Свежее Молоко: ежедневный и еженедельный обзоры с помощью смарт-списков Remember The Milk

Регулярный Обзор — фундаментальная практика, на которой держится большинство систем личной эффективности, включая GTD и Agile Results.
Сегодняшняя статья посвящена практическому опыту Ежедневного и Еженедельного Обзоров с помощью Remember The Milk.
Хотите узнать, как не дать своему молоку прокиснуть?
Приблизительный размер статьи ≈ 6 страниц.

О важности регулярного обзора

Итак, продолжим. Если вы не читали первую часть статьи про мою RTM систему, то для начала рекомендую с ней ознакомиться.

Безоговорочное доверие к своей системе ведения дел — ключевой вопрос GTD.
Я много раз наступал на эти грабли — начинал вести планирование, но через некоторое время из-за недостатка дисциплины или банальной лени списки дел начинали жить своей жизнью и, как следствие, доверие к ним постепенно таяло.
Только полная уверенность, что всё учтено и находится под контролем, дает возможность сфокусироваться на настоящем моменте, независимо от того, работаете вы или отдыхаете.
Дэвид Аллен в своем бестселлере не раз повторяет, что именно регулярный обзор является ключом к подобному доверию.

В этой статье я изложу подробный план своего регулярного обзора. Кстати, мне как-то ближе слово планирование, но в рамках этой статьи я буду пользоваться общепринятым «обзор».

Сразу хочу прояснить один важный момент: для меня регулярный обзор, как впрочем, и всё GTD в целом, является скорее образом мышления, нежели строгим пошаговым алгоритмом.
Я воспринимаю регулярный обзор как своеобразную полезную привычку, когда пару минут в начале каждого дня мои мысли направлены на предстоящие задачи, вечером — на подведение итогов и составление примерного плана на завтра, а раз в неделю на результаты будущей недели.

На самом деле подобное планирование занимает удивительно мало времени. А если учесть, насколько подобная практика увеличивает продуктивность, то слово «занимает» становится и вовсе не уместным.
Большую часть ежедневного планирования я вообще могу провести в утреннем душе или за рулем. Работа непосредственно со списками в RTM занимает не более 15 минут вечером, 10 минут утром и 30-60 минут раз в неделю, т.е. практически не заметна.

Мой общий workflow вполне соответствует духу GTD и Agile Results:

• утром в субботу на свежую голову подведение итогов недели и составление планов на предстоящую;
• вечером каждого дня: итоги дня + составление приблизительного плана на завтра;
• утром — корректировка вечерних планов и составление окончательного плана на день.

Как я делаю Ежедневный Обзор в Remember The Milk

1) *Сегодня. Ежедневный обзор начинается и заканчивается просмотром списка *Сегодня, это достаточно очевидное правило.
Первым делом я вычеркиваю то, что уже выполнил, но забыл убрать из списка.
Если что-то из запланированного осталось невыполненным, то нужно решить, что с этим делать: отложить, изменить список, делегировать или удалить.
За редким исключением, после обзора в списке *Сегодня не должно остаться невыполненных задач со сроком на сегодня.

2) Инбокс. Теперь самое время разобрать входящие.
Если сделать это позже, можно столкнуться с ситуацией, когда план на завтра уже составлен, но важная неучтенная задача из входящих заставляет расставлять приоритеты заново.
Начинаю я с переноса новых заметок из бумажного Moleskine, который всегда лежит в открытом виде на моем столе. Потом перехожу к инбоксу Gmail, далее Evernote, и в самом конце сортирую то, что в итоге оказалось непосредственно в самом RTM.

3) D1-Done. Далее идет просмотр смарт-списка D1-Done, который показывает всё, что было сделано за сегодня.
Поисковый запрос для смарт-списка D1-Done прост:

completed:today

Беглый просмотр картины прожитого дня помогает подвести итоги и ментально зафиксировать свои достижения, чтобы избежать знакомого многим чувства, когда ты вроде и работал, а вроде ничего и не сделал.
Я обращаю внимание на теги проектов у завершенных дел и прикидываю, какие следующие действия следует предпринять по этим проектам.

4) D2-Tom. После этого я открываю список D2-Tom, где показаны уже запланированные на завтра задачи.
Поисковый запрос для смарт-списка D2-Tom:

due:tomorrow

Таким образом происходит мое знакомство с текущей повесткой завтрашнего дня. Для того, чтобы приступить к планированию, необходимо сначала ознакомиться с уже существующими планами.

5) D3-Post. Далее просматриваю список D3-Post — дела и результаты, сроки которых я уже переносил (нажимал кнопку «отложить» более одного раза).
Поисковый запрос для смарт-списка D3-Post:

postponed:"> 1" AND (list:**FOCUS or list:*Основа)

Информация выводится исключительно из ключевых списков (например, для напоминаний из списка *Ожидание перенесенный срок — нормальное явление).
На вкладке самой задачи можно получить более подробную информацию о том, сколько раз вы переносили ту или иную задачу.

Перед планированием дел на завтра на неоднократно отложенные задачи следует обратить самое пристальное внимание. Подумайте, почему вы не справились с ними ранее и что можно сделать, чтобы избежать этого в будущем?

6) D4-Week. Затем я просматриваю список D4-Week — список дел, которым я решил уделить особое внимание и обязательно выполнить на этой неделе.
Поисковый запрос для смарт-списка D4-Week:

(list:**FOCUS and due:never) OR tag:+1

Часть дел, которая попадает в список **FOCUS во время еженедельного обзора, отмечается тегом +1, чтобы запланированные заранее дела не терялись среди бытовухи, т.е. задач, возникших непосредственно в процессе работы. Это позволяет всегда помнить о своих планах и легко визуально выделять подобные задачи.
Ежедневно просматривая список D4-Week, я прикидываю, как стоит распределить существующие задачи по оставшимся дням недели. Что важнее всего? Что следует выполнить прямо завтра?

