Личный опыт использования OmniFocus для GTD. Большое руководство по настройке эффективной системы

Эпический пост от человека, который пользуется OmniFocus для GTD со времен первой закрытой альфа-версии этой программы.
Никакой воды — только практические наработки. Системы организации Папок, Проектов, Контекстов и Перспектив, реализация Ожидания и Системы Напоминаний, правила нейминга и алгоритм еженедельного обзора — вот лишь самые крупные темы.
Мастрид.
Приблизительный размер статьи? 12 страниц.

Как я уже писал, я пользуюсь OmniFocus для организации дел по книге «Getting Things Done» Дэвида Аллена. Однако OmniFocus — не самая простая в освоении программа, и многие люди испытывают трудности с ее настройкой.

Я пользуюсь OmniFocus cо времен первой закрытой альфа-версии этой программы и потратил немало часов, настраивая и тестируя свою систему, пока она не стала полностью соответствовать моим требованиям.
Когда я говорю об этом, то в ответ часто слышу вопрос вроде: «А как именно настроена ваша система?» К сожалению, в короткой беседе дать ответ на него довольно проблематично, поэтому я решил описать весь свой опыт в подробном посте.

Папки

По мере увеличения количества моих проектов я осознал важность разделения их по категориям с помощью папок. Но какие именно папки стоит создать?
Для меня лучшим решением является отдельная папка для каждой зоны внимания (aka «Area of Focus» в GTD aka «Взгляд на свою жизнь с высоты в 20.000 футов» в GTD), внутрь которой помещаются соответствующие проекты. Эти папки я располагаю в порядке их примерной важности для меня.
У такого подхода есть несколько преимуществ:

• По умолчанию, OmniFocus располагает задачи во вкладке контекстов согласно их порядку во вкладке проектов. С помощью сортировки проектов по важности вы добьетесь того, что ваши задачи в рамках отдельного контекста тоже будут отсортированы по важности.*
• Во время еженедельного обзора папки служат в качестве своеобразных напоминаний.
• Такое расположение зон внимания помогает замечать, тратите ли вы свое время на то, чего действительно хотите.

* Естественно, вам по-прежнему придется выбирать следующее действие в обычном порядке, но сортировка в порядке значимости способна сильно облегчить эту задачу.

Выбор контекстов

Одним из аспектов GTD, с которым я годами испытывал трудности, был выбор верных контекстов.

В моей системе были контексты, в которые я никогда не заглядывал. Были постоянно переполненные контексты. Были неполноценные контексты: меня не покидало ощущение, что принять окончательное решение по такому контексту можно, только просмотрев его в паре с другим.
Так что я выпиливал, оттачивал и настраивал свою систему контекстов, пока она не становилась идеальной. Но как только все становилось на свои места, происходило какое-нибудь изменение в жизни и приходилось заново возвращаться к настройке. Как же быть?

Для себя я нашел-таки лучший способ выбирать верные контексты.
Для этого нужно всего лишь задать самому себе вопрос: «В каких частых ситуациях я оказываюсь, когда могу заниматься только неким определенным набором дел?».
Такой вопрос сразу расставит все на свои места.

Люди

В моей жизни существуют люди, встречи с которыми происходят на регулярной основе. Для людей из офисной среды примером таких встреч может быть еженедельное совещание с начальником, для пар — еженедельное свидание.

Важным принципом здесь является то, что создавать контекст для конкретного человека нужно, только если ваши встречи с ним уже происходят на регулярной основе. Есть много людей, с которыми мне необходимо переговорить, но для этого нужно сначала встретить этого человека и/или организовать встречу. В таком случае создавать отдельный контекст не стоит. Вместо этого я помечаю такую задачу как «Офис» (“Office”) или «Дом» (“Home”) (место, где я наиболее вероятно встречу этого человека).

Я обнаружил, что создание контекста для человека, с которым нет устоявшихся регулярных встреч, чаще всего приводит к игнорированию подобных задач, так как я почти никогда не нахожусь в подобном контексте.

