Yesterbox - метод обработки электронной почты от Тони Шея, CEO Zappos

Последние десять лет входящие сообщения в моем электронном почтовом ящике служили мне списком заданий на день… и чем их больше, тем напряженней обещает быть мой день. Но проблема в том, что их поток не прекращается, мне кажется, я никогда не доберусь до заветной цели – 0 в графе «Входящие», потому что как только я начинаю отправлять электронные письма, на меня тут же обрушивается лавина ответов. И даже если мне все же удается достичь Inbox Zero (что за последние 10 лет случалось не больше 10 раз), почивать на лаврах приходится не более нескольких часов.

В 2012 году мне показалось что мой почтовый ящик вконец взбесился. Мне казалось, что поток писем никогда не прекратится. В итоге, до множества важных писем я элементарно не добирался, потому что не хотел с ними возиться, все откладывал, откладывал… и даже спустя месяцы они оставались без ответа.

В конце прошлого года я начал экспериментировать с новой техникой работы с электронной почтой, которая оказалась на удивление эффективной.
Теперь же я хочу поделиться ею с вами, и хочу, чтобы и вы распространяли ее среди своих коллег и друзей. Я назвал эту технику «Yesterbox» (от англ. yesterday – вчера и inbox – входящие), поскольку основная ее идея заключается в том, чтобы отвечать не на сегодняшние, а на вчерашние входящие сообщения.

Вот основные идеи того, что я называю Yesterbox:

1. Ваш список дел на сегодня включает лишь те сообщения, которые вы получили вчера (отсюда и название). Что мне больше всего нравится, так это то, что вставая утром с постели, я точно знаю количество писем, которые мне нужно обработать, я чувствую, что куда-то движусь, стремлюсь к чему-то реальному по мере того как разделываюсь с очередным сообщением, и итогом работы всегда будет 0 входящих (вчерашних) писем.

Как итог, вы действительно испытываете то прекрасное чувство свершения, что невероятно важно. Стоит также отметить, что в половине случаев, я полностью заканчиваю разбор имейлов к полудню. И даже с учетом того, что я редко отвечаю на письмо в день его получения, я стал более «ответственным» чем был раньше. Люди получают мой ответ на следующий день (а не через неделю, месяц или полгода, что случалось довольно часто, потому что я постоянно мешкал с особенно ответственными письмами).

2. Если дело может подождать 48 часов, не отвечайте на письмо, которое пришло сегодня, даже если оно требует простого «да» или «нет». Это правило очень сложно не нарушать в первую неделю, потому что соблазн поскорей ответить на такой имейл очень, ОЧЕНЬ велик. По сути, вам необходимо настроиться на мысль, что беспокоиться о входящих не стоит… просто не обращайте внимание на сегодняшние сообщения, это заботы завтрашнего дня… опять же, если они не сверхсрочные. Ваша задача на сегодня – расчистить вчерашнюю почту.

3. Занимаясь вчерашними письмами, примите себе за правило – вы не можете просматривать сегодняшнюю почту, пока не обработаете хотя бы 10 сообщений, что пришли вчера. Лишь после того как вы обработаете 10 писем (т.е. удалите их из входящих ответив, переместив, удалив или занеся их в календарь (об этом позже), вы получаете в качестве «награды» возможность прочитать, что вам пришло сегодня. (Что касается меня, я обычно трачу около получаса на 10 имейлов.)

Всем нам свойственно откладывать сложные решения, поэтому чаще всего мы начинаем с «простых» писем. Поэтому, заставляя себя за раз обрабатывать по 10 сообщений со вчерашнего дня (при этом не позволяя себе просматривать новые, пока не будут готовы 10 вчерашних), вам легче будет справляться с теми, которые вызывают сложности либо раздражение… и таким образом вы можете наблюдать свое продвижение, можете четко видеть как приближаетесь к финишной черте «0 входящих за вчерашний день»… и как только вы достигнете этой линии – ваша работа на сегодня окончена.

