Метод планирования Стива Павлины

Как вы на самом деле создаете план? Какими инструментами вы пользуетесь?

Я пробовал много различных инструментов и методов планирования на протяжении многих лет, и у меня есть твердое мнение о некоторых из них. Я уверен, что многие люди не согласятся со мной, и это нормально. Это полностью мое личное мнение, основанное на собственном опыте.

МS Outlook – кусок дерьма. Девиз этой программы должен быть таким: «От Голгафрингемцов, для Голгафрингемцов*» (Голгафрингемцы — народ из книги Дугласа Адамса «Автостопом по галактике» прим. пер.). Я знаю, что некоторые люди любят эту программу. Я не один из них. Самая большая проблема Outlook – это её негибкость. Вы застреваете на использовании определенной парадигмы в планировании и расписании. Я просто слишком леворук, чтобы выносить эту программу более, чем неделю. И если вы не знаете кто такие Голгафрингемцы, то мне грустно говорить, что вы, вероятно, такой один.

Franklin Planner – кусок дерьма. Как на бумаге, так и в электронной версии. Опять же, проблема заключается в негибкости. Привязка к Франклиновской парадигме. Это отличная модель для некоторых проектов, но паршивый образец для других.

OPA Life Planner – Абсолютное дерьмо. Эта программа основана на модели планирования Тони Роббинса: «Результат» – «Цель» – «Планирование действий»; в этой системе больше ошибок, чем в марсоходе. Этот метод был в конечном счете замене новым акронимом, RPM (быстрый метод планирования). И в дополнение к электронной версии есть бумажная версия, как и у Franklin Planner. Но все же, самой большой проблемой этой системы является негибкость. Вы должны быть привязаны к конкретной парадигме.

Palm или другие КПК – Голгафрингемские небеса, даже сейчас, когда эта технология улучшилась. В то время как я впервые купил свой Palm IIIxe, несколько лет назад, (который сейчас лежит в шкафу) большое количество программных продуктов для организации дел не заслуживали внимания. Небольшой экран, негибкость и утомительный интерфейс (ручка и бумага зачастую быстрее). Все это делает его плохим выбором. Я предпочитаю мыслить вне этой коробки, тем более, что эта коробка маленькая.

Ручка и бумага – один из моих любимых методов. Это дешево, достаточно быстро, легко, доступно и невероятно гибко. Попробуйте нарисовать диаграмму связей на КПК, или посмотреть ваше расписание, список дел, квартальный план, и все это на маленьком экране. Можно использовать несколько листов бумаги и быстро перемещаться от одной страницы к другой – это огромная поверхность охвата. Программное обеспечение пытается дублировать гибкость бумаги, но бумага лучше и быстрее для некоторых вещей. Конечно, основной недостаток бумаги в том, что записи утомительно редактировать и обновлять, я уверен, что вы можете найти и другие проблемы, связанные с бумагой.

Обычный текстовой редактор — неплохо. Он не имеет всей гибкости бумаги, но все это же намного более гибкий инструмент, чем специальные программы для планирования. Вы можете использовать любую парадигму планирования, какую хотите, и вы можете менять парадигмы без переключения программ. Вы можете использовать разные парадигмы для различных частей вашего плана — сверху вниз, снизу вверх — это ваш выбор.

Action Outline — это моя любимая часть программного обеспечения, которую я использую для планирования на высоком уровне. Я использую эту программу каждый день. На первый взгляд это не похоже на инструмент планирования. Программа выглядит как комбинация проводника Windows и MS-Word. На левой стороне экрана у вас есть расширенная структура каталогов. А на правой стороне экрана есть обычное окно редактирования текста. Вот что эта программа позволяет вам сделать: она создает фрагменты текста (какие вы хотите) и организовывает их в иерархическую структуру. А затем вы сможете развернуть и свернуть части этой структуры как пожелаете, глядя на ваши общие планы с высоким уровнем детализации, или рассмотреть в деталях тот или иной раздел. Что мне больше всего нравится в этой программе так это то, что она берет на себя управление иерархической структурой за вас, но она не заставляет вас использовать эту парадигму планирования. Вы можете использовать её как текстовой редактор и вести весь ваш план в одном файле. Вы можете разработать: простой план, сворачиваемую форму плана и даже не использовать часть текстового редактора программы. Или вы можете использовать обе комбинации. Так как я пробовал различные методы планирования, я считаю, что эту программу всегда можно адаптировать. Я использовал её, чтобы создать 90-дневный план, наброски для книги и речь для выступления. И самое главное, эта программа очень быстро переходит от одной части плана к другой. Я рекомендую скачать пробную версию, чтобы посмотреть, устроит ли она вас; в интернете можно найти и другие программные продукты, но это мой личный фаворит.

Какие индивидуальные документы вы создаете чтобы управлять своим временем, и как вы их используете?

Календарь – я использую бумажный календарь, где каждый месяц располагается на отдельной странице. Я ежегодно покупаю один на офисном складе за $ 5-10. Бумажный календарь отлично работает на меня, потому что мой график не заполнен запланированными встречами, так что очень мало моих задач заносится на конкретную дату и время. Если у меня есть определенный срок выполнения, то я вероятно буду использовать нечто более сложное. Я не использую этот календарь для планирования моего дня, он используется только для записи вещей, которые должны произойти в определенный день. Например, я вижу, что на следующей неделе у меня есть встреча клуба «Тамада» в среду, встреча по финансовому планированию в четверг, конкурс по речи в субботу. Вот это мои записи на неделю.