Места

Контексты мест для меня четко ассоциируются с выполнением поручений. Самым правильным решением я считаю создание контекста «Поручения» (“Errands”) и вложенного контекста для каждого места обычной остановки в городе (например, “Home Depot”, “Starbucks”, “Target” на скриншоте).

OmniFocus может показывать только «доступные» («Avaliable») контексты (т.е. содержащие хотя бы одно доступное действие), так что список мест, в которые нужно заехать, формируется автоматически.

Компьютер/Стол

Самый сложный набор контекстов связан с моей работой на компьютере.
Как программист я провожу большую часть рабочего, как впрочем и свободного, времени за компьютером.
Я определил, в каких состояниях и/или с помощью каких инструментов чаще всего выполняю свою работу.

• «Компьютер: Фокус» («Computer: Focused») Дела, для выполнения которых я должен быть свеж, бодр и творчески настроен (например, написание кода или поста в блог).
• «Компьютер: Оффлайн» («Computer: Offline») Дела, для которых не важно наличие интернета.
• «Компьютер: Ноутбук» («Computer: Laptop») Дела, которые должны быть выполнены на ноутбуке (т.е. не могут быть сделаны на Ipad'е).
• «Компьютер: Любой» («Computer: Any») Вещи, которые можно делать как на ноутбуке, так и на Ipad'е.
• «Работаю» («Working») Дела, связанные с моей профессиональной деятельностью. Я пришел к выводу, что проще всего объединить все подобные задачи под одним контекстом (несмотря на то, что для выполнения некоторых из них компьютер не нужен), потому что так проще всего сохранить рабочий настрой, если ты в нем оказался.

Ситуационные контексты

Существует также несколько контекстов, которые основаны на определенной активности или времени суток.
Например, контекст «Рабочее время» (“Business Hours”) включает все дела, которые нужно выполнить только во время стандартных рабочих часов.
А контекст «Список для чтения» (“Reading List”) охватывает все, что я хочу прочитать (статьи, книги) и не зависит от определенного места.

Еще одним примером может служить мой бывший контекст «Быстро» для записи дел, которые слишком длинны, чтобы выполнить их сразу (т.е. явно займут более двух минут), но в то же время на выполнение которых вряд ли понадобится более 10-15 минут.
Этот контекст здорово меня выручал во времена, когда я был менеджером в большой корпорации и часто оказывался в ситуации, когда в распоряжении есть всего несколько минут между встречами.

Специальные контексты

Наконец, в моей системе есть несколько контекстов, которые на самом деле контекстами не являются, а просто служат для удобной работы с OmniFocus. К ним относятся «Ожидание» и «Будущее» (“Waiting For” и “Future”). Как именно я использую каждый из них, расскажу ниже.

Проекты с одиночными задачами

Внутри каждой папки я использую несколько специальных проектов «с одиночными задачами» () (“Single Action Projects").
Они предназначены для объединения задач, которые не принадлежат ни к одному «классическому» проекту. Другими словами, когда подобная задача выполнена, то за ней не следует новая задача, подчиненная этой же цели.
К примеру, «Купить гвозди» наверняка является лишь одним из шагов какого-то проекта (вряд ли вы станете покупать гвозди просто так), в то время как «Приготовить обед» вполне может быть самоцелью.

«Задачи» («Actions»)

Этот специальный проект используется именно для этой цели: чтобы фиксировать «одиночные» задачи, которые относятся к одной из зон внимания.
На скриншоте выше проект “Blogger Actions” включает все одиночные задачи, связанные с моей блоггерской активностью. Такие задачи не ведут к какой-либо далекой будущей цели — их выполнение полезно само по себе.
Например, недавно в этом проекте находилась задача «Настроить Google Analytics».
Проекты такого рода я всегда называю "Папка Задачи".

