Подробное описание моей системы использования Evernote на основе GTD

Из данной статьи вы узнаете о готовой системе использования Evernote на основе методологии GTD. Примечательно, что для ее реализации автор использует всего один блокнот в связке с комбинацией тегов. Особое внимание автор статьи уделяет детальному описанию этапов сбора и организации входящей информации. Холивар «теги vs блокноты» раскрыт полностью. Фишки, полезные идеи, примеры из практики  — все для вас!
Примерный размер статьи ≈ 11 страниц.

 

Вступление

«Как ни странно, одна из самых серьезных проблем в системах личной организации большинства людей состоит в том, что они объединяют немногочисленные задачи, требующие активного решения, с большими объемами данных и материалов, которые, несомненно, полезны, но не предполагают никаких действий с их стороны. Создание хороших, согласованных структур сортировки материала, который не требует активных шагов, в вашей работе и в жизни так же важно, как и управление вашими действиями и напоминаниями о проектах.» 
Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»
 
Чистая правда. В моей системе личной организации дела стали налаживаться только когда я разграничил функции, выполняемые todo-менеджером, в моем случае RememberTheMilk, и системой хранения информации — Evernote. Эта статья посвящена моему опыту работы с Evernote, содержит советы и выводы, к которым я пришел за несколько лет использования программы.
 
Моя система основана на методологии GTD, хотя не могу сказать, что я очень строго соблюдаю абсолютно все ее принципы. Основная прелесть GTD как раз в универсальности, в том, что любой человек может найти в ней конкретные решения проблем личной продуктивности. За годы, прошедшие с первого прочтения книги "Как привести дела в порядок", условия жизни и сферы приложения моих усилий много раз кардинально менялись, но принципы GTD неизменно помогали мне оставаться продуктивным при любых обстоятельствах. Вообще, о том как правильнее всего стоит воспринимать GTD, точнее всех сказал Армен Петросян: «Величие системы Дэвида Аллена в том, что он облёк в систему GTD здравый смысл. Поэтому я люблю перечитывать его книги. С каждый прочтением ты просто лучше понимаешь себя и свои потребности. Это для меня показатель хорошей книги. Если ты анализируешь свой опыт, то с каждым разом книга позволяет тебе глубже заглянуть в себя.»

Сила Inbox

В процессе работы с Evernote я понял, насколько важно разделять стадию сбора и стадии обработки и организации информации. Общая логика работы с Evernote однозначно должна строиться вокруг инбокс-принципа. В процессе работы во «Входящие» Evernote, не отвлекаясь на обработку, сохраняется все, что может пригодиться в дальнейшем. В процессе обработки все, оказавшееся по итогу не нужным, удаляется, а все ценное раскладывается по полочкам. Вообще, однажды поняв полезность основного принципа GTD, у меня уже давным-давно "Инбокс везде", прямо как у Ильи Бирмана.

Способы сбора входящей информации и ее классификация

Очень важно, чтобы добавление новой информации в программу происходило максимально быстро и не требовало особых усилий. В данном разделе статьи я опишу все способы, которыми активно пользуюсь и считаю оптимальными на сегодняшний день.

«Цитата»

Самый частый вид информации в моем блокноте. Если во время чтения или просмотра интернет-страницы какая-то ее часть кажется мне интересной, полезной или требует активных действий, она незамедлительно добавляется в мой инбокс. 
Во время работы за настольным компьютером для добавления «цитат» я использую приложение Click.to. Эту небольшую утилиту я установил несколько месяцев назад, и она прекрасно прижилась в моей системе. Click.to позволяет отправлять инфу из буфера обмена в различные программы и сайты. Как только вы копируете что-либо на своем компьютере, прямо в том месте где находится ваш курсор, выскакивает менюшка с выбором приложения, в которое необходимо отправить скопированную информацию.
         
