Моя GTD-система: Evernote + Doit + Google Calendar [пост обновлен]

Если бы меня попросили выделить главное преимущество системы GTD, я бы выбрал гибкость. Гибкость построения и использования при неизменных принципах. Основные идеи GTD проверены и работают, но КАК именно они реализуются, зависит от конкретного случая, конкретной жизни, если угодно.
В моем случае система работает именно для управления жизнью (рабочий процесс автоматизирован и прост), все мои увлечения и хобби требуют регулярного выделения времени, быстрой реакции на происходящие изменения и возможности принятия спонтанных решений. К тому же рутинные бытовые дела еще никто не отменял.
Итак, система управления жизнью с помощью связки онлайновых сервисов Evernote + Doit + Google.Calendar.
Приблизительный размер поста ≈ 10 страниц.

Как учил Дэвид Аллен, для работы понадобятся всего 7 категорий, за которыми необходимо следить:

1. Проекты. Список проектов, сроки, напоминания, планы. (Doit)
2. Сопутствующие материалы проектов. Полезные статьи, информация, ссылки, цены, файлы и прочие данные (Evernote)
3. Действия и информация в ежедневнике — Календарь (Doit + Google.Calendar)
4. Список Следующих действий (Doit)
5. Список «Ожидающие» (Doit)
6. Справочная информация (Evernote)
7. Список когда-нибудь/Может быть (Evernote)

Если рассматривать роли сервисов в общем, если угодно, философском плане, то Evernote — это центр управления жизнью, штаб, место, где принимаются глобальные решения, место где хранится вся важная справочная информация, Doit и Google.Calendar — передовая, там лишь действия, напоминания. Место, где происходит реальная работа, совершаются реальные действия. Таким образом соблюден принцип разделения информации, требующей оперативного реагирования, от информации, которая является справочной.

Теперь непосредственно об организации каждой из 7 категорий.

Список Проектов & Сопутствующие материалы (Doit & Evernote)

Основа основ жизни. Здесь разрабатываются планы, сроки, политика, намерения, мечты. Я сначала определяю знаковые большие проекты. В моей системе подобные «мегапроекты» — это нечто большее, чем проект в классическом GTD. Здесь это целый мир, планы и амбиции на ближайшие годы. К примеру, в моем случае это:

1. Наука
2. Музыка
3. Фитнес
4. Дом (в контексте организации рабочего места)

Вся информация по этим проектам: мысли, планы, случайные идеи хранятся в блокноте Evernote «Сопутствующие материалы проекта» с соответствующим тэгом:


Примечание: Тэг «мегапроект» мне нужен, во-первых, для быстрого отбора самой главной заметки с планами по данному направлению, во-вторых, для визуальной организации дерева тэгов

Каждый из этих больших проектов является абстрактной категорией, частью жизни, поэтому они не могут содержать следующие действия, они включают другие проекты, более выполнимые, более реальные, более планируемые. Например, в музыке у меня есть проекты «Альбом», «Рок-опера», «Day & Age — разучивание песен» и так далее:


Также есть одинокие, не привязанные к абстрактной категории, проекты. Это может быть покупка чего-либо, или, например, намечающаяся вечеринка. В заметке из блокнота сопутствующих материалов я чаще всего провожу мозговой штурм, примерные сроки выполнения, набрасываю ориентировочные действия, выбираю из них непосредственно «следующие» действия, которые можно начинать выполнять.

После такого письменного осознания эти проекты попадают в список проектов Doit, в описание я копирую ссылку на соответствующую заметку в Evernote, чтобы можно было легко перейти к сопутствующим материалам:



В Doit к проектам на основании материалов из Evernote добавляются следующие действия, которыми можно манипулировать, назначать им срочность, контекст и дату. Приведу пример некого гипотетического проекта «проект Ы». В сопутствующих материалах проекта помимо описания и планов по выполнению проекта есть список действий, некоторые из которых необходимо выполнить сегодня или завтра, некоторые как можно скорее, часть из них просто ожидают реакцию со стороны других людей, а к остальным приступить только по факту выполнения предыдущих. Doit очень изящно концентрирует эту структуру с помощью своих разделов:



Примечание: несмотря на аналогию в названии, я не использую раздел Someday в качестве списка Когда-нибудь/может быть (для него у меня есть отличный Evernote). Someday — это список несрочных, будущих действий по проекту. Вещь, возможно, необязательная, но приятная в плане прослеживания прогресса проекта — когда действие из Next приобретает статус «Done!», на смену ему приходит действие из Someday, и этот переход очень мотивирует — это значит, что проект не стоит на месте.

