Agile Results в Evernote. Упрощенный способ с одним блокнотом

Agile results (дословно – гибкие результаты) позволит вам стать гибкими по жизни, что означает, что поток ценности не прерывается в то время, как вы обучаетесь и подстраиваетесь под окружающие изменения.
Я уже писал, как использовать Agile results в контексте Evernote, но некоторым из вас хотелось увидеть упрощенную версию. В этом посте я поделюсь способом применения Agile results в виде шести простых заметок в Evernote. Такой подход позволит вам держать в поле зрения ваше общее видение своей деятельности, цели, ценности, задачи на день и неделю, список дел и проектов, а также ваши задумки.

Все это вы можете настроить в течение трех минут.

Вся информация, касающаяся мотивации, тайм менеджмента, и продуктивности будет находиться под рукой, все в одном месте.

Я также поделюсь некоторыми новыми мыслями, которые возникли по ходу работы со списками. Они помогут вам более эффективно управлять делами. Помимо этого, я расскажу вам, как делать более эффективный обзор проделанного и успевать больше в современном мире путем концентрации на более высоких целях.

Что такое Agile results

Но сначала давайте вернемся немного назад и вспомним, в чем суть Agile results. Agile results – это простая система, направленная на достижение ощутимых результатов. Она позволяет делать меньше, но при этом достигать большего при помощи внедрения действенных приемов мотивации, продуктивности, и тайм-менеджмента. Она помогает сосредоточить ресурсы времени, энергии, и умений путем применения нескольких ключевых понятий. Основополагающие моменты следующие:

1. ставка делается на результаты, не деятельность,
2. на первом месте качество, ценность, а не количество, и
3. главное – энергия, а не затраченное время. (совет: ценность – вот ключевое понятие. Если вы знаете, что ценится, вы можете правильно направить свои усилия. И еще один совет: у каждого свое представление о ценности.)

Agile results помогает вам доносить ценность как для себя, так и для других. При этом вы будете гибкими по отношению к окружающим изменениям, а также будете в состоянии оценивать ситуацию более масштабно. Это позволит вам процветать за счет изменений. Это позволит вам учиться новому. Это позволит вам приспосабливаться к изменчивому миру, и каждый раз пожинать самые сочные плоды. Это поможет вам выходить победителем, победителем по жизни.

Agile results – не просто система личной продуктивности. Она применима и в контексте рабочей группы (более десятки лет я использовал ее для успешного руководства географически рассредоточенных команд). Из вышесказанного можно заключить, что если вы намерились использовать ее для личного тайм-менеджмента, она поможет вам выбиться в авангард. Часть ее мощи заключается в том, что множество принципов, алгоритмов, и методов эффективной работы концентрируется в небольшом наборе действенных приемов.

Очень важно, чтобы система, с которой вы работаете, была максимально простой. Это поможет вам тратить меньше времени на планирование, и больше времени посвящать собственно работе. Простота к тому же позволяет вам быстро перестраивать систему, как под свои нужды, так и под сложившуюся ситуацию. Она также дает возможность практически моментально внедрить Agile results (вы можете прямо сейчас воспользоваться системой – просто запишите три победы, которых вы хотели бы добиться сегодня же).

Больше об Agile results (и обо всем, что нужно знать, чтобы снять все вопросы относительно личной производительности, мотивации, и управления временем) вы можете узнать из моей книги «Getting Results the Agile Way». Она стала бестселлером на Amazon в категории Тайм-менеджмент (несколько раз выбиралась на первую строчку в Германии, в США в свое время входила в пятерку лучших, и сейчас не покидает первую сотню.)