Как видно из скриншота, наряду с добавлением инфы в Evernote, я использую Click.to для отправки выделенного текста прямиком в строку поиска гугла, которая открывается в новой вкладке, для отправки сообщения по Gmail или в Twitter и вообще много для чего. Замечательно, что в Click.to можно добавлять свои собственные сайты и приложения. Например, я настроил быстрый поиск по kinopoisk.ru, и теперь, выделив название фильма на любом сайте, я в один клик могу открыть страницу этого фильма на кинопоиске и узнать его рейтинг.
Само сочетание клавиш Cntrl+C я «повесил» на одну из программируемых кнопок мышки, после этого процесс добавления «цитаты» в Evernote с помощью Click.to стал еще проще: выделяю нужный текст, тут же жму кнопку мышки, отвечающую за копирование и выбираю иконку Evernote. Заметка в Evernote создается в фоновом режиме и на деле занимает примерно две секунды.
Во время использования Ipad и Iphone «цитаты» попадают в Evernote в основном сообщением по электронной почте. Все приложения, которыми я активно пользуюсь на мобильных устройствах, поддерживают данную функцию.
Напомню, что каждому аккаунту Evernote присваивается персональный адрес внутренней электронной почты, который позволяет отсылать любую информацию прямиком в блокноты. Удобнее всего добавить свой адрес в контакты, чтобы не запоминать и не печатать его каждый раз.
Cуществует вариант добавления «цитат» с помощью сочетания клавиш по умолчанию WIN+A, который отправляет любой выделенный (даже не скопированный) фрагмент страницы в Evernote. Раньше я активно им пользовался, но со временем он уступил место Click.to.

«Статья»

Изредка попадаются настолько интересные и полезные тексты, что делить их на цитаты кажется преступлением, а хочется сохранить целиком. На десктопе для этого я опять же использую Click.to, а на Ipad кнопку сохранения статьи в Evernote, которая, опять же, присутствует в постоянно используемых мной Reeder и Instapaper.
 
«Страница полностью»

Одной из вещей, которую я осознал не сразу, было то, что Evernote идеально подходит для хранения «закладок» и может полностью заменить большинство стандартных менеджеров закладок. С помощью функции «Копировать всю страницу» можно получить красивую полноразмерную копию-снимок страницы с сохранением форматирования, а система тегов поможет удобно классифицировать закладки так, чтобы обратить на них свое внимание именно тогда, когда вам будет это необходимо. Просматривать такие закладки — одно удовольствие: вы как будто видите сайт, открытый во вкладке браузера, сохранение дизайна страницы помогает быстрее идентифицировать закладку при просмотре.
           
Для сохранения страниц целиком я использую веб-клиппер.
Веб-клиппер для Evernote  — расширение, доступное для всех популярных браузеров, которое позволяет захватывать контент с интернет-страниц. Оно неплохо справляется и с сохранением всех вышеперечисленных видов информации, но, на мой взгляд, уступает в скорости. На то есть две причины: для использования клиппера не предусмотрено клавиатурных сокращений, а тянуться каждый раз к малюсенькой иконке на более-менее большом мониторе как-то не круто. Тем не менее, с сохранением точных копий страниц клиппер справляется лучше всего остального.
Если страницу, которую нужно добавить в закладки, я нахожу во время использования планшета или телефона, то отсылаю ссылку на нее себе на email, а позже делаю полную копию с настольного компьютера клиппером.

«Мысль»

Мысли, идеи, вопросы, потенциальные задачи добавляются в новую заметку с клавиатуры. Шорткат создания новой заметки Cntrl+Alt+N я «повесил» на одну из программируемых клавиш на клавиатуре, чтобы максимально ускорить процесс фиксации мысли. Вдвойне круто, что в Evernote никогда ничего не нужно сохранять в обычном понимании этого слова (жать Cntrl+S или кнопку «Сохранить»), автосохранение работает идеально.
Кстати, рекомендую в Evernote выставить такие настройки в Сервис → Настройки, чтобы навсегда забыть о необходимости синхронизации:
           
Если полезные мысли находятся в одном из писем в ящике электронной почты, то я просто пересылаю их на свой адрес Evernote. С мобильных девайсов я в основном также отправляю заметки такого вида по электронной почте. Или использую...