«Идеи» («Ideas»)

В этом специальном проекте я сохраняю все дела из серии «когда-нибудь/возможно».
Саму фразу «когда-нибудь/возможно» не очень удобно печатать в окне быстрого ввода OmniFocus, поэтому я сократил ее до "Папка Идеи", но на самом деле использую как «когда-нибудь/возможно» из книги GTD.

«Цели» («Goals»)

Еще я всегда создаю специальный проект для записи своих целей. Я использую его для фиксации всего, начиная от 1-2-летних целей, 3-5-летнего видения и до целей всей жизни (т.е. от 30.000 до 50.000 футов по GTD).

Я разделяю каждый такой проект на три части: цель, видение и задания.
Цель это короткая формулировка того, зачем вообще данная зона внимания существует в моей жизни.

В качестве видения я пытаюсь как можно подробнее описать то, как выглядит «успех» в этой области. Я стараюсь представить себя в будущем, уже достигнувшим всего, на что только мог надеяться, и просто описать мир вокруг себя в этот момент.

Наконец, в качестве заданий служат задачи этого проекта. Они составляют список конкретных дел, которые я хочу выполнить примерно за год.
Во время еженедельного обзора я перечитываю цель, видение и задания как способ поразмыслить над новыми проектами и оценить, как идут дела в текущих.

Вот как это выглядит все вместе:

«Ожидание» и «Система Напоминаний»

В своей книге Дэвид Аллен советует использовать список «Ожидание» (“Waiting For”) и «Систему напоминаний» («Tickler File»), но напрямую OmniFocus не поддерживает ни одну из этих функций. Что можно придумать?

«Ожидание» (“Waiting For”)

Я реализовал список «Ожидание» с помощью комбинации функций OmniFocus.
Всякий раз, когда мне есть что внести в этот список, в соответствующем проекте я создаю новую задачу, чье название начинается с «Жду: ».
После этого следует описание, чего же я собственно жду.
Далее я присваиваю такой задаче специальный контекст, который так и называется — «Ожидание».
И наконец, дату для этой задачи я выставляю на тот день, когда мне будет необходимо заново к ней обратиться.

Как показывает практика, проекты, следующее действие в которых зависит от другого человека, возникают регулярно. И такой способ идеально подходит для отслеживания подобных действий, ответственных за них лиц и для выставления напоминаний.

Вот как может выглядеть подобный проект:


«Система Напоминаний» (“Tickler File”)

Моя «Система Напоминаний» выполняет три основные функции:

1. Во-первых, часто возникают задачи, которые определенно являются следующим действием проекта, но это действие невозможно совершить до наступления некоторой даты в будущем.
2. Во-вторых, периодически я хочу напомнить себе о чем-то в будущем, чем я, возможно, захочу заняться.
3. В-третьих, время от времени я попадаю в ситуацию, когда просто не готов принять окончательное решение о необходимости действия в данный момент и хочу получить напоминание о нем через несколько дней или недель.

Для всех этих целей я создаю новые задачи и выставляю для них конкретные будущие даты:

• Для задач, которые являются действиями, я просто назначаю соответствующий контекст, и эта задача как по волшебству появляется в этом контексте в назначенный день.
• Если запись является напоминанием, я обычно пишу вначале что-то вроде «Напоминание: » и после этого присваиваю ей контекст «Ожидание».
• Наконец, если я хочу получить напоминание для повторного рассмотрения какого-либо вопроса, то просто создаю задачу с названием, начинающимся с «Пересмотреть: » и тоже помещаю ее в контекст «Ожидание».

Перспективы

Вы хоть раз ловили себя на том, что постоянно переключаетесь между списками различных контекстов в попытке определить оптимальное следующее действие? Хотелось ли вам когда-нибудь получить быстрый обзор всех застопорившихся проектов? А сокращенный список контекстов для использования на Iphone?
Функция перспектив в OmniFocus позволяет реализовать все это и многое другое.

