GTD и канбан

Не так давно я имел честь в рамках интервью пообщаться с Рафалом Морисоном, ведущим специалистом Ирландии в сфере персональной продуктивности и автором отличного блога под названием Creating Personal Flow. Я получил огромное удовольствие, вопросы Рафала были очень тщательно продуманы и заставили меня хорошенько обдумать ответы, как с точки зрения человека, следующего философии GTD, так и специалиста, обучающего этой системе других. Ниже приведен текст интервью, опубликованного блоге Рафала: «GTD и канбан»

Сегодня я с удовольствием представляю вашему вниманию интервью с Паскалем Венье. Мы обсудили совмещение двух методов: Getthing Things Done Дэвида Аллена и Канбан.

Лично я получил массу удовольствия во время проведения интервью и подготовки вопросов. Надеюсь, в будущем таких бесед будет больше.

Ну что, приступим?

Если не против, расскажите немного о себе.

Я коуч и инструктор по персональной продуктивности, живу в Оттава-Гатино, главной провинции Канады. Я француз, более 20 лет проработал университетским профессором в Великобритании. Мне довелось поработать в университетах Ливерпуля, Манчестера и Солфорда. Последние 15 или около того лет я серьезно интересуюсь вопросом личной продуктивности. В прошлом году я реализовал свое давнее намерение и открыл собственную практику, предлагающую коучинг и тренинги по личной продуктивности. Тот факт, что я проживаю в Канаде, не мешает мне предлагать услуги желающим со всего мира: я частый гость в Великобритании и Франции, также я провожу коучинги удаленно, через Skype. В данный момент я завершаю работу над французским переводом книги Джима Бенсона и Тониэнн ДеМария Барри «Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life».

Как долго вы практикуете GTD и/или прочие методы повышения продуктивности?

GTD я занимаюсь уже почти 9 лет. Я открыл для себя книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» летом 2004 года. Это без преувеличения было открытие. В отличие от других методик тайм-менеджмента, которые я пробовал использовать ранее, этот метод не только помог мне взять под контроль (вернее было бы сказать вернуть под контроль) рабочие процессы и распланировать свои дальнейшие действия. Самое главное – он позволил мне быть необычайно гибким и готовым быстро приспосабливаться к любым изменениям.

Каким методом вы пользуетесь больше других?

В данный момент я совмещаю Getting Things Done и личный канбан. Там все четко, плюс оба метода ориентируются на «движение» задач по определенным категориям. Я называю канбан внешним интерфейсом моей GTD системы. Система управления рабочими процессами от GTD помогает держать все под контролем. Шестиуровневая модель обзора работы позволяет разобраться со временем выполнения той или иной задачи, что не всегда так просто, как кажется. Ну и канбан помогает не просто доводить дела до конца, а еще и учит отделять зерна от плевел.

Что привлекло вас в системе канбан?

В первую очередь ее предельная простота. Здесь есть только два правила: визуализируй свою работу и ограничивай текущие задачи. Я – человек с чрезвычайно развитым визуальным восприятием, плюс я постоянно прибегаю к диаграмме связей, поэтому меня привлекает то, как представлены задачи в визуальном плане в виде самоклеющихся цветных листочков. Также мне нравится необходимость ограничивать количество задач, над которыми ты работаешь одновременно – это ощутимо помогает в доведении всех задач до логического завершения. Канбан предоставляет ту временную составляющую, на которую ты можешь опираться во время диалога с коллегами или самим собой.

Каким образом канбан повысил вашу производительность?

Он заставляет быть более избирательным относительно того, чем ты хочешь заниматься, учит расставлять правильные приоритеты. Благодаря ему ты не чувствуешь себя загруженным той массой дел, как это было бы если бы ты просто выписал все свои задания в один длинный список. Еще очень важное свойство канбана – это возможность ясно видеть тот объем задач, который ты уже выполнил. Во время недельного обзора/разбора ты реально видишь все, чего ты добился за это время – ты действительно поднимаешься в собственных глазах. С психологической точки зрения – это чрезвычайно мощный мотиватор.

Научил ли вас канбан лучше концентрироваться и эффективнее работать над выбранными проектами/задачами?

Да, канбан определенно улучшил мою способность концентрироваться на нужных вещах. WIP ограничение (work in progress — работа, находящаяся в процессе выполнения, иными словами – вещи, над которыми ты работаешь одновременно) очень помогает в этом плане. Если у тебя есть WIP лимит, ты должен завершить текущее задание, прежде, чем приступить к следующему. Слова «Заканчивай начинать, начинай заканчивать» должны стать девизом всех пользователей канбана. Тебе не удастся справиться с тем числом работы, которое ты физически не способен обработать. Как писали Джим Бенсон, Джоанн Хо и Маритца ван ден Хойвел в «Beyond Agile, Tales of Continuous Improvement»: человек, который перегружен работой, просто не в состоянии уделить нужного внимания своим текущим задачам.

Как использование методики повлияло на рабочий процесс в целом?