Если вы используете Outlook, могу дать один совет: чтобы избежать соблазна залезть в сегодняшние входящие раньше времени, вы можете просто свернуть группу «Today», нажав на стрелочку слева от нее.

4. Занесение в календарь: любое сообщение, ответ на которое займет более 10 минут, или требует дополнительного исследования и т.п., лучше всего поместить в папку, а затем занести в календарь, так, будто это встреча или совещание. В своем календаре я отмечаю название папки и тему сообщения.

Так что если у вас есть сообщение, с которым придется работать, скажем, час, просто запланируйте его как часовую встречу на будущее. Таким образом вы выделяете в своем расписании время, которое вы посвятите работе с данной информацией. Теперь, когда имейл помещен в специальную папку, его уже нет во входящих, и он уже не маячит перед глазами, вызывая стресс… Вы знаете, что у вас выделено время, чтобы с чувством, с толком, с расстановкой уладить этот вопрос.

5. Вам необходимо внести рассмотрение имейлов отдельным пунктом в свой режим дня. У меня обработка вчерашних писем занимает около трех часов, поэтому в начале каждого рабочего дня я назначаю трехчасовую «встречу с Yesterbox». Мой ассистент знает, что если с утра мне нужно провести собрание, имейлы сами по себе не рассосутся, поэтому «встречу с Yesterbox» необходимо перенести на более поздний час. Или же если случается так (крайне редко), что рабочего времени физически не хватает на разбор писем, моему ассистенту не нужно лишний раз напоминать, что завтрашнее расписание должно все наверстать.

6. Когда вы в качестве награды просматриваете сегодняшнюю почту, вы можете только: удалять, перемещать или планировать ответ на какое-то время, но ни в коем случае не отвечать, за исключением тех случаев, когда ответ не может ждать 48 часов. Одно исключение – если цепочка писем началась вчера и переходит в сегодняшний день, вы можете ответить на сегодняшние сообщение, если в результате это поможет удалить или переместить вчерашний имейл из той же цепочки (другими словами, если ответ на сегодняшнее сообщение – часть работы со вчерашними).

7. Если вы планируете вернуться к письму позже (например чтобы удостовериться, что все идет как надо в случае если вы поручили это дело своему подчиненному), запланируйте в своем календаре «собрание» и переместите имейл в специальную папку. В календарной записи укажите название папки и тему письма, к которому вы хотите вернуться.

8. Если вы отстаете от расписания и в вашем почтовом ящике лежат необработанные письма старше вчерашнего дня (да, такое все же иногда случается), выделите на работу с ними отдельное время в своем календаре. Однако, каждый день необходимо начинать в ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ со вчерашних сообщений. С «просроченными» письмами вы сможете поработать после того, как выполните первостепенную задачу. Каждый день — новое начало.

Если вы собираетесь в отпуск и не планируете отслеживать входящие сообщения, будьте готовы запланировать время на их обработку по прибытии.

9. Сообщения, которые могут подождать (такие, как видеоролики, статьи и пр.) и не имеют крайнего срока, просто перешлите на другой почтовый ящик (ваш личный имейл адрес). Вы можете просматривать эти письма, когда вам нужно убить время: в самолете, в тренажерном зале, в очереди и т.д. Каждый раз, когда мне присылают ссылку на видео, я отвечаю что-то вроде: «Спасибо! Я добавил его в свой плейлист!»

Есть еще сервис, который называется Pocket. Он позволяет сохранять документы с тем, чтобы прочитать их позже.

10. Сообщения-заметки переносите в Evernote и удаляйте из входящих.
Я очень рекомендую вам попробовать систему Yesterbox и поделиться ей со своими друзьями. Мне понадобилось около недели чтобы привыкнуть к ней, и теперь моя электронная переписка съедает гораздо меньше эмоциональных сил, чем раньше.

(Другая положительная сторона этой техники заключается в том, что чем больше людей возьмет ее на вооружение, тем легче им будет работать друг с другом в системе!)

-Тони Шей
Генеральный директор Zappos.com
DowntownProject.com
Yesterbox.com