Календарь (Doit + Google.Calendar).

Важный инструмент, который показывает общий ландшафт дня, недели, месяца. В календарь заносятся только те события, которые должны произойти и произойдут — никаких планов, расписаний. Если билет в кино куплен — значит этот сеанс будет занесен в календарь. Также в Календарь заносятся события, которые произойдут в течении дня — например, чья-нибудь свадьба, или приезд гостей. Наконец, в календарь имеет смысл вносить события из списка Когда-нибудь/может быть, если эти события привязаны к дате. В общем, любое событие, любой проект и любые планы, которые в своей основе имеют дату/время должны быть отражены в Календаре.

Я изначально пользуюсь календарем Doit (раздел Sheduled), там появляются все события, приуроченные к дате, он в свою очередь синхронизируется с Google.Calendar и присылает все события в отдельный календарь, созданный автоматически — не очень удобно, но пока что Doit не позволяет выбрать конкретный календарь из доступных, чтобы в него попадали все события, так что приходится заниматься переносом, но меня это не сильно напрягает, я все равно время от времени заглядываю на страничку Google.Calendar, чтобы выбрать события, на которые надо бы поставить напоминания.


90% событий хранятся в основном календаре, это и есть как раз тот самый ландшафт дня, на который надо смотреть каждое утро. Календарь «Работа» был сделан отдельным только ради того, чтобы его можно было выключить вместе с окончанием рабочего дня. Календарь «Расписания» — просто рабочий инструмент, которым мне иногда удобно пользоваться при составлении «расписания жизни» — такие рутинные и еженедельно встречающиеся вещи, как стирка, глажка и поход в магазин, равномерно распределены по ландшафту недели — и для этого распределения я как раз и использую «Расписания», чтобы не столкнуться с проблемой неглаженых рубашек и отсутствия еды одновременно. Ну а календарь «Doit», как я и писал выше, — буфер обмена между Doit и Google.Calendar.

Таким образом, с помощью раздела Sheduled из Doit можно наблюдать все запланированные в календаре события непосредственно в списке дел, когда, собственно, срок события подходит: если оно должно произойти завтра, то оно попадет в раздел Tommorow, и аналогично оно попадет в раздел Today, если события случится сегодня.

Примечание: многие справедливо заметят, что в подобной схеме присутствует некая избыточность, зачем мне хранить свой календарь в двух местах? Дело в том, что doit — это основное место для хранения списков дел, это то место, где решаются вопросы о выборе следующего действия, поэтому действия, которые приурочены ко времени/дате тоже должны находиться неподалеку, чтобы сохранилась возможность обозревать их сразу. Но, увы, календарю в Doit очень далеко до гугловского календаря: в последнем присутствуют очень удобные сервис напоминаний и возможность разделения событий на разные «подкалендари». Посему приходится пользоваться, вообще говоря, двумя календарями. С другой стороны, это всего лишь две соседние закладки в браузере — не так уж и далеко друг от друга. Более того, эта эфемерная претензия нивелируется аккаунтом Pro в doit — там реализована двухсторонняя синхронизация, и любое событие созданное изначально в гугловском календаре все равно попадет в раздел sheduled в doit.

Список следующих действий (Doit).

На основании всех проектов и подпроектов составляется список следующих действий (раздел Next), которые приведут к продвижению проекта вперед. Это именно те действия, которые должны быть выполнены при первой удачной возможности (эту возможность можно будет определить с помощью специальных критериев) в отличии от действий, занесенных в Календарь. Иногда встречаются действия, не привязанные к конкретному проекту, например, написание рецензии, или прочтение статьи. В зависимости от особенности задач и развития проекта, к которому она привязана, действия распределяются в Doit по категориям Today, Tomorrow, Next и Someday. По смыслу ясно, что действиям предстоит перемещаться из одной категории в другую.

примечание: строго говоря, классическим списком следующих действий является только раздел Next, ведь в разделы Today и Tomorrow помимо всего прочего попадают события из календаря — все то, что привязано к сегодняшней и завтрашней дате, а, как мы помним, там может быть просто напоминание из списка «когда-нибудь/может быть» (например, о старте продажи билетов на футбольный матч), что вовсе не является конкретным действием.