Ну а теперь давайте посмотрим, как можно повысить эффективность своего труда используя комбинацию Agile results+ Evernote…

Блокнот Agile Results в Evernote

Вот как выглядит система Agile results в Evernote:



На изображении вы видите один блокнот, который называется «Agile Results», и содержит шесть заметок. Вот эти заметки:

• Заметка #1 – Основа (Firm Foundation)
• Заметка #2 – Понедельник: постановка целей (Monday Vision)
• Заметка #3 – Ежедневные достижения (Daily Wins)
• Заметка #4 – Пятница: анализ (Friday Reflection)
• Заметка #5 – Проекты (Projects)
• Заметка #6 – Идеи (Ideas)

Далее я раскрою каждую из заметок, но для начала кратко опишу смысл каждой. Основа – это ваше видение, цели, и ценность, а также ваши сильные стороны. Она поможет вам встать на нужные «рельсы» и не сходить с них.

Такие записи, как Понедельник: постановка целей, Ежедневные достижения, и Пятница: анализ вам знакомы, если есть опыт работы с Agile results. Это такой себе перечень желаемых результатов за неделю. Прелесть состоит в том, что эта комбинация помогает поддерживать поток ценности на протяжении дней и недель, а также позволяет приспосабливаться и совершенствоваться. В понедельник вы определяете три достижения на неделю (заметьте, именно «достижения», не «задачи»; поскольку задача может быть: «позвонить клиенту», в то время как достижение это: «завоевать нового преданного клиента». Вместо выполнения заданий, советую нацелиться на ценность и положительные продвижения вперед. В этом как раз и состоит секрет повышения качества обзоров проделанной работы, вкладывания большей ценности в продукт, движения к вершине, избавления от серости и монотонности.)

Ежедневные достижения – список трех достижений, которых вы хотите добиться за день, а также все другие задания и прочие дела. Понедельничная постановка задач имеет целью определить задачи на неделю, ежедневные достижения, соответственно, — определить приоритеты на день. Если вы уделите им все свое внимание, вы проведете день успешно. Это также поможет сохранять концентрацию на задаче в течение всего дня. Если время от времени вам приходится менять список целей, следите, чтобы происходили именно сознательные изменения, а не хаотизация. К тому же замечайте, служат ли задания, которые вы выполняете, большой весомой цели. Со временем вы также заметите, что научились более обдуманно и рационально определять эти самые три достижения на день.

Картинка уже вырисовывается, не так ли? Намечаем три достижения на неделю и три достижения на день. Такой «двухуровневый» набор достижений позволит вам как бы увеличивать и уменьшать масштаб. Ваши мелкие победы будут накапливаться с каждым днем, а еженедельные достижения помогут оставаться на намеченном пути. К концу месяца вы обнаружите, что ваши усилия формируют мощный импульс, который будет способствовать значительному продвижению вперед. И это значительно повысит вашу производительность, так, между прочим. Каким образом?.. помним о пятничном обзоре.

Суть пятничного обзора раскрывается в самом названии. Пятница – время поразмышлять, проанализировать результаты, которых вы добились. Просто задайте себе вопрос: «В каких трех сферах дела идут хорошо?», и «Какие три сферы необходимо подтянуть?» Оба вопроса важны. Первый поможет определить, какие привычки и методы помогают вам двигаться вперед. Второй – определить те области, над которыми нужно поработать. К примеру, если вам не даются новые победы, убедитесь, что вы беретесь за тот объем, с которым способны справиться. Не пытаетесь ли вы съесть слона за один укус? Не метаетесь ли вы из стороны в сторону, не распыляетесь ли вы? Ответив на эти вопросы, вы можете найти способы и возможности улучшить систему. Вы тренируете свои возможности каждый день. В этом вся суть Agile Results… небольшие победы и постоянный прогресс перерастают в большие перемены в работе и жизни.