«Голосовая заметка»

Во время быстрой ходьбы или находясь за рулем, удобно наговорить парочку здравых мыслей с помощью приложения Evernote для мобильного. Иногда использую данную возможность для записи важных совещаний, чтобы ничего не упустить.

«Скриншот»

Я делаю большинство снимков экрана с помощью Evernote. Evernote не просто полностью копирует экран, а предлагает выбрать область, которую нужно сохранить. Но самое главное, что скриншоты в Evernote можно классифицировать с помощью системы тегов. В этом случае скриншоты превращаются из привычной «папки с множеством изображений» на вашем компьютере в информационные элементы вашей системы хранения информации :).
Сочетание клавиш по умолчанию WIN+PrtScn я заменил на более удобное лично мне WIN+Q. Это легко сделать в Сервис → Настройки → Сочетания клавиш. Скриншот из Evernote легко показать кому-либо с помощью встроенной функции "Поделиться" и отправки по электронной почте (как вариант в Twitter или Facebook).

«Скан»

Я не очень часто использую данный вид информации, но периодически могу отсканировать чек, гарантию, заключение врача, листовку с конференции. Многие люди хранят таким образом визитки. Капитан подсказывает, что сканы документов получают с помощью сканера и потом полученные изображения сохраняют отдельной заметкой в Evernote. Главное, что благодаря встроенной возможности текстового поиска по изображениям я могу искать необходимую информацию по своим сканам, скриншотам, да и вообще любым изображениям.
          
 

Обработка Inbox

В обработке «Входящих» самое важное — регулярность. У меня обычно получается раз в день, утром. 
Также важно, приступая к обработке каждой заметки, всегда принимать по ней окончательное решение, и никогда не возвращать ее обратно необработанной. Поначалу этому правилу следовать было трудно, но чем более заточенной под мои нужды становилась моя система, тем становилось легче. В идеале вы должны четко и быстро понимать, что следует сделать с каждой заметкой в вашем инбокс. Опираться это понимание должно конечно же на систему организации заметок.

Блокноты или теги?

Для меня решением классической проблемы стало использование одного блокнота в связке с множеством тегов. Я пришел к этому не сразу и долгое время полагался на большое количество блокнотов, подкрепленных несколько хаотичным собранием тегов. К сожалению, одновременное использование и блокнотов и тегов — это потенциальная дорога в хаос. 

Методом проб и ошибок я пришел к выводу, что теги почти полностью могут заменить функционал блокнотов, но при этом обладают рядом преимуществ.
— К одной заметке можно прикрепить сколько угодно тегов, в то время как находиться она может лишь в одном блокноте одновременно. 
— Тегам доступен бесконечный уровень вложенности, в то время как для блокнотов предусмотрен только один (объединение нескольких блокнотов в один набор).
— По тегам возможен быстрый точечный поиск. Например, можно, зажав клавишу Cntrl, выбрать теги «Работа» + «Срочно» + «Звонок», таким образом получив список срочных звонков по работе. С блокнотами такой трюк не пройдет. 
— При использовании связки один блокнот + теги отпадает необходимость постоянно держать под контролем, попала ли при создании новая заметка в нужный блокнот. 
 
Следует признать, что у блокнотов тоже есть уникальные особенности, они же, по сути, два единственных минуса тегов.
— Для отдельного блокнота можно открыть совместный доступ другим пользователям, чего нельзя сделать для тега.
— Блокнот может быть оффлайновым, то есть не синхронизироваться с сервером. Это может быть полезно для хранения приватной информации.
 
Тем не менее, если для вас это не критичные условия, то я не вижу причин не использовать систему с одним блокнотом и множеством тегов. Когда блокнот один, он перестает быть блокнотом, а становится вашей базой данных, хранилищем, в то время как роль усовершенствованных блокнотов начинают выполнять теги.
 

Ок, теги. Но какие и сколько?

Как говаривал старина Эйнштейн, «всё следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того». 
Первое железное правило: создавать теги только под существующие заметки, не нужно ничего придумывать заранее.
Во-вторых, следует избавиться от такого часто встречаемого подхода как «тегов много не бывает» или, иначе говоря, «беру заметку, прикидываю, какие теги максимально подробно ее характеризуют, добавляю их все, перехожу к новой заметке».
 
