Evernote как ToDo менеджер. Система продуктивности The Secret Weapon

Многие последователи секты системы Дэвида Аллена, включая и самого сенсея, рекомендуют разделять все и вся на «Дела» и «Справочную информацию».
В том, что касается хранения non-actionable items, Evernote является общепризнанным лидером. Но для ведения задач и проектов обычно приходится использовать дополнительный софт/сервис.
У автора данной статьи получилось успешно решить эту проблему с помощью трендовой системы продуктивности «The Secret Weapon», которая позволяет управлять задачами, справочной информацией и электронной почтой, обходясь одним аккаунтом Evernote.
В статье вы найдете всю необходимую информацию об этой системе и о том, как быстро настроить ее в своем Evernote.
Приблизительный размер статьи? 8 страниц.

С планировщиками у меня всегда как-то не ладилось… Пробовал многие из них, но надолго меня никогда не хватало, думаю это знакомо многим. А с Evernote у нас любовь с первого взгляда: оказалось, что складировать полезные ништяки это очень увлекательно.

Так как мой Evernote постоянно открыт, то вполне естественно, что со временем я стал записывать в него и свои дела-задачки. Правда управлять ими было крайне неудобно: они то банально терялись, то я забывал выполнить их в срок — в общем стандартные прелести отсутствия системы. Но однажды до меня дошло: «Раз уж я все равно постоянно пользуюсь Evernote, почему бы не попробовать приспособить его и для ведения задач?».

В поисках подходящей методологии я нагуглил описание системы «The Secret Weapon», немного подкорректировал ее под свои нужды и остался очень доволен полученным результатом, о чем и статья.

Суть системы

Систему "The Secret Weapon" (далее TSW) разработали и продвигают ребята из компании TrueToniqs, в миру занимающиеся производством и продажей натуральных энергетических напитков.

TSW использует функционал Evernote для создания единого центра управления информацией, а по части идеологии опирается на GTD. Одной из самых сильных сторон The Secret Weapon является плотная интеграция с электронной почтой, что позволяет легко превращать обычные письма в задачи и управлять ими.

Сами TrueToniqs описывают суть своей системы с помощью емкой формулы:
«Email + Evernote + GTD = No bullshit approach to productivity».

Для новичков ниже предлагается 7-минутный промо-ролик на английском, подробно разжевывающий суть TSW, зачем она нужна, почему она важна и т.д. Нашим постоянным читателям, рекомендую просто продолжить чтение статьи.

Базовые настройки The Secret Weapon

Сейчас я покажу, как быстро выстроить основу будущей системы. Сначала я буду давать описание «официальных» рекомендаций от создателей TSW, а курсивом будет идти описание моего опыта заточки «под себя».

Для начала нам нужно создать три блокнота: «Справка», «Задачи» и «Сделал». Два последних для удобства можно объединить в набор блокнотов «Дела», вот так.

Блокнотом «по умолчанию» будет являться блокнот «Задачи».

Названия у блокнотов говорящие.
В «Справку» мы будем помещать все, что не требует никаких действий, например, чеки, памятки, полезные статьи и картинки, заключения врача, сканы документов и т.д.
В «Задачи», наоборот, будет попадать только то, что требует от нас конкретных действий. Ну а «Сделал» пригодится для обзора своих достижений.

Вместо «Сделал» я приловчился использовать встроенную в Evernote «Корзину», т.е. все выполненные задачи я просто удаляю.
Во-первых, удалить заметку проще, чем перенести ее в другой блокнот — для удаления в Evernote предусмотрено множество способов.
Дополнительный плюс такого подхода: в этом случае цифра рядом с тегом отображает только количество невыполненных задач (при использовании блокнота «Сделал» вы будете видеть цифру-сумму невыполненных и выполненных дел).
Минусом является недоступность детального обзора.

Настоящая сила TSW кроется в стройной системе тегов-контекстов, которая позволяет дифференцировать задачи по приоритету и содержанию. Вот как она выглядит:

Гибкая работа с контекстами в TSW основана на возможности Evernote назначать одной заметке любое количество тегов, что позволяет легко сужать количество отображаемых задач, согласно заданным критериям. Хрестоматийный пример: кликнув по тегам «1-Сегодня» и "@Работа" я могу получить список только рабочих задач и только на сегодня.

Вот самый быстрый способ повторить такую структуру тегов в своем Evernote:
1) Создать новую пустую заметку и нажать «Добавить метку» вот здесь:


2) Скопировать и вставить одну из двух структур тегов и нажать Enter.

Оригинальная структура:

.Что,.Когда,.Где,.Кто,.Активные проекты,.Отложенные проекты,! Ежедневно, 1-Сейчас, 2-Следующие, 3-Скоро, 4-Позже, 5-Когда-нибудь, 6-Ожидание, @Дом, @Работа, @Город, Прочесть/Обзор, Друг, Коллега

Моя структура:

.Что,.Когда,.Контекст,.Кто,.Активные проекты,.Отложенные проекты,! Ежедневно, 1-Сегодня, 2-На этой неделе, 3-В этом месяце, 4-Позже, 5-Когда-нибудь, 6-Ожидание, @Дом, @Работа, @Город, Прочесть/Обзор, Друг, Коллега

Для себя я переименовал теги времени в более конкретные, например, «3-Скоро» в «3-В этом месяце», а также переименовал ".Где" в более подходящий по смыслу ".Контекст".

