Знакомьтесь: Trello, мой новый менеджер задач

GTD

Впервые я попробовал Trello в деле, когда мы начали с его помощью работать над расписанием постов для Betteri.ru. Очень быстро удобство и качество этого продукта убедили меня в необходимости приготовить из старой синей буренки прощальный сочный стейк и перенести все свои личные проекты в их новый просторный дом.

В комментах меня много раз спрашивали, а я много раз обещал подробно рассказать о том, почему и как именно я использую Trello для организации личных дел. Поэтому сегодня я начинаю серию постов, в которых расскажу всё, что мне известно о грамотном использовании Trello: функции, фишки и полезности, принципы организации Канбан досок, опишу свою личную систему etc.
Думаю, начать будет логично со знакомства с основными возможностями Trello.
Приблизительный размер поста ≈ 4 страницы.


Trello — сервис, основанный в конце 2011 года небезызвестным Джоелом Спольски, основателем софтверной компании Fog Creek и сервиса вопросов и ответов Stack Overflow. В прошлом месяце блог Trello радостно уведомил о том, что на сегодняшний день Trello пользуется более миллиона человек.

Trello — очень хорошо сбалансированный продукт: достаточно функциональный, но ни разу не гиковый. Если вы визуал, цените удобство, продуманность в мелочах и продукты, сделанные «с душой», гарантирую — вы полюбите Trello.

Trello — это элементарно. Есть доска — веб-страница, которая представляет собой аналог канбан-доски. На этой странице вы создаете сколько угодно вертикальных списков. Каждый список содержит карточки. Каждая карточка это задача, которой можно заняться. Карточки кочуют между списками, помогая вам управиться с делами. А теперь подробнее:)

Доски

Trello Betteri.ru
— Можно создавать неограниченное количество досок.

— Доска может быть личной, общей либо открытой. Например, разработка Trello ведется на полностью открытой доске Trello Development — можете посмотреть, как это происходит. Любой пользователь сервиса может проголосовать здесь за нужную фичу, оставить коммент или подписаться на интересную карточку, чтобы быть в курсе изменений.

— Совершенно верно, на любую доску, карточку и список в Trello можно подписаться и получать уведомления о работе над ними.

— У каждой доски есть URL, можно пригласить кого угодно поучаствовать в совместной работе над этой доской.

— Когда кто-нибудь делает любое изменение на доске, оно моментально отображается у всех её участников.

— Доски в Trello можно копировать, включая все списки и карточки. Это значит, что можно создавать шаблоны досок для типовых проектов.

— У каждой доски есть архив, куда помещаются ненужные карточки. В любой момент заархивированную карточку можно вернуть на доску. Архив работает по принципу виндосовской корзины, содержимое которой при желании можно удалить навсегда.

— На одной доске Trello может находиться неограниченное количество списков, но удобнее всего работать с 3-7 списками. В этом случае не приходится скролить горизонтально.

— Списки можно копировать и/или перемещать из одной доски в другую.

— Список в Trello это как правило одна из стадий типового процесса. Примеры: списки Сделать → Делаю → Сделано, Звонок → Встреча → Сделка, Someday → Next Action → Done и т.д.

Карточки

Trello Betteri.ru
— Карточка — базовый юнит доски Trello. Примеры: задача, проект, фича, статья, клиент, тикет саппорта.

— Карточки в Trello передвигаются из списка в список, а также внутри списка вниз-вверх. Такое перемещение означает изменение статуса карточки на пути к финальной желаемой стадии (например, от Идея к Сделано).

Trello Betteri.ru
— Карточки можно перемещать и из одной доски в другую. Это открывает по-настоящему широчайшие возможности в плане организации.

— Каждая карточка имеет обложку и содержимое, иначе говоря внутреннюю и внешнюю сторону.

— Обложка карточки включает в себя заголовок и схематично отражает её содержимое.