Но для начала стоит разобраться: «Если у нас уже есть контексты, зачем нужны еще и перспективы? Разве это не одно и то же?» Вопрос действительно важный.
Ушло немало времени, прежде чем я понял, что перспективы способны устранить некоторые проблемы моего рабочего процесса:

• Иногда я нахожусь перед выбором, в какой контекст поместить себя (например, должен ли я сесть за компьютер или же сходить в гараж).
• Иногда я одновременно нахожусь в нескольких контекстах (например, я дома, сижу за компьютером в рабочее время).
• Некоторые мои контексты доступны во многих различных ситуациях (к примеру, «Компьютер: Любой» можно использовать как за ноутбуком, так и на Ipad'е).

Перспективы позволяют учитывать такое положение дел, сохраняя «снимки» определенного состояния OmniFocus.
Например, всякий раз, когда я готов приступить к еженедельному обзору, я должен открыть вкладку «Проект», включить в настройках отображение доступных проектов и т.д.
Чтобы постоянно не проделывать это вручную, я могу создать перспективу, которая сохранит эти настройки OmniFocus, и я смогу включать их с помощью всего лишь одной кнопки.

Со временем я остановился на использовании шести различных перспектив:



«Еженедельно» («Weekly»)

Эту перспективу я использую во время еженедельного обзора.
Она помещает меня в режим «Проект» (“Project”), делает видимыми все «Оставшиеся» (“Remaining”) проекты, группирует их по «Папкам» (“Folder”) и делает видимыми все «Оставшиеся» (“Remaining”) в них задачи, а также полностью раскрывает все папки, проекты и задачи.
Иными словами, я получаю обзор всех незавершенных дел в моих папках, проектах и задачах.

«Стопор» («Stalled»)

Я проверяю эту перспективу ежедневно (а иногда и по несколько раз за день), чтобы удостовериться, что следующее действие определено для каждого моего проекта.
Она переносит меня в режим «Проект» (“Project”) с включенным фильтром «Стопор» («Stalled»).

«Вскоре» («Due soon»)

Обычно это первое, что я проверяю в течение дня.
Эта перспектива отображает вкладку «Контекст» (“Context”), где делает видимыми только «Оставшиеся» (“Remaining”) контексты, группирует и сортирует их по дате (“Due”) и выставляет фильтр «Дата Отмеченных» (“Due of Flagged”).
Она показывает все, для чего выставлена конкретная дата, и сортирует это в порядке наступления срока.

«Дом» и «Работа» («Home» и «Work»)

Зная, что я работаю из дома, вы можете предположить, что мои перспективы «Дом» и «Работа» на проверку окажутся одним и тем же. Однако их истинным предназначением является разграничение дел, за выполнение которых мне платят, и тех дел, которые я выполняю по собственной инициативе.

Обе эти перспективы переключают OmniFocus в режим «Контекст» (“Context”) и делают видимыми только «Оставшиеся» (“Remaining”) контексты, которые сгруппированы по дате (“Due”), отсортированы по проекту (“Project”), а также делают видимыми все «Доступные» (“Available”) задачи.
Разница в том, что для перспективы «Дом» отображается один набор контекстов по умолчанию («Ожидание» «Рабочее время», «Телефон», «Рэйчел», «Дом», «Компьютер» и «Список для чтения»), а для перспективы «Работа» — другой («Ожидание», «Рабочие часы» и «Работаю»).

Это позволяет лучше фокусироваться во время работы и немного расслабиться, когда я ей не занят.

«Мобильный» («Mobile»)

«Мобильный» является моей стандартной перспективой во время использования OmniFocus на Iphone и Ipad.
Настройки такие же, что и в перспективах «Дом» и «Работа», но опять же с другим набором контекстов («Ожидание», «Рабочее время», «Поручения», «Компьютер: Фокус», «Компьютер: Оффлайн» и «Компьютер: Любой»).
Идея в том, чтобы исключить те контексты, которыми я могу заниматься только дома, и включить те из них (например, «Поручения»), которыми я могу заниматься только находясь вне дома.