Дело в том, и понимание этого очень и очень важно, что 99 процентов сохраняемых в Evernote заметок делятся на:
1) одиночные заметки, которые я просто хочу быстро найти в случае необходимости
2) заметки, которые я хочу найти и просмотреть сразу вместе с другими заметками по определенной теме.
 
Для сортировки первых достаточно только основных тегов, в моем случае четырех: «Проекты», «Справочная информация», «Когда-нибудь/может быть» и «Ожидание».
Эти теги — фундамент моей организации. Любая заметка в моем Evernote подпадает по смыслу как минимум под один из этих тегов. Так как эти категории тегов взяты из GTD, которой успешно пользуются миллионы людей по всему миру, то рискну предположить, что и большинство ваших заметок в Evernote смогут существовать в рамках только этих категорий и их подкатегорий, введенных при необходимости. Ведь для «выуживания» из базы данных «одиночных» заметок лучше всего подходят не теги, а внутренний поиск по заметкам. 
Вообще, внутренний поиск — одна из лучших возможностей Evernote. При нажатии сочетания клавиш WIN+Shift+F из любого приложения вы переноситесь в строку поиска Evernote, курсор уже заботливо поставлен и выбраны «Все заметки», можно сразу начинать печатать поисковый запрос. Поиск происходит мгновенно, в реальном времени, едва вы начинаете набирать первые буквы.  
 
Теперь рассмотрим заметки под пунктом 2). Для их упорядочивания нам и понадобится введение дополнительных тегов. В подавляющем большинстве заметки второго типа будут входить в подтеги отдельных проектов внутри тега «Проекты» и в некоторые подтеги трех других основных тегов.
Однако, создавая подтеги, мы должны научиться подходить к проблеме немного с другой стороны. Логика должна быть примерно такой: «Я сохраняю информацию о книгах, которые я хотел бы прочитать, в категорию „Когда-нибудь/может быть“. → При регулярном обзоре тега „Когда-нибудь/может быть“ я замечаю, что в нем уже содержится достаточно большое количество подобных заметок. → Когда в следующий раз я буду выбирать книги для покупки, я наверняка захочу быстро просмотреть все книги, накопившиеся в моем wish-листе. Ведь названия каждой отдельной книги я не помню, и поиск мне никак не поможет. → Необходимо создать отдельный подтег „будущие книги“ внутри тега „Когда-нибудь/может быть“.»
 
Таким образом, каждый новый тег должен быть введен с определенной целью, а их количество в вашей системе очень важно держать под контролем. Иначе говоря, новый тег можно создавать только когда вы четко представляете, зачем он вам нужен и как конкретно вы будете этим тегом пользоваться.
 

Практика использования основных тегов

Напоминаю, что основных тега всего четыре. Это «Проекты», «Справочная информация», «Когда-нибудь/может быть» и «Ожидание». Познакомимся с ними поближе...

«Проекты»

Проекты в моем Evernote это не совсем проекты в классическом GTD-шном определении. 
Это скорее списки вспомогательных материалов по текущим проектам. Ведь основные задачи по проектам («следующие действия»), как я уже писал в начале статьи, находятся в моем RememberTheMilk.
Каждый новый проект становится подтегом этого основного тега. Например, «статья про evernote», «нейминг сайта», «покупка клавиатуры» и т.п. 
Интересно то, что для проектов созданы подтеги в трех других основных категориях. В ходе жизненного цикла проекта он может «переезжать» из активных «Проектов» в
подтег «ПроектыЗавершено» тега «Справочная информация»,
подтег «ПроектыВозможно» тега «Когда-нибудь/может быть» или
подтег «ПроектыОжидание» тега «Ожидание».
Понятнее это станет из примеров, описанных ниже. 
 