Список следующих действий — это по сути последний инструмент системы, после которого надо приступать непосредственно к действию. Несмотря на примечание выше, я начинаю с раздела Today, бегло просмотрю Tomorrow и приступаю к выбору действия из Next.

Выбор конкретного следующего действия из списка — это одна из самых важных тем в GTD (по скромному мнению автора этой системы — Дэвида Аллена), и полностью раскрывать её здесь нет смысла, просто замечу, что чаще всего пользуюсь так называемой четырехкритериальной моделью выбора: контекст, время, силы, приоритет. Контексты в моей системе — это контексты места:



Тем не менее, вопрос выбора встанет действительно остро, когда у вас образуется не один десяток задач.

Список Ожидающих (Doit + Google.Calendar).

В этот список попадают дела, выполнение которых лежит на других людях, или просто не зависит от меня, и мне нужно лишь дождаться пока дело будет сделано — в процессе обзора нужно будет контролировать процесс делегированных дел, к примеру многие проекты требуют поочередного выполнения каких-то задач — я жду заказ от исполнителя, передаю его партнеру, жду работы партнера, передаю заказ исполнителю с исправлениями — все эти действия стандартны и требуют ожидания от других людей. Для контроля таких вещей и нужен список Ожидающих. Если выполнение делегированной задачи приурочено ко времени, то она заносится в календарь.

Примечание: и все было бы хорошо, если бы не строгое разделение разделов Waiting и Sheduled в Doit. Дело в том, что невозможно отобразить ожидающее событие в календаре, если оно уже находится в Waiting. Вариантов два: забыть про раздел Waiting и просто создать тег «Ожидающие», помечая им все соответствующие дела в календаре, или помнить, что ожидающие дела (даже приуроченные ко времени/дате) находятся в разделе Waiting.

Справочная информация (EVERNOTE + Домашний компьютер + Книжные полки)

Это та информация, которую я по разным причинам захочу сохранить. Это может быть полезная научная статья, интересный обзор на фильм — это моя библиотека, мой личный, организованный под меня справочник. Организация хранения этой информации очень важна, эта структура должна быть логичной и практичной.

Статьи хранятся в EVERNOTE в блокноте «Справочная информация», статьи тегируются и тем самым классифицируются, Электронная книжная библиотека хранится на домашнем компьютере — там в основном научные книги и книги по самоменеджменту. Также присутствует библиотека из бумажных книг — это художественная литература и наиболее ценные книги из электронной библиотеки. Плюс несколько папок.

• EVERNOTE (научные статьи, то, что найдено в интернете)
• Домашний компьютер (Электронная библиотека научной литературы, медиабиблиотека)
• Бумажная библиотека (Художественная литература, избранные книги из электронной библиотеки)
• Папки (документы, ноты, распечатки)

Вообще говоря, концепция хранения справочной информации может и должна быть у каждого своя. Единственное требование от GTD, которое предъявляется к системе хранения, — это легкодоступность материала, малое время поиска. В остальном же — абсолютный простор для творчества. Дэвид Аллен предлагает несколько любопытных вариантов, но мне не подошел ни один из них, возможно, потому, что моя система конструировалась для управления жизнью одного единственного человека, а не офисом и/или бизнесом.

Список Когда-нибудь/может быть (Evernote)

В этот список попадает та информация, отношение к которой я захочу заново оценить позже. В основном это будет что-то, чем возможно я бы хотел заняться, но не сейчас. Начиная от ознакомления с творчеством молодой неизвестной группы, заканчивая новым хобби и увлечением. Второе, что заносится в этот список — это напоминание о чем-то, о чем надо бы вспомнить через некоторое время — например время начала продажи билетов на концерт, на который я не знаю, хочу ли пойти. Такая задача указывается со сроком, и напоминание о ней заносится в календарь. Если же по этой задаче есть какие-то материалы, то они хранятся в соответствующем блокноте «Когда-нибудь/может быть» в EVERNOTE.

Этот список — кладезь будущего прогресса, пункты из него перемещаются в список активных проектов, когда в последнем освобождается свободное место, или, наоборот: может быть и так, что какой-то активный проект уйдет в список Когда-нибудь/может быть, если станет ясно, что ресурсов на этот проект объективно не хватает. Это избавит от разочарования — мы не бросаем то, что начали делать, навсегда, мы это откладываем до лучших времен, и этот проект точно не потеряется — он будет ждать своего часа в списке Когда-нибудь/может быть.

