Организация GTD-системы с помощью Trello

После того, как я несколько лет назад узнал о GTD, я испробовал, пожалуй, все до единой системы таск-менеджмента: текстовые файлы, Remember the Milk, Toodledoo, Evernote, OneNote, Outlook, бумага, КПК и пр. У каждого из этих средств есть неоспоримые плюсы, но в каждом из них не хватало чего-то очень важного, и я все время продолжал искать более исчерпывающий инструмент.

Теперь же могу сказать, что поиск окончен. Для меня Trello – это практически идеальная платформа, которая позволяет воплотить все принципы GTD.

Почему Trello?

Основной механизм Trello заимствован у системы канбан, она же – обычная пробковая доска на стене в офисе. Задачи представлены в виде листочков бумаги, распределенных по колонкам.

Создавая Trello, компания Fog Creek сохранила в нем простоту и гибкость прототипа, но при этом добавила целый ряд удобных функций.

Система, подобная канбану, идеально подходит для того, как я организую рабочий процесс. GTD включает много мелких задач, а в большинстве популярных тайм-менеджерах они все сваливаются в большую кучу, и мне сложно во всем этом разобраться.

Доски в Trello добавляют некий пространственный аспект в работе с задачами. Благодаря этому я легче усваиваю информацию, и перемещая карточку по столбцам я лучше ориентируюсь в ситуации.

Еще один плюс Trello – это возможность многоуровневой организации задач: доски, карточки, контрольные списки. Таким образом легче контролировать группы связанных задач и объединять их в масштабных проектах.

В карточки можно вносить большое количество метаданных. Помимо названия есть поле описания (можно вбить текст, форматированный посредством Markdown), чек-листы, лейблы, а также область для комментариев. Такая система позволяет хранить всю информацию, непосредственно относящуюся к проекту (документация, мысли, ссылки), поместив ее в самой карточке.

Моя система GTD на основе Trello

Вот rак на данный момент выглядит моя GTD система в Trello. Цифрами обозначены доски, точками – колонки на соответствующих досках.

1) @Следующие_действия

• Inbox
• @дом
• @работа
• @командировка
• Ожидается

2) @Проекты

• В процессе
• Ожидаются
• Уточнить (для проектов, которые необходимо перепланировать и подкорректировать)

3) Цели на год

• Личные
• Профессиональные
• Семья

4)Цели на ближайшие 3-5 лет

5) Может быть/Когда-нибудь

6)Отдельные доски для отдельных проектов

• На подходе
• В процессе
• Завершенные

Каждый новый задуманный мной проект первым делом отправляется в Inbox. Несколько раз в неделю я стараюсь разделаться с его содержимым под ноль. Из Inbox-а карточки отправляются в «контекстные» списки – если они заключают в себе одну задачу, многоэтапные же отравляются в «Проекты». По завершении работы, карточка с задачей/проект отправляется в архив.

Если я планирую небольшой проектец, я набрасываю список задач и оформляю их в виде чек-листа на «обратной» стороне карточки. В ходе еженедельного разбора полетов я просматриваю карточку проекта и переношу следующий пункт в чек-листе на доску «@Следующие_действия», в виде новой карточки.

Если работа над проектом выходит за рамки нескольких операций, я оформляю отдельную доску под этот проект.

Советы бывалого

Вот несколько полезных моментов, которые я обнаружил, работая с Trello:

Шаблоны. Команда Trello ввела возможность копировать доски. Это позволяет с легкостью создавать однотипные доски. Я всегда хотел иметь в распоряжении чек-лист, который я мог бы повторно использовать во время еженедельного обзора, и теперь у меня есть такая возможность. Каждую неделю я копирую шаблон, который содержит несколько карточек с чек-листами. К примеру, есть карточка, которая называется «Почистить», ее чек-лист содержит, что именно почистить (электронная и обычная почта, всякие там закладки и т.д.). Я помещаю карточки в столбец «В процессе» и, соответственно работаю с ними, после я перемещаю их в «Завершенные», и двигаюсь дальше.

Доски, посвященные конкретным проектам. Раньше я старался ограничиваться одной карточкой на каждый проект, но теперь, когда передо мной возникает сложная задача, я создаю под нее отдельную доску. Для таких случаев у меня существует шаблон, состоящий из трех колонок: «На подходе», «В процессе», «Завершенные». Предстоящие проекты я закидываю в очередь («На подходе»). Также я ограничиваю количество карточек в колонке «В процессе» до одной-двух и активно над ними работаю.

Информативные карточки. В карточки можно заносить большое количество дополнительной информации – не только название. В случае небольшого проекта на одну карточку, я заношу в поле описания промежуточные цели, а также идеи, которые появляются в ходе планирования и непосредственно работы. Этапы работы оформляю в виде чек-листа. Поскольку к моим доскам имею доступ только я, поле обсуждения я отвожу для собственных прозрений и полезных ссылок.

Управление досками. Я стараюсь сводить количество «прикрепленных» досок (тех, которые появляются при нажатии на кнопку «Boards» в верхнем правом углу экрана) к минимуму. Я «отцепляю» все доски, которым не уделяю ежедневное внимание и, естественно, те которые я вообще не использую. При необходимости, такие доски можно легко найти в списке или на страничке All Boards.
Вы также можете дописывать в названиях определенные префиксы, чтобы в общем списке самые важные доски были на первых местах. Для меня такая доска, к примеру –«@Следующие_действия», отсюда и префикс @. Чтобы опустить доску в конец списка, – как я, например, поступаю с шаблонами – допишите в начале названия подчеркивание _.

Горячие клавиши. В Trello заложена удобная система быстрых клавиш, что упрощает управление карточками и навигацию между досками. Чаще всего я использую В, чтобы открыть список досок и С, чтобы отправить текущую карточку в архив. Чтобы вызвать, к примеру «@Следующее_действие», мне достаточно набрать @С и нажать Enter.

Пожелания команде Trello

Есть пару вещей, которые, на мой взгляд, создатели Trello могли бы добавить или доработать, а именно:

• Улучшить систему тегов и сортировки. Было бы неплохо иметь возможность помечать объекты тегами и фильтровать их посредством этих тегов.
• Еще полезно было бы иметь возможность трансформировать пункты чек-листа в карточки с сохранением привязки к исходному контрольному списку. При этом, когда карточка уходит в архив, в этом списке автоматически ставится галочка напротив соответствующего карточке пункта.
• Упростить перенос карточек с одной доски на другую. В текущей версии это не совсем удобно.

Если вам известны какие-нибудь полезности, о которых я не упомянул, пожалуйста, поделитесь ими в комментариях.

Перевод

Прим. редактора: один из способов реализовать Agile Results в Trello skosovsky описывал здесь.