Правила нейминга

Вы когда-нибудь смотрели на сделанные ранее записи с мыслью: «Я понятия не имею, что это значит..?» Случалось ли нечто похожее в вашей GTD системе? Во время настройки своей я постоянно сталкивался с подобными трудностями.

Со временем я разработал систему нейминга, которая устранила эти проблемы и сделала возможным восприятие целого экрана задач с одного взгляда. Ниже я опишу некоторые конкретные правила, которыми руководствуюсь во время работы с OmniFocus.

Задачи

Задачи я стараюсь всегда начинать с глагола, за которым следует объект и (если необходимо) дополнительные детали.
Я стараюсь выбирать такие глаголы, «картинку» которых легко представить в голове (например, конкретное четкое действие «позвонить» вместо более абстрактного «связаться»).
Принимая решение о добавлении деталей к задаче, я просто спрашиваю себя, есть ли что-то, о чем мне необходимо будет обязательно вспомнить, если я увижу эту задачу через месяц.
Вот несколько примеров из моего текущего списка задач:

• «Написать о правилах нейминга (проект: „Написать руководство по OmniFocus“)»;
• «Написать письмо Чеду с предложением даты (проект: Запланировать ужин с Чедом)»;
• «Прочитать следующую главу (проект: „Прочесть книгу 'Визуальное мышление')“;
• »Жду: истекает срок объявления на Craig’s List (проект: «Продать пианино»)".

При выборе названий для задач я стараюсь всегда быть последовательным (к примеру, у меня много задач начинается с «Написать письмо...», «Прочитать...» и «Жду:...»). Это помогает мне с первого взгляда понять, чего я хочу добиться.

Проекты

Для названий проектов я использую то же правило — «глагол, направленный на объект, плюс дополнительные детали», с одной оговоркой: я всегда стараюсь убедиться, что название проекта соответствует его главной цели.
Вот несколько примеров:

• «Заплатить за окна»;
• «Использовать подарочный сертификат Nishino»;
• «Сделать бэклог продукта в Lighthouse»;
• «Заменить передние колеса в MINI Cooper».

С первого взгляда должно быть понятно (даже для меня в будущем) после наступления каких обстоятельств я cмогу считать этот проект завершенным.

Контексты

В качестве контекстов я стараюсь выбирать имена существительные (или их комбинацию), которые описывают главное отличие этого контекста. Или можно объяснить это так: что именно отличает действия в этом контексте от остальных?
Несколько примеров:

• «Дом»
• «Компьютер: Ноутбук» (это вложенный контекст)
• «Whole Foods» (название магазина — прим. betteri.ru)
• «Рабочее время»

Папки

Папки в OmniFocus отражают мои текущие зоны внимания (т.е. взгляд на свою жизнь с высоты 20.000 футов в GTD). Для названия я выбираю прилагательное, которое описывает человека в этой конкретной роли. Однако это не всегда возможно (все-таки уровень 20.000 включает и роли, и зоны внимания), поэтому иногда для краткой характеристики зоны внимания я использую имена существительные.
Примеры:

• «Финансы»;
• «Муж»;
• «Владелец»;
• «Друг».

Я стараюсь выбирать самые короткие названия, потому что и так прекрасно представляю смысл каждой зоны внимания. К тому же в каждой папке есть проект «Цели», который включает все необходимые детали.

Основной целью всех этих правил является создание записей, которые будут понятны мне самому даже по прошествии нескольких недель или месяцев.
Всякий раз, когда я записываю что-нибудь в свою систему, я стараюсь представить, что пишу записку своей жене или близкому другу. Это помогает избегать сокращений, неполноты и неясности. Чтобы меня смог понять другой человек, приходится быть очень конкретным. Благодаря такому подходу даже спустя несколько недель я могу без проблем моментально считывать информацию с экрана с задачами.