Например, я решил выбрать и купить клавиатуру для десятипальцевой печати. Роясь в интернетах в поисках обзоров, отзывов и цен на различные модели, я сохранял самое важное в Evernote. В процессе разбора инбокса я создал подтег «покупка клавиатуры» в «Проектах» и всем заметкам, которые могли помочь мне в выборе, присваивал этот подтег. Для принятия окончательного решения о выборе определенной модели я открыл подтег «покупка клавиатуры» и просмотрел все сохраненные заметки. После решения о выборе модели я переместил тег «покупка клавиатуры» в подтег «ПроектыЗавершено» в «Справочной информации», перед этим просмотрев напоследок. В процессе финального просмотра я решил присвоить заметке, содержащей полезные сведения о драйверах моей будущей клавиатуры, тег «Ожидание» (зачем объясню ниже).

«Справочная информация»

К справочной информации относятся те заметки, которые не требуют от меня никаких активных действий, но которые я хочу сохранить по тем или иным причинам. Ключевое понятие здесь — «активное действие». Как только я научился выделять то, что не предполагает никаких срочных шагов с моей стороны, мой раздел справки превратился из сборища хлама в личную библиотеку мудрости.  
В «Справочную информацию» попадают полезные цитаты и высказывания, конспекты, ментальные карты, саммари книг, обучающие статьи, инструкции, полезные руководства, дневниковые записи, вдохновляющие изображения. Отдельным подтегом идет «ПроектыЗавершено», куда из проектов переезжает все, над чем я закончил работать.

«Когда-нибудь/может быть»

Хранилище замороженных дел и проектов, которые я собираюсь пересмотреть в будущем и возможно выполнить. Обычно это улучшения, которые можно сделать для различных сфер жизни, списки книг и фильмов, которые я бы хотел прочитать/посмотреть, wish-лист покупок, идеи для статей.

Отдельной подкатегорией идет «ПроектыВозможно». Вернемся к проекту «покупка клавиатуры». Впервые о покупке специальной клавиатуры для слепой печати я задумался около года назад. Прочитал несколько интересных обзоров, самые полезные «цитаты» сохранил в Evernote. Но на покупку тогда так и не решился по различным причинам.
Когда пришло понимание, что покупка откладывается на неопределенный срок, мой проект «покупка клавиатуры» из «Проекты» переехал в «ПроектыВозможно».
Кстати, обратите внимание, как четко здесь проявилось одно из самых полезных, с моей точки зрения, свойств и применений Evernote: вам больше не приходится проделывать одну и ту же работу повторно. Как часто до этого в порыве энтузиазма я «гуглил» по какой-нибудь теме, через некоторое время терял интерес, и при возвращении к этому вопросу в будущем приходилось заново проделывать ровно те же «поисковые работы». Теперь я никогда не теряю результаты своего труда и время на них затраченное. Evernote помогает, однажды продвинувшись на шаг вперед по какой-нибудь проблеме и вернувшись к ней через некоторое время, сразу начинать со второго шага. В наш век мультитаскинга и прокрастинации это сверхполезно.
 
«Ожидание»

Если действие было делегировано или если ожидается некоторое внешнее событие, прежде чем проект может быть продвинут, то заметки или проекты попадают в категорию «Ожидание». В отличие от тега «Когда-нибудь/может быть» в этот тег попадает то, что я уже точно решил выполнить, но по некоторым причинам не могу сделать это прямо сейчас.
Помните, я писал, что после выбора клавиатуры для покупки, одну заметку о драйверах для нее я решил сохранить с тегом «Ожидание». Теперь понятно, что я поступил так потому, что не мог обновить драйвера для этой клавиатуры пока интернет-магазин не доставил мне ее.
Естественно, крайне важно регулярно просматривать категорию «Ожидание», чтобы отслеживать возможность активных действий. Я частично упрощаю себе эту необходимость путем создания напоминаний в RememberTheMilk, содержащих ссылки на соответствующие заметки Evernote. Но это уже совсем другая история :)

Я искренне надеюсь, что данная статья была вам полезна. С удовольствием отвечу на любые вопросы в комментариях. 

Еще полезно прочитать по теме:
«Agile Results + Evernote. Как J.D. Meier использует Evernote для управления своей жизнью»

«Свежее Молоко — моя система использования Remember The Milk (GTD + Agile Results)»

«Реформируем понятие контекста в GTD: новая система из 7 контекстов»