/Чек-листы
Каскадирование задач в OmniFocus
Апдейт: Сейчас для этих целей использую Due
  • Задачи в OmniFocus могут создавать дополнительные задачи, для этого в поле заметки нужно добавить соответствующий URL
  • Это будет полезно в случае задач, не имеющих строгой периодичности повторения
  • В первом примере задача считается выполненной, если крыльцо подметать не нужно. Если крыльцо подмести-таки нужно, я нажимаю на URL и выполняю задачу.
  • Второй пример дает более развернутую иллюстрацию принципа. В итоге имеем целых два дополнительных задания
    • Проверить, нужно ли подмести крыльцо
    • omnifocus:///add?name=Подмести%20крыльцо
    • Выполнить шаг 1 проекта x
    • omnifocus:///add?name=Выполнить%20шаг%20два&note=omnifocus%3A%2F%2F%2Fadd%3fname%3dвыполнить%2520шаг%2520три

Автоматизация
Это не полный список… там сам черт ногу сломит
Скрипты
  • Мои скрипты
    • Скрипты, назначающие время начала
    • Скрипты, присваивающие задаче статус «Длительная» (время выполнения – в районе 4-х часов)
    • Скрипты, присваивающие задаче статус «Быстрая» (время на выполнение – порядка 10 минут)
    • Отправить задания OmniFocus в Due
    • Отправить OmniFocus to Напоминания
      • Расшаренный (с женой) список покупок
    • Отправить задания OmniFocus в OmniOutliner
    • Заголовок
          YYYMMMDDD_HHMMSS
          URL (если есть/необходим)
          Заметки
    • Отправить задания OmniFocus в MindManager
    • Отправить задания OmniFocus в TaskPaper
    • Заголовок
          YYYMMMDDD_HHMMSS
          URL (если есть/необходим)
          Заметки
    • Отправить задания OmniFocus в nvALT
    • Дата:     YYYMMMDDD_HHMMSS
      Проект:   OmniFocus Poject URI
          
      # Заголовок
      Заметки
      IF URL:
      Источник: URL
    • Отправить задания OmniFocus в буфер обмена в виде URL в формате Markdown
  • Скрипты других ребят

Keyboard Maestro



BusyCal
  • Запустить чеклист утреннего обзора
  • Запустить чеклист вечернего обзора
  • Запустить чеклист еженедельного обзора

Оригинал

Еще полезно прочитать по теме:

6 комментариев

avatar
Мда… Интересно, сколько у автора задач категории Next и Scheduled всего? Как мне кажется, что нужно иметь как минимум несколько тысяч, чтобы испытывать потребности в ТАКОМ.
avatar
А мне очень понравилась степень автоматизации — я даже не думал, что настолько можно автоматизировать :)
avatar
OmniFocus платная?
avatar
Да, платная, но одна из лучших.
avatar
Не только платная, но дорогая. И только для избравших экосистему Apple
avatar
Все это классно, но что делать неррациональным людям который просто не могут использовать настолько системные решения?

Оставить комментарий