Еженедельный обзор

Самой важной и самой сложной частью GTD является еженедельный обзор.
Во-первых, возникает проблема планирования: как еженедельно находить 1-2 часа? Во-вторых, практическая проблема: что конкретно делать во время еженедельного обзора?
И если с решением первой я помочь не могу, то с радостью поделюсь тем, как я решаю вторую.

Алгоритм

Мой еженедельный обзор состоит из трех этапов:

1. Наведение порядка
2. Просмотр календаря
3. Проведение мозгового штурма по новым проектам

Некоторые вещи, которые я не делаю во время обзора:

• Не разбираю инбокс (я делаю это на регулярной основе, но не во время обзора).
• Не провожу больше двух минут над рассмотрением конкретной темы (если это необходимо — я добавляю новые задачи для мозгового штурма).
• Не пытаюсь выполнять задачи.

Соблюдение этого плана помогает избежать затягивания еженедельного обзора на долгие часы.

Наведение порядка


Первым шагом моего обзора является устранение любого беспорядка в системе, который возник в течение прошедшей недели. Для этого я включаю перспективу «Еженедельно» и открываю первую папку. Для этой папки я проверяю следующее:

1. Расположены ли проекты в нужном порядке? Я привык к такому расположению: сначала «Цели», потом классические проекты (в порядке важности), далее следуют «Задания» и, наконец, мои «Идеи». В OmniFocus есть забавный баг, из-за которого для перестановки проектов нужно использовать боковую панель вместо основной области просмотра.
2. Для каждого ли проекта определено следующее действие? Если нет, то я либо определяю его, либо меняю статус проекта на «Завершен» (“Complete”).
3. Есть ли проекты, над которыми я не планирую работать в течение предстоящей недели? Если есть, я меняю их статус на «Пауза» (“On-Hold”).
4. Есть ли проекты со статусом «Пауза» (“On-Hold”), над которыми я собираюсь поработать на предстоящей неделе? Если есть, я меняю из статус на «Активный» (“Active”).
5. Есть ли проекты со статусом «Пауза» (“On-Hold”), которые уже слишком долго в нем пребывают? Если есть, то я либо упраздняю их либо превращаю в одиночную задачу в моем проекте «Идеи».

На первый взгляд этот список кажется длинным, но на самом деле вы просто просматриваете каждый проект в папке, а все эти решения принимаются более-менее автоматически.

Когда я заканчиваю просматривать первую папку, я перехожу к следующей и так далее. Если я достаточно сосредоточен (т.е. удержался от соблазна начать фактически выполнять задачи), то на этот шаг у меня уходит примерно 30-45 минут.

Просмотр календаря

На втором этапе еженедельного обзора я открываю свой календарь, который включает личные и рабочие встречи, а также семейные мероприятия, и проверяю каждую запись, спрашивая себя, нужно ли мне что-то предпринять по ее поводу.
Обычно я начинаю с прошедшей недели, а после просматриваю календарь на неделю вперед. Как правило, этот этап занимает 5-10 минут.

Проведение мозгового штурма по новым проектам

Это самая сложная часть. На этом этапе я возвращаюсь к просмотру папок (теперь лишенных беспорядка) и пытаюсь мысленно пробежаться по каждой области моей жизни в поисках новых проектов.
Бывает полезно перечитать цель и видение, оценить, что удалось выполнить в последнее время, или поразмышлять о делах, которые идут особенно хорошо либо плохо.
Практика показывает, что новые проекты я добавляю не чаще, чем в 25% случаев.

Об авторе
Andrew Miner — технический специалист в Groupon и автор tumblr-блога "Things I Like".
Также с Andrew можно пообщаться в Twitter.
Оригинальный пост

Еще полезно прочитать по теме:
«Реформируем понятие контекста в GTD: новая система из 7 контекстов»

«Подробное описание моей системы использования Evernote на основе GTD»

«Свежий опыт использования Remember The Milk для GTD. Продвинутая система»

«Свежее Молоко: ежедневный и еженедельный обзоры с помощью смарт-списков Remember The Milk»