3) В результате двух предыдущих шагов, все теги будут присоединены к этой заметке и станут видны в списке тегов слева. После чего останется только перетянуть «подтеги» на «родительские» теги.

Родительскими называются те теги, в начале которых используется точка (для того, чтобы они располагались в нужном нам порядке).
Родительские теги нужны для объединения схожих тегов в группы «по интересам», но сами по себе не используются (т.е. мы никогда не будем назначать заметке тег ".Когда", вместо него нужно сразу присваивать один из подтегов, например, «1-Сегодня» или «5-Когда-нибудь»).
Дополнительным удобством объединения тегов в группы является возможность сворачивать/разворачивать отдельные группы для экономии места на экране.

Работа в системе The Secret Weapon

Как я уже писал, GTD — это фундамент The Secret Weapon. Для изучения GTD еще не придумано лучшего способа, чем чтение оригинальной книги.
А вот для того чтобы ознакомиться или просто вспомнить основы, предлагаю пожалуй самый краткий гайд по GTD от Мерлина Манна из 43 folders:

• Определите все свои незаконченные дела.
• Избавьтесь от всех дел, в выполнении которых прямо сейчас нет необходимости, а также от «чужих» дел.
• Создайте единое место для управления делами, которому вы будете полностью доверять и которое будет соответствовать вашим основным ценностям и образу жизни.
• Регулярно перемещайте все ваши дела в это место.
• Выполняйте дела с учетом имеющегося времени, энергии и контекста.
• Делайте регулярный обзор.

Еще короче это можно выразить с помощью мантры: «Сбор > Обработка > Действие > Обзор». Как же выглядит рабочий процесс в TSW на каждой стадии?

Сбор

Все лучшие способы для сбора инфы в Evernote очень хорошо расписаны в Юриной статье (раздел «Способы сбора входящей информации и ее классификация»). Из нее я позаимствовал хинт с назначением горячей клавиши для моментального ввода заметок и много чего другого.

Добавить можно только обещанную интеграцию Evernote с электронной почтой.
У каждого аккаунта Evernote есть свой уникальный внутренний почтовый адрес, на который можно слать заметки (узнать свой адрес можно в «Сервис — Об аккаунте»).

Это значит, что письма, требующие от вас определенных действий, можно просто пересылать на свой Evernote-email, а после назначать им соответствующие теги в Evernote.

Из Gmail в Evernote письма проще всего пересылать с помощью простого рецепта сервиса IFTTT


Правило элементарное, но существенно экономит время: если я помечаю письмо в Gmail звездочкой, то оно автоматически пересылается в Evernote.

Помимо пересылки входящих писем, можно отправлять себе и скрытую копию письма, которое вы отправляете другому получателю.
Для этого нужно просто ввести свой Evernote-email в графу «BCC:» вашего email-клиента (в Gmail это «Добавить скрытую копию»). В Evernote такому письму нужно назначить тег «6-Ожидание», что позволит держать ответы по нему на контроле. Дополнительно можно добавить тег конкретного человека из категории ".Кто".

Наконец, можно поступить более радикально, настроив пересылку всей входящей почты на свой Evernote-email, хотя лично мне это кажется излишеством.

Создатели TSW рекомендуют начинать первоначальный сбор информации в только что созданную систему именно с расчистки своей электронной почты по принципу Inbox Zero. Просто перешлите ключевые письма в Evernote, а в процессе обработки решите, как быть с ними дальше.

Обработка

Все новые заметки нужно обработать, присвоив им один или несколько тегов.

Вид заметок. В Evernote доступно три вида для просмотра заметок: Список, Фрагменты и Эскизы. Для работы в TSW лучше всего подходит Список, так как в нем на виду находится сразу несколько важных для нас параметров заметки: заголовок, теги, дата создания.

Можно добавить и другие параметры, если кликнуть по панели параметров правой кнопкой мыши.

Очередность параметров заметки можно настроить по своему вкусу.

Назначение меток. Присваивать теги в Evernote можно несколькими способами. Создатели TSW рекомендуют, и тут я с ними полностью согласен, перетаскивать заметку на нужный тег мышью. Это очень быстро и при этом не нужно задумываться, вспоминая структуру тегов. Просто смотришь на левую часть экрана, где находятся все теги, и перетаскиваешь заметку на подходящий.

Главное правило. Самое главное правило TSW: каждой заметке из блокнота «Задачи» должен быть присвоен как минимум подтег категории ".Когда".
На этом правиле держится все. Можно (и даже нужно) добавлять сколько угодно тегов других категорий, но срок задачи нужно определить обязательно.