Заметка Проекты – это просто список рабочих и личных проектов. Это очень важный список. Если у вас нет списка дел, над которыми вы работаете, у вас нет возможности внятно распределять приоритеты. Что хуже, вы не можете сосредоточиться. Что вообще никуда не годится, так это невозможность эффективно продавать свой продукт и вовлекать других в работу, будь то ваши менеджеры, рабочая группа и т.д. Если же у вас перед глазами есть список того, над чем вы работаете, вы можете смотреть на вещи, образно говоря, с высоты птичьего полета. Вы стразу заметите, если ваше время тратится на слишком большое количество дел, или вам мешают всякие мелочи. Чтобы проверить себя, просто оцените по десятибалльной ценность все пункты вашего списка. 10 – высочайшая ценность, 1 – самое дно. Тут-то у вас глаза и откроются. Если все проекты, находящиеся в вашем списке, не дотягивают по ценности, вашим следующим достижением должно стать замещение малоценных приоритетов высокоценными.

Заметка Идеи – по сути, ваша «очередь работ», если использовать терминологию Agile Results. Я заметил, многим больше по душе название «идеи», а не «очередь», хотя если разобраться, эта категория как раз и представляет собой очередь идей. Но это же Agile Results – система гибкая, поэтому как вам нравится, так и называйте. Главное, чтобы вы понимали смысл правильно. В записку Идеи вы просто вносите свои задумки насчет работы и личных проектов. Таким образом, вы извлекаете идею из памяти и доверяете ее «бумаге», тем самым разгружая ум и позволяя ему выполнять более полезную работу. К тому же, вы можете более качественно анализировать списки идей, поскольку вам не нужно считать все в уме, когда список вот он, перед вами.

Разница между заметками Идеи и Проекты заключается в том, что Проекты – это текущая, активная работа. Это те вещи, которыми вы реально занимаетесь. Заметка же Идеи – это те дела, к которым вы пока не приступали (именно поэтому я частенько обзываю их очередью работ).

Еще одна хорошая мысль – составлять список для каждого из проектов. Таким образом, вы можете увидеть в одном месте все работы, связанные с тем или иным проектом. В основном плане я указываю «главный» список проектов. Следующий шаг – составить индивидуальные списки для каждого из проектов, в которых содержатся детали. В основном списке сделан акцент на перечень проектов, который поможет вам не заблудиться в огромном океане заданий, иметь представление об общей картине. Если вы четко знаете, с чем предстоит иметь дело, вы упрощаете себе задачу, вы с легкостью можете управлять временем, энергией и концентрацией, что в конечном итоге приведет вас к цели.

На первый взгляд весь этот процесс может показаться весьма трудоемким, однако ничего сложного на самом деле здесь нет. В вашем распоряжении есть простые списки, которые позволят вам направить усилия, расставить приоритеты, и организовать рабочий процесс. Каждую неделю, в понедельник, нужно просто обновлять цели. Каждый день нужно обновлять три достижения, к которым вы стремитесь. Каждую пятницу вы проводите анализ трех вещей, которые идут как следует, и трех вещей, над которыми стоит потрудиться. Это очень простая привычка, и если вы один раз сойдете с рельс, просто начинайте с того самого места. Просто перезапустите систему, задав себе вопрос: «Каких трех вещей я хочу добиться сегодня?» Вернуться в колею очень просто, никаких проблем.

Теперь давайте в подробностях рассмотрим каждую заметку, чтобы закрепить все написанное выше…

Шаг 1. Основа

В заметке под названием Основа, я просто обозначаю свое видение, миссию, и ценность, а также свои сильные стороны, которые помогают мне определить и донести до людей уникальную ценность.



Простой список, однако он помогает мне оставаться на намеченном пути, служит напоминанием и вдохновением во всех моих делах. Если я сбился с дороги, я просто возвращаюсь к Основам. Процесс обдумывания таких вещей, как видение, миссия, и ценность помогает мне посмотреть на жизнь со стороны, помогает мне выбрать направление для движения, даже если я еще не уверен, какого конечного результата я хочу добиться. Я начинаю прокладывать путь вперед.