Список ценностей и утверждение собственной миссии – я утверждаю список своих ценностей, можете посмотреть их на странице обо мне. Всякий раз, когда я должен сделать действительно важное долгосрочное решение, я просматриваю этот список. Оба документа находятся в Action Outline, поэтому я могу легко переключится на них с помощью быстрых клавиш в любое время.

Список целей – это список всех моих долгосрочных целей (90дней вперед и более). Для достижения некоторых из них мне потребуется десять лет. Все цели отсортированы по категориям (физические, социальные, карьерные, финансовые и т.д.). Этот список так же поддерживается в Action Outline. Я смотрю на этот список, по крайней мере раз в неделю, и обновляю его каждые 1-2 недели.

Список проектов – это список проектов, которые у меня есть, находится в Action Outline. Чтобы создать этот список, я делю большие цели на отдельные проекты, которые могут быть измерены и достигнуты. Например, если целью является получение определенной суммы денег, то проект будет определять, что я должен сделать, чтобы их заработать. Эти проекты отсортированы в порядке очередности, и во время мозгового штурма я часто добавляю заметки под каждым названием проекта. Если я хочу вывести идею из неактивного проекта, я могу быстро вернуть ее в мой текущий проект.

90-дневный план – Это мой план, который мне нужно выполнить в течение следующих 90 дней, о чем говорилось в предыдущей записи по планированию, он так же поддерживается в Action Outline. Я рассматриваю его каждый день и обновляю раз в неделю. И раз в квартал полностью его переписываю.

30-Дневные цели и планы – это документ содержит мои краткосрочные цели и планы, это то, что я намерен сделать в течении следующих 30-дней, он расположен в Action Outline. Я пересматриваю и обновляю его по крайней мере раз в неделю. Целью данного документа является выполнение первых 30 дней от моего 90-дневного плана, а так же разбивка его на более мелкие урони детализации. Этот документ приходится перерабатывать, часто переключаясь на 90-дневный план.

30-дневный график – теперь я беру 30-дневные цели и задачи, разбиваю их на каждую неделю, а далее по дням. В то время, когда я утверждаю 30-дневный график, я планирую только 1-2 недели. Так вот, я беру свои 30-дневные цели и разбиваю их на отдельные шаги и действия. Я решаю, в какие дни я буду завершать эти действия. Я не использую для этого календарь. Я просто использую линейный список дней в Action Outline, так что это очень быстро и легко редактируется (выбрать и перетащить задачу), и я вижу, что запланировал на много дней вперед. Я также вытаскиваю задачи из моего бумажного календаря и вставляю их в 30-дневный график. Я считаю этот метод планирования самым эффективным, из тех которыми я пользовался. Я могу поправить свое расписание нажатием клавиши в любой момент, добавить/удалить элементы всякий раз, когда хочу. Бумажный календарь используется в основном для долгосрочного планирования на 30 дней, для краткосрочного планирования я его не использую. Этот план включает в себя только назначение задач по дням, он получается более детальным, чем предыдущий. Обновляется этот документ каждый день.

Ежедневный список дел и расписание – в конце каждого дня я смотрю на предыдущий документ, чтобы увидеть, что я должен сделать на следующий день. Затем в моем рабочем журнале (тетрадь на спирали) я создаю список дел, который включает в себя все ориентировочные цели, которые мне нужно сделать на следующий день, и я также добавляю любые спонтанные задачи, которые могли возникнуть в течение последних 24 часов, как и возвращение к телефонным звонкам. После того как создан список дел на следующий день, я создаю график на день, расписанный по часам. Мне нравится работать отрезками по 2 часа, так что я в основном делю свои дни на несколько таких отрезков с перерывами или перекусами, отделяя их от каждой части, а потом вставляю задачи из моего списка дел на каждый из отрезков. Теперь я вижу, как будет выглядеть завтрашний день. Обычно у меня уходит 10-15 минут, чтобы составить свой список дел и расписание на следующий день. И в то же время, я часто меняю свой 30-дневный график. Редко, когда определенный день идет точно по плану – это происходит только в 20% от всего времени. Обычно получается сделать больше или меньше, чем было запланировано. Но это не страшно, я до сих пор успеваю сделать больше с планом, чем без него.

Входящие (Inbox)– это пластиковый лоток в верхней части моего стола. Любая пришедшая бумажка в мой офис должна сначала попасть в Inbox, включая почту, визитные карточки, заметки с конференции и т.д. Затем раз в несколько дней я систематизирую все данные в Inbox, превратив их в цели, проекты, действия или просто подшиваю для архива. Когда я пишу это, мой Inbox содержит список дел с моей последней встречи клуба «Тамада», заметки из 3-х часовой лекции по микробиологии, которые я посетил в четверг, а также бизнес статьи, в которых я просматриваю идеи.

Исходящие (Outbox) – Это пластиковый лоток, который находится ниже чем Inbox. Это все то, что по необходимости покинет мой офис. Он пустует большую часть времени.

Шкаф для хранения документов — 4 ящика в шкафу в пределах досягаемости руки, я использую их для хранения всего того, что может мне понадобится. Элементы, которые входят в мой офис через Inbox, как правило, в конечном итоге оказываются в этом шкафу, в мусорном ведре или в исходящих.

Надеюсь, все что было сказанное выше даст вам хорошее представление о том, как управлять своим временем. Мне нравится специфичность этой системы, она работает очень гладко для меня, и я продолжаю развивать её. Поскольку большая часть информации хранится в Action Outline, я могу перенести документы горячей клавишей и не терять времени на запуск программ, потому что она всегда висит в системном трее, вся информация готова для просмотра в любое время, это гораздо быстрее, чем при использовании текстового процессора. И я могу переключаться между различными документами с помощью одного щелчка мыши. Я наверное применяю Action Outline около десяти раз в день в среднем.