Inbox. Как выглядит пресловутый inbox (ящик, в который нужно все выкидывать из головы и не забывать иногда наводить в нем порядок) в системе TSW? Очень просто. В нем оказывается любая заметка из блокнота Задачи, которой не назначен хотя бы один тег ".Когда".
Как найти все такие заметки? Конечно с помощью сохраненного поиска! Кликните по строке поиска и скопируйте в нее один из двух поисковых запросов:
Для оригинальной структуры тегов:

notebook: Задачи -tag:! Ежедневно -tag:1-Сейчас -tag:2-Следующие -tag:3-Скоро -tag:4-Позже -tag:5-Когда-нибудь -tag:6-Ожидание

Для моей измененной структуры тегов:

notebook: Задачи -tag:! Ежедневно -tag:1-Сегодня -tag:«2-На этой неделе» -tag:«3-В этом месяце» -tag:4-Позже -tag:5-Когда-нибудь -tag:6-Ожидание

Обратите внимание, что если название тега состоит из нескольких слов, то его нужно брать в кавычки.
Сохраните поисковый запрос, назвав его «Inbox». В дальнейшем будет достаточно кликнуть по его названию,

чтобы получить список всех новых заметок без тегов.

Или можно поступить еще проще. Если вы работаете в Evernote в режиме списка, новые заметки (без тегов) сразу бросаются в глаза, если кликнуть по параметру Метки — все заметки без тегов окажутся сверху.

Обработка Email. В заметках-письмах нужно не лениться изменять заголовок на более четкий, описывающий требующееся от вас действие. Ведь не всегда тема оригинального письма может похвастаться таким качеством.

А еще заметки-письма в Evernote можно объединять. Это может пригодиться, когда приходит письмо, которое дополняет уже существующую задачу. Перешлите его в Evernote, кликните по основной задаче, зажмите Ctrl, кликните по заметке-письму и нажмите «Объединить».

! Ежедневно. Несколько слов про этот тег. Он предназначен для выработки новых полезных привычек. Вы просто помещаете туда свои новые challenges, вроде «отжаться 30 раз» или «чаще говорить комплименты Кате» и начинаете свой день с проверки этого тега. Проверено — работает!

Действие

После обработки всех новых заметок, мы готовы приступить собственно к воплощению своих задач в жизнь.

Обычно утром я просматриваю свой список "! Ежедневно", а потом перехожу к «1-Сегодня». Если задач в нем оказывается слишком много, то я выбираю дополнительные параметры, например, конкретный проект, над которым хочу сегодня поработать, или определенный контекст. Возможность такой гибкой фокусировки и есть, с моей точки зрения, самое главное преимущество TSW.

Во время работы над конкретным проектом мне нравится сортировать задачи по тегам. Когда я кликаю по параметру Метки, то наверху списка оказываются задачи этого проекта с тегом «1-Сегодня», ниже — «2-На этой неделе», ну и так далее… Можно получить общую картину планов по проекту.

Обзор

Раз в день я стараюсь просматривать список «2-На этой неделе» и выбирать дела, которые хочу выполнить сегодня.

Раз в неделю, как и положено, я завариваю крепкий зеленый чай и начинаю свой Еженедельный Обзор.

Он прост:

• Сначала я просматриваю список всех своих проектов и при необходимости меняю их статус с «активного» на «отложенный» и наоборот.
• После этого я проверяю, чтобы всем заметкам был назначен как минимум тег времени (с помощью сохраненного поиска «Inbox»).
• Потом я просматриваю все подтеги ".Когда" в обратном порядке (начиная с «6-Ожидание»). Во время этого я постоянно задаю себе вопрос: «Нужно ли повысить/понизить приоритет этой задачи?»

Сильные и слабые стороны The Secret Weapon

Плюсы:

• Для управления всеми делами используется всего один сервис — Evernote.
• Следовательно, все плюсы Evernote — это и плюсы TSW: бесплатно, кроссплатформенно, облачная синхронизация, поддержка всех браузеров и гаджетов.
• В основе TSW лежит проверенная временем система продуктивности GTD, со всеми ее достоинствами.
• Гибкая группировка задач по проектам и контекстам, для чего используется система тегов.
• Мощная интеграция с электронной почтой.

Минусы:
Можно сказать, что минус один, но он, надо признаться, довольно существенный: отсутствие встроенного календаря и напоминаний о повторяющихся событиях.
Если Evernote добавит эти функции, то нужда в сервисах типа Google Calendar лично у меня отпадет окончательно.

Но и без этого, плюсы TSW существенно перевешивают ее минусы, так что рекомендую попробовать, особенно тем, кто пользуется Evernote, но испытывает проблемы с управлением делами и задачами.

Если вы нашли эту информацию полезной то, пожалуйста, поделитесь ей с вашими друзьями!

Еще полезно прочитать по теме:
«Подробное описание моей системы использования Evernote на основе GTD»

«Agile Results + Evernote. Как J.D. Meier использует Evernote для управления своей жизнью»

«Реформируем понятие контекста в GTD: новая система из 7 контекстов»

«Личный опыт использования OmniFocus для GTD. Большое руководство по настройке эффективной системы»