Шаг 2. Понедельник: постановка целей

В понедельник я просто намечаю цели, к которым буду стремиться в течение недели. Под списком целей я оставляю немного места, а далее я записываю другие дела, которые придут в голову, или те, что нужно обязательно успеть сделать в течение недели. Три основные цели, достижения – во главе угла. Все остальное – на втором плане.



Это – набор-минимум, который позволяет мне добиться максимального результата. Хочу подчеркнуть, что список этот я стараюсь делать как можно проще – ничего лишнего. Также заметьте, что все те вещи, которые не входят в список трех главных целей, идут в алфавитном порядке (поэтому их перечень обозначен заголовком A-Z). На это есть несколько причин. Во-первых, таким образом я заставляю себя формулировать понятия правильно, и чем лучше я это делаю, тем лучше я управляю своими делами, тем доступнее я могу объяснить их суть начальнику, команде. Людям, в общем. Во-вторых, так проще работать со списком. Представьте, ваш второстепенный список содержит более 50 пунктов. И как ни странно, упорядоченный в алфавитном порядке список из 50 пунктов значительно упрощает жизнь, тем более, если вы называете вещи просто понятно.

Шаг 3. Ежедневные достижения

В этой записке вы составляете список из трех достижений, которые вы планируете осуществить сегодня. Очень простой шаг, но с тем же и мощный мотиватор.



Вы понимаете, список может быть сколь угодно длинным. В этом и прелесть данного подхода, именно поэтому я люблю составлять списки на бумаге, или в приложении, которое позволяет делать пропуски. Я выписываю три главные достижения, а все остальное, через пропуск я записываю в алфавитном порядке. Это позволяет разгрузить ум от лишней информации и сосредоточиться – три основные задачи записаны вверху, и постоянно находятся в центре моего внимания.

У этого метода есть еще одно преимущество… три достижения можно легко добавить к любому списку дел (т.н. “To Do” list). Не важно, как вы привыкли работать со своим списком задач на день. Просто вставьте три достижения в начало документа. Работая над Agile Results я добивался того, чтобы метод легко интегрировался с любой другой системой, брал над ней шефство, не нарушая баланс, и – в идеале – способствовал тому, чтобы вы получали максимум эффекта от текущей системы. Это способ улучшить результаты и с большей пользой использовать свое рабочее время.

Шаг 4. Пятница: анализ

Пятничный анализ заключается в том, что вы выделяете для себя три сферы, в которых вы преуспели, и три, в которые стоит вложить больше усилий.



Вот что я делаю: в своем календаре я назначаю еженедельную 20-минутную «встречу» в пятницу утром. Поначалу она занимала порядка 20-ти минут, позже я научился укладываться в 10 минут и менее (тренируйтесь, и станете делать все быстрее, лучше, и продуманнее.)

Само построение процесса – вот в чем сила. Задавая себе вопрос, что идет хорошо, вы ясно определяете, что в вашей работе дает хороший результат. Таким образом вы понимаете, что нужно продолжать или же чего стоит делать больше. Это также положительно сказывается на мотивации и создании положительного импульса. Если не заниматься анализом положительных практик, вы можете оказаться в ситуации, когда вы лишь критикуете себя за неудачи, не пытаясь уравновесить их своими успехами, результатами использования правильных и действенных методов. Отрицательный эффект от такого подхода, думаю, очевиден.

Лучший способ добиться указанного выше баланса – начать с того, чтобы понять, в чем вы преуспели, признать это, и похвалить себя. Потратьте на это свое время. Возможно, вы просто выполнили данное себе слово. А может, вы довольны тем, что начали день с постановки трех главных целей. Или вы смогли быстро выполнить работу. Возможно, вы качественно поработали над высокоценными сферами. Может, вы научились доводить начатое до конца. Себя есть за что похвалить. Вы сами знаете, за что. Все честно. Отметьте свои успехи, свои личные победы. Пропустите через себя это ощущение.