7) Результаты Дня. Благодаря вышеизложенному анализу теперь я полностью готов к определению трех самых важных результатов завтрашнего дня.
Бывает, что результат на завтра повторяет результат, назначенный на сегодня, — в этом случае в RTM можно продублировать задачу (в выпадающем меню над задачами).

Однако если есть время, я рекомендую все же ручное заполнение — так запланированный результат чуть лучше отложится в памяти.
Еще всем результатам в обязательном порядке назначаются теги соответствующих проектов: так взаимосвязь между ними более очевидна.

8) Утренний Обзор. Утро я начинаю с просмотра списка *Сегодня. Благодаря вечернему планированию в нем уже отражен примерный план дня.
Я прочитываю формулировки результатов дня и недели и при необходимости вношу изменения.
Далее я корректирую список *Сегодня, пока не приведу его в 100% рабочий вид: в нем не должно остаться необработанных входящих, все даты задач должны быть актуальными и т.д. После этого я решаю, в каком порядке выполнять сегодняшние задачи.

Микрохак: для того, чтобы расположить задачи на день в нужном вам порядке, рядом с датой задачи можно выставить конкретное время, например, задача на «24 марта 14:00» будет располагаться над задачей на «24 марта 15:00» и т.д.
Кстати, есть еще один хитрый поисковый запрос dueBefore:Now для отображения задач, актуальных только на текущий момент. Благодаря ему можно настроить, например, чтобы задачи на вечер не отображались в вашем списке дня до наступления этого самого вечера.

Мой Еженедельный Обзор в Remember The Milk

1) *Сегодня. Начинается еженедельный обзор по традиции с приведения в порядок списка *Сегодня и очистки всех входящих, как в ежедневной практике.

2) W1-Done. После этого я анализирую смарт-список W1-Done — все задачи и результаты, выполненные за прошедшую неделю.
Поисковый запрос W1-Done:

completedWithin:«1 week of today»

3) W2+1. Дальше по плану обзор списка W2+1 — всех дел, которые на прошлой неделе я планировал к обязательному выполнению.
Поисковый запрос:

tag:+1

Это просто более узкий список выполненного, содержащий наиболее приоритетные дела. Если какое-то из таких дел все же осталось незавершенным, благодаря списку W2+1 оно не ускользнет от моего внимания.

А, нажав на «12 завершено», я могу еще раз подвести итоги сделанного.

4) W3-Month. Перехожу к списку W3-Month, куда выводится картина ближайших 30 дней, кроме рутинных задач.
Поисковый запрос для этого смарт-списка:

dueWithin:«1 month of today» and not priority:2

Кстати, существует интересный способ показывать задачи только на текущий календарный месяц:

dueWithin:«1 month of 1st»

5) W4-Res. После краткого ознакомления с ближайшими предстоящими событиями я заглядываю в смарт-список актуальных результатов, чтобы перед самим планированием еще раз напомнить себе, к чему я собственно стремлюсь.
Поисковый запрос для смарт-списка W4-Res:

status:incomplete and name: результат

6) **Мысли. Затем я начинаю работать со списком **Мысли.
Прочитываю заметки, часть трансформирую в задачи и проекты, часть превращаю в напоминания, а оставшиеся завершаю или удаляю.

7) **Возможно. Теперь пришло время списка **Возможно.
Во время просмотра этого списка я временно перемещаю все задачи и результаты, которые кажутся важными для предстоящей недели, во Входящие, т.е. использую Входящие как своеобразный рабочий стол.
После того как список **Возможно полностью просмотрен, я начинаю размышлять над делами, оказавшимися во Входящих. Какие из них и сколько будет реально выполнить за неделю? Что выполнить важнее всего?
Когда общая картина становится ясна, все лишнее я перемещаю назад в **Возможно, а оставшимся задачам назначаю тег +1 и перемещаю в список **FOCUS.
Кстати, у меня есть правило: дела с тегом +1 во время рабочей недели нельзя удалять или переносить назад в список **Возможно.

8) Результаты Недели. На основе предыдущих 7 пунктов я определяю три результата, которые на предстоящей неделе для меня важнее остальных и фиксирую их в списке **FOCUS.
После этого обязательно создаются смарт-списки для трех соответствующих проектов вида tag:+имя_проекта. Они располагаются сразу за списком *Сегодня и во время рабочей недели при необходимости позволяют быстро охватить самые важные проекты единым взором.

9) W5-Test. И в конце я открываю проверочный список W5-Test, чтобы удостовериться, что в моих списках отсутствуют напоминания и рутинные задачи, которым не выставлен срок выполнения.
Поисковый запрос для списка W5-Test:

(priority:3 or priority:2) and due:never

Микрохак: чтобы не забывать определять результаты на месяц, у меня есть такая задача в списке *Основа:

Определить результаты следующего месяца ^дата последней субботы этого месяца *каждый month on the last суббота !2

Таким образом, месячное планирование всегда попадает на последний еженедельный обзор в текущем месяце.

А как вы проводите свой регулярный обзор?

Еще полезно прочитать по теме:
«Свежее Молоко — моя система использования Remember The Milk (GTD + Agile Results)»

«Свежий опыт использования Remember The Milk для GTD. Продвинутая система»