Дневники и отчеты

Отдельный блокнот в Evernote, где я фиксирую свои мысли, составляю отчеты и планы. Сугубо личное пространство. Вряд ли это можно отнести к разряду необходимых вещей, по сути, это та же справочная информация, но мне этот блокнот нужен, он помогает для самоконтроля и мотивации. Так, заметка о своей системе GTD из этого блокнота плавно превратилась в эту статью.

Описание рабочего процесса.

Корзины «Входящие» у меня две. Те дела, которые изначально являются каким-то действием, например, купить моющее средство, или написать ответ на письмо, добавляются в INBOX Doit. У меня всегда открыт клиент Windows 0.9.1, добавление происходит по сочетанию клавиш CTRL + SHIFT + N.



Ни для чего другого я его не использую, приложение постоянно свернуто в трей. Входящая информация, которая потенциально является справочной: статьи, ссылка на новый альбом любимой группы, интересная мысль, картинка и проч. добавляется в Evernote. В зависимости от исходного материала это происходит разными способами:

• Цитата: выделяется мышью, далее WIN + A
• Новая заметка: CTRL + ALT + N
• Скриншот, кусочек экрана: WIN + PRTSCR
• Любая часть сайта, или вся страница целиком — Веб-клиппер в браузере
• Новость в feedly.com — очень удобно и красиво, не могу удержаться от размещения скриншота:

Правилу двух минут, которое так восхваляет Дэвид Аллен (сделать дело немедленно, если выполнение займет менее двух минут), я следую не всегда. Так или иначе, добавить какое-то дело в INBOX у меня займет около 10 секунд, и отрываться от текущей работы ради, например, двухминутного звонка совсем не хочется.

Каждый день вечером я трачу 10 минут на обработку входящих. Из корзина INBOX в Evernote статьи, заметки, ссылки на альбом распределяются по справочным материалам и в когда-нибудь/может быть, а что-то просто удаляется. В Doit накопившиеся дела раскидываю по категориям Сегодня/Завтра/Следующее/Когда-нибудь.

Каждую неделю, чаще всего в пятницу в предверии выходных я делаю еженедельный обзор.

• Просматриваются все материалы проектов, обновляется их состояние, вносятся коррективы, обновляется список следующих действий, связанные с проектами
• Просматривается блокнот Когда-нибудь/может быть. Чаще всего оттуда извлекается музыка, которую я послушаю на следующей неделе, фильмы, которые посмотрю и статьи (если некоторые из них не заслужили попасть сразу в справочные материалы), которые прочитаю.
• Бегло просматривается календарь, скорее для успокоения совести, чем для чего-то конструктивного — его я и так смотрю каждый день.
• Обновляются все списки, в соответствии с изменениями

Дополнительные сервисы и инструменты.

Помимо основных элементов системы, обозначенных в заголовке статьи, есть еще несколько вспомогательных, которые так же облегчают жизнь. Разумеется, выбор (и, если уж на то пошло, необходимость) этих сервисов — исключительно дело вкуса, и, тем не менее, я их перечислю для полноты картины:

• drebedengi.ru — Учет финансов. Помогает анализировать траты, составлять отчеты о финансовом состоянии
• feedly.com — красивый и удобный rss-ридер с возможностью отправки сообщения в evernote
• kinopoisk.ru — каталогизация фильмов, статистика по просмотренным фильмам
• amazon.com & Kindle — удобная читалка с возможностью отправки книги (да и вообще любого текста, который встретится на компьютере) через облако amazon и синхронизацией с этим облаком по Wi-Fi
• Meridian — десктопный аудиоплеер, использующий музыку Вконтакте. Удобен для быстрого поиска исполнителя/альбома/композиции
• iTunes — медиабиблиотека с возможностью составления смарт-плейлистов.

Итог.

Ничего не остается, как вернуться к началу статьи: «главное преимущество GTD — гибкость». GTD — это фундамент, на котором можно построить практически любое здание; данная статья — пример одного построения, уверен, не самого изящного, но вполне рабочего и освобождающего меня от рутины дел. Я не исключаю возможности, что через несколько лет сервисов, которые я сегодня использую, не останется в моей системе, и их заменят новые, более прогрессивные и интересные приложения. И все же, это будет похоже на легкую перепланировку дома, при непоколебимости несущих стен. Более того, я убежден, что подобные изменения необходимы. Меняется мир, меняется жизнь, меняемся мы, а значит — меняются инструменты, призванные помогать нам в избавлении от рутины и освобождать место для творчества.