Ну, могу смело сказать, что работа движется гораздо лучше. В то же время канбан позволяет мне эффективно вливаться в это движение.

Пришлось ли вам столкнуться с какими-либо трудностями на первых этапах внедрения персонального канбана?

Я бы так не сказал, система довольно простая.

Я подошел к вопросу внедрения личного канбана достаточно прогрессивно. Я все так же продолжал использовать GTD софтвер, в том числе и превосходную Nozbe, я просто ввел тот самый WIP лимит. Простая операция – ограничить количество действий происходящих одновременно. Результат налицо. Первые успехи побудили меня сделать следующий шаг – ввести в мою систему GTD еще и элемент визуализации, как и подразумевает система канбан. Для этой цели я использовал приложение Trello.

Первое время я даже и не рассматривал возможность использования «реальной» доски с самоклеющимися записками, однако многие коллеги-пользователи канбана очень положительно отзывались о таком «низкохехнологичном» подходе (чему я, по правде говоря, был очень удивлен) на встрече WIP Society в Манчестере, поэтому я и сам решил попробовать. И вы знаете, подобный подход сработал на пять с плюсом. Мне нравится сами тактильные ощущения работы с доской и самоклеющимися карточками.

Скажите, заметили ли вы в системе канбан какие-либо недостатки? Есть ли элементы, которые вы хотели бы улучшить?

Ну, могу сказать, что всегда нужно экспериментировать и искать комбинацию, которая идеально подойдет именно вам. В основе канбана лежит “Бережливое производство”, книга которая проповедует принципы Кайдзена, т.е. непрерывного улучшения. Относитесь к системе канбан как к инструменту, который позволяет вам проводить небольшие эксперименты, способствующие постепенному усовершенствованию рабочего процесса. Не существует идеально настроенной системы, так же как и не может существовать двух одинаковых досок. Ваша доска будет изменяться вместе с тем, как изменяется ваша деятельность.

Канбан одинаково хорошо справляется с любой задачей, или же существуют те, которые не совсем хорошо ложатся в концепцию этого метода?

В принципе, личная продуктивность – в первую очередь вопрос здравого смысла. В моем случае канбан работает превосходно, однако если у вас имеется целый ряд однотипных повторяющихся задач, то каждый раз повторять процедуру создания карточек или записей в цифровой версии канбана врагу не пожелаешь.

Это напоминает историю с e-mail-ами. Конечно, есть очень важные письма, с которыми нужно работать отдельно – тщательно и внимательно. Тот же принцип применяйте, отвечая на вопрос: стоит ли создавать карточку под этот проект? Ведь большинство e-mail-ов гораздо более целесообразно обрабатывать «оптом», и заниматься этим исключительно в отведенное под e-mail-ы время.

Канбан также четко разграничивает между работой которую вы, образно говоря, толкаете либо тянете. Что имеется в виду: есть работа, которая вам навязывается – ее вы толкаете, а есть та, которую вы по собственному желанию тянете. Умение разграничивать задачи таким образом, на мой взгляд, очень важно. Особенно если речь идет об e-mail-ах. E-mail – лучшая иллюстрация навязанной работы – той, которую приходится «толкать». Жизненно важно постоянно помнить о том, какой тип работы вы выполняете в данный момент. Очень часто люди размениваются на обработку e-mail-ов вместо того чтобы решать основные, более масштабные задачи.

При обработке входящих, очень полезно использовать систему тегов, определяющих, в какой столбец канбана отправится то или иное задание. К примеру, я рекомендую применять следующие категории: Приоритет 3, Приоритет 2, Приоритет 1, Готово, Сегодня, В работе (не забываем про WIP лимит). Это поможет расставить приоритеты, что в свою очередь облегчит вашу ношу принятия ключевых решений, особенно если вы часто замечаете, что вам по большей части приходится «толкать», в ущерб более эффективной работе, которую вам важно «вытянуть» и тем самым добиться основных целей вашей деятельности.

Вы отдаете предпочтение какому-либо конкретному приложению, основанному на системе канбан? Как по-вашему, какой формат – электронный или бумажный – более удобен в обращении?

Мой любимый способ – использовать самоклеящиеся бумажки и обычную стену. Если даже умники-разработчики ПО снизошли до применения стикеров в работе над своими сложнейшими проектами, нам и подавно их хватит с головой!

Однако, будучи коучем и инструктором, я должен разбираться во всем многообразии существующих приложений, в том числе, последнее время я много экспериментировал с онлайн-инструментами. На данный момент, мой любимый – LeanKit, я пользуюсь им вот уже 4 недели.

Вы продолжаете использовать канбан, когда находитесь в разъездах? Если да, то каким образом вы решаете этот вопрос?

Да, конечно, в поездках я продолжаю пользоваться канбаном. Лучший способ – «бумажный». Я храню стикеры в специальной папке, во Франции мы называем ее «trieur-parapheur».

Что касается электронной версии, LeanKit обеспечивает легкий доступ к вашим доскам, поскольку существуют версии для iPhone и iPad.