Trello Betteri.ru
— Карточке можно назначать до 6 цветовых меток. Названия меток можно задать индивидуально для каждой доски.
Trello Betteri.ru
— Метки помогают визуально определять «тип» карточки по ее обложке, а также незаменимы для поиска и фильтрации.

— Карточке можно назначить срок завершения с помощью удобного всплывающего календаря. Бэйдж на обложке карточки становится желтым за 8 часов до дедлайна и превращается в красный после его преодоления. На практике карточки с приближающимся либо просроченным дедлайном очень легко выделить из общего потока с первого взгляда на доску.

— Каждой карточке можно добавить текстовое описание. Поддерживается Markdown форматирование, а значит можно создавать списки, заголовки, выделять текст и т.д.

— К карточке в Trello можно добавлять чеклисты, любое количество.

Trello Betteri.ru

— У чеклиста есть свой «progress bar», по которому легко оценить процент выполненных/невыполненных задач в чеклисте. Progress bar виден как снаружи, так и внутри карточки.

— Задачи в чеклисте можно менять местами с помощью drag and drop.

— Любую задачу из чеклиста можно превратить в отдельную карточку. Достаточно кликнуть по ней и нажать Convert to card.

— Чеклисты можно копировать из других карточек. Мегаудобная фича, можно составлять шаблоны, что сильно экономит время. У нас, например, есть готовый «Чеклист нового поста».

— К карточке можно прикреплять файлы. Можно перетащить файлы с рабочего стола, они прикрепятся автоматически. Также можно подключить Trello к своему Dropbox или GoogleDrive.

Trello Betteri.ru
— Прикрепленные видео и изображения можно просматривать прямо внутри карточки, благодаря чему делиться скриншотами в Trello — сплошное удовольствие.

Trello Betteri.ru
— Изображения можно добавлять на обложку карточки. Это очень прикольно, доска с такими карточками становится действительно уникальной. Эффект тот же, что и при добавлении изображений в mind map, если вы меня понимаете.

Trello Betteri.ru
— К карточке можно прикреплять ссылки, достаточно перетянуть вкладку браузера на карточку.

— К карточке можно оставлять комментарии.

— Вся активность по карточке отображается в хронологическом порядке в ленте активности. Особую ценность лента активности приобретает со временем — легко увидеть, кто, что и когда обещал, говорил, добавлял и т.д.

— Любой карточке в Trello можно назначить ответственного за ее выполнение члена команды. Нужно всего лишь перетащить мышкой его аватарку на карточку.

— За карточку можно голосовать. Голоса работают по элементарному принципу +1. Таким образом, можно оценивать идеи. Например, для публикации перевода на Betteri.ru карточка с переводом должна набрать 3 голоса из 4:)

С основами, кажется, разобрались. Чтобы увидеть, как это все вместе работает, можно ознакомиться с роликом, где о Trello рассказывает и показывает сам Джоел:

Продолжение следует в самое ближайшее время. Оставляйте комментарии, возможно на часть из них я отвечу прямо в следующем посте.
Очень любопытно, много ли тех, кто тоже пользуется/пробовал Trello?
Trello Betteri.ru
Если вам понравился пост, не забудьте поделиться им с друзьями — специальные кнопочки ниже по курсу!

43 комментария

avatar
да, используем для развития стартап проекта autoi.ru
Подтверждаю, очень удобно.
1) все наглядно
2) доступно как через web, так и на андроид/iphone/ipad
3) можно вести как личные, так и коллективные доски
4) можно прикладывать к тикету файлы, картинки или чек-листы (и даже несколько), что далеко не всегда присутствует на других сервисах kanban-вида
5) система уведомлений и лента последних событий на доске — очень удобно, когда ведется коллективная работа на доске.
  • lzrv
  • 0
avatar
Очень интересно. Выглядит сервис просто классно.
Хотелось бы услышать насчёт интеграции ГТД в Трелло.
В следующих постах?
avatar
Обязательно:)
avatar
Я пользуюсь сервисом около года по работе. В последнее время стал еще вести в нем трекинг выработки полезных привычек. Эта доска расшарена, ее можно посмотреть здесь.
avatar
Отличный список!

