Система работы в OmniFocus на основе матрицы Эйзенхауэра

Я хочу рассказать о том, как я использую OmniFocus в своей профессиональной деятельности.

Скорее всего, ту абра-кадабру, которую я здесь накатал, поймут только мои коллеги-друзья – гики и любители лайфхакинга. Но поверьте, абра-кадаброй (в самом плохом смысле этого слова) была бы моя жизнь, если бы я в свое время не открыл для себя GTD и, в частности, OmniFocus.

Базовый принцип работы с папками и проектами

В моей жизни – три, скажем так, сферы ответственности: семья; адвокатская палата, членом которой я являюсь и собственно юридическая практика. Этот пост я посвящу последней. Но прежде я скажу, что для каждой из этих трех сфер у меня имеется папка в OmniFocus, а уже в них я складываю соответствующие подпапки и проекты. Но, как я уже говорил, сосредоточить внимание я хотел бы на своей основной работе юриста.

Я создаю Проект для каждого клиента или дела. Называю проекты по схеме «Имя клиента – суть дела», поэтому у меня будет отдельно проект «Иван Петров – договор купли-продажи» и отдельно «Иван Петров — развод».

Сейчас у меня в производстве ровно 50 открытых проектов – списочек внушительный, не так ли? Такой списочек нужно как-то организовать, чтобы окончательно не запутаться. И мне кажется, что я нашел решение.

Не так давно Literature and Latte (авторы-разработчики Scrivener) выпустили великолепное приложение Scapple, которым я пользуюсь еще со времен бета-версии. Так вот, в Scapple я построил свою версию матрицы Эйзенхауэра.

Одну ось я назвал «Срочность», вторую – «Уровень требовательности». На этой оси я отмечаю требовательность клиента или степень сложности самого дела. Таким образом, я разделяю проекты на срочные и сложные, срочные но легкие, несрочные но сложные, несрочные и легкие. Каждая новая задача попадает в один из четырех квадратов, хотя, по сути, я использую лишь три из них, которые я назвал следующим образом: «Срочные и Текущие»; «Держать в поле зрения»; «Приостановлено».
Я создал соответственные папки под каждую из категорий, и каждый проект отправляется в одну из них.

Этот метод помогает мне определить, за что браться в следующую очередь («Срочные и Текущие»), при этом я не забываю о делах, которые пока в режиме ожидания, но могут вскоре потребовать активного участия («Держать в поле зрения»), а также те, которые в данный момент находятся в подвешенном состоянии или заморожены («Приостановлено»).

Перспективы и контексты

Следующий шаг – использование Перспективы по отношению к каждой из основных папок. Здесь все очень просто – перспектива относится к конкретной папке (скажем, «Срочные и Текущие»), и отображает следующее действие для каждого проекта в данной папке. Не более того – только одно следующее действие.

Я назначил горячие клавиши для каждой из Перспектив, поэтому могу моментально переходить к той или иной из них.

Еще одна перспектива — в ней находятся отмеченные флажком пункты хронологически упорядоченные в соответствие с датой исполнения. Об этом мы поговорим ниже.

Что касается контекстов, я использую лишь немногие из них и только чтобы описать задание или действие. Чаще всего я использую такие: @изучить, @написать, @позвонить, @имейл. А вообще я крайне редко прибегаю к их помощи, разве что в моем плотном графике намечается лишних полчаса и я решаю сделать несколько телефонных звонков.

Еженедельный обзор и постановка задач на день

Что ж, вот таким образом я работаю с папками и проектами, а теперь постараюсь объяснить, как я всю эту систему воплощаю в жизнь.

Каждую неделю, обычно в воскресенье вечером, я провожу ревизию своих проектов. Для начала я прибегаю к Scapple и матрице Эйзенхауэра, о которой говорилось выше. Я определяюсь, какие проекты наиболее срочные и сложные, а какие я могу поместить в сектора «Держать в поле зрения» и «Приостановлено».

Затем я раскидываю свои задачи по соответствующим папкам в OmniFocus, после чего еще раз прохожусь по папкам всех проектов, подчищаю и дополняю задания, связанные с каждым конкретным делом. Таким образом, в понедельник передо мной – четкая картина: что, когда и как.

По будням, я первым делом запускаю OmniFocus и открываю в нем перспективу «Срочные и Текущие». Я просматриваю, какое следующее действие необходимо для каждого из этих проектов и выбираю из них те, за которые возьмусь сегодня. Выбранные задачи я выделяю флажком при помощи комбинации клавиш Shift+Cmd+L.

Затем я захожу в перспективу «Держать в поле зрения» и проверяю, нет ли среди дел таких, которые я с легкостью мог бы сделать в этот день. Если такие есть, их я тоже выделяю. Время от времени (но не каждый день) я заглядываю в «Приостановленные», чтобы удостовериться что проекты, лежащие в папке, действительно не требуют вмешательства и находятся в долгосрочной спячке.

Ну а теперь, как и обещал, поговорим о перспективе «Отмеченные флагом». Одно нажатие быстрой комбинации клавиш, и перед нами открывается новое окно, в котором все задания, которые я только что пометил флагом. Здесь отображается само задание, Проект и Контекст, и – что самое важное – дата исполнения.

Помните, я говорил, что эта перспектива упорядочена хронологически, в соответствии с датой исполнения? Со временем я разобрался, что можно назначить не только дату, но и точное время: я сортирую дела, назначенные на конкретный день в соответствии со временем, на которое я, собственно, их запланировал.

К примеру, я думаю: «ну что, у меня на 9 назначена встреча, с 8 до 9 у меня есть время на эти три задачи, затем с 11 до 12 я изучу вот это, с 12 до часу я сделаю эти звонки».

После чего я пройдусь по датам исполнения каждого задания, вписывая «сегодня в 8», «сегодня в 10» и т.д.

Таким образом я каждый день составляю список заданий, которые поданы в хронологическом порядке. На выходе имеем день, расписанный от и до, и мне не нужно решать, чем заняться в следующую очередь, ведь я уже все решил заранее.

Синхронизация сроков исполнения с календарем (aka iCal)

Последний секрет этого волшебства – синхронизация Mac OS X's Calendar и OmniFocus. Следуя инструкциям на странице поддержки OmniFocus, я добился того, что все мои задания, наряду с прочими делами (встречами, собраниями и т.д.) теперь отображаются в календаре и таким образом вся система приобретает законченный и вполне рабочий вид.

По крайней мере, для меня.

Напоследок, хотел бы поблагодарить Дэвида Спаркса (сайт, твиттер) и Бретта Терпстру (сайт, твиттер) за вдохновение. Я думаю, они поняли, о чем я. Если нет – готов им все объяснить. Лично. За обедом, кружкой пива, или как им будет удобно. Вот вырвусь в Штаты, но это будет еще не скоро… Эх.

Перевод