Можете описать как проходит ваш день в контексте использования канбана?

Конечно. Итак, утро я начинаю с осмотра доски и внесения нужных изменений. Под этим подразумевается перенесение нескольких карточек в колонку «В работе». Я быстренько оцениваю положение дел на доске и, при необходимости, кое-что корректирую. Далее – начинаем заниматься задачами из колонки «В работе» и выполняем их в первую очередь. Каждое выполненное задание отправляется в колонку «Готово». Основной принцип заключается в том, чтобы доска постоянно была перед глазами, чтобы вы могли постоянно сверяться с ней или оперативно вносить изменения. Таким образом, если в течение дня вы запланируете то или иное действие, вы можете сразу же поместить его на доске.

В какое время вы проверяете свою доску, сколько вообще времени уходит на создание доски?

Создание своей первой доски канбан – дело крайне простое. Минимальный набор состоит из трех колонок: Очередь (т.е. Сделать), В работе, и Готово. Таким образом, вы получаете в свое распоряжение простой инструмент, который поможет вам лучше понимать свой рабочий процесс. Далее вам нужно будет просто приспособить доску, что называется, под себя.

Канбан не предлагает вам решение «под ключ», но позволяет со временем, путем проб и ошибок, организовать систему таким образом, чтобы она полностью удовлетворяла ваши потребности. Также, если ваш рабочий процесс претерпевает изменения, вы с легкостью можете перестроить и канбан в соответствии с новыми условиями работы.

Работа с доской, по сути, не прекращается ни на минуту. Думайте о ней как о приборной доске вашего делопроизводства – вы вносите изменения постоянно. Бывают моменты, когда необходимо перевести дух и оценить, на каком этапе вы находитесь. И канбан предоставит вам всю необходимую информацию для принятия обдуманного решения касательно дальнейшей работы.

Вообще, принято делать обзор в начале и конце дня, можно также проводить некий «разбор полетов», с целью понять, насколько вы продвинулись и чего достигли. Строгих рекомендаций относительно того, как часто его проводить нет, вы можете просто делать еженедельный разбор, как того рекомендует система GTD. Действуйте на свое усмотрение, особенно если условия работы меняются. Ключевое слово в работе с системой канбан – «гибкость».

Сколько задач/проектов вы посоветуете размещать на доске одновременно?

Все зависит от вашей деятельности.

Использование канбана подразумевает ряд ограничений, таких, как количество проектов и заданий, которые могут одновременно находиться на доске. Ах да… ограничивать нужно также количество проектов/заданий, над которыми вы можете работать параллельно.

Точно так же, как вы ограничиваете количество процессов и задач, которые вы выполняете в данный момент, вы можете ограничивать и количество проектов, над которыми вы работаете параллельно. Такой себе project-in-progress лимит.

Последнее мне кажется очень важным, ведь множество людей повторяют одну и ту же ошибку в процессе применения философии GTD. Да, действительно часть GTD процесса подразумевает составления списка проектов и следующих действий, которые необходимо совершить по каждому из них в течение следующего года. Однако многие ошибочно полагают, что таким образом все проекты становятся активными. Как раз наоборот, хорошо отлаженная GTD система предусматривает ограничение количества одновременно активных проектов. В GTD существует четкая граница между текущими проектами и задачами, и тем, что относится к разряду «Может быть/когда-нибудь.»

Если вы прибегаете к помощи списка, особенно если речь идет об электронном формате, может возникнуть искушение свалить в одну кучу все проекты и все «следующие шаги» для каждого из них. Это может создать достаточно пугающую картину – такое огромное количество задач и проектов может реально отбить всю охоту и энтузиазм.

Однако доска имеет определенные размеры, на ней может поместиться ограниченное количество самоклеющихся карточек – такое ограничение заставляет вас хорошенько подумать над тем, какие проекты стоят вашего внимания в данный момент, а какие – нет. Это ограничение в каком-то смысле служит преимуществом, поскольку не оставляет вам иного выбора как «сверить часы с реальностью».

Как изменилась вашаGTD практика с применением канбана?

О взаимодействии GTD и канбана могу сказать одно – они просто созданы друг для друга. Я думаю, что применение канбана позволило мне вывести свою производительность на новый уровень, и еще больше приблизила меня к стандартам GTD. Он заставил меня вспомнить о базовых принципах. Вся прелесть канбана заключается в том, что благодаря его визуальной составляющей, вы фактически ведете диалог со своей работой.

Где вас можно найти онлайн?

Я активно веду Twitter, мой ник @pascalvenier, адрес моего вебсайта – http://www.pascalvenier.com/

Также хочу порекомендовать два блога на тему канбана: Personal Kanban – Visualize, Learn, Improve blog, который ведут Джим Бенсон и Тониэнн ДеМария Барри, и The Personal Kanban Gallery, коллекция досок, курируемых Джерри Кирком.

Оригинал статьи: Merging GTD and Personal Kanban