Я пока что в Trello над привычками работаю по следующей схеме — в отдельном списке создается карточка с целевой привычкой в заголовке, после чего к ней добавляется чеклист дней (либо дни недели, либо числа месяца). Потом каждый день из чеклиста либо вычеркивается либо не вычеркивается достижение цели. Способ не самый удобный, правда. Но пока остановился на нем.
avatar
Для ежедневных отметок выполнения я использую приложение Lift.
avatar
У меня лучше всего работа с привычками получается на habitrpg.com
avatar
Красивый сайт и возможно полезная система, но не всегда технические средства помогают достичь желаемого результата — жизненные обстоятельства часто сильнее системного подхода. Неплохо описал свой опыт пользования схожей программой один из читателей Лайфхакера в своём посте «Как научиться отжиматься 100 раз»
avatar
А я думал, что это у меня тараканы в голове )
avatar
Молодец! Скопировал себе доску. Просто удивительно, сколько из этого списка я уже делаю, а кто-то только планирует воспитать себе такую привычку! Но вообще список исчерпывающий, надо еще погуглить — все ли из этого полезно приобретать в виде привычки :)
avatar
Отличный и информативный пост. Вот у меня теперь уже чешутся руки попробовать этот сервис:)

Но есть несколько вопросов.

1. Работают ли версии для смартфона в оффлайне? Как допустим в Evernote вы сможете все просматривать, управлять заметками до синхронизации, срабатывает ли это в Трелло?

2. Как туда запилить Agile results?:)
avatar
Я в свое время как раз таки отказался от Trello в пользу Doit.im из-за того, что сервис в оффлайне не работает + очень тяжеловесно на мобильных устройствах…
+ на мой взгляд сервис крайне удобен для работы в команде, а как личный менеджер задач не самый удобный
avatar
Действительно очень медлителен на android, даже снес с телефона и оставил только на планшете. На планшете в принципе ничего, но подключивает возможность оставить коммент в карточке, да и другие мелкие неприятности иногда появляются. Но пользоваться можно в большей степени, чтобы просмотреть/прочитать доски, а не работать с ними.
avatar
2) Думаю запилить Agile Results можно почти куда угодно:) Попробую рассказать об этом в следующих постах.
avatar
Крутейшая штука, внешне очень красиво, но, к сожалению, после OmniFocus, кажется совершенно неюзабельной вещью. Уже жизни не представляю без клиппера :), на мой взгляд это обязательная функция для таких программ.
avatar
Есть такой момент. Trello далеко не идеален, детально рассмотрю это во втором посте. Но мне удалось наладить workflow, при котором плюсы явно перевешивают ограничения. А OmniFocus — это дааа… Будет первой программой, которой я установлю на свой mac:)