Когда вы пытаетесь понять, что нужно улучшить, постарайтесь быть максимально конкретными. К примеру, если вы записываете какую-либо цель, но знаете, что вряд ли даже приблизитесь к ней, «исправьтесь», выбрав более реальную цель, стремитесь к ней. Тренируйте этот маневр ежедневно, составляя список задач на день.

Шаг 5. Проекты

В Проектах, вы просто составляете список рабочих и личных проектов.



В идеале, количество топовых проектов не должно превышать пяти. И вот почему: вам необходимо применять правило 80/20 – правило максимальных результатов при минимальных усилиях. Вы можете разумно использовать 20% времени и добиться 80% результатов. Чего вам не стоит делать, так это тратить менее 20% времени на кучу дел, чья суть в основном заключается в управлении и переключении контекстов.

Давайте проектам названия, которые были бы понятны вам, и – желательно – другим обитателям ВАШЕГО мира. К примеру, придумайте хорошее название своему главному проекту так, чтобы ваш менеджер знал, о чем речь (а лучше придумывайте названия вместе, чтобы они лучше запоминались). Если у вас на повестке имеется (от силы) пять значимых проектов, и при этом они имеют высокую ценность, успех не заставит себя долго ждать.

Лично я стараюсь одновременно работать с тремя значимыми проектами, а также одним экспериментальным. Эксперимент – это мой «джокер», который потенциально способен выстрелить. Он может способствовать некоему прорыву – либо в плане того как я работаю, либо что я создаю. Таким образом я тренирую способность доставлять ценность себе, или другим. Новшества – ключ к устойчивому развитию, как бизнеса, так и нас как индивидуумов.

Шаг 6. Идеи

В этой заметке вы просто перечисляете идеи относительно рабочего процесса и личной жизни. Это тот самый список, который поможет оставаться в курсе всех дел.



Полезен он тем, что напоминает вам, что это пока еще лишь идеи. Это не ваши активные проекты, находящиеся в работе. Это склад, где вы держите все те классные вещи, которые надеетесь когда-нибудь сделать, все те интересные идеи, которые помогут улучшить вашу жизнь. Выделяя под задумки и идеи проектов отдельный список, вы разгружаете другие свои списки, сохраняя их простоту и сосредоточенность. Ваша заметка Проекты остается чистенькой и аккуратненькой. В ней только текущие проекты. Это важно.
Список идей – это место где можно забыть об ограничениях. Любые смелые мечты и безбашенные идеи приветствуются. Однако не спутайте мечты с действиями. Не забывайте про такие пункты, как Понедельник: постановка задач, и Ежедневные достижения, в которых указаны цели на неделю и каждый день. Так вы сохраните благоразумие и концентрацию на ценности своего продукта. Вы иногда будете витать в облаках, но при этом твердо стоять на земле… такая себе комбинация создания стратегии и исполнения задуманного.

Важно отметить, что список идей я веду в алфавитном порядке, главные 10 пунктов я выношу наверх, после чего идет пробел, отделяющий их от остального списка. Такой подход с отделением главного от второстепенного – очень хороший прием. Он научит вас работать в первую очередь на ценность, а не на объем. Он также поможет вам справиться с информационным перегрузом путем сокращения списка идей.

Вы можете спросить: а почему бы просто не разместить пункты в порядке глобальной важности? Вот что я обнаружил. Можно запросто просмотреть список и определить приоритетные пункты. Но это гораздо сложнее сделать, если список не в алфавитном порядке. Вы будете без конца бегать глазами вверх-вниз, ища тот или иной пункт. Если же у вас простой, прямолинейный список, в котором вещи идут в алфавитном порядке, вы можете быстро добавлять или удалять пункты, быстро вычленять перспективные идеи, и выносить их наверх списка. Возможно, для некоторых это замечание будет не таким очевидным, но я в свое время научился этому, работая с огромным количеством бесконечно длинных списков.
При всем при этом, напомню, что Agile Results система гибкая, поэтому если ведение списков в алфавитном порядке как метод вас не устраивает, вы вольны менять его на то, что подходит именно вам. Цель Agile Results – создание системы, которая будет поддерживать вас на пути, который ведет к успеху. Это гибкая система, которая приносит результаты, поэтому вы легко можете перекручивать ее как вам угодно с тем, чтобы получать максимум от того инструментария, который имеется в вашем распоряжении.