OmniFocus 2, видели?
avatar
Да видел, с нетерпением жду когда уже выпустят, вроде все недостатки исправили :), даже ценник теперь более гуманный за программу будет.
avatar
Используем для задач разработки.
Не хватает трекинга времени, но в целом — очень хорошо.
avatar
Отличный обзор. Тема совместной работы, в принципе, раскрыта в видео.
Больше всего же интересует реализация связки (как я понял из комментариев):
GTD+Agile / Trello+GoogleCal+Evernote
Ждем следующую часть)
avatar
Спасибо за пост. Начала пользоваться, пока очень нравится. Не подскажите, как вы поступаете с завершенными делами (карточками), чтобы они не висели в запланированных делах? Просто переносите в архив или удаляете? Может где-то есть волшебная кнопка «done»?
avatar
Я лично, когда пользовался Trello, переносил их в отдельно созданный список «Done», а в конце дня просто архивировал этот список, т.к.каждую задачу по отдельности архивировать трудоемко)
avatar
Все верно, создайте список Done — самый крайний справа и туда перемещайте карточки. Дальше по желанию: либо архивируйте регулярно, либо пусть все достижения висят там и радуют глаз. Я за второй вариант:)
avatar
Мое описание, как синхронизировать Trello, Google Calendar и iPhone (англ.) webapps.stackexchange.com/questions/37626/trello-google-calendar-iphone-calendar
avatar
Выбираю чем пользоваться DoIt.Im vs Trello
Что посоветуете?
avatar
Разные инструменты под разные потребности. Читайте статьи и комментарии на этом сайте, про оба сервиса написано много. Попробуйте их в деле, делайте выводы. Однозначный ответ не будет верным.
avatar
Для начала определиться с «наиболее подходящей под свои обстоятельства и особенности психики» системой ведения дел… А потом уже смотреть, где с ней удобнее и приятнее работать — в Doit.im или в Trello. Имхо, подход от инструмента не самый правильный. А не зная Ваших потребностей и особенностей, что-то советовать, скорее всего, не совсем правильно :)
avatar
про особенность психики — согласен. очень непривычно было поначалу
avatar
Пытаюсь наладить процесс постановки задачи коллегам. К сожалению даже в статусе Normal приглашенные коллеги могут изменять текст задания. Удалять и изменять его. Это позволяет сказать им, что задачи не было. Есть решение конкретно этой проблемы?
avatar
Хочется сострить про «сменить коллег»:)

А если серьезно, то наверное для Trello нет такого решения. Тут скорее все заточено на демократию и равноправие в процессе совместной работы. А то, что вас интересует, если я правильно понял, это скорее вопрос постановки и котроля задач подчиненным. Наверняка соответствующий софт имеется.

ps Ну может быть можно что-то придумать на основе оповещений на мыло о событиях в Trello. Оповещение от Trello приходят вида "nobehoku created card Задача Васе and joined Вася to this card". Т.е. история всех действий может быть сохранена в таком виде, а дальше можно уже в почте помечать такие письма соответствующими значками либо фильтровать. Но решение так себе…
avatar
Подскажите, как копировать карточки и листы между досками. не разобрался(
avatar
Правый верхний угол карточки\списка → Copy List либо More Actions → Copy для карточки.
avatar
Спасибо! Сам туда лазил. смутило то, что если выбираешь «Copy», то карточка появляется в текущем списке и не сразу понятно, как переместить на другую доску.)) Т.е., как я понял, нужно сначала скопировать нужную карточку в текущий список, а потом переместить ее (Move) на нужную доски/список.
avatar
Совершенно верно!
avatar
Спасибо! Очень нравится ваш блог! Столько почерпнул для себя в последнее время!
avatar
Неужели Trello полностью бесплатное решение? Спасибо за все статьи на тему использования Trello.
avatar
Юрий, скажите пожалуйста, а как вы применили в системе ежедневное\еженедельное\ежемесячно… планирование по аналогии с тем, что писали для RTM?
avatar
Основа — это неделя. Для каждой недели (спринта) — отдельная доска в Trello, где ничего лишнего.
Если хорошо спланирована неделя, то ежедневное планирование почти не требуется. Ежемесячное тоже упразднил.

В двух словах и не расскажешь. Может, напишу как-нибудь подробнее…
avatar
Расскажите пожалуйста в двух словах, какие LIST используете на доске недельной?
avatar
Next actions
Today
Testing
Done

Три самых важных карточки отмечаю стикерами.
В заголовке доски номер недели и четко сформулированная цель.
avatar
Хороший метод. Только не совсем понятно про Testing. Я так понимаю это для работы?
avatar
Это что-то типа Waiting For из GTD. Промежуточное звено между Делаю и Сделано. Режим ожидания как бы…
avatar
Спасибо :)
avatar
Пробовали у себя в веб-студии funkymonkey.ru битрикс24 и поняли, что работникам проще и наглядней юзать трелло, а битрикс24 пользуют менеджеры. Кстати, а какие плагины полезные для трелло есть подходящие для ведения проектов по веб разработке?

Оставить комментарий