Отображение в виде фрагментов: быстрый просмотр общего вида Agile Results

Хочу отметить функцию «Отображение в виде фрагментов» в Evernote. «Отображение в виде фрагментов» находится во вкладке «Вид». Вот пример того, как данная функция отображает все заметки в блокноте Agile Results.



Что мне нравится в данном виде, так это то, что он предоставляет компактную последовательность, которую я без труда могу отследить. Я могу быстро просмотреть основные принципы, задачи, и ценности, а также ежедневные и еженедельные достижения, проекты и идеи.

Это очень мощная техника, которая позволяет закрепить главные приоритеты в моей жизни. Это как взгляд на общую картину, но с достаточным количеством деталей, чтобы оживить ее и сделать вполне себе реальной. По сути, это «четкость в ее лучшем виде».

Тест-драйв системы

Предлагаю провести тест-драйв Agile Results и самим проверить, поможет ли система повысить мотивацию, улучшить тайм-менеджмент и личную эффективность. Проводить испытания предлагаю в одном из трех форматов:

1. Один день. Просто напишите три достижения, которых вы хотите добиться за сегодняшний день и посмотрите, поможет ли это улучшить концентрацию, мотивацию и производительность.
2. Неделя. В понедельник, запишите три цели на неделю. Каждый день намечайте три цели на этот день. В пятницу определите, что получается хорошо, а что – не очень.
3. Месяц. Используйте практику, именуемую 30 Day Improvement Sprints или Monthly Improvement Sprints – 30-дневный интенсив на улучшение, чтобы испытать систему Agile Results. Этот подход подразумевает то, что вы просто устанавливаете тему на месяц, как то: «Освоить тайм-менеджмент», после чего каждый день вы делаете небольшой шажок навстречу цели. Не забываем о таких пунктах, как Понедельник: постановка целей, Ежедневные достижения, и Пятничный анализ – очень поможет. (Совет: Agile Results – мощный способ менять привычки или приобретать новые при помощи описанного выше интенсива.)

Если вы хотите опробовать это 30-дневное испытание, есть сайт 30 Days of Getting Results (30 дней результатов), который представляет собой бесплатное собрание из 30-ти небольших уроков, которые вы могли бы выполнять в удобном для себя темпе. Каждый урок содержит исход, собственно урок, и упражнения. Если вы решите пройти эту «школу», вы выучите продвинутые техники, которые позволять вам быстро и кардинально улучшить свою личную эффективность, мотивацию, тайм-менеджмент, и производительность.

Когда знаешь, как выжать максимум из того, что имеешь, ты понимаешь, что способен на многое. Погрузитесь в эту идею, и ваши знания, умения, и опыт помогут вам буквально горы свернуть. Весь мир замер в ожидании вашего прорыва. Проснитесь и пойте.

Кстати, хоть я и показал использование Agile Results в оболочке Evernote, эта система совершенно равнодушна к контексту, в котором ее применяют. Я знаю людей, которые пользуются ручкой и бумагой, Outlook, или One Note, — да чем угодно! (Долгое время я пользовался лишь своей маркерной доской). Стоит также отметить, что Agile Results изначально задумывалась как способ организовать свой ум таким образом, чтобы у вас отпала всякая потребность в любых внешних инструментах или приложениях… ваш разум и ничего более. Именно поэтому Правило трех так важно… это простой способ выделить важнейшие вещи, и постоянно держать их в уме.

Желаю успешно изменить себя, тех кто вокруг, да и весь мир…

Оригинал статьи — Agile Results